Hướng dẫn thực hiện 5S

* HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S Giảng viên: Hồ Minh Hường /TP QLCL – Khối KTKSNB * NỘI QUY LỚP HỌC Có mặt ĐÚNG GIỜ Điện thoại CHẾ ĐỘ RUNG Không nói CHUYỆN RIÊNG Không ra vào TỰ DO Báo CB QUẢN LÝ LỚP khi vắng mặt Có mặt ĐÚNG GIỜ XIN PHÉP * MỤC TIÊU KHOÁ HỌC Chương trình triển khai 5S tại MB Nhận thức chung về 5S Phương pháp và cách thức triển khai áp dụng 5S tại đơn vị Đánh giá hoạt động 5S * NỘI DUNG CHÍNH * NỘI DUNG CHÍNH 1. Thực trạng luôn phải đối mặt Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các vật dụng không phù hợp và đồng nhất. Văn phòng: tài liệu, hồ sơ, đồ dùng VP không sạch sẽ, sẵn có Máy móc thiết bị được bố trí và bảo trì không thích hợp. Lối đi, giao thông nội bộ không được thông thoáng! 2. Các tình huống tìm kiếm… Thời gian tìm kiếm = 0 Mất cả buổi mới tìm thấy Có tìm nhưng nhưng không thấy Không thấy Tìm kiếm Có thể dùng ngay Số lượng vừa đủ Số lượng quá nhiều Có nhưng số lượng không đủ Có nhưng không dùng được Hết thời gian Vội vàng đặt mua Sau đó Lại tìm thấy Vội vàng đặt mua Ta thật giỏi  Tiếc quá, không đáp ứng được công việc  Lại thừa rồi Tốn tiền quá !!! Nguy cơ? Tiếc quá, thật lãng phí  Nguy cơ? Tồn kho Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả. Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp Giảm lãng phí: Thời gian Vận chuyển Không gian Kiểm kê Tinh thần 3. Lợi ích của 5S * 4. 5S là gì 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…) Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Nhật 5. Ý nghĩa của các S Một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí. S1 S2 S3 S4 S5 * Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết Loại bỏ những thứ không cần thiết Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết S1: SÀNG LỌC ơĐúng là nói Thật là dễ * S2: SẮP XẾP * S3 :SẠCH SẼ * Duy trì thành quả đạt được “Liên tục phát triển” 3S Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ Mọi lúc, mọi nơi Nguyên tắc 3 Không: Không có vật vô dụng. Không bừa bãi. Không dơ bẩn. S4 : SĂN SÓC S4 = S1 + S2 + S3 được vận hành một cách liên tục và trở thành tiêu chuẩn (thói quen). Các tiêu chuẩn, thói quen đó liên tục được cải tiến và nâng cao mức độ. * S5 : SẴN SÀNG Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S: Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S. Thi đua giữa các cá nhân Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN Thường xuyên đánh giá kiểm tra. Đánh giá nội bộ 5S Đánh giá chéo giữa các PGD/CN… NỘI DUNG CHÍNH * PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÁC CHI NHÁNH PHÒNG GIAO DỊCH C Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S PHÒNG GIAO DỊCH B PHÒNG GIAO DỊCH A CÁC CHI NHÁNH Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S. QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị. Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng giao dịch trực thuộc trong quá trình thực hiện 5S * Các bước triển khai 5S Böôùc 3 Tổng veä sinh Böôùc 4 Thực hiện 3S Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện. Hướng dẫn kickoff (phát động chương trình thực hiện). Hướng dẫn đào tạo 5S lại 5S cho các thành viên. Hướng dẫn thực hiện tổng vệ sinh CN/PGD. Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư liệu về thực hiện chương trình 5S. * * Các bước triển khai 5S BƯỚC 1Chuẩn bị thực hiện, Kickoff và đào tạo. * Chuẩn bị thực hiện Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về chương trình triển khai 5S của đợt 2. Rà soát lại ban 5S: Bổ sung thành viên nếu cần. Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn đề gì? Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của PQLCL. * Kick off và đào tạo. Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích, bản tin nội bộ tại chi nhánh Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên tham gia triển khai 5S. * * Tổng vệ sinh Cung cấp dụng cụ và thiết bị cần thiết để vệ sinh Tổ chức tổng vệ sinh Phân chia thành các nhóm nhỏ làm vệ sinh tại các khu vực được xác định Chụp ảnh hiện trường Cận cảnh Toàn cảnh Share ảnh lên cho mọi thành viên cùng thưởng lãm. Thực hiện S1: Sàng lọc Thực hiện S2: Sắp xếp Thực hiện S3: Sạch sẽ * * Các bước triển khai 5S BƯỚC 2 Thực hiện 3S. Thực hiện S1 Không gian Văn phòng… Tủ tài liệu, kệ,… Bàn làm việc Các tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu Đồ dùng cá nhân của nhân viên Các vật phẩm, NVL trong kho. S1: SÀNG LỌC (SEIRI) Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết Loại bỏ những thứ không cần thiết Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết * Thực hiện S2 S2: SẮP XẾP (SEITON) Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn. Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ thống. Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng. Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến. Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người sử dụng. * CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP: Thực hiện S2 (tiếp) * Thực hiện S2 (tiếp) Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc chén… (tham khảo) * Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung. Cách sắp xếp bàn làm việc: Thực hiện S2 (tiếp) * Thực hiện S3 S3: SẠCH SẼ (SEISO) Dọn dẹp, lau dọn thường xuyên nơi làm việc. Phòng ngừa nguồn lây bẩn. * CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH 1. Khu vực tủ hồ sơ tài liệu Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ, tủ đựng hồ sơ, tài liệu… 2. Thiết bị văn phòng Các loại máy móc thiết bị văn phòng: máy in, máy fax, máy xén giấy, máy photo, bàn viết, ghế ngồi… 3. Khu vực xung quanh. Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh, khu vực tiếp khách, khu vực 5s v.v… Thực hiện S3 (tiếp) * Yêu cầu sau thực hiện 3S Thỏa mãn 3C: Clean Clear Compact Dễ dàng xác định vị trí của một vật. Nhận biết vật đó thừa hoặc thiếu. Nhận biết ngay vật đã bị thất lạc. Mọi vật có thể dễ dàng lấy ra sử dụng. Tất cả mọi người cần dùng đều biết. Thỏa mãn 3E: Easy to find. Easy to use. Easy to put back. Kết quả của việc thực hiện 3S phải đạt được: Nên thực hiện các bước 1 và 2 cùng 1 ngày. Hướng dẫn thực hiện S4 * * BƯỚC 3 Thực hiện S4 Các bước triển khai 5S * Thực hiện S4 S4: SĂN SÓC (SEIKETSU) Duy trì thành quả đạt được “Liên tục phát triển” 3S Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ Mọi lúc, mọi nơi Nguyên tắc 3 Không: Không có vật vô dụng. Không bừa bãi. Không dơ bẩn. Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S. Phân công trách nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản ) Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp…. Đồng bộ hóa file tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng… Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm cập nhật thông tin mới và thường xuyên của CN ) * * Thực hiện S4 * Thực hiện S4 Hướng dẫn thực hiện S5 * * Các bước triển khai 5S BƯỚC 4 Thực hiện S5 * Sắp xếp Sàng lọc Đỉnh cao của vòng tròn là S5 Thời gian Thực hiện các S S5: SẴN SÀNG(SHITSUKE) làm tất cả những việc (S1+S2+S3+S4) với ý thức tự giác cao. Thực hiện S5 Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người. Nếu như “con người” trong tổ chức không có thói quen thực hiện các quy định hoặc thiếu sự tự giác chấp hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào thì dễ nhưng khó duy trì tạo hiệu quả thực sự. Bước 5: Thực hiện 3S hàng ngày Thực hiện S5 cần làm ? Thường xuyên tuyên truyền nội bộ về 5S trong đơn vị * * Thường xuyên đánh giá nội bộ 5S Lãnh đạo là tấm gương về việc thực hành tốt 5S Đào tạo 5S cho toàn thể cán bộ, nhân viên. Niêm yết kết quả đánh thực hiện 5S thường xuyên. Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình. * Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác Đánh giá nội bộ 5S CÁC KẾT QUẢ CHÍNH Báo cáo thực hiện Hình ảnh minh họa Checklist đánhgiá tại CN * * Các bước triển khai 5S BƯỚC 5 Nghiệm thu kết quả thực hiện  Nghiệm thu kết quả với phòng QLCL Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 25/09/2012. Gồm 03 nội dung chính như sau: Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được lưu trữ và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá). Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau: Kickoff Tổng vệ sinh Trước và sau khi thực hiện 5S. Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần: Checklist đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra email để cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời từ P.QLCL. * * * NỘI DUNG CHÍNH * 1. Cam kết của Lãnh đạo TÀI CHÍNH THỜI GIAN NHÂN LỰC * 2. Sự tham gia của tất cả Tất cả các phòng ban, tất cả mọi người. Không có ngoại lệ !!! * 3. Cải tiến liên tục Cải tiến theo tinh thần liên tục  Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ nhất mang lại giá trị trong công việc * 4. Quảng bá 5S như 1 sản phẩm Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc thi tuyên truyền 5S; slogan… 5S 5S 5S * 5. Đánh giá 5S nội bộ Quá trình đánh giá nhằm: Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống Tìm kiếm cơ hội cải tiến ĐÁNH GIÁ KHÔNG PHẢI LÀ SỰ TRỪNG PHẠT * 6. Ghi nhận đóng góp Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự GẮN BÓ - TRUNG THÀNH Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe ! Phòng Quản lý chất lượng – Hội sở O4 62661088 ext 541,679,244