Hướng dẫn thực hiện phân hệ quản lý giảng dạy

DỰ ÁN SREM HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN PHÂN HỆ QUẢN LÝ GIẢNG DẠY (XẾP THỜI KHÓA BIỂU) BÁO CÁO VIÊN: Huỳnh Thị Hồng Nam ĐT: 0914842013 Email: hongnamhy1983@gmail.com Qui trình tổng thể phân hệ “Quản lý giảng dạy” Danh sách Khối học Danh sách Lớp học Danh sách Môn học 1 2 3 4 5 Phân công chuyên môn Tạo dữ liệu Giáo viên Tạo dữ liệu Học sinh Các ràng buộc Khởi tạo dữ liệu từ phân hệ “Quản lý nhân sự- PMIS” Khởi tạo dữ liệu từ phân hệ “Quản lý học sinh- VEMIS Student” 1. Chuẩn bị 1.1. Chuẩn bị phần mềm để thực hiện xếp TKB: - Phần mềm: Máy đã cài đặt các phân hệ PMIS, VEMIS. - Cơ sở dữ liệu: Dữ liệu PMIS, VEMIS - Update phiên bản 1.2.0 (ngày 06072012) 1.2. Chuẩn bị thông tin để xếp TKB: - Thông tin về học sinh (khối học, lớp học, môn học: lấy từ VEMIS) - Thông tin về giáo viên (Lấy từ PMIS hoặc nhập trực tiếp) - Bảng phân công chuyên môn - Các điều kiện riêng của trường, cá nhân giáo viên. - Dự kiến các form (mẫu) thời khóa biểu (Học trong bao nhiêu ngày, số ngày học 5 tiết, 4 tiết cho khối/lớp...) Nếu sử dụng danh sách giáo viên từ PMIS: • Chạy chương trình “Quản lý các phân hệ” • Thực hiện đăng nhập hệ thống với quyền cao nhất (superadmin) • Thực hiện thiết lập tài khoản PEMIS * Thực hiện thiết lập tài khoản + B1: Tạo tài khoản: chọn sử dụng mã nhân viên + B2: Mật khẩu: chọn 1 trong 3 gợi ý: - Sử dụng mã nhân viên - Sử dụng ngày sinh của nhân viên - Sử dụng mặc định + B3: Thiết lập tài khoản: Chọn thiết lập, chương trình sẽ thiết lập quyền sử dụng cho toàn bộ nhân viên của nhà trường. 2 1 3 * Thực hiện thiết lập tài khoản + B1: Tạo tài khoản: chọn sử dụng mã nhân viên + B2: Mật khẩu: chọn 1 trong 3 gợi ý: - Sử dụng mã nhân viên - Sử dụng ngày sinh của nhân viên - Sử dụng mặc định + B3: Thiết lập tài khoản: Chọn thiết lập, chương trình sẽ thiết lập quyền sử dụng cho toàn bộ nhân viên của nhà trường. + Lấy được danh sách GV từ PMIS vào xếp TKB + Các giáo viên được phân quyền sử dụng ở phân hệ quản lý điểm ở các lớp mình dạy được phân trên TKB * Thực hiện thiết lập tài khoản Lưu ý: -Kiểm soát số lượng GV nhập vào đã đủ chưa - Nếu chưa đủ cần kiểm tra dữ liệu trên PMIS: + Phiên bản thấp  cần cập nhật lên phiên bản 3.4.5 Một số lưu ý trong quá trình thiết lập thời khóa biểu 1- Thường xuyên thực hiện lưu tệp dữ liệu - Chọn “Tệp”  “Lưu tệp với tên” 2- Thực hiện cập nhật dữ liệu CSDL lên VEMIS_timetable - Chọn “Dữ liệu”  “Cập nhật dữ liệu lên VEMIS_timetable” 1 2 3 Một số lưu ý trong quá trình thiết lập thời khóa biểu 3- Mở tệp dữ liệu - Chọn “Tệp”  “Mở tệp” 4- Sử dụng các dữ liệu đã cập nhật - Chọn “Dữ liệu”  “Khởi tạo dữ liệu từ VEMIS”  Chọn Id thích hợp 1 2 2. Quy trình 2.1. Nhập dữ liệu ban đầu 1> Khởi tạo dữ liệu từ VEMIS - Chạy phân hệ “Phân công công tác” - Chọn menu “Dữ liệu”  “Khởi tạo dữ liệu từ VEMIS” 2> Thông tin về “Ngày học” - Lựa chọn số ngày học trong 1 tuần - Chọn menu “Dữ liệu”  “Ngày học/Tiết giảng”  “Số ngày học trong 1 tuần” 3> Thông tin về “Tiết giảng” - Lựa chọn số giờ học trong 1 ngày - Chọn menu “Dữ liệu”  “Ngày học/Tiết giảng”  “Số tiết dạy trong 1 ngày” 4> Thông tin về môn học, giáo viên, học sinh - Môn học: Chọn menu “Dữ liệu”  “Danh sách môn học” Có thể thay đổi, thêm mới, loại bỏ theo ý người dùng bằng các chức năng “Đổi tên”, “Thêm mới”, “Xóa”. - Giáo viên: Chọn menu “Dữ liệu”  “Giáo viên”: + GV được lấy từ PMIS (GV biên chế, hợp đồng trong biên chế) + Có thể thay đổi, thêm mới, loại bỏ theo ý người dùng.  Đối với GV hợp đồng ta thực hiện thêm mới trực tiếp 4> Thông tin về môn học, giáo viên, học sinh - Môn học - Giáo viên - Lớp học: + Chọn menu “Dữ liệu”  “Danh sách khối học” + Chọn menu “Dữ liệu”  “Danh sách lớp học” 5> Phân công giảng dạy - Phân công giáo viên giảng dạy môn, ở lớp học và số tiết giảng dạy của từng môn trong một tuần - Thực hiện: Chọn menu “Dữ liệu”  “Các tiết giảng”  chọn Thêm mới + Chọn tên giáo viên (kích đúp) + Chọn môn dạy: + Chọn lớp dạy (kích đúp) + Chọn số ngày dạy, số tiết trên 1 ngày dạy + Chọn mức độ tuân thủ 5> Phân công giảng dạy 1 2 3 4 5 6 7 6> Kiểm tra tính đẩy đủ, chính xác của dữ liệu đã nhập. * Kiểm tra trực tiếp: Chọn menu “Dữ liệu”  “Các tiết giảng[phân công giảng dạy]”  Sử dụng chức năng Lọc 6> Kiểm tra tính đẩy đủ, chính xác của dữ liệu đã nhập * Kiểm tra qua thống kê: - Chọn menu “Thống kê”  “Thống kê môn học” -Chọn menu “Thống kê”  “Thống kê giáo viên” - Chọn menu “Thống kê”  “Thống kê học sinh” 6> Kiểm tra tính đẩy đủ, chính xác của dữ liệu đã nhập * Kiểm tra qua tính năng nâng cao - C1: Chọn menu “Thống kê”  “Xuất thông tin chi tiết ra tệp ngoài”  Kiểm tra được chính xác, phát hiện lỗi trong phân công chuyên môn thông qua chức năng khung nhìn học sinh cho cột môn học thể hiện trong tệp Index.html trong TM C:\IoIT VEMIS\VEMIS\Timetable\fet- results\statistics\... 6> Kiểm tra tính đẩy đủ, chính xác của dữ liệu đã nhập * Kiểm tra qua tính năng nâng cao - C2: Chọn menu “Nâng cao”  “Kế hoạch giảng dạy” 2.2. Thiết lập các ràng buộc - Chọn menu “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian” - Bao gồm: + Các ràng buộc cơ bản (Khác) + Các ràng buộc về mặt thời gian của giáo viên + Các ràng buộc thời gian của học sinh + Các ràng buộc thời gian về tiết giảng - Khi thiết lập có thể chia thành: + Ràng buộc cơ bản: Số ngày, lớp học 4/5 tiết, tiết cố định (chào cờ, sinh hoạt, ...), ngày nghỉ của giáo viên, + Ràng buộc nâng cao: Song song giáo án, chia sẻ phòng chức năng, số tiết trống trong ngày, số tiết tối thiểu, Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 1- Những lớp học 4/5 tiết trên ngày Căn cứ trên tổng số tiết của từng lớp/tuần  dự kiến form (mẫu) thời khóa biểu VD: Khối 6 có tổng số tiết là 27 có 3 hôm 5 tiết, 3 hôm 4 tiết  dự kiến: T2, T5, T7: 5 tiết T3, T4, T6: 4 tiết  Thực hiện: Chọn menu “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Học sinh”  “Những thời điểm một lớp học không lên lớp được”  Chọn Thêm mới Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 1- Những lớp học 4/5 tiết trên ngày  Đối với các lớp khác ta làm tương tự. 1 2 3 4 Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 2- Thiết lập cố định cho các tiết chào cờ, sinh hoạt, toán, thể dục, văn - Thông thường các tiết chào cờ, sinh hoạt thường được đặt cố định VD: + Chào cờ: vào tiết 1 thứ 2 + Sinh hoạt: vào tiết 5 thứ 7 - Tiết toán, thể dục, văn không xếp vào tiết 5 Thực hiện: Chọn menu “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “ Tiết giảng”  “Nhóm tiết giảng [lọc theo giáo viên, lớp, môn] với các thời gian cụ thể của buổi học”  Chọn Thêm mới Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 2- Thiết lập cố định cho các tiết chào cờ, sinh hoạt, toán, thể dục, văn 1 2 3 Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 2- Thiết lập cố định cho các tiết chào cờ, sinh hoạt, toán, thể dục, văn 1 2 3 Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 2- Thiết lập cố định cho các tiết chào cờ, sinh hoạt, toán, thể dục, văn Trường hợp: Tiết sinh hoạt có thể không cùng giờ thì ta thực hiện: 1 3 4 2 Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên Căn cứ số tiết trên tuần của giáo viên ta ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ 3.1 Ràng buộc tự động tất cả giáo viên - Để có được ràng buộc này phải chắc chắn giáo viên toàn trường thỏa mãn cùng có được số ngày nghỉ trong tuần. Ví dụ: Ràng buộc mỗi giáo viên đều có ít nhất 1 ngày nghỉ trong tuần - Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Giáo viên”  “Số ngày dạy tối đa trong một tuần của tất cả các giáo viên” Chọn Thêm mới Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.1 Ràng buộc tự động tất cả giáo viên Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên VD: + GV có con nhỏ ưu tiên không xếp tiết 1, tiết 5 + GV đi học nghỉ thứ 6, thứ 7 + GVCN nghỉ 1 ngày liền kề với thứ 2 hoặc thứ 7  Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Giáo viên” ”Thời gian bận của một giáo viên”  Chọn Thêm mới Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên 1 2 3 GV có con nhỏ Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên 1 2 3 GV đang đi học Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên 1 2 3 GV chủ nhiệm Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên 1 2 3 2 GV hợp đồng, thỉnh giảng Ví dụ thiết lập ràng buộc (cơ bản) 3- Ràng buộc ngày nghỉ, tiết nghỉ của giáo viên 3.2. Ràng buộc cố định ngày nghỉ của một giáo viên 1 2 3 Hiệu trưởng Ví dụ thiết lập ràng buộc (nâng cao) 4- Số giờ dạy trong ngày tối thiểu - Để hạn chế tình trạng GV ngày lên lớp nhiều tiết quá (5 tiết) và có ngày lên lớp ít tiết quá (1 tiết)  Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Giáo viên” ”Số giờ dạy tối thiểu trong ngày đối với GV”  Chọn Thêm mới 1 2 Ví dụ thiết lập ràng buộc (nâng cao) 5- Số tiết nghỉ xen kẽ tối đa trong ngày đối với tất cả GV - Để hạn chế tình trạng GV trống tiết trong ngày quá nhiều ta nên hạn chế số giờ nghỉ xen kẽ trong ngày (càng gần 1 càng tốt)  Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Giáo viên” ”Số tiết nghỉ tối đa trong ngày đối với tất cả GV”  Chọn Thêm mới 1 2 Ví dụ thiết lập ràng buộc (nâng cao) 6- Thực hiện song song giáo án VD: GV Anh dạy môn Lý khối 6  xếp GV hôm nào lên lớp thì có tiết của cả các lớp 6  Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Tiết giảng”  “Các tiết giảng bắt đầu cùng ngày (có thể khác giờ)” Chọn Thêm mới 1 2 3  Thực hiện tương tự đối với các GV còn lại Ví dụ thiết lập ràng buộc (nâng cao) 7- Chia sẻ phòng chức năng VD: 2 GV dạy môn Tin  2 GV này không được trùng giờ -  Chọn “Dữ liệu”  “Ràng buộc về mặt thời gian”  “Tiết giảng”  “Các tiết giảng không được phép xếp chồng lẫn nhau” Chọn Thêm mới 1 2 3 2.3. Tạo thời khóa biểu 1> Tạo một thời khóa biểu - Chọn menu “Thời khóa biểu (TKB)”  “Tạo TKB mới” - Chọn Bắt đầu - Đợi chương trình thực hiện và kiểm tra mâu thuẫn mềm (nếu có) 2.3. Tạo thời khóa biểu * Lưu ý: + Nếu xây dựng được phương án mà phần mềm thực hiện được thì được ngay TKB mới. Nếu phương án xây dựng không thể thực hiện thì phải sửa lại các ràng buộc đã xây dựng + Để tìm được các ràng buộc không khả thi thì vào “Thời khóa biểu (TKB)”  “Hiển thị các mâu thuẫn mềm” phân tích tìm và sửa lại các ràng buộc đó và tạo lại TKB mới + Kiểm tra TKB của giáo viên và lớp học: Vào “Thời khóa biểu (TKB)”  “TKB giáo viên” hoặc “TKB học sinh”. Kiểm tra phát hiện các bất hợp lý, sửa lại các ràng buộc và tạo lại TKB mới. + Nên cho chạy vài lần và chọn lần phù hợp nhất và lưu lại. 2.3. Tạo thời khóa biểu 2> Tạo nhiều thời khóa biểu - Chọn menu “Thời khóa biểu (TKB)”  “Tạo nhiều TKB” + Thiết lập số TKB muốn tạo + Chọn Bắt đầu - Đợi chương trình thực hiện 2 1 2.3. Tạo thời khóa biểu 3> Khóa và mở khóa thời khóa biểu - Chọn menu “Thời khóa biểu (TKB)”  “Khóa/Mở khóa” 2.3. Tạo thời khóa biểu 4> Thực hiện Lưu dữ liệu và TKB với tên - Chọn menu “Thời khóa biểu (TKB)”  “Lưu dữ liệu và TKB với tên” 2.4 Trích xuất & In thời khóa biểu * Trích xuất: - Khi hoàn thành việc lập lịch và tạo thời khóa biểu của 1 đơn vị trường học thì toàn bộ kết quả (Bao gồm: Các mẫu thời khóa biểu, lịch học, lịch giảng dạy, ) sẽ tự động được trích xuất ra thư mục ../fet-results/ timetables/.. dưới dạng các file html. -TKB tổng hợp cho trường nên chọn: . groups_time_vertical.html (Tiết hàng dọc, lớp hàng ngang) hoặc .. groups_time_horizontal.html (Tiết hàng ngang lớp hàng dọc) - Từ đó ta có thể sử dụng các file này để in thời khóa biểu, các lịch học và lịch giảng dạy cho giáo viên và học sinh. 2.4. Trích xuất & In thời khóa biểu * In ấn: Chọn menu “Thời khóa biểu (TKB)”  “Print” - Lựa chọn các tham số để in: + Thông tin: Lớp, GV, môn học, ... + Kiểu in: theo ngày, theo nhóm, hàng dọc, hàng ngang, ... + Thiết lập thông số cho trang in: Các lề, cỡ giấy, ... - Có thể xem trước khi in - Thực hiện in 1 2 3 4 5 Bản đồ tổng hợp hướng dẫn sử dụng VEMIS_timetable