Học Excel - Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức nâng cao (phần 1)

Học Excel - Thủ Thuật Excel Thiết lập các công thức nâng cao (phần 1) Hướng dẫn thiết lập các công thức nâng cao (phần 1): Excel là một chương trình linh hoạt có nhiều công dụng, từ việc có chức năng như một cuốn sổ dùng để tính toán, cho đến một hệ thống cơ sở dữ liệu phẳng, một công cụ để giải phương trình, một chương trình tính toán tuyệt vời. Tuy nhiên, với đa số những người sử dụng là những nhà kinh doanh, sở trường của Excel là xây dựng những mô hình cho phép định lượng những khía cạnh cụ thể về công việc kinh doanh. Khung sườn của mô hình kinh doanh được tạo từ những cụm dữ liệu được nhập vào hoặc được sao chép vào các bảng tính. Nhưng nhân tố quyết định của mô hình và động lực chính đằng sau nó là tập hợp các công thức để tổng kết số liệu, trả lời cho những câu hỏi và đưa ra những dự đoán. Ở chương, “Thiết lập các công thức đơn giản phần 1 và phần 2“, bạn đã thấy rằng chỉ với một dấu bằng khiêm tốn cùng với một tập hợp các toán tử và toán hạng, bạn có thể tạo nên những công thức mạnh mẽ, hữu dụng. Nhưng Excel còn có nhiều thủ thuật khác và những kỹ thuật này cho phép tạo ra các công thức mạnh mẽ hơn, có thể đưa những mô hình kinh doanh của bạn lên tầm cao hơn. Những nội dung chính trong chương này:  Làm việc với các mảng  Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn  Hợp nhất dữ liệu trên nhiều trang bảng tính  Áp dụng các quy tắc hiệu lực hóa liệu (data-validation) vào các ô  Sử dụng các điều khiển hộp thoại trong một bảng tính 4.1. Làm việc với các mảng Khi bạn làm việc với một dãy các ô, dường như bạn đang làm việc với một thứ duy nhất. Trong thực tế, Excel xem dãy này như một “đơn vị số” riêng biệt. Điều này hơi trái với chủ đề của phần này: mảng (array). Mảng là một nhóm ô hoặc giá trị mà Excel xem như là một đơn vị. Ví dụ, trong một dãy được cấu hình dưới dạng một mảng, Excel không còn xử lý các ô một cách riêng lẻ nữa. Thay vào đó, nó làm việc với tất cả các ô trong cùng một lúc, nghĩa là cho phép bạn làm những điều như áp dụng một công thức vào mỗi ô trong dãy chỉ với một thao tác. Bạn có thể tạo các mảng bằng cách chạy một hàm mà kết quả trả về là một mảng (ví dụ như hàm LOGEST() hoặc bằng cách nhập một công thức mảng (array formula), là một công thức đơn nhưng sử dụng các mảng làm đối số hoặc nhập các kết quả của nó trong nhiều ô. 4.1.1. Sử dụng các công thức mảng Sau đây là một ví dụ đơn giản minh họa công thức mảng làm việc như thế nào. Trong bảng tính Expenses ở hình 4.1, các ô tính tổng 2008 BUDGET tính toán bằng cách sử dụng từng công thức riêng biệt trong mỗi ô, như sau đây: January 2008 BUDGET: =C11*$C$3 February 2008 BUDGET: =D11*$C$3 March 2008 BUDGET: =E11*$C$3 Bạn có thể thay thế cả 3 công thức ấy bằng một công thức mảng đơn giản, theo từng bước sau đây: 1. Chọn dãy ô mà bạn muốn dùng công thức mảng. Ví dụ trong bảng tính 2008 BUDGET, bạn chọn dãy ô C13:E13. 2. Gõ công thức, và ở những nơi mà bạn thường nhập một tham chiếu đến một ô, hãy nhập vào đó tham chiếu đến dãy bao gồm những ô mà bạn muốn dùng để tính toán. Đừng (tôi nhắc lại, đừng) nhấn Enter sau khi nhập xong công thức. Trong ví dụ này, bạn nhập công thức sau: = C11:E11*$C$3 3. Để nhập một công thức ở dạng một công thức mảng, nhấn Ctrl+Shift+Enter. Các ô 2008 BUDGET (C13, D13 và E13) bây giờ đều có chung một công thức: {=C11:E11*$C$3} Figure 4.1 (hình 4.1) Nói cách khác, bạn có thể nhập một công thức vào 3 ô khác nhau chỉ với một thao tác. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể so với việc nhập cùng một công thức vào nhiều ô khác nhau. Chú ý rằng công thức trên được đặt trong một cặp dấu ngoặc {}. Điều này cho ta biết đó một công thức mảng. (Khi bạn nhập một công thức mảng, bạn không bao giờ tự tay nhập cặp dấu này, mà Excel sẽ tự thêm nó vào, sau khi bạn nhấn Ctrl+Shift+Enter. (Nói thêm, khi bạn nhấn F2 để sửa công thức, bạn sẽ thấy cặp dấu {} tự động biến mất; và nhớ rằng, sau khi sửa công thức, bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter chứ không phải nhấn Enter như bình thường.) NOTE: Như đã nói ở trên, bởi vì Excel xem mảng như một đơn vị, nên bạn không thể di chuyển hay xóa một thành phần nào trong một mảng. Nếu bạn cần phải làm việc với một mảng, bạn phải chọn toàn bộ mảng. Nếu bạn muốn thay đổi kích thước của một mảng, bạn chọn nó, kích hoạt thanh công thức (formula bar), rồi nhấn Ctrl+Enter để chuyển công thức trong đó trở thành công thức bình thường. Bây giờ bạn có thể chọn lại một dãy ô nhỏ hơn (hoặc lớn hơn) và nhập lại công thức mảng. Ghi chú thêm: Bạn có thể chọn nhanh một mảng bằng cách kích hoạt một ô bất kỳ trong mảng đó và nhấn Ctrl+/ (dấu gạch chéo) ■ Tìm hiểu các công thức mảng Để hiểu Excel xử lý một mảng như thế nào, bạn cần ghi nhớ rằng Excel luôn luôn thiết lập một sự tương ứng giữa các ô trong mảng và các ô của bất kỳ dãy nào mà bạn đã nhập vào công thức mảng. Trong ví dụ 2008 BUDGET, mảng bao gồm các ô C13, D13 và E13; và dãy được sử dụng trong công thức bao gồm các ô C11, D11, và E11. Excel thiết lập sự tương ứng giữa ô mảng C13 với ô nhập liệu C11, ô D13 với ô D11, và ô E13 với ô E11. Ví dụ, để tính giá trị của ô C13 (January 2008 BUDGET), Excel chỉ việc lấy giá trị nhập liệu từ ô C11 và thay thế giá trị đó trong công thức. Hình 4.2 minh họa một biểu đồ của tiến trình này. Figure 4.2 (hình 4.2) Các công thức mảng có thể sẽ làm cho bạn bối rối, nhưng nếu bạn nhớ những điểm tương ứng tôi vừa nói này, thì bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi hiểu được điều gì đang xảy ra. ■ Các công thức mảng thao tác trên nhiều dãy Trong ví dụ ở bài trước, công thức mảng thao tác trên một dãy đơn, nhưng các công thức mảng cũng có thể thao tác trên nhiều dãy. Ví dụ, xem bảng tính Invoice Template được minh họa ở hình 4.3. Các tổng trong cột Extension (từ ô F12 đến ô F16) được tạo bằng một chuỗi công thức lấy giá của món hàng nhân với số lượng được đặt hàng: F12 = B12*E12 F13 = B13*E13 F14 = B14*E14 F15 = B15*E15 F16 = B16*E16 Figure 4.3 (Hình 4.3) Bạn có thể thay thế tất cả các công thức này bằng cách nhập công thức mảng sau đây vào dãy F12:F16: = B12:B16*E12:E16 Một lần nữa, bạn đã tạo công thức mảng bằng cách thay thế mỗi tham chiếu ô bằng dãy tương ứng (và bằng cách nhấn Ctrl+Shift+Enter sau khi nhập xong công thức). NOTE: Bạn không cần phải nhập công thức mảng vào nhiều ô. Ví dụ, nếu bạn không muốn tính các tổng ở cột Extension trong bảng tính Invoice Template, mà bạn chỉ cần tính giá trị Subtotal, bạn nhập công thức sau đây vào ô F17: = SUM(B12:B16*E12:E16) 4.1.2. Sử dụng các hằng mảng Trong các công thức mảng mà tôi đã trình bày từ đầu topic đến giờ, các đối số mảng là những dãy ô. Bạn cũng có thể sử dụng các giá trị hằng số để làm các đối số mảng. Thủ tục này cho phép bạn nhập thẳng các giá trị vào trong một công thức mà không làm xáo trộn bảng tính. Để nhập một hằng mảng vào trong công thức, bạn nhập các giá trị ngay trong công thức và chú ý đến những quy tắc sau đây:  Đặt các giá trị trong cặp dấu ngoặc {}.  Nếu bạn muốn Excel xem các giá trị là nằm trên một hàng, bạn tách biệt các giá trị bằng một dấu chấm phẩy (;).  Nếu bạn muốn Excel xem các giá trị là nằm trong một cột, bạn tách biệt các giá trị bằng một dấu phẩy (,). Ví dụ, hằng mảng sau đây tương đương với việc nhập các giá trị riên lẻ trong mỗi cột trong bảng tính: {1;2;3;4} Tương tự, hằng mảng sau đây tương đương với việc nhập các giá trị riêng lẻ trong một dãy của bảng tính gồm có 3 cột và 2 hàng: {1,2,3;4,5,6} Hình 4.4 minh họa hai ví dụ về công thức mảng khác nhau. công thức ở bên trái (trong dãy E4:E7) tính các khoản vay phải thanh toán với những lãi suất khác nhau trong dãy C5:C8. Còn công thức ở bên phải (trong dãy F4:F7) cũng tính toán tương tự, nhưng các giá trị lãi suất được nhập trực tiếp dưới dạng một hằng mảng trong công thức. Figure 4.4 (Hình 4.4)  Hàm PMT() 4.1.3. Những hàm sử dụng các mảng hoặc trả về kết quả là các mảng Có nhiều hàm trong bảng tính của Excel đòi hỏi đối số phải là mảng hoặc trả về kết quả là mảng (hay cả hai). Bảng 4.1 liệt kê danh sách một số hàm này và giải thích mỗi hàm sử dụng các mảng như thế nào. Bảng 4.1 – Một số hàm sử dụng mảng trong Excel Khi bạn sử dụng các hàm trả về kết quả là mảng, bạn nhớ chọn một dãy đủ lớn để chứa mảng kết quả được tạo ra, sau đó nhập hàm dưới dạng một công thức mảng. 4.2. Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn Một vấn đề kinh doanh thường gặp là tính toán sự đóng góp kế hoạch chia sẻ lợi nhuận dưới dạng phần trăm lợi nhuận ròng hằng năm của công ty. Đây không phải là bài toán nhân đơn giản, bởi vì lợi nhuận ròng được quyết định một phần bởi con số chia sẻ lợi nhuận. Ví dụ, công ty có thu nhập $1,000,000 và chi phí đã hết $900,000, để lại tổng lợi nhuận là $100,000. Công ty dành riêng 10% lợi nhuận ròng cho việc chia sẻ lợi nhuận. Lợi nhuận ròng được tính toán bằng công thức sau: (Lợi nhuận ròng = Tổng lợi nhuận – Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận) Đây được gọi là một công thức tham chiếu tuần hoàn bởi vì có các số hạng ở vế trái và vế phải của dấu bằng lệ thuộc vào nhau. Cụ thể, Profit Sharing Contribution (khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận) được tính bởi công thức sau đây: (Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận = (Lợi nhuận ròng)*0.1) Một cách để giải quyết loại công thức như vầy là đoán câu trả lời và xem bạn đạt gần đến như thế nào. Ví dụ, bởi vì viêc chia sẻ lợi nhuận là 10% của lợi nhuận ròng, điều có thể đoán được trước tiên có thể là 10% tổng lợi nhuận, tức $10,000. Nếu bạn đưa con số này vào công thức, bạn sẽ có lợi nhuận ròng là $90,000. Tuy nhiên, điều này sai, bởi vì 10% của $90,000 là $9,000. Do đó, việc đoán số tiền dùng để chia sẻ lợi nhuận ròng lệch $1,000. Vậy, bạn có thể thử lại. Lần này, dùng $9,000 làm con số chia sẻ lợi nhuận ròng. Đem giá trị mới này vào công thức, bạn có lợi nhuận ròng là $91,000. Con số này sẽ đưa đến con số chia sẻ lợi nhuận ròng là $9,100 — chỉ lệch có $100 so với con số đã đoán. Nếu bạn tiếp tục tiến trình đoán mò này, những ước đoán về con số chia sẻ lợi nhuận ròng sẽ ngày càng gần với giá trị tính toán hơn (tiến trình này được gọi là sự hội tụ). Khi các tiên đoán đủ gần (ví dụ, sự lệch nhau chỉ trong vòng 1 đô-la) thì bạn ngừng lại và tìm lời giải. Tiến trình này được gọi là sự lặp lại. Nhưng mà, chẳng lẽ bạn (hoặc công ty của bạn) lại bỏ đi số tiền cực khổ kiếm được để mua máy tính, rồi lại làm công việc này bằng tay? Excel sẽ giúp bạn làm cho các phép tự động lập đi lập lại cách dễ dàng, như bạn thấy sau đây: 1. Thiết lập bảng tính của bạn và nhập cái công thức tham chiếu tuần hoàn ấy vào. Hình 4.5 minh họa một bảng tính cho ví dụ mà tôi vừa trình bày trên đây. Nếu Excel mở ra một hộp thoại báo rằng nó không thể phân tích các tham chiếu tuần hoàn, bạn cứ nhấn OK (có thể phải đóng cả cái cửa sổ Help mở ra tiếp theo đó) và sau đó chọn Formulas, Remove Arrows (trong nhómFormula Auditing). Figure 4.5 (hình 4.5) 2. Chọn Office, Excel Options để mở hộp thoại Excel Options. 3. Chọn Formulas. 4. Kích hoạt tùy chọn Enable Iterative Calculation. 5. Sử dụng hộp spin Maximum Iterations để xác định số lần lặp lại mà bạn cần. Trong hầu hết các trường hợp, con số mặc định 100 thì đã quá đủ rồi. 6. Nhập một con số vào trong khung Maximum Change để cho Excel biết bạn muốn kết quả chính xác đến cỡ nào. Con số càng nhỏ thì sự lặp đi lặp lại sẽ càng lâu, nhưng phép tính sẽ càng chính xác. Cũng như ở trên, con số mặc định 0.001 là một lựa chọn hợp lý trong hầu hết các tình huống. 7. Nhấn OK, Excel bắt đầu sự lặp lại và dừng lại khi nó đã tìm thấy một lời giải (xem hình 4.6). Figure 4.6 (hình 4.6) TIP: Nếu bạn muốn xem Excel thực hiện tiến trình này như thế nào, bạn kích hoạt tùy chọnManual trong khung Calculation options (khi bạn làm xong bước 6 ở trên và trước khi nhấn OK), và nhập số 1 trong khung Maximum Iterations. Khi bạn quay về bảng tính, mỗi khi bạn nhấn F9, Excel sẽ thực hiện một bước của sự lặp lại. 4.3. Tổng hợp dữ liệu trên nhiều bảng tính Nhiều doanh nghiệp tạo các bảng tính cho một công việc cụ thể rồi sau đó phân phối chúng cho những bộ phận khác nhau. Phổ biến nhất là việc lập ngân sách. Bộ phận kế toán tạo ra một khuôn mẫu ngân sách chung, và mỗi bộ phận trong công ty phải điền vào đó, xong gửi về lại. Những loại bảng tính tương tự như thế này mà bạn thường thấy là những bảng tính về việc kiểm kê, dự đoán doanh số, khảo sát dữ liệu, kết quả thử nghiệm, v.v… Tạo những bảng tính như vậy, phân phối chúng, và điền vào chúng thì chỉ là những việc đơn giản. Phần khó là khi các bảng tính này được trả về bộ phận ban đầu, và tất cả các dữ liệu mới sẽ được tổng hợp thành một báo cáo, trình bày tổng con số của toàn công ty. Tác vụ này được gọi là tổng hợp dữ liệu và thường không phải là chuyện dễ dàng, nhất là các bảng tính lớn. Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy sau đây, Excel có một số tính năng mạnh mẽ nhằm giúp bạn thực hiện công việc khó khăn này. Excel có thể tổng hợp dữ liệu bằng cách sử dụng một trong những phương pháp sau đây: · Tổng hợp theo vị trí — Với phương pháp này, Excel tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính bằng cách sử dụng các tọa độ dãy giống nhau trên mỗi bảng tính. Bạn sử dụng phương pháp này nếu các bảng tính mà bạn tổng hợp có cùng một một cách trình bày. · Tổng hợp theo hạng mục — Phươn g pháp này yêu cầu Excel tổng hợp dữ liệu bằng cách tìm theo các tiêu đề hàng và cột trong mỗi bảng tính. Ví dụ, nếu có một bảng tính liệt kê doanh số Gizmo hằng tháng trong hàng 1, và một bảng tính khác liệt kê doanh số Gizmo hằng tháng trong hàng 5, bạn vẫn có thể tổng hợp dữ liệu miễn là cả hai bảng tính có một tiêu đề “Gizmo” ở đầu những hàng này. Trong cả hai trường hợp, bạn xác định một hay nhiều dãy nguồn (dãy chứa dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp) và một dãy đích (dãy mà bạn sẽ tổng hợp dữ liệu vào đó). Các bài tiếp theo đây sẽ trình bày chi tiết về cả hai phương pháp tổng hợp này. 4.3.1. Tổng hợp theo vị trí Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp có cùng một khuôn mẫu, việc tổng hợp theo vị trí là lựa chọn dễ thực hiện nhất. Ví dụ, kiểm tra 3 bảng tính — Division I Budget, Division II Budget, và Division III Budget — được minh họa trong hình 4.7. Như bạn thấy, mỗi bảng tính sử dụng các tiêu đề cột và tiêu đề hàng giống như nhau, do đó chúng hoàn toàn thích hợp để tổng hợp theo vị trí. Figure 4.7 (Hình 4.7) Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng tính mới có cùng khuôn mẫu như các bảng tính mà bạng đang tổng hợp. Hình 4.8 minh họa một bảng tính mới có tên là Consolidation mà bạn dùng để tổng hợp 3 bảng tính ngân sách đã nói ở trên. Figure 4.8 (Hình 4.8) Như là một ví dụ, bạn hãy xem mình sẽ bắt đầu tổng hợp các dữ liệu doanh số (sales) trong 3 bảng tính ngân sách minh họa ở hình 4.7 như thế nào. Bạn bắt đầu làm việc với 3 dãy nguồn: ‘[Division I Budget]Details’ !B4:M6 ‘[Division II Budget]Details’ !B4:M6 ‘[Division III Budget]Details’ !B4:M6 Bạn kích hoạt bảng tính tổng hợp (Consolidate.xlsx) rồi làm theo các bước sau đây để tổng hợp theo vị trí: 1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy đích. Trong trang tính Consolidate By Position, bạn chọn ô B4. 2. Chọn Data, Consolidate. Excel sẽ mở hộp thoại Consolidate. 3. Trong danh sách xổ xuống Function, bạn chọn phép tính sẽ dùng cho việc tổng hợp. Thường thì bạn sẽ dùng hàm Sum (tính tổng), nhưng Excel có 10 phép tính khác nữa cho bạn chọn, bao gồm Count (đếm), Average (trung bình), Max (lớn nhất), Min (nhỏ nhất). 4. Trong khung Reference, bạn nhập tham chiếu cho một trong các dãy nguồn. Sử dụng một trong các phương pháp sau đây: o Nhập bằng tay tọa độ của dãy. Nếu dãy nguồn ở trong một bảng tính khác, bạn phải nhập cả tên bảng tính ở trong một cặp dấu ngoặc vuông. Nếu bảng tính nằm trong một ổ đĩa khác hoặc một thư mục khác, phải bao gồm đường dẫn đầy đủ cho bảng tính đó. o Nếu trang tính (nguồn) đang mở, bạn kích hoạt nó (bằng cách nhấn vào nó hoặc nhấn vào tabView, chọn menu Switch Windows), và rồi dùng chuột để chọn dãy nguồn. o Nếu bảng tính (nguồn) chưa mở sẵn, chọn Browse, chọn file trong hộp thoại Browse, và nhấnOK. Excel sẽ tự động thêm đường dẫn đầy đủ vào trong khung Reference. Bạn điền thêm tên trang tính (sheet) và tọa độ dãy nguồn. 5. Nhấn Add, Excel sẽ thêm dãy nguồn vào trong khung All References (xem hình 4.9) Figure 4.9 (Hình 4.9) 6. Lập lại bước 4 và bước 5 cho tất cả các dãy nguồn. 7. Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp sẽ tự cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn Create Links to Source Data ở trạng thái được kích hoạt. 8. Nhấn OK. Excel thu thập dữ liệu, tổng hợp chúng, và rồi thêm chúng vào trong dãy đích (xem hình 4.10). Figure 4.10 (Hình 4.10) Nếu bạn chọn không tạo ra liên kết với dữ liệu nguồn ở bước 7, Excel chỉ điền vào dãy đích những dữ liệu đã tổng hợp. Nhưng nếu bạn chọn tạo liên kết với dữ liệu nguồn, Excel sẽ làm 3 điều sau đây:  Thêm các công thức liên kết với dãy đích vào mỗi ô trong các dãy nguồn mà bạn đã chọn  Tổng hợp dữ liệu bằng cách thêm các hàm SUM() (hoặc là phép tính nào mà bạn đã chọn trong danh sách Function) để tính tổng các kết quả của các công thức liên kết.  Bao quanh các bảng tính tổng hợp vào ẩn đi những công thức liên kết, như bạn đã thấy ở hình 4.10. Nếu bạn hiển thị dữ liệu ở cấp độ 1 (Level 1), bạn sẽ thấy được những công thức liên kết. Ví dụ, hình 4.11 minh họa chi tiết của doanh số tổng hợp cho Books của January (ô B7). Chi tiết trong các ô B4, B5, và B6 chứa các công thức liên kết đến các ô tương ứng trong 3 bảng tính ngân sách (ví dụ, =’D:\GPE\[Division I Budget.xlsx]Details’!$B$4) Figure 4.11 (hình 4.11) 4.3.2. Tổng hợp theo hạng mục Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp không có cùng một khuôn mẫu, bạn cần sử dụng phương pháp tổng hợp theo hạng mục. Trong trường hợp này, Excel sẽ kiểm tra từng dãy nguồn và tổng hợp dữ liệu trong những cột và những hàng có cùng chung tiêu đề. Ví dụ, ở hình 4.12, bạn hãy xem kỹ những hàng trong nhóm Sales của 3 bảng tính. Figure 4.12 (Hình 4.12)