Học phần 1 Tin học văn phòng

TRUNG TÂM TIN HỌC - ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN TP. HCM 227 Nguyễn Văn Cừ – Quận 5 – Tp. Hồ Chí Minh Tel: 8351056 – Fax 8324466 – Email: ttth@hcmuns.edu.vn Mã tài liệu: DT_NCM_LT_HDGD_THVP Phiên bản 1.1 – Tháng 06/04 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GIẢNG DẠY Học phần 1 TIN HỌC VĂN PHÒNG Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 1 - Tin học văn phòng Trang 1/164 Mục lục Mục lục ...............................................................................................................1 GIỚI THIỆU ...........................................................................................................5 GIÁO TRÌNH LÝ THUYẾT ...........................................................................................6 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..............................................................................................6 HƯỚNG DẪN PHẦN LÝ THUYẾT...................................................................................7 Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD .....................................................................7 I. Giới thiệu về màn hình giao tiếp..............................................................................................8 I. Các chế độ làm việc của Microsoft Word..............................................................................10 I.1. Chế độ gõ ký tự (Overtype)...........................................................................................10 I.2. Giới thiệu chế độ trình bày màn hình ............................................................................11 II. Thao tác trên khối văn bản....................................................................................................11 II.1. Chọn khối văn bản ........................................................................................................11 II.2. Hủy bỏ khối văn bản đã chọn .......................................................................................12 II.3. Sao chép khối văn bản .................................................................................................12 II.4. Tìm kiếm và thay thế - Find and Replace......................................................................13 III. Một số thao tác cơ bản trong Microsoft Word........................................................................14 Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN.................................................................................... 15 I. Định dạng trang in .................................................................................................................17 I.1. Thiết lập các giá trị cho trang in ....................................................................................17 I.2. Header/Footer ...............................................................................................................18 II. Định dạng đoạn văn (Paragraph) ..........................................................................................19 II.1. Canh lề đoạn văn..........................................................................................................19 II.2. Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing ...............................................19 II.3. Khoảng cách giữa các đoạn với nhau...........................................................................19 II.4. Định lề trái và phải của đoạn văn .................................................................................21 II.5. Định dạng Drop Cap .....................................................................................................23 II.6. Định dạng Bullets and Numbering ................................................................................23 III. Định dạng ký tự (Character) ..................................................................................................24 III.1. Định dạng ký tự hay một nhóm từ .................................................................................24 III.2. Sử dụng Format Painter ................................................................................................26 III.3. Dấu ngắt (break) ...........................................................................................................26 IV. Định dạng khung viền và nền................................................................................................27 Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 1 - Tin học văn phòng Trang 2/164 IV.1. Định dạng khung viền cho trang in................................................................................27 IV.2. Định dạng khung viền và nền cho đoạn văn.................................................................28 V. Định dạng cột báo .................................................................................................................29 Bài 3: VẼ HÌNH TRONG MICROSOFT WORD .................................................................. 31 I. Giới thiệu về các đối tượng đồ họa của Word .......................................................................32 II. Các đối tượng Drawing..........................................................................................................33 II.1. Giới thiệu.......................................................................................................................33 II.2. Các đối tượng cơ sở ......................................................................................................33 II.3. WordArt .........................................................................................................................37 III. Đối tượng Picture...................................................................................................................40 III.1. Giới thiệu.......................................................................................................................40 III.2. Các thao tác xử lý đối tượng Picture .............................................................................40 Bài 4: BẢNG BIỂU - TABLE...................................................................................... 46 I. Đối tượng Table và cách sử dụng .........................................................................................47 II. Các thao tác trên đối tượng Table .........................................................................................47 Bài 5: CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD............................................ 56 I. FootNotes và EndNotes ........................................................................................................57 I.1. Chức năng cơ bản của Footnotes và Endnotes ............................................................57 I.2. Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................57 I.3. Thao tác sử dụng Footnotes và Endnotes ....................................................................57 II. Mail Merge.............................................................................................................................58 III. Style.......................................................................................................................................64 III.1. Khái niệm cơ bản về Style ............................................................................................64 III.2. Phân loại Style ..............................................................................................................64 III.3. Thao tác sử dụng Style .................................................................................................65 IV. Table of Contents ..................................................................................................................66 IV.1. Khái niệm cơ bản về Table of Contents ........................................................................66 IV.2. Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................66 IV.3. Thao tác sử dụng Table of Contents .............................................................................67 IV.4. Các lỗi thường gặp........................................................................................................70 V. Index .................................................................................................................................................71 V.1. Khái niệm cơ bản về Index ...........................................................................................71 V.2. Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................71 V.3. Thao tác sử dụng Index ................................................................................................71 V.4. Các lỗi thường gặp........................................................................................................73 VI. Tracked Changes ..................................................................................................................73 Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 1 - Tin học văn phòng Trang 3/164 VI.1. Khái niệm cơ bản về Tracked Changes ........................................................................73 VI.2. Thao tác sử dụng Tracked Changes .............................................................................73 Bài 6: TẠO TRANG TRÌNH DIỄN VỚI MICROSOFT POWER POINT......................................... 75 I. Tổng quan về Microsoft PowerPoint......................................................................................76 I.1. Giới thiệu về Microsoft PowerPoint ...............................................................................76 I.2. Các thao tác cơ bản với PowerPoint .............................................................................76 I.3. Các chế độ trình bày màn hình trong Microsoft PowerPoint .........................................82 II. Tạo hiệu ứng cho trang trình diễn .........................................................................................85 II.1. Hiệu chỉnh Slide Master ................................................................................................85 II.2. Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các trang trình diễn ......................................86 II.3. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn .................................................87 Bài 7: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL................................................................... 89 I. Giới thiệu về Workbook và Worksheet ..................................................................................90 I.1. Giới thiệu.......................................................................................................................90 I.2. Những đặc điểm của Worksheet...................................................................................90 I.3. Cấu trúc của Worksheet trong Excel ............................................................................91 I.4. Thao tác trên Workbook................................................................................................92 II. Dữ liệu trên Worksheet..........................................................................................................94 II.1. Các kiểu dữ liệu ............................................................................................................94 II.3. Thao tác trên vùng dữ liệu ............................................................................................96 III. Định dạng bảng tính ..............................................................................................................98 III.1. Định dạng ô...................................................................................................................98 III.2. Định dạng hình thức hiển thị dữ liệu............................................................................101 III.3. Thay đổi độ rộng của dòng và cột ..............................................................................102 III.4. Thêm, xóa dòng và cột cho bảng tính.........................................................................102 IV. In ấn và lưu trữ bảng tính.....................................................................................................104 IV.1. Định dạng trang in.......................................................................................................104 IV.2. Lưu trữ bảng tính .........................................................................................................107 Bài 8: TÍNH TOÁN DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH..............................................................108 I. Tham chiếu địa chỉ ..............................................................................................................109 I.1. Sao chép công thức ....................................................................................................109 I.2. Tham chiếu địa chỉ ......................................................................................................109 I.3. Tham chiếu địa chỉ tương đối ......................................................................................110 I.4. Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối .......................................................................................110 I.5. Tham chiếu địa chỉ hỗn hợp........................................................................................111 I.6. Thay đổi cách tham chiếu địa chỉ................................................................................111 Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 1 - Tin học văn phòng Trang 4/164 I.7. Tham chiếu vùng ........................................................................................................112 II. Các hàm cơ bản ..................................................................................................................113 II.1. Hàm logic ....................................................................................................................114 II.2. Hàm về số...................................................................................................................114 II.3. Hàm về chuỗi ..............................................................................................................115 II.4. Hàm về ngày giờ .........................................................................................................117 II.5. Hàm thống kê..............................................................................................................119 II.6. Hàm điều kiện .............................................................................................................121 II.7. Hàm đổi kiểu dữ liệu ...................................................................................................122 II.8. Hàm tìm kiếm ..............................................................................................................123 II.9. Hàm kiểm tra...............................................................................................................124 Bài 9: CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH....................................................................126 I. Các khái niệm trong Cơ sở dữ liệu ......................................................................................127 I.1. Vùng dữ liệu nguồn – Database range .......................................................................127 I.2. Vùng tiêu chuẩn – Criteria range ................................................................................127 I.3. Vùng rút trích – Extract range .....................................................................................127 II. Sắp xếp dữ liệu ...................................................................................................................128 III. Lọc dữ liệu...........................................................................................................................130 III.1. AutoFilter.....................................................................................................................130 III.2. Advanced Filter ...........................................................................................................132 III.3. Sử dụng Filter để xóa dữ liệu......................................................................................133 III.4. Các dạng vùng tiêu chuẩn ..........................................................................................133 IV. Các hàm Cơ sở dữ liệu........................................................................................................135 V. Kiểm tra dữ liệu ...................................................................................................................136 Bài 10: DATA TABLE & BIỂU ĐỒ ..............................................................................139 I. Data table ............................................................................................................................140 I.1. Table một biến ............................................................................................................140 I.2. Table hai biến..............................................................................................................141 II. Biểu đồ ................................................................................................................................143 II.1. Các loại biểu đồ ..........................................................................................................143 II.2. Các thành phần trong biểu đồ ....................................................................................143 II.3. Vẽ biểu đồ...................................................................................................................144 ĐỀ THI MẪU CUỐI MÔN .........................................................................................148 ĐỀ THI MẪU CUỐI NHÓM HỌC PHẦN.........................................................................151 ĐỀ THI MẪU KIỂM TRA GIÁO VIÊN ...........................................................................155 Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 1 - Tin học văn phòng Trang 5/164 GIỚI THIỆU Sau khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ có khả năng: ƒ Xử lý trong soạn thảo, trình bày văn bản với Winword. ƒ Soạn thảo các bài trình diễn, báo cáo với PowerPoint. ƒ Lập và trình bày bảng biểu trên Excel. ƒ Lập công thức giải quyết một số công việc trong ứng dụng quản lý với Excel. ƒ Lập các biểu đồ thống kê số liệu trên Excel Với thời lượng là 36 tiết LT và 60 tiết TH được phân bổ như sau: STT Bài học Số tiết LT Số tiết TH 1 Tổng quan Microsoft Word 2 2 2 Định dạng văn bản 4 8 3 Vẽ hình trong Microsoft Word 3 5 4 Bảng biểu – Table 3 5 5 Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word 3 5 6 Tạo trang trình diễn với Microsoft PowerPoint 3 5 7 Tổng quan về Microsoft Excel 4 8 8 Tính toán dữ liệu trên bảng tính 6 8 9 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 4 8 10 Data Table và Biểu đồ 4