Giới thiệu giải pháp erp - Enterprise resource planning

GIỚI THIỆUGIẢI PHÁP ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu 208 – 210 Khánh Hội, Phường 6, Quận 4 Tp. Hồ Chí Minh Việt Nam Đt: 84.8.3943 3668 Fax: 84.8.3943 3669 Website: www.saobacdau.vn 2  MỤC LỤC MỤC LỤC ...................................................................................................................................... 2 1.0 CÔNG TY CỔ PHẦN SAO BẮC ĐẨU.............................................................................. 4 1.1 Tiểu Sử của Sao Bắc Đẩu ......................................................................................................4  1.2 Các giá trị nền tảng của Sao Bắc Đẩu ..................................................................................4  2.0 VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP................... 6 2.1 Đầu tư cơ sở hạ tầng...............................................................................................................6  2.2 Giai đoạn sơ khai ....................................................................................................................6  2.3 Mức tác nghiệp........................................................................................................................6  2.4 Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược .....................................................................................7 2.5 Ứng dụng thương mại điện tử ...............................................................................................7  3.0 GIỚI THIỆU VỀ GIẢI PHÁP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) .............. 8 3.1 ERP là gì? ................................................................................................................................8  3.2 Giới thiệu một số tính năng chính của ERP ......................................................................11  3.2.1 Quản lý kế toán ................................................................................................................11 3.2.2 Phân hệ: Quản lý tài chính..............................................................................................14 3.2.3 Phân hệ: Quản lý kho hàng.............................................................................................16 3.2.4 Phân hệ: Quản lý bán hàng .............................................................................................19 3.2.5 Phân hệ: Quản lý nguồn lực ...........................................................................................21 3.2.6 Phân hệ: Quản lý sản xuất ..............................................................................................23 3.2.7 Phân hệ: Quản lý cung ứng.............................................................................................27 3.2.8 Phân hệ: Quản lý cơ sở vật chất.....................................................................................29 3.2.9 Các chức năng liên quan đến kinh doanh .....................................................................30 3  3.2.10 Kế toán và phân tích tài chính......................................................................................31 3.2.11 Quản lý hàng tồn kho ....................................................................................................34 3.2.12 Quản lý hàng sản xuất ...................................................................................................35 3.2.13 Quản lý bán hàng và phân phối ...................................................................................36 3.2.14 Quản lý tính lương và nhân sự .....................................................................................37 4  1.0 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO BẮC ĐẨU 1.1 Tiểu Sử Sao Bắc Đẩu Khởi đầu từ một nhà cung cấp các giải pháp tích hợp hệ thống chuyên nghiệp với hơn 14 năm kinh nghiệm và uy tín trong ngành CNTT tại Việt Nam, đến nay Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu đang tiếp tục khẳng định và trở thành một Tập đoàn đa ngành, đa năng cùng các công ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT. Với tiềm năng sẵn có là mối quan hệ đối tác chiến lược trong ngành CNTT với các tập đoàn hàng đầu thế giới, Sao Bắc Đẩu mang đến cho khách hàng sự thoả mãn cao nhất về giải pháp công nghệ và chất lượng dịch vụ. Từ những ngày đầu thành lập với vỏn vẹn 4 nhân viên, Sao Bắc Đẩu ngày nay có quy mô phát riển vượt bậc với gần 300 nhân sự làm việc tại 3 văn phòng trung tâm: TP. HCM, Hà Nội, Đà Nẵng và tại các công ty thành viên. SBD hiện nay đang mở rộng hình thức kinh doanh bằng cách tập trung phát triển thêm các dịch vụ giá trị gia tăng và Hosting là một trong các dịch vụ đó. Dịch vụ Hosting của SBD tập trung vào nhóm khách hàng chiến lược đó là các tạp chí và báo trực tuyến. SBD đã thiết lập một hệ thống chuyên nghiệp cho phép cung cấp dịch vụ Hosting chất lượng cao bậc nhất ở Việt Nam với giá cả rất cạnh tranh. 1.2 Các Giá Trị Nền Tảng Của Sao Bắc Đẩu A. Nhân viên : 160 nhân viên • Quản lý cấp cao: 10 nhân viên • Quản lý cấp trung: 20 nhân viên • Kỹ thuật viên: 60 nhân viên • Nhân viên kinh doanh: 40 nhân viên • Nhân viên hành chính và mua hàng: 30 nhân viên B. Định hướng phát triển: Sao Bắc Đẩu với các công ty thành viên liên kết chặt chẽ và có tính tương hỗ cao, phấn đấu trở thành và giữ vững vị trí là tổng công ty hàng đầu của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp và dịch vụ CNTT. C. Tầm nhìn: Trở thành tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực CNTT tại Việt nam là nơi hội tụ của sự thành đạt và niềm tự hào của con người Sao Bắc Đẩu. 5  D. Sứ mệnh: Sứ mệnh của chúng tôi là đầu tư nghiên cứu và phát triển các giải pháp CNTT tiên tiến để ứng dụng vào thực tiễn cuộc sống, với hòai bão dùng trí tuệ của người Việt tiếp cận với nền công nghệ thế giới nhằm thúc đẩy nền CNTT Việt Nam. E. Triết lý kinh doanh Chúng tôi tin tưởng vào nền tảng vững chắc của công ty là những Con Người hằng ngày làm việc và đồng hành cùng chúng tôi. Với nền tảng vững chắc này chúng tôi đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng đa ngành nghề, đa địa phương. Phát triển và Lợi nhuận là điều tất yếu, điểm khác biệt của Công ty Cổ Phần Công Nghệ Sao Bắc Đẩu là chúng tôi dùng Lợi Nhuận để tái đầu tư vào Con Người nhằm vươn tới sự phát triển bền vững.  2.0 VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Đầu tư cơ sở hạ tầng DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT.  2.2 Giai đoạn sơ khai Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.  2.3 Mức tác nghiệp Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới 6  7  tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của DN Việt Nam.  2.4 Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management – Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.  2.5 Ứng dụng thương mại điện tử Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm.   3.0 GIỚI THIỆU VỀ GIẢI PHÁP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 3.1 ERP là gì? Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là Enterprise Resource Planning: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Vậy chính xác ERP là gì? ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM 8   (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: • Lập kế hoạch, dự toán • Bán hàng và quản lý khách hàng • Sản xuất • Kiểm soát chất lượng • Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định • Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng • Tài chính – Kế toán • Quản lý nhân sự • Nghiên cứu và phát triển 9   Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. 10  11  3.2 Giới thiệu một số tính năng chính của ERP 3.2.1 Quản lý kế toán Kế Toán là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác. Kế toán giữ vai trò như người đại diện của doanh nghiệp với Nhà Nước. Tự động hóa tối đa hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng • Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi. • Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan. • Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu. • Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng. Kế toán tài sản cố định • Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản. • Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cố định như sửa chữa, lắp đặt thêm… • Tự động trích khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng do người dùng thiết lập. • Người dùng có thể thực hiện trích khấu hao thủ công mà chương trình vẫn theo dõi được khấu hao. • Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết khấu hao… Kế toán thành phẩm và giá thành • Tập hợp chi phí (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung) của từng phân xưởng hay công trình. • Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số. Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa. • Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia công một số công đoạn trong quy trình sản xuất. • Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch. • Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan. Kế toán vật tư hàng hóa • Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm. • Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng. • Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau. 12  • In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả • Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng. • Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào. • Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ. • Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu • Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu. • Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra. • Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác. • Kết xuất các báo cáo liên quan. Kế toán tài khoản ngoài bảng • Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng. • Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán. Kế toán tổng hợp • Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp. • Kết xuất số liệu báo cáo. Kế toán khác • Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối tượng chi tiết, tài khoản khác vào hệ thống và chương trình sẽ theo dõi được số dư của các đối tượng này. • Người dùng có thể mở rộng khả năng của chương trình với số lượng đối tượng mới không hạn chế. Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ • Kết chuyển chi phí tự động. • Trích khấu hao tự động. • Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển. • Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường. • Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và thực hiện khóa sổ lại. • Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ. • Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh). • Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh. Hệ thống chứng từ báo cáo 13  • Chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính. • Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế, cụ thể như: - Tờ khai Thuế GTGT. - Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào. - Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra. - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ. - Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa, nguyên liệu. - Bảng cân đối kế toán. - Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ. In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty. • Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo. • Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày… hoặc từ tháng… đến tháng…. • Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến. • Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng. Công cụ hỗ trợ • Theo dõi công nợ theo nhiều đơn vị tiền tệ. • Theo dõi tình hình sử dụng ngân sách, kinh phí trong Công ty. • Công cụ tìm kiếm nhanh chóng. • Công cụ kiểm tra phân tích dữ liệu tại mỗi kết xuất: truy ngược về chứng từ phát sinh. • Tự động trích khấu hao, tổng hợp kết chuyển, tính giá thành, xác định lãi lỗ. • Khả năng mở rộng lớn và có nhiều tùy chọn giúp tương thích với đặc thù của từng đơn vị. • Hệ thống báo cáo phong phú, có khả năng thay đổi định dạng báo cáo. Hệ thống • Hệ thống hoạt động theo mô hình Client/Server trong môi trường mạng LAN. • Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng chức năng cũng như từng báo cáo. Có chức năng phân quyền theo từng nhóm để giảm nhẹ việc phân quyền. • Hệ thống có chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu. • Hệ thống có khả năng rút dữ liệu của một khoảng thời gian ra khỏi hệ thống để sao lưu làm cho hệ thống nhẹ nhàng và an toàn hơn. Khi cần chỉ chèn dữ liệu đã rút và sử dụng bình thường. • Với mô hình hệ thống là Client/Server trong mạng LAN, dữ liệu của hệ thống có thể đặt tại nhiều nơi cách xa nhau, sau đó gửi dữ liệu theo dạng thư điện tử, hoặc đĩa mềm về tổng công ty để tổng hợp và tính lãi lỗ (đồng bộ dữ liệu). 14  Quản lý người dùng và bí mật hoạt động kinh doanh • Việc sử dụng hệ thống phần mềm trong môi trường thông tin đồng nhất sẽ là một con dao hai lưỡi nếu hệ thống không được phân quyền tốt. Không phải hóa đơn nào, công nợ của khách hàng nào nhân viên cũng được xem, không phải dữ liệu nào của bộ phận kế toán nhân viên cũng được biết, không phải thông tin nào cũng có thể xóa được. Để đảm bảo an toàn thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Để làm việc với hệ thống, người dùng phải nhập tên và mật khẩu, và sau đó chỉ được làm việc với các chức năng và xem những nội dung thông tin mà người quản trị hệ thống quy định (thường là trưởng phòng hoặc lãnh đạo cấp cao hơn, hoặc theo quy định chung của công ty). Người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu của mình 3.2.2 Phân hệ: Quản lý tài chính Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý Rinpoche CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN Xây dựng ngân sách • Tạo các điều khoản thu chi. • Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứng với các điều khoản thu chi. • Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban. Quản lý dự án • Lập dự án. • Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi. • Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách. • Duyệt kế hoạch thu chi của dự án. • Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch. Theo dõi việc thực hiện ngân sách • Thực hiện phân bổ các khoản thu chi để tính toán và cập nhật thông tin thực về tình hình thực hiện ngân sách. • Điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần. • Kiểm tra và phân tích việc thực hiện ngân sách. • So sánh giữa các điều khoản thu (chi) trong cùng một kỳ ngân sách. • So sánh việc thực hiện ngân sách với kế hoạch lập ra trong cùng một kỳ ngân sách. 15  • So sánh một điều khoản giữa các kỳ khác nhau. • Tính lại số thực tế của các điều khoản. • Tính toán các tỷ số tài