Giáo trình Word nâng cao

1 MỤC LỤC MỤC LỤC...................................................................................................... 1 BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE..................................................... 3 I. STYLES. .................................................................................................... 3 1. Styles là gì............................................................................................. 3 2. Style của một ñoạn văn bản................................................................... 4 II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN............................................ 5 1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn........................................................ 5 2. Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới. ................................................. 5 III. SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI .......................................................... 6 1. Sửa ñổi Styles ....................................................................................... 6 2. ðổi tên Styles........................................................................................ 7 3. Xóa Styles............................................................................................. 7 4. Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách. ......................... 8 5. Sao chép Styles tới tài liệu khác. ......................................................... 12 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN. ................. 13 I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT.............................................. 13 1. Tài liệu chủ và tài liệu con .................................................................... 13 2. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ...................................................... 13 3. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm....................................... 14 II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ......................................................... 15 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con........................................................ 15 2. Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ .................................................. 15 3. Sắp xếp lại các tài liệu phụ.................................................................. 16 4. Chia cắt tài liệu phụ thành hai ............................................................. 16 5. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một ...................................................... 17 6. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ ....................................... 17 7. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ ..................... 17 BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU .................................................. 18 I. BẢNG MỤC LỤC.................................................................................... 18 1. Tạo bảng mục lục.................................................................................. 18 2. Lựa chọn các khuôn dạng ..................................................................... 19 3. Cập nhật bản mục lục sau sửa ñổi văn bản . .......................................... 20 II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO ............................................................... 20 1. Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng............................ 20 2. Thay ñổi tham chiếu............................................................................ 22 3. Cập nhật sau sửa ñổi văn bản .............................................................. 22 2 III. BẢNG CHỈ MỤC.................................................................................. 22 1. ðánh dấu một chỉ mục. Tạo, ñịnh dạng, xóa một chỉ mục ................... 22 2. Tạo và xóa bảng chỉ mục..................................................................... 24 3. Cập nhật chỉ mục sau sửa ñổi văn bản................................................... 26 BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC ..................................................................... 27 I. TIÊU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION........................................................................................... 27 1. Caption là gì? ...................................................................................... 27 2. Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ñã có...27 3. Gắn caption tự ñộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu .28 II. SOẠN THẢO VÀ ðỊNH DẠNG CAPTION.................................... 29 1. Thay ñổi nhãn ..................................................................................... 29 2. Thay ñổi khuôn dạng ñánh số.............................................................. 29 3. ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption....................................................... 29 III. ðIỂM ðÁNH DẤU - BOOKMARK ................................................ 29 1. Bookmark là gì.................................................................................... 29 2. Chèn thêm bookmark .......................................................................... 30 3. Di chuyển ñến một bookmark ............................................................. 30 4. Hiển thị bookmark .............................................................................. 30 5. Xóa bookmark..................................................................................... 30 IV. CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES ................................................................................................ 31 1. Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu ................................................................................................ 31 2. Chèn footnotes, endnotes .................................................................... 31 3. Các Option .......................................................................................... 32 4. Các dịnh dạng ñánh số ........................................................................ 33 5. Di chuyển footnotes, endnotes ............................................................ 33 6. Xóa footnotes, endnotes ...................................................................... 33 3 BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE I. STYLES. 1. Styles là gì Style là tập hợp gồm nhiều lệnh ñịnh dạng ñược sắp xếp theo tên. ðể tạo Style, bạn báo cho World biết, ñưa ra vài lệnh ñịnh ñạng, và ñặt tên cho Style ñó. Sau này, khi bạn áp dụng Style này bằng cách chọn trong danh sách Style, thực sự là bạn chọn ñồng thời nhiều lệnh ñịnh dạng. Bạn chọn tất cả các lệnh ñịnh dạng mà bạn hoặc ai ñó ñã chọn khi tạo lập và ñặt tên cho Style ñó. Hình l khi áp dụng Style cho văn bản, bạn áp dụng ñồng thời nhiều lệnh ñịnh dạng và không cần phải ñến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau. Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation ñược chọn từ danh sách Style. Sau khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này ñược áp dụng cho văn bản ñược chiếu sáng trên tài liệu. Trong Hình 1, là lời chào Style Salutation khoảng trống 11 points ñặt trên và dưới ñoạn văn, và ñặt Font Times New Roman 10 points cho văn bản Tầm quan trọng của Style - Bằng cách làm việc với các Style, bạn có thể tránh ñược việc mở ñi mở lại nhiều hội thoại, mỗi lần muốn ñịnh dạng một ñoạn văn hoặc thay ñổi Font chữ và cỡ chữ của văn bản. Sau khi tạo Style bạn chỉ việc chọn từ Menu Style thay vì ñưa ra các lệnh ñịnh dạng. Với các Style, bạn có thể yên tâm là các tiêu ñề (Heading) và các ñoạn văn trong toàn bộ tài liệu ñều như nhau. Chẳng hạn, tất 4 cả các tiêu ñề ñược gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau. Các Paragraph ñược gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự. Và giả sử bạn cho rằng Style Intra Para có vẻ chưa hoàn toàn ñúng, bạn có thể thay ñổi và do ñó thay ñổi ngay lập tức một ñoạn văn ñược gán Style Intro Para. Các Style, ngoài việc ñịnh dạng dễ dàng ñoạn văn và tiêu ñề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo. Nếu bạn muốn thay ñổi dáng tiêu ñề bạn chỉ cần tái xác ñịnh Style mà bạn ñã gán, và tất cả các tiêu ñược gán Style này cũng ñược xác ñịnh lại. - Trong công việc kinh doanh, các Style ñặc biệt quan trọng. Một công ty gây ñược ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa ñơn gởi cho khách hàng có hình dáng giống nhau. Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa ñơn rồi lưu chúng trong một Template. Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng ñồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian. Thay vì phải vất vả với các lệnh ñịnh dạng của Word, các nhân viên chỉ cần chọn các Style từ Menu nào ñó khi họ lập tài liệu. - Một số lệnh của Word không làm việc, trừ khi các tiêu ñề trong tài liệu ñó ñã ñược gán Style. Ví dụ, bạn không thể tự ñộng tạo bảng mục lục, trừ khi mọi tiêu ñề trong tài liệu ñó ñã ñược gán Style. Và bạn không thể lấy ưu ñiểm của màn hình Outline và các lệnh trên thanh công cụ Outline. Và bạn không thể tham khảo chéo các tiêu ñề hoặc số ñánh số tiêu ñề trong tài liệu. ðể tạo lập bảng hình ảnh hoặc minh họa, bạn phải gắn các chú thích của chúng với Style Caption. 2. Style của một ñoạn văn bản Paragraph Style: Tạo Style ñoạn văn về thụt ñầu dòng, khoảng cách dòng, và các việc ''ñịnh dạng''. Style ñoạn văn giống Style ký tự, cũng có thể gồm cả các giá trị cài ñặt Font chữ và cỡ chữ. Khi bạn gán Style ñoạn văn, các xác lập Font và ñịnh dạng áp dụng cho văn bản trong ñoạn văn có con trỏ ñang hiện diện (hoặc văn bản trong nhiều ñoạn văn nếu bạn ñã chọn tất cả hoặc phần của ñoạn văn). 5 II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN 1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn ðể áp dụng một Style có sẵn,bạn chỉ cần nhấp vào ñoạn văn và bạn muốn gán Style( hoặc chọn văn bản nếu bạn ñang dùng Style ký tự ), chọn Style từ danh sách Style. Hoặc ñể áp dụng một Style cho nhiều ñoạn văn, trước hết bạn hãy chọn tất cả một phần của các ñoạn văn ñó, sau ñó bạn chọn Style từ danh sách Styles. ðôi khi bạn phải cuộn tới cuối danh sách Style ñể tìm Style cần dùng. Chú ý danh sách Style cho bạn sự hình dung sơ bộ các ñoạn văn, sau khi chọn một Style. Các mẫu tựcủa tên Style ñược thể hiện theo phông chữ ở Style ñó.Bên phải mỗi Style có một hộp nhỏ cho biết văn bản ñược sắp xếp như thế nào, dù ñó là Style của ñoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style ñó cao bao nhiêu point. ðể có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu ñể tiện theo dõi, bạn hãy làm theo các bước sau: • Chọn Tools/Option ñể mở hộp thoại Option. • Nhấp tab View nếu cần. • Chuyển ñến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và nhấp nút mũi tên hướng lên ñể mở rộng vùng Style ñến 0.5 hoặc 0.7 inch. • Nhấp OK. 2. Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới. Chọn ñoạn văn muốn tự ñộng cập nhật theo Style mới. Nhấp menu Style tên Style ñó sẽ ñược chiếu sáng. Nhấn phím Enter, bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style Bảo ñảm hộp kiểm Update The Style To Refflect Recent Changes ñược ñánh dấu kiểm. Nhấp OK. Chú ý: Hộp kiểm Automatically Update The Style From Now On là tương ñương hộp kiểm Automatically Update trong hộp thoại New Style . Nhấp hộp 6 thoại này và tất cả các ñoạn văn trong tài liệu , ñã ñược gán Style ñã ñược ñịnh dạng lại, mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style ñó. Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự ñộng cập nhật thì bạn làm theo các bước sau: - Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format - Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp New Style bạn chọn:
Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ñã tạo vào Template có sở ñể tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực trong tệp ñược tạo lập, trừ khi hộp kiểm này ñược ñánh dấu. Nhấp hộp này ñể lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người ñó có thể rút STYIE bạn tạo ra nếu hộp này ñược ñánh dấu kiểm.
Automatically Update: Thông thường, khi thay ñổi ñịnh dạng ñối với một ñoạn văn, Style ñược gán với ñoạn văn ñó sẽ không thay ñổi. ðánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ñịnh Style ñó mỗi khi ñịnh dạng lại ñoạn văn ñã gán Style này. Khi hộp này ñược ñánh dấu kiểm, tất cả các ñoạn văn ñược gán Style nói trên trong tài liệu ñược tái ñịnh dạng một cách tự ñộng mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style trên. III. SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI 1. Sửa ñổi Styles Chỉnh sửa Style dùng hộp thoại Modify Style: - Nhấp ñoạn văn bạn muốn xác ñinh lại Style (hoặc chọn văn bạn nếu bạn ñang sửa ñổi Slyte ký tự) - Chọn Format/ Style ñể mở hộp thoại Style. - Nhấp nút Modify. Bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style. Nếu hộp thoại có vẻ quen thuộc là do các tùy chọn, hộp kiểm, và các nút của nó làm việc hoàn toàn như trong hộp thoại New Style (xem Hình 2). Bạn nên xem phần ''Tạo Style từ ñầu", ở ñầu chương này, nếu bạn cần sự hướng dẫn về hộp thoại Modify Style. 7 - Sửa ñổi Style trong hộp thoại Modify Style. - Nhấp OK. - Nhấp nút Apply ñể áp dụng các ñịnh dạng mới cho tất cả các ñoạn văn hoặc văn bản trong tài liệu ñược gán Style bạn ñã sửa ñổi. 2. ðổi tên Styles Bạn không thể cung cấp cho Style một tên ñã ñược gán cho Style khác. Việc ñổi tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style. Chọn Format/Style ñể mở hộp thoại Style. Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn ñổi tên, nhấp nút Modify. Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới. Sau ñó nhấp OK. Nếu bạn muốn áp dụng Style ñó cho ñoạn văn hiện hành hoặc ñoạn văn ñược lựa chọn, hãy nhấp Apply. Nếu không, bạn hãy nhấp nút Close. 3. Xóa Styles Khi bạn xóa một Style, các ñoạn văn ñược gán Style ñó sẽ ñược gán Style Normal ñể thay thế. Word không cho phép bạn xóa các Style ñi cùng với mọi tài Nhấp ñể tạo cơ sở Style dựa trên Style khác. Nhấp ñể chọn các lệnh ñịnh dạng Hình 2: Bằng cách tạo Style từ ñầu, bạn có thể ñặt cơ sở một Style lên một Style khác hoặc chỉ ñịnh Style bất kỳ luôn luôn tuân theo Style bạn ñang tạo Nhấp ñể chỉnh sửa Style một cách tự ñộng mỗi khi bạn thay ñổi ñoạn văn ñược gán Style ñó. 8 liệu Word (Ví dụ: Normal và Heading), nhưng bạn có thể có các Style bạn ñã tạo và nhiều Style khác ñi cùng các Template. Bạn hãy làm theo các bước sau ñể xóa Style: - Chọn FormatStyle. Hộp thoại Style xuất hiện như trên Hình 3. - Nhấp Menu List và chọn User-defined Styles hoặc Styles In Use. Bằng cách ñó bạn thu gọn danh sách các tập tin theo danh sách Style và việc tìm kiếm Style dễ dàng hơn. - Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa. - Nhấp nút Delete. - Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style ñó không. - Nhấp Close ñể ñóng hộp thọai Style. 4. Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách. Tạo lập Style ðể tạo Style ñoạn văn, hoặc xây dựng nó từ ñầu bằng cách chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc ñịnh dạng ñoạn văn trong tài liệu và yêu cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra. ðể tạo Style ký tự, bạn phải chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style. Từng phương pháp sẽ ñược giải thích trong các trang sau. Chọn phương pháp Style Word ñã tạo ra hai cách tạo lập Style: - Phương pháp nguyên mẫu - Phương pháp xây dựng khối. Hình 3: Xoá Style Nhấp Style bạn 9 Phương pháp nào tốt hơn ? Phương pháp nguyên mẫu có ưu ñiểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì Style tạo ra như trên màn hình. Với nguyên mẫu, bạn ñịnh dạng ñoạn văn, quan sát, thay ñổi các ñịnh dạng nếu cần, gõ tên Style vào hộp danh sách Style trên thanh công cụ Formatting, và nhấn phím ENTER. Khi bạn gán Style do bạn tạo lập cho ñoạn văn, ñoạn văn này có hình thức hoàn toàn mới ñoạn văn bản ñang sử dụng làm nguyên mẫu. Tạo Style bằng phương pháp xây dựng khối ñòi hỏi lâu hơn, và bạn không nhìn thấy cái mà Style thực hiện trên màn hình, những ñiều bạn nhận ñược hoàn hảo hơn. Với phương pháp xây dựng khối, bạn ñi từ hộp thoại Style ñến hộp thoại Font, hộp thoại Paragraph, và các hộp thoại khác, bạn báo cho Word biết Style mới sắp ñịnh dạng ñoạn văn như thế nào. Phương pháp xây dựng khối có nhiều ưu ñiểm hơn phương pháp nguyên mẫu. Với phương pháp xây dựng khối, bạn có thể yêu cầu Word tái xác ñịnh Style mỗi khi Style ñược gán cho ñoạn văn có sự thay ñổi. Mặt khác, nếu bạn thay ñổi ñịnh dạng ñối với ñoạn văn ñược gán Style Bold Text, thì tất cả các Paragraph ñược gán Style Bold Text trong tài liệu ñó cũng ñược ñịnh dạng lại. Bạn cũng có thể thêm các Style bạn tạo cho Template khi bạn dùng phương pháp xây dựng khối. Ngoài ra, phương pháp xây dựng khối cho phép bạn yêu cầu Word luôn luôn theo một Style nào ñó, cùng với Style khác. Giả sử Style Chapter Title trong tài liệu luôn luôn ñược tuân theo cho ñoạn văn ñược gán Slyle Chapter Intro. Vì mục ñích ñồng nhất, và ñể giúp bạn khỏi nhọc công chọn một Style mới trên thanh Menu Style sau khi viết các tiêu ñề chương, bạn có thể yêu cầu Word luôn luôn tuân theo Chapter Title, cùng với Chapter lntro. Tuy nhiên, nhiều người không có ñủ may mắn hoặc thành thạo ñể tạo lập một Style hoàn chỉnh từ lần ñầu tiên, có cách tốt nhất ñể tạo Style là thực hiện việc ñó theo cả hai cách, qua hộp thoại Style và phương pháp nguyên mẫu. Phần cuối của chương này, tái xác ñịnh Style giải thích phương pháp "tinh chỉnh" 10 Style. Bạn có thể thực hiện ñiều ñó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp nguyên mẫu. Tạo Style từ ñoạn văn mẫu ðể tạo Style từ ñoạn văn mẫu, bạn bắt ñầu với một ñoạn văn mẫu có các ñịnh dạng ñúng như các ñịnh dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện. Bạn hãy làm theo các bước sau ñể tạo Style từ một ñoạn văn mẫu: - Tìm hoặc tạo ñoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn. - Nhấp ñoạn văn ñó. Ghi chú: Trong Word, một ñoạn văn (Paragraph) ñơn giản là nội dung ñược gõ lên màn hình trước khi bấm phím Enter. Vì vậy, tiêu ñề là một ñoạn văn. ðể tạo Style cho tiêu ñề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu ñề. - Nhấp hộp Menu Style. Các từ trong hộp Style ñược chiếu sáng. - Gõ tên cho Style mới. - Nhấn phím ENTER. Chọn tên Style Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng ñủ ngắn ñể không làm Menu Style dãn ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là ñiều tương ñối khó. Tên Style có thể dài 255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự. Bạn hãy xem xét danh sách Style sau ñây, có các tên quá dài. Làm việc với danh sách Style này gần như là không thể. Tạo Style từ ñầu ðể tạo Style từ ñầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo các bước sau: - Nhấp vào ñoạn văn hoặc tiêu ñề bạn muốn tạo lập Style ñoạn văn mới, hoặc chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự. - Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style. - Nhấp nút New. Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3 - Nhập tên Style vào hộp Name. Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style. - Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn ñang tạo Style ký tự. - Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau ñây khi thấy thích hợp. 11 Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống ñể ràng buộc Style bạn ñang tạo ra với Style khác. Ví dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font ñó là gì. Nếu bạn thay ñổi Style mặc ñịnh thì các Style dựa trên ñó sẽ thay ñổi theo Style ñó. Style bạn ñang khởi tạo sẽ thừa hưởng các ñịng dạng từ Style ñược chọn từ danh sách thả xuống Based On. Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style. Nếu bạn chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay ñổi Style ñó, các thay ñổi phức tạp sẽ ñược Style thừa hưởng . ðiều ñó có thể gây ra các hậu qủa xấu. Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc