Hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin quản lý giáo dụcMục tiêu bài họcHiểu rõ vai trò và mối lên hệ của thông tin trong thực hiện các chức năng cơ bản của QLGD (lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra đánh giá) Hiểu được cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin QLGD thường phù hợp với cơ cấu QLGD Biết được các kênh thông tin trong hệ thống giáo dục.Các khái niệm cơ bảnHệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại theo một qui luật nhất định tạo thành một chỉnh thể có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định”.Hệ thống thông tin là một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý thông tin và đầu ra được thực hiện và quản lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức đó.Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc của tổ chức Hệ thống thông tin QLGDCâu hỏi: Chúng ta cần có hệ thống thông tin QLGD để làm gì?Câu trả lời: để quản lý thông tin về giáo dục có hệ thống và phục vụ có hiệu quả công tác QLGDQuan niệm về hệ thống thông tin QLGDLà một cơ chế sẽ định hướng cấu trúc thông tin theo cách loại bỏ sự chồng chéo và không thích hợp trong hệ thống giáo dục và sự lãng phí tiềm năng nguồn lực con người và vật chấtLà hệ thống cung cấp cho các nhà QLGD những thông tin có ích trong lập kế hoạch và phân bổ các dịch vụ giáo dục. Cụ thể cung cấp thông tin theo các lĩnh vựcQuản lý hệ thống giáo dụcNghiên cứu và lập kế hoạch của hệ thống giáo dục (vi mô và vĩ mô)Giám sát và đánh giá hệ thống giáo dụcHệ thống TTQLGD chỉ hoạt động có hiệu quả khi đáp ứng được nhu cầu thông tin ở các cấp quản lý khác nhau. Cấp vĩ mô Lập kế hoạch, chiến lượcCấp trung gian Quản lý và KTCấp vĩ mô Các hoạt động Nhu cầu thông tin theo các cấp quản lýLớp học – giáo viênXây dựng phương pháp sư phạm, tài liệu và bài kiểm traXác định các khó khăn và thuận lợi trong học tập của học sinhĐánh giá tính chuyên cần và kỷ luật của học sinhNhu cầu thông tinMục tiêu quốc gia và các tiêu chíKết quả học tập của từng học sinh, từng môn họcBáo cáo theo dõi sự chuyên cần, gặp gỡ với BGH và cha mẹ học sinhNhà trường – ban giám hiệuThực thi các mục tiêu và chiến lược do hệ thống đề raGiám sát việc nhập học và đăng ký nhập học của học sinhKiểm tra kết quả và tính chuyên cần của học sinhHỗ trợ và thanh tra giáo viên, v.v.Nhu cầu thông tinCác mục tiêu quốc gia và số liệu so sánh giáo dục khácCác tệp thông tin cập nhật về học sinh, giáo viên, cơ sở vật chất và trang thiết bị, đồ dùng học tậpKết quả năm học này so với các năm học trước và so với các trường khácThái độ, động cơ, tuyển dụng và nhu cầu đào tạo giáo viênCấp huyện/tỉnhGiám sát nhập học và đăng ký nhập học của học sinh thuộc các trường ở địa phương Dự báo ngắn hạn về nhu cầu nhân lực của địa phươngXác định nhu cầu nguồn lực của các trườngNhu cầu thông tin không đòi hỏi chi tiết như ở cấp trườngĐăng ký và nhập học của học sinh theo trường (theo dõi trong nhiều năm phân theo giới tính)Số liệu địa lý theo độ tuổi, các tỉ lệ nhập họcCác nguồn lực, các yêu cầu về CSVC, SGK, nhu cầu giáo viên và giờ làm thêmCấp quốc gia – lập kế hoạchGiám sát và đánh giá kế hoạchXây dựng chuẩn đoán tiếp cận giáo dục ở các bậc học khác nhau trong hệ thống GDĐánh giá hiệu quả trong, những khác biệt vùngƯớc tính nhu cầu giáo viênChuẩn bị NSNN cho GDNhu cầu thông tin (chú trọng đến các số liệu số lượng phát triển GD)Dân số theo độ tuổi, nhập nhập, số năm đi học, chuyển cấp (phân theo giới và vùng)Dự đoán nhân lực, nhu cầu giáo viênNgân sách, các yêu cầu nguồn lực từ các cơ quan địa phương và đánh giá các nguồn lực hiện tạiCác yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thốngCác đặc điểm của tổ chức như cơ cấu tổ chức và công nghệ;Các đặc điểm môi trường như các điều kiện phát triển kinh tế-xã hội và thị trường tác động đến hệ thống hoặc tổ chức;Các đặc điểm nhân lực như trình độ chuyên môn, tay nghề, thái độ đối với công việc;Các chính sách quản lý và người quản lý. Cả bốn yếu tố này đều phải được xem xét trong mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau để đạt hiệu quả. Một hệ thống quản lý có hiệu quả là hệ thống thích nghi được với môi trường xung quanh, có cấu trúc tổ chức phù hợp, áp dụng công nghệ hiện đại, đội ngũ nhân lực có chuyên môn, có tiềm năng và có các chính sách quản lý thích hợp để đạt các mục tiêu đề ra. Vai trò của hệ thống thông tin trong QLGDNâng cao chất lượng giáo dụcPhục vụ đa dạng đối tượng dùng tinKhắc phục yếu kém trong quản lý, đặc biệt trong việc ra quyết định giáo dụcCung cấp thông tin phản ánh thực về các hoạt động giáo dục một cách chi tiếtNguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin QLGDNguyên tắc liên hệ ngược: Mối quan hệ điều khiển giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý thường gồm hai chiều thông tin, thông tin điều khiển từ trên xuống và chiều liên hệ ngược - tức là chiều thông tin từ dưới lên trên. Không có chiều thông tin liên hệ ngược thì không thể thực hiện bất kỳ một hoạt động quản lý nào một cách phù hợp và hiệu quả.Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin: Đây là nguyên tắc quan trọng của điều khiển học. Đối với các đối tượng quản lý là các hoạt động thông tin QLGD ở nhiều cấp quản lý (Trung ương, tỉnh, huyện và trường) thì không thể điều khiển và xử lý thông tin chỉ tập trung vào một trung tâm. Với nguyên tắc phân cấp, một hệ thống lớn bao gồm nhiều hệ thống nhỏ, mỗi hệ thống nhỏ đó có tính độc lập tương đối, đồng thời chính nó là đối tượng quản lý của hệ thống lớn. Sự phân cấp hợp lý tạo cho mỗi cấp dưới có quyền độc lập, tự chủ xử lý thông tin gần nhất với các sự kiện, hoạt động giáo dục của mình nhưng vẫn bảo đảm được sự thống nhất của hệ thống. Nguyên tắc hệ thống mở nhằm đảm bảo cho hệ thống thông tin QLGD có thể dễ dàng truy nhập được vào mạng của các hệ thống thông tin kinh tế- xã hội và của các tổ chức khác. Trong thời đại khoa học - kỹ thuật ngày nay cùng với những thành tựu mới nhất của viễn thông, tin học như Internet, xa lộ thông tin, các phương tiện truyền thông đa chức năng... phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. áp dụng nguyên tắc hệ thống mở đòi hỏi hệ thống thông tin QLGD phải tuân thủ một loạt các tiêu chuẩn, qui ước chung để có thể dễ dàng truy nhập mạng, nối mạng thông tin... Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin QLGDPhương pháp mô hình hoá: Mô hình hoá là phương pháp tái hiện những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu bằng một mô hình khi việc nghiên cứu chính đối tượng đó không thể thực hiện được. Đây phương pháp nghiên cứu hệ thống khi biết cả ba yếu tố đầu vào, đầu ra và cấu trúc của hệ thống. Phương pháp này dễ thực hiện, chi phí thấp cũng như thời gian nghiên cứu và áp dụng trong thực tế ngắn. Mô hình hoá cho phép người nghiên cứu nắm được những yếu tố cơ bản và các quan hệ cơ bản một cách phổ quát, đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Trình tự sử dụng phương pháp mô hình hóaBước 1: Xây dựng mô hình của hệ thống phải nghiên cứuBước 2: Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết đã thu được ở bước 1.Bước 3: Đối chiếu kết luận rút ra từ mô hình với kết quả thực tế để xem xét kết luận rút ra về mô hình lý thuyết có chuẩn xác hay không.Bước 4: Chỉnh lý lại kết quả của mô hình lý thuyết cho phù hợp sau đó đem sử dụng kết quả trong thực tế.Phương pháp hệ thống là xem xét và xử lý một công việc đòi hỏi người quản lý phải tính đến tất cả các yếu tố có liên quan đến đối tượng nghiên cứu cả về con người, phương tiện, pháp lý, nguồn đầu tư.... Tuy nhiên người quản lý cũng phải phân biệt lựa chọn vấn đề gì là cơ bản nhất để tập trung nghiên cứu giải quyết. Sử dụng phương pháp hệ thống trong nghiên cứu tức là phân tích hệ thống ban đầu thành các hệ thống con hay phân hệ có mối liên hệ ràng buộc với nhau, từ đó tìm ra các qui luật vận động trong từng phân hệ để khái quát thành những qui luật cho cả hệ thống. Phương pháp thông qua tiếp cận hành vi: Đây là phương pháp quan trọng có liên quan tới các hành vi nảy sinh trong xây dựng, phát triển và duy trì hoạt động lâu dài của các hệ thống thông tin quản lý. Các vấn đề có liên quan là: Tính tích hợp các cơ sở dữ liệu về thiết kế, thực hiện, sử dụng và quản lý phục vụ chiến lược phát triển giáo dục. Các yếu tố quan trọng khác trong tiếp cận hành vi là các khái niệm và phương pháp. Ví dụ, các nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông tin để xem xét các nhóm người và tổ chức ảnh hưởng thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự, hệ thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân, nhóm người và các tổ chức. Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin QLGD với mối quan tâm là những thông tin nào được các nhà ra quyết định sử dụng. Các nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống thông tin trên khía cạnh ảnh hưởng tác động của hệ thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa giáo dục và thị trường lao động Ví dụ, các nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông tin để xem xét các nhóm người và tổ chức ảnh hưởng thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự, hệ thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân, nhóm người và các tổ chức. Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin QLGD với mối quan tâm là những thông tin nào được các nhà ra quyết định sử dụng. Các nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống thông tin trên khía cạnh ảnh hưởng tác động của hệ thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa giáo dục và thị trường lao động. Tiếp cận hành vi nói chung không tập trung nhiều vào các giải pháp kỹ thuật mà chú trọng đến những thay đổi trong các chính sách tổ chức, quản lý phù hợp thực tiễn và thái độ, hành vi ứng xử của cán bộ quản lý, nhân viên trong tổ chức. Trong bối cảnh Việt Nam hiện nay, khi chuyển từ hệ thống thông tin QLGD theo hướng thủ công sang hiện đại hoá và áp dụng CNTT vào hệ thống đòi hỏi phải có các biện pháp phối hợp về đầu tư cơ sở vật chất đi đôi với đào tạo người sử dụng, thay đổi thói quen từ làm việc thủ công sang chuyên môn hoá, có sự hỗ trợ kỹ thuật. Mục tiêu của hệ thống thông tin QLGDNâng cao khả năng xử lý dữ liệu, lưu trữ và phân tích thông tin trên nguyên tắc cung cấp những dữ liệu và thông tin kịp thời, thích hợp cho các nhà lập kế hoạch giáo dục và QLGD.Phối hợp trong việc thu thập , xử lý, lưu trữ, phân tích và cung cấp thông tin giáo dục và có liên quan đến giáo dục.Tăng cường khả năng quản lý, lập kế hoạch và chỉ đạo dòng thông tin QLGD giữa các tổ chức trong ngành giáo dục và các ngành có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau.Tạo điều kiện và khuyến khích sử dụng những thông tin thích hợp từ nhiều tổ chức khác nhau ở mọi cấp quản lý cho việc lập kế hoạch triển khai và QLGD có hiệu quả hơn.Hợp lý hoá các dòng thông tin cho việc ra quyết định bằng cách giảm đi và loại trừ việc sao chép lặp lại thông tin theo kiểu thông tin lấp chỗ trống.Thiết lập quan hệ với nhiều hệ thống thông tin khác nhau hiện đang tồn tại.Lồng ghép các nguồn thông tin chất lượng và số lượng khác nhau trong cùng một hệ thống.Đẩy mạnh hơn nữa việc thu thập, cung cấp và sử dụng thông tin QLGD ở mọi cấp quản lý đáp ứng nhu cầu thông tin luôn thay đổi.Cơ cấu tổ chức và các kênh thông tin của hệ thống thông tin QLGD Cơ cấu tổ chức của hệ thống phù hợp với cơ cấu quản lý bao gồm:Cơ quan thông tin QLGD cấp quốc giaCơ quan thông tin cấp tỉnh/thành phốCơ quan thông tin cấp quận/huyệnThông tin QLGD cấp trườngCỏc kờnh thụng tin:Kờnh thụng tin hàng dọc Kờnh thụng tin hàng ngangQui trình thu thập số liệu hàng nămNhà trườngPhiếu khảo sátPhòng GDSở GDNhập số liệu vào hệ thốngĐĩa mềmEmailMạng diện rộngCơ sở dữ liệu của EMISMột số hệ thống thông tin QLGD hiện hànhHệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) – tập hợp các dữ liệu về nhà trường được thu thập từ cấp trường tới phòng giáo dục, sở giáo dục và gửi lên Bộ Giáo dục & Đào tạo. Bộ phận lưu trữ và xử lý thông tin hiện nay trực thuộc Vụ Kế hoạch – Tài vụ, Bộ GD&ĐT.Hệ thống thông tin về tài chính (FMIS) do Vụ Kế hoạch – Tài vụ, Bộ GD&ĐT lưu giữ, xử lý và cung cấp số liệuHệ thống thông tin quản lý nhân sự (PMIS) lưu trữ và xử lý các số liệu về nhân sự ngành giáo dục trực thuộc Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ GD&ĐT.Hệ thống thông tin phát triển chuyên môn giáo viên tiểu học (PDIS) – dự án phát triển giáo viên tiểu học xây dựng và vận hành.Điểm mạnh và yếu của EMIS Việt NamĐiểm mạnhMạng lưới thu thập và báo cáo dữ liệu từ cấp trườngĐã xây dựng được một hệ thống biểu mẫu cho thu thập và báo cáo số liệuĐã được tin học hóa ở hầu hết các cơ quan quản lý giáo dục cấp quận/huyện, tỉnh/thành phốĐiểm yếuĐộ chính xác của các số liệu thống kê là kém tin cậy do việc duy trì sổ sách ở các cơ sở chủ yếu dựa vào trí nhớ của người quản lý;Sử dụng kém hiệu quả các số liệu có sẵn trong việc lập kế hoạch giáo dục ở địa phương;Trách nhiệm của cán bộ trong công tác thống kê và thông tin QLGD chưa cao;Thiếu cộng tác giữa các bộ phận của hệ thống thông tin QLGD ở địa phương. (khảo sát tại Tiên Yên, Quảng Ninh, 2000)"Dự án hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo" do EU tài trợ (2000-2003) nêu ra thực trạng như sau: "Người làm thống kê tại các trường mầm non, tiểu học, THCS thường là giáo viên kiêm nhiệm hoặc cán bộ hành chính. Họ thường được hướng dẫn sơ lược về cách thức điền số liệu vào biểu nên còn nhiều trường hợp chưa hiểu được tính lôgic của các dữ liệu trong biểu thống kê rồi gửi lên phòng GD-ĐT huyện. Phòng GD-ĐT tổng hợp lại rồi báo cáo lên sở GD-ĐT, do vậy về thời gian cũng như độ chính xác là hoàn toàn không đảm bảo".Các dự án liên quan đến đầu tư trang thiết bị hiện đại Dự án tiểu học (1,7tr. USD) Trang bị PC, máy văn phòng cho 61 Sở GD-ĐT, một số phòng GD-ĐTDự án GD trung học cơ sở (Trang bị PC cho 61 Sở GD-ĐT, một số trường CĐSP của 36 tỉnh, thành phố)Dự án GD đại học (4,3 tr. USD) Trang bị phần mềm quản lý tài chính, hồ sơ sinh viên, nhân sự và lương, các chi phí đào tạo cho 140 trường đại học và cao đẳngĐánh giá: Trang bị còn chồng chéo, hiệu quả sử dụng chưa cao.Kinh nghiệm quốc tếPhilippinesHàn Quốc: hệ thống thông tin giáo dục quốc gia (NEIS – National Educational Information System) được xây dựng để hỗ trợ các điện tử hóa các nhiệm vụ quản lý như quản lý học sinh, sinh viên, giáo viên và tài chính ở các cơ sở giáo dục. Hệ thống này sử dụng tích cực công cụ Internet và công nghệ thông tin, viễn thông để tăng tính hiệu quả và minh bạch của hệ thống quản lý giáo dục. NEIS được xây dựng dựa trên chính sách nhà nước về một chính phủ điện tử hóa.Các bước xây dựng NEIS của HQ10/2000-3/2001: Xác định lại hệ thống các nhiệm vụ quản lý và xây dựng kế hoạch định hướng thông tin10/2001-10/2002: xây dựng hệ thống pháp lý và chương trình8/2002-3/2003: Chạy thử chương trình quản lý và đào tạo người sử dụng3/2003-5/2003: Triển khai hệ thống ở diện rộng (cả nước)Kinh phí đầu tư cho NEISTổng kinh phí: 52,1 tỷ won (tiền Hàn Quốc)(1USD tương đương 1200 won, tỷ giá 8/2005)Trong đó: 25 tỉ won do Quĩ Thông tin tài trợ,1,1 tỉ won từ Kho bạc nhà nước, 26 tỉ won còn lại là ngân sách của các tỉnh.Để áp dụng trong QLGD: 421 văn bản giáo dục được xem lại để nhập máy, trong đó 11 văn bản phải viết lại; 3912 mẫu biểu được thử nghiệm và 2272 biểu mẫu (chiếm 58%) được nhập máy theo mẫu biểu điện tử, 1640 biểu mẫu không phù hợp hoặc không cần thiết được thiết kế lại hoặc loại bỏ; đào tạo 450.000 giáo viên về chương trình phần mềm và thu thập số liệu; đào tạo 110.000 cha mẹ học sinh về khai thác và sử dụng dữ liệuHiệu quảGiảm 50% chi phí in ấn, gửi công văn giấy tờGiảm 75% các tệp/tập công văn, giấy tờ phải lưu trữ tại các cơ quan giáo dục (trước đây là 86 loại giấy tờ nay còn 20 loại)Cán bộ quản lý và thanh tra nhà trường được giảm tải công việc do tiếp cận thông tin dễ dàng và nhanh chóngCha mẹ tiếp nhận thông tin về hoạt động của nhà trường nơi con mình học mà không cần phải đến trườngCác văn bản pháp luật liên quan đến giáo dục có thể đến tay các công dân mà không cần phải đến các cơ quan quản lý giáo dục.Địa chỉ website: tậpAnh/chị hãy đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin QLGD Việt Nam phục vụ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động giáo dục trong giai đoạn hiện nay.Câu hỏi thảo luận nhóm: Với tư cách là nhà quản lý đứng đầu một cơ quan, anh/chị sẽ giải quyết thế nào với việc bùng nổ thông tin, công văn giấy tờ đến từ các đối tác để công tác quản lý hành chính đạt hiệu quả cao? Hãy đề xuất một số biện pháp xâý dựng hệ thống thông tin quản lý nhằm giải quyết tình trạng nêu trên.