Hệ thống thông tin quản lý dự án

(c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 1 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Dự Án Nguyễn Duy Long, Th.S. & Luu Truong Van, Th.S. 05/2004 (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 2 Tự Giới Thiệu  Giảng viên Khoa KT Xây Dựng (4/00-…), Đại Học Bách Khoa TP.HCM  Kinh Nghiệm và học thuật: • Nghiên Cứu Sinh Tiến Sỹ (8/04-…), ngành Quản Lý Kỹ Thuật và Dự Án, Đại Học Berkeley (UC Berkeley), California, Hoa Kỳ • Trợ Lý Nghiên Cứu Chính/Giảng Viên bán thời gian (7/03-3/04), Đại Học Thành Phố Hong Kong, Hong Kong • Cao Học chuyên ngành Kỹ Thuật và Quản Lý Xây Dựng (9/01- 4/03), Viện Công Nghệ Châu Á (AIT), Thái Lan • Phó Phòng Dự Án (99-00), CTy Xây Lắp, Tổng CTy XD Số 1 (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 3 Nội Dung Trình Bày  Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA)  Khái niệm về HTTT QLDA  Các thuộc tính của thông tin  Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA  Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA  Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA  Các chiến lược phát triển HTTT QLDA (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 4 QUALITY Negotiations Good-enuf Dot-bomb Priorities GO! Churn Ambiguity QLDA NGÀY NAY!!! (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 5 “Knowledge is of two kinds: We know a subject ourselves, or where can find information about it” Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở đâu về nó Samuel Johnson, 1709-1784 (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 6 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết  Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án.  Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất lượng.  Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì nhiều (There will be the vital few and trivial many). (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 7 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết  Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA.  HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành.  HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án. (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 8 HTTT QLDA: Định Nghĩa  Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ, hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA.  Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA. (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 9 HTTT Trong Hệ Thống QLDA Hệ Thống QLDA Văn Hoá Kiểm Soát Thông Tin Nhân Sự Hỗ Trợ từ Tổ Chức Hoạch Định Nguồn: Cleland và Ireland, 2002 HTTT QLDA (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 10 HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin  Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ • Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA • Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA  Thông tin kinh nghiệm (historical information) • Các tập tin từ các DA khác • Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước • Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước  Thông tin về DA hiện thời (current project information)  Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công việc đang thực hiện • Vật liệu đã thay thế • Hồ sơ nhân viên cũ • Hợp đồng đã thanh lý (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 11 Thông Tin: Các Thuộc Tính  Đúng đắn (accurate)  Chính xác (precise)  Đáng tin cậy (reliable)  Mức độ chi tiết (level of detail)  Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác  Toán học và các con số (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 12 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Chủ đầu tư/Khách hàng •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA Lãnh đạo công ty •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên •Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 13 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Giám Đốc DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên •Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật •Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định quan trọng Trưởng phòng chức năng •Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng của họ •Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc trách nhiệm của họ •Yêu cầ tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm của họ (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 14 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Thành Viên DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi về mục tiêu DA •Các yêu cầu mới cho dự án •Giải quết vần đề •Thay đổi về phân công công việc (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 15 “Kho” Kiến Thức Của DA Đầu Vào (Thông tin của tổ chức) HTTTQLDA (Luu trữ kiến thức) Cơ sở dữ liệu Ban DA Ban DA (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 16 HTTT QLDA: Giá Trị  Nhu cầu thông tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và có đầy đủ không?  Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai?  Những thông tin nào từ các DA đã hoàn thành hổ trợ cho việc hoạch định và thực thi các DA khác?  Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho các DA khác?  Thông tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế nào?  Những lợi ích từ HTTT QLDA đã cải tiến?  Chi phí và lợi ích của HTTT QLDA? Các câu hỏi cần đặt ra: (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 17 HTTT QLDA: Phần Cứng  Khả năng chứa của máy chủ lớn cùng với việc lưu trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup)  Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử dụng  Lưu trữ thông tin cục bộ để địa phương hóa dữ liệu. (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 18 HTTT QLDA: Phần Mềm  Khả năng: • Hỗ trợ một hoặc nhiều DA • Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA  Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau: quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế toán DA, kiểm soát thay đổi…  Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng trên nguyên tắc “tức thời” (real time)  Thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 19 HTTT QLDA: Phần Mềm  Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy theo mức trách nhiệm của người sử dụng  Xuất các yêu cầu về phần cứng • Ở mức độ chi tiết khác nhau • Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích hợp  Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn có  Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 20 Ví Dụ: Trang Web về QLDA A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors Thuật Ngữ Công Nghệ Phương Pháp QLDA Các Mô Hình QLDA Sự Giám Sát Công Cụ QLDA Trực Tuyến Nguồn Tham Khảo Liên Lạc Các Tài Liệu Liên QuanTập San/ Thông Báo Các Bài Học Cơ Sở Dữ Liệu DA Sự Phát Triển QLDA Nguồn: QLDA Cộng Đồng, Bang Virgina, Hoa Kỳ (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 21 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 22 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Cập Nhật Tiến Độ: Bằng Biểu Đồ (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 23 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Cập Nhật Tiến Độ: Theo Các Mặt Khác Nhau (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 24 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Biểu Thị Cập Nhật Bằng Primavera (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 25 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Biểu Đồ Tiến Độ Thực Hiện Từng Tháng (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 26 HTTT: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN  Ba phương pháp để phát triển các HTTT: • Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống (System Development Life Cycle Method) • Phương pháp phát triển phân tích cấu trúc (Structured Analysis Development Method) • Phương pháp mẫu hệ thống (System Prototype Method) (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 27 PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Điều tra sơ bộ: Công tác này gồm ba phần: • Làm rõ yêu cầu: xác định chính xác người khởi sướng muốn hệ thống gì. • Nghiên cứu khả thi: khả thi kỹ thuật, kinh tế, và hoạt động • Phê duyệt yêu cầu: xác định các phần khả thi của hệ thống và có được sự chấp thuận cho các công việc kế tiếp (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 28 PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Xác định yêu cầu của hệ thống: Trọng tâm của phân tích hệ thống là hiểu chi tiết về tất cả các mặt quan trọng của lĩnh vực kinh doanh đang khảo sát. Nhà phân tích cần nghiên cứu qui trình để trả lời các câu hỏi sau: • Đang làm gì? Làm như thế nào? Mức độ thường xuyên? • Lượng giao dịch hay quyết định lớn đến đâu? • Công việc đang thực hiện ra sao? • Có bất cứ vấn đề nào tồn tại? Nếu có, thì mức độ nghiêm trọng của nó? Và nguyên nhân đằng sau nó là gì? (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 29 PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Thiết kế hệ thống: Thiết kế tạo ra các chi tiết thể hiện hệ thống sẽ như thế nào để đáp ứng các yêu cầu đã được xác định trong quá trình phân tích hệ thống: • Thiết kế tính logic • Thiết kế vật chất Các nhà phân tích hệ thống bắt đầu quá trình thiết kế bằng cách xác định các báo cáo và kết quả mà hệ thống sẽ tạo ra. (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 30 PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Phát triển phần mềm: • Bước này bao gồm bổ sung và lắp đặt các chương trình tự thiết kế hay các phần mềm thương mại hiện có. • Việc tài liệu hóa (documentation) là rất quan trọng để kiểm tra chương trình và thực hiện việc bảo trì một khi hệ thống đưa vào vận hành.  Kiểm tra hệ thống (system testing) • Cho phép một lượng giới hạn người sử dụng sử dụng hệ thống để các nhà phân tích thấy được họ có sử dụng trong các cách không được tiên liệu không. (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 31 PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Triển khai và thẩm định: • Sự triển khai là một quá trình để các nhân viên hệ thống kiểm tra và đưa vào sử dụng các thiết bị mới, đào tạo người sử dụng, lắp đặt các ứng dụng mới, hay xây dựng các tập tin dữ liệu cần thiết. • Sự thẩm định hệ thống được thực hiện để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống: • Thẩm định tính hoạt động • Tác động lên tổ chức • Đánh giá nhà quản lý hệ thống • Khả năng thực thi của phát triển hệ thống (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 32 CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Các công cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống hiện hữu và định rõ những yêu cầu cho hệ thống mới. • Thu thập dữ liệu (data collection) • Biểu đồ (charting) • Từ điển (dictionary)  Các công cụ thiết kế: Trợ giúp việc hình thành các đặc điểm của hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu được vạch ra trong các công tác phân tích. • Chỉ tiêu kỹ thuật (specification) • Cách bố trí (layout) (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 33 CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Các công cụ phát triển hệ thống: Giúp nhà phân tích trong việc chuyển tải các thiết kế vào các ứng dụng. • Kỹ thuật phần mềm (sotfware engineering) • Tạo mã nguồn (code generators) • Kiểm tra (testing) (c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 34 Q&A