Hướng dấn sử dụng Inet Smart Sms Version 1.3

www.iNET.vn HƯỚNG DẤN SỬ DỤNG iNET SMART SMS version 1.3 Nội dung I. Giới thiệu ...............................................................................................................................................2 II. Mô hình hệ thống................................................................................................................................3 III. Cài đặt thiết bị modem.....................................................................................................................4 3.1 GSM Modem...........................................................................................................................4 3.2 CDMA Modem .......................................................................................................................6 IV. Cài đặt phần mềm iNET Smart SMS 1.3..........................................................................................8 V. Chạy chương trình.............................................................................................................................9 5.1 Cấu hình thiết bị......................................................................................................................9 5.2 Kết nối với thiết bị..................................................................................................................10 5.3 Ngắt nối thiết bị.....................................................................................................................11 5.4 Gửi tin nhắn...........................................................................................................................11 5.5 Quản lý Blacklist ....................................................................................................................16 5.6 Quản lý tin nhắn tạo sẵn (Template) .................................................................................17 5.7 Lập lịch gửi tin nhắn (Schedule) ........................................................................................19 5.8 Trả lời tự động........................................................................................................................20 5.9 Quản lý tin nhắn....................................................................................................................21 5.10 Quản lý Contacts .................................................................................................................22 5.11 Đăng ký license....................................................................................................................24 www.iNET.vn I. Giới thiệu Đối với mỗi một doanh nghiệp, việc quảng bá thông tin doanh nghiệp, tiếp thị sản phẩm chiếm một vai trò sống còn, ngoài việc giúp cho doanh nghiệp nâng cao thương hiệu còn giúp cho hình ảnh của doanh nghiệp có vị thế hơn trong lòng khách hàng. Doanh nghiệp cần công cụ thể có thể chăm sóc đến từng khách hàng cụ thể. Ví dụ: gửi lời chúc mừng sinh nhật, lời chúc nhân ngày thành lập công ty v.v.., giúp cho mối quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng ngày càng gắn bó, tạo sự tin tưởng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp Với mỗi chiến lược marketing, việc cung cấp thông tin đến những khách hàng tiềm năng chiếm một vai trò lớn trong sự thành công hay thất bại của từng chiến lược đó. Với một doanh nghiệp mà số lượng nhân viên lớn và các chi nhánh đặt ở nhiều nơi thì việc cung cấp thông tin đến toàn thể nhân viên cùng một lúc sẽ gặp rất nhiều rắc rối. Với các doanh nghiệp có hệ thống hoạt động liên tục 24/24, việc giám sát và gửi thông tin cảnh báo tức thời là việc làm hết sức cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được thông tin nhanh chóng để xử lý kịp thời, giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất. Giải pháp iNET Smart SMS đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, giám sát hệ thống,.. thông qua hình thức nhắn tin bằng GSM modem hoặc CDMA modem. iNET Smart SMS được xem là kênh thông tin có mức độ tiếp cận rất cao, bởi khách hàng không thể bỏ qua hay xóa tin nhắn khỏi điện thoại của mình mà trong khi chưa đọc. Vì vậy chúng tôi mang đến cho bạn thêm một giải pháp tối ưu đế bạn chọn lựa nhằm quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp bạn đến toàn thể khách hàng thật hiệu quả. Với chu trình hoàn toàn tự động gởi đi hơn 1.000 tin nhắn trong một giờ (với GSM modem) và 10.000 tin nhắn trong một giờ (với CDMA modem), iNET Smart SMS giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc khác. Trên thực tế, tốc độ gửi tin nhắn phụ thuộc vào công nghệ mạng di động, thời điểm gửi tin (cao điểm hay thấp điểm), và chính sách của mạng (giới hạn tốc độ, số lượng tin nhắn trong một ngày,..). www.iNET.vn II. Mô hình hệ thống Để triển khai hệ thống nhắn tin sử dụng GSM modem bạn cần: + 01 PC có cổng COM/USB + 01 GSM modem kèm theo các phụ kiện (nguồn, cáp nối cổng COM/USB, ăng ten) + 01 SIM cho mạng GSM: VinaPhone, MobiFone, hoặc Viettel. + Phần mềm gửi/nhận tin nhắn iNET Smart SMS. Để triển khai hệ thống nhắn tin sử dụng CDMA modem bạn cần: + 01 PC có cổng USB + 01 CDMA Modem kèm theo các phụ kiện (cáp nối cổng USB, tai nghe) + 01 SIM cho mạng CDMA: SFone. + Phần mềm gửi/nhận tin nhắn iNET Smart SMS. Chi phí mỗi tin nhắn gửi đi từ modem được quy định bởi mạng di động, giống như khi gửi từ ĐTDĐ. Chức năng hoạt động của GSM/CDMA modem cũng giống như của ĐTDĐ. Chỉ khác nhau ở chỗ: với ĐTDĐ phần mềm gửi nhận tin nhắn được cài đặt sẵn trên máy, không có khả năng tuỳ biến và bạn phải thao tác bằng tay; Với GSM/CDMA modem bạn có thể sử dụng phần mềm cài đặt trên máy tính để thực hiện các thao tác gửi/nhận tin nhắn theo cách tự động. Trên thị trường hiện nay cũng có nhiều dòng ĐTDĐ hỗ trợ chức năng modem (hỗ trợ khả năng sử dụng phần mềm riêng biệt cài đặt trên máy tính). Bạn có thể sử dụng những máy ĐT này hoặc sử dụng thiết bị modem chuyên dụng để kết nối vào máy tính. www.iNET.vn Một số thiết bị GSM/CDMA modem Tên sản phẩm Ảnh Nguồn gốc Port Giá bán (USD) GSM Modem SAM InterCel Australia COM Call GSM Modem G2403R1 China COM Call GSM Modem G103U Có thể dùng để truy cập internet China USB Call CDMA modem HUAWEI EC325 Kết nối internet tốc độ tới 153Kbps Hỗ trợ gửi tin SMS và gọi điện thoại. China USB Call III. Cài đặt thiết bị modem 3.1 GSM Modem Mỗi GSM Modem bao gồm các phụ kiện kèm theo, bao gồm: ¾ Modem GSM ¾ Adaptor Supply (cấp nguồn) ¾ Antenna (rời hoặc liền với modem) ¾ RS232 Cable (nếu dùng cổng COM) ¾ CD hướng dẫn. www.iNET.vn Kết nối dây RS232 vào Modem GSM và máy tính Dây RS232 gồm có 2 đầu không giống nhau, một đầu có 9 PIN (chân) còn gọi là DB9M, đầu còn lại 9 Socket (lỗ) còn gọi là DB9. Dây RS232 Đầu DB9M nối với GSM Modem, đầu DB9 được nối với cổng COM của máy tính. Kết nối RS232 vào Modem và máy tính Gắn SIM vào GSM Modem Trên Modem có một khe SIM (SIM Holder) giúp chúng ta dễ dàng thao lắp thẻ SIM. Khe SIM được bảo vệ cẩn thận bởi một nắp chụp giúp chống bụi bẩn gây hư hỏng chập mạch. Các bước tiến hành lắp SIM vào khe SIM của Modem bao gồm: Kết nối SIM vào khe SIM của Modem www.iNET.vn Lắp Antenna GSM Modem có thiết kế một Antenna ngoài nhằm tăng cường khả năng bắt sóng của thiết bị khi đặt trong môi trường có cường độ sóng yếu, như: các toàn nhà lớn, dưới tầng hầm, phương tiện đang di chuyển hoặc ở các vùng ngoại ô, vùng núi cách xa trạm phát sóng. Nối nguồn cho Modem GSM Sau khi hoàn tất các việc lắp đặt, ta cần nối nguồn cho GSM Modem để thiết bị có thể hoạt động được, quá trình nối nguồn như sau: 3.2 CDMA Modem Thao tác kết nối CDMA modem với máy tính rất đơn giản: chỉ cần cắm vào cổng USB của máy tính, lắp SIM, và cấp nguồn cho modem. Khác với GSM modem, khi sử dụng CDMA modem bạn phải cài đặt phần mềm driver rành riêng cho từng loại modem (Xem tài liệu kèm theo đĩa CD driver). Ví dụ: Cài đặt driver cho CDMA modem của Huawei: Bước 1: Chạy file Setup.exe Bước 2: Chọn Yes, & chọn Next www.iNET.vn Bước 3: Chọn accept …. Và click Next; Bước 4: Chọn thư mục cài đặt và click Next. Bước 5: Click Finsh để hoàn thành cài đặt. Lúc này, bạn có thể sử dụng được một số chức năng cơ bản, có sẵn trong phần mềm driver. www.iNET.vn IV. Cài đặt phần mềm iNET Smart SMS 1.3 Bước 1: Chạy file iNETsmartSMS_setup1_3.exe Bước 2: click Next để chuyển sang màn hình giới thiệu về license. Bước 3: Chọn “I agree to the terms of this license agreement” và click Next. Bước 4: Nhập thông tin người sử dụng (Name) và Tên đơn vị (Company); và click Next. Bước 5: Thay đổi thư mục cài đặt chương trình, hoặc giữ nguyên và click Next. Bước 6: Nhập tên xuất hiện trên menu START hoặc giữ nguyên (iNET Smart SMS) Chọn chỉ xuất hiện trên menu START của user hiện tại (Install shortcuts for current user only) hay tất cả user (Install shortcuts available to all users ) của máy tính; click Next để bắt đầu cài đặt. www.iNET.vn V. Chạy chương trình Click vào biểu tượng iNET Smart SMS trên Desktop hoặc trên Taskbar 5.1 Cấu hình thiết bị Để kết nối đến thiết bị (GSM hay CDMA), phần mềm cần phải biết chính xác thiết bị đang kết nối vào cổng nào của máy tính, tốc độ gửi nhận tin, số lượng thiết bị kết nối,.. Ví dụ: Cấu hình kết nối với CDMA modem: + Click vào menu Cấu hình Æ Thiết bị; Chọn loại thiết bị là: CDMA. + Chọn cổng USB để phần mềm giao tiếp với thiết bị: Để biết số liệu cổng, vào: Computer Management Æ chọn Divice Manager Æ chọn Ports(COM&LPT), bạn sẽ nhìn thấy số hiệu cổng COM của thiết bị. Lấy số hiệu này trừ đi 1 sẽ ra số liệu cổng USB. Trên hình ảnh, thiết bị Huawei Mobile Connect – 3G Application Interface (COM5) Æ COM 5 Æ Cổng USB 4. www.iNET.vn Nếu là GSM modem thì chọn chọn loại thiết bị GSM sau đó cấu hình cho thiết bị: Cổng COM: Số hiệu cổng COM kết nối với GSM Modem (Mặc định cổng COM là COM1). Tốc độ (BaudRate): Tốc độ Baud (phụ thuộc vào PC và GSM Modem). TimeOut: Khoảng thời gian kiểm tra sự thay đổi hệ thống. 5.2 Kết nối với thiết bị Để gửi/nhận tin, phần mềm cần kết nối đến thiết bị (vừa cấu hình ở trên). Vào menu Hệ thống Æ Kết nối hoặc click vào nút Kết nối ngay trên màn hình. Khi kết nối thiết bị thành công, thanh trạng thái sẽ có thông báo “Ket noi voi thiet bi”. 5.3 Ngắt nối th Để ngắt kết nối với th dưới thanh Taskbar sẽ 5.4 Gửi tin nh Phần mềm cho phép g import từ file excel, tex Phiên bản Basic chỉ có Để vào cửa sổ gửi tin, Màn hình gửi tin nhắn www.iNET.vn iết bị iết bị, bạn chọn nút “Ngắt kết nối” trên biểu tượng màn hình. Sau khi đã ngắt kết nối hiển thị thông báo “Da ngat ket noi voi thiet bi”. ắn ửi tin nhắn đến nhiều số điện thoại. Danh sách số điện thoại có thể nhập trực tiếp hoặc t, database, hay từ contact của Outlook. tính năng gửi/nhận, nhập tối đa 6.000 SĐT từ file (text, excel). click nút Soạn tin, hoặc vào menu Chuc nang Æ Tin nhan. co dạnh như sau. www.iNET.vn Click vào đây để nhập danh sách SĐT + nội dung tin nhắn vào danh sách chờ gửi. Click GỬI TIN để gửi các tin nhắn trong danh sách SĐT cần gửi. Danh sách SĐT chờ/đang gửi. Nhập danh sách số điện thoại bằng tay: Ta có thể thực hiện việc gửi tin nhắn bằng cách tự nhập danh sách các số điện thoại cần gửi vào ô “Nhap cac so dien thoai de gui [ngăn cách bằng dấu “;” , sau đó đánh nội dung cần gửi vào phần “Noi dung gui” Æ Click vào nút “Nhập danh sach” để thêm vào “Danh sach so dien thoai can gui”, việc cuối cùng ấn vào nút “Gửi SMS” Sau khi ấn nút “Gui tin” hệ thống sẽ lần lượt gửi tin nhắn tronh danh sách chờ gửi. Chương trình cũng thông báo các trạng thái của tin nhắn là: Sending (đang gửi), Success (gửi thành công), Fail (gửi lỗi). Nhập danh sách số điện thoại từ file Excel: Trong file file excel phải có một trường “Mobile” để chương trình có thể hiểu được đâu là cột chứa danh sách các số điện thoại cần gửi. Để nhập danh sách các số điện thoại từ file Excel, click vào “Excel” (ở dưới ô nhập danh sách SĐT), www.iNET.vn chọn đường dẫn và tên file. Các SĐT có trong file sẽ được đưa vào ô “Nhap so dien thoai de gui”. Nhập danh sách các số điện thoại từ file Text: Các SĐT lưu trong file text phải được ngăn cách nhau bằng dấu “;” Để nhập danh sách các số điện thoại từ file Excel, click vào “Text” (ở dưới ô nhập danh sách SĐT), chọn đường dẫn và tên file. Các SĐT có trong file sẽ được đưa vào ô “Nhap so dien thoai de gui”. Nhập danh sách các số điện thoại từ Contact của Outlook: Trong cửa sổ Gửi tin nhắn, click nút Outlook, chương trình sẽ hiển thị các SĐT trong Contacts của Outlook. Bạn có thể thực hiện tìm kiếm theo Tên tên (Name), số điện thoại (Mobile), tên công ty (Company). Muốn thực hiện gửi đến số điện thoại nào chỉ việc tích vào số điện thoại đó trong danh sách các số điện thoại Æ click nút Them vao danh sach gui Æ Cửa sổ gửi tin sẽ hiển thị danh sách những số điện thoại vừa nhập. Gửi tin từ Log SMS: Ngoài các chức năng gửi tin nói trên, chương trình còn cho phép thực hiện gửi tin từ Log SMS (nơi lưu các tin đã gửi thành công (Success) và gửi lỗi (Fail) trước đó). Trên giao diện Gửi tin, click nút Log. Màn hình tìm kiếm SĐT trong log sẽ hiện ra. www.iNET.vn Bạn có thể tìm kiếm theo số điện thoại, ngày gửi, trạng thái các tin gửi (Success, Fail, toàn bộ). Sau khi chọn các tiêu chí lọc số, click nút Chon gui để nhập toàn bộ tin nhắn tìm được vào phần danh sách để gửi tin. Gửi tin nhắn đến các số trong một Template có sẵn: Để thực hiện gửi tin nhắn với một Template có sẵn, từ cửa sổ gửi tin, click Template. Chương trình sẽ hiển thị danh sách các Template để bạn chọn. Muốn thực hiện gửi tin nhắn theo Template nào chỉ cần chọn Template đó, click Chon Æ Click Nhap danh sach. www.iNET.vn Nhập danh sách gửi trong khi đang gửi: Trong khi gửi tin nhắn từ danh sách gửi, bạn có thể xóa số điện thoại trong phần nhập danh sách số điện thoại, sau đó nhập thêm số điện thoại mới, chỉnh lại nội dung (nếu cần) và click nút Nhap danh sach để thêm vào danh sách chờ gửi. Xóa tin nhắn không muốn gửi đi: Tin nhắn trong danh sách chờ gửi có thể được xóa đi bằng cách: chọn trong danh danh sách tin gửi đi rồi kích chọn Xoa so dien thoai. Nhập lại danh sách gửi tin: Khi không muốn gửi tất cả tin nhắn trong phần danh sách gửi đi, bạn chỉ cần click Nhap lai. Chương trình sẽ xóa toàn bộ số điện thoại trong danh sách gửi. Gửi lại tin lỗi: Đây là một tính năng cho phép bạn kiểm soát chương trình tốt nhất. Khi bạn chọn tính năng Gui lai tin loi trên giao diện chương trình sẽ tự động quét và gửi lại những tin đã gửi lỗi. Nếu bạn không chọn thì những tin gửi lỗi sẽ được lưu lại trong phần Tin gui loi của chương trình. www.iNET.vn Kiểm tra Blacklist: Nếu chọn Kiem tra Blacklist, khi click vào nút Nhập danh sách, chương trình sẽ không nhập các SĐT có trong Blacklist vào danh sách chờ gửi. Nếu không chọn “Kiem tra Blacklist” thì chương trình sẽ nhập toàn bộ SĐT mà không kiểm tra Blacklist. Gửi nhận tin nhắn: Sau khi nhập xong danh sách gửi, bạn click Gui tin để bắt đầu gửi tin nhắn trong danh sách chờ gửi. Những tin gửi thành công sẽ lưu trong phần Tin đã gui. Những tin gửi lỗi sẽ lưu trong phần Tin gui loi. Những tin chưa gửi trong danh sách tin gửi đi sẽ lưu trong phần Tin dang gui. Những tin nhắn đến sẽ lưu trong phần Tin nhan den. Dừng gửi tin nhắn: Trong quá trình gửi tin nhắn bạn có thể click nút Dung gui để dừng gửi tin nhắn trong danh sách gửi. Nếu bạn muốn gửi tiếp click nút Gui tin, chương trình tiếp tục gửi tin nhắn trong danh sách tin gửi đi. Nếu bạn thoát khỏi chương trình gửi toàn bộ tin nhắn chưa gửi sẽ được lưu và phần Tin đang gui. Thay sim trong khi gửi tin: Trong khi đang thực hiện gửi tin nhắn, nếu SIM của bạn hết tiền trong tài khoản và các tin gửi đi báo lỗi liên tục, bạn có thể thay SIM mới mà không ảnh hưởng đến chương trình gửi tin. Để hạn chế lượng tin lỗi khi thay SIM bạn nên chon Dung gui để chương trình gửi tin dừng lại. Sau đó thay SIM. Với modem CDMA của Huawei, bạn có thể mở chương trình Huawei lên để kiểm tra xem SIM mới đã nhận chưa. Khi SIM mới đã nhận bạn mở cửa sổ gửi tin và chọn Gui tin để tiếp tục quá trình gửi tin. 5.5 Quản lý Blacklist Blacklist (danh sách đen) là nơi chứa các SĐT không muốn nhận tin. Trước tiên ta chọn Blacklist ở phần Chuc nang. www.iNET.vn Cửa sổ chứa danh sách SĐT sẽ hiện ra. Bạn có thể nhập từng SĐT vào danh sách hoặc lấy từ file Excell hoặc Text. Có thể thêm sửa xóa SĐT trong danh sách trong. 5.6 Quản lý tin nhắn tạo sẵn (Template) Template cho phép chúng ta gửi một nội dung tin nhắn đến nhiều số điện thoại khác nhau mà không cần phải soạn lại. Tạo mới một Template: Chọn menu Chuc nang Æ Template hoặc click nút Template trên màn hình chính của chương trình. Cửa sổ Danh sách Template sẽ hiện ra. Để tạo 1 Template mới, click nút Them. Ten Template: nhập tên của template. Danh sach so dien thoai: Danh sách các số điện thoại cần gửi. Bạn có thể nhập số điện thoại bằng tay hoặc load từ file Excel, Text, CSDL. Noi dung Template: nội dung của tin nhắn cần gửi www.iNET.vn Sau khi đã nhập các thông tin, bạn click nút Lưu để thêm mới Template vào chương trình. Xóa Template đã có sẵn: Bạn chọn Template và click nút Xoa. Sửa Template: Bạn chọn Template và click nút Sua. Tạo Template có kết nối đến CSDL SugarCRM SugarCRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng được sử dụng khá phổ biến ở Việt nam và các nước trên thế giới. Phần mềm có chức năng quản lý các contact, trong đó có SĐT và tên của khách hàng. Bạn có thể kết nối đến CSDL của SugarCRM để gửi tin cho các khách hàng của mình. Kết nối đến CSDL MySQL của SugarCRM. Chọn menu Cau hinh Æ Ket noi CSDL. Cửa số Cấu hình kết nối cơ sở dữ liệu hiển ra. Bạn nhập các thông số cấu hình: Server: Địa chỉ IP của máy chủ cài CSDL của SugarCRM User: Tên truy cập CSDL. Password: Mật khẩu truy cập CSDL. Database: Tên CSDL (ví dụ: sugarcrm) Để thêm một Template với các thông tin lấy từ CSDL, bạn chọn chức năng tạo mới Template và chọn nút CSDL. Sau đó chọn các trường (tên, địa chỉ, tên công ty,…) mà bạn muốn thêm vào. www.iNET.vn 5.7 Lập lịch gửi tin nhắn (Schedule) Schedule cho phép ta hẹn giờ, lập lịch gửi tin nhắn. Mỗi khi đến thời điểm định trước, phần mềm sẽ tự động gửi tin nhắn theo một Template được chọn đến các SĐT tương ứng với Template đó. Tạo một Schedule mới: Chọn menu Cau hinh Æ Lap lich, hoặc click nút Lap lich ngay từ giao diện chính. Cửa sổ Danh sách schedule sẽ hiện ra. Cửa sổ này có chức năng quản lý tất cả các Schedule của hệ thống. Nó hiển thị thông tin (ngày giờ, Template,..) của tất cả các Schedule hiện có của hệ thống. Để tạo một Schedule mới, bạn chọn nút Them, cửa sổ nhập schedule sẽ hiện ra. Tên Schedule: Tên Schedule bạn muốn tạo. Chu ky thuc hien: Thời gian mà gửi tin nhắn (Tự nhập, theo ngày, theo tuần). Ngay thuc hien: Ngày gửi tin nhắn. Thoi gian thuc hien: giờ gửi tin nhắn. Template: Template dùng để gửi. Các Templates được tạo và lưu trong phần quản lý Templates. Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn click nút Nhap để lưu thông tin Schedule.Trong Danh sách Schedule sẽ xuất hiện một Schedule mới với các thông số mà bạn vừa nhập. www.iNET.vn 5.8 Trả lời tự động Trước tiên vào chọn phần Tra loi tu dong trong phần Chuc nang.Cửa sổ quản lí Tra loi tu dong sẽ hiện ra. Tin nhan den: Nội dung tin nhắn gửi đến cần kiểm tra để tự động trả lời. Noi dung tra ve: Nội dung hệ thống trả về khi nhận tin nhắn đến có trong CSDL. Them: Thêm vào CSDL sau khi nhập nội dung đến và trả về của tin nhắn. Xoa: Xoa tin nhắn tự động trả lời lưu trong CSDL. Luu lai: Lưu lại tin nhắn tự động trả lờ vào CSDL. Thoat: Thoát khỏi cửa sổ trở về giao diện chín