Kế toán kiểm toán - Chương 1: Chứng từ kế toán

1CHƯƠNG 1: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN 1
Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:  Giải thích và trình bày được một quy trình kế toán trong doanh nghiệp  Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán  Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán  Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán  Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế toán MỤC TIÊU 2 NỘI DUNG
Tổng quan về quy trình kế toán
Chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại doanh nghiệp
Thực hành một số biểu mẫu chứng từ chủ yếu 3 SINH VIÊN THAM KHẢO TÀI LIỆU
Luaät keá toaùn
Nghị định 129/2004/NĐ-CP
Cheá ñoä chöùng töø KT: QÑ15/2006/QÑ-BTC
Thoâng tö 64/2013/TT-BTC 4 2KHÁI NIỆM CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN KHÁI NIỆM
Quy trình kế toán là các bước của một quá trình xử lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán. 6 CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN
Quy trình kế toán bao gồm:  Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán  Xử lý trên sổ sách kế toán  Lập và trình bày các báo cáo kế toán
Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các hoạt động. 7 QUI TRÌNH KẾ TOÁN Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu (Chứng từ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Thông tin 8 3GIẢI THÍCH QUI TRÌNH
Hoạt động kinh doanh của đơn vị mang đến cho hệ thống kế toán nguồn dữ liệu kinh tế cần xử lý để có được các thông tin hữu ích.
Đầu tiên, kế toán sẽ thu thập dữ liệu thông qua việc ghi chép trên chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được phân loại, tổng hợp số liệu, ghi chép vào hệ thống sổ kế toán.
Kế toán xử lý dữ liệu đã ghi chép trên sổ để hình thành báo cáo kế toán
Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. 9 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nói chung.
KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính. 10 TÌNH HUỐNG 1
Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng các chung cư cao cấp sau đó bán lại). Trích một đoạn qui trình thanh toán cho nhà thầu như sau: “. Với khoản thanh toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồng, hồ sơ thanh toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu đã được duyệt, Hóa đơn GTGT trên số tiền tạm ứng. Kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán”. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên 11 TÌNH HUỐNG 2
Công ty B là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm cơ khí. Kế toán trưởng là bạn thân của Giám đốc, được sự tin tưởng tuyệt đối.  Phòng kế toán giữ con dấu của công ty  KTT có thể ký chữ ký của Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ ký mà Giám đốc ký nên đôi khi Giám đốc đi vắng thì KTT ký chữ ký của Giám đốc chỉ cần điện thoại cho Giám đốc hoặc báo cáo qua mail. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về tính kiểm soát của hệ thống này. 12 4TÌNH HUỐNG 3
Công ty C là một công ty sản xuất kinh doanh thép. Vì hệ thống kế toán không mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách hàng phải thu và phải trả cho phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp định kỳ hằng tháng.
Sự việc trên tồn tại từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra cũng như không nhận biên bản đối chiếu trên. Khi kiểm toán làm việc với phòng kế toán, phát hiện 10 khoản tiền phải thu của khách hàng được phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về cách tổ chức của Giám đốc công ty C. 13 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ PHÂN LOẠI YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ LẬP, LƯU CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 15 VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ
Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán.
Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý.
Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế.
Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 16 5BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1
Ông A phải đi công Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty. Theo dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ. Theo các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A.
Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách, Ông A phải làm gì?
Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì?
Theo các anh/chị, trong các chứng từ được lập, chứng từ nào là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán. 17 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 2
Công ty X ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y. Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho công ty Y.
Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y.
Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công ty Y sau khi trừ đi 20 trđ tiền phạt. Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công ty X và Y. 18 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo nội dung phản ánh:  Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có...  Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ...  Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương ...  Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ...  Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý ... 19 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo công dụng của chứng từ:  Chứng từ mệnh lệnh  Chứng từ chấp hành  Chứng từ liên hợp 20 6BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 3
Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại chứng từ đã phát sinh theo nội dung phản ánh. 21 BÀI THỰC HÀNH SỐ 4
Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại chứng từ đã phát sinh theo công dụng của chứng từ. 22 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ:  Chứng từ bên trong  Chứng từ bên ngoài 23 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo tính bắt buộc:  Chứng từ bắt buộc  Chứng từ hướng dẫn 24 725
Phân loại theo nội dung phản ảnh:  Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có...  Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ...  Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương ...  Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ...  Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý ... PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TƯ
Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu.
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định.
Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 26 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ
Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 27 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 5
Căn cứ vào mẫu Phiếu thu, cho biết trình tự ký duyệt trên phiếu thu
Căn cứ vào mẫu Hóa đơn, nhận diện các yếu tố cơ bản của chứng từ này. 28 829 30 LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
Kiểm tra chứng từ
Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ 31 Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ
Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập
Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trong máy tính và in ra. 32 9Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ phận trước khi được dùng ghi sổ:  Xét duyệt nghiệp vụ  Thực hiện nghiệp vụ
Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ (flowchart) 33 BÀI TẬP THỰC HÀNH 6
Dựa vào lưu đồ đơn giản ở slide sau, giải thích:  Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể giao cho ai thực hiện?  Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc gì trước khi lập Phiếu chi?  Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán trưởng ký là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau. Theo bạn có được không?  Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu xong không? 34 NGUYEÂN TAÉC CUÛA LAÄP CHÖÙNG TÖØ
Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt.
Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. 36 10 NGUYEÂN TAÉC CUÛA KYÙ CHÖÙNG TÖØ
Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. 37 NGUYEÂN TAÉC CUÛA KYÙ CHÖÙNG TÖØ
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. 38 NGUYEÂN TAÉC CUÛA KYÙ CHÖÙNG TÖØ
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 39 KIỂM TRA CHỨNG TỪ
Người kế toán cần kiểm tra chứng từ trước khi ghi nhận:  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ.  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.  Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế toán. 40 11 NGUYEÂN TAÉC KIEÅM TRA CHÖÙNG TÖØ
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 41 CHỨNG TỪ GỐC Phiếu chiGiấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Phiếu nhập BÀI TẬP THỰC HÀNH 7
Nêu chứng từ gốc của các chứng từ sau:  Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp  Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng  Phiếu thu tiền mặt 43 NGUYEÂN TAÉC KIEÅM TRA CHÖÙNG TÖØ
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. 44 12
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. NGUYEÂN TAÉC KIEÅM TRA CHÖÙNG TÖØ 45 HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ
Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:  Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;  Phân loại chứng từ;  Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. 46 BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.
Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. 47 THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC
10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy TLKT... , TLKT của đơn vị chủ đầu tư, TLKT liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập ..., hồ sơ kiểm toán.
Vĩnh viễn đối với TLKT có tính sử liệu 48 13 YÊU CẦU NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN YÊU CẦU
Tuân thủ các quy định pháp lý
Phù hợp với đặc điểm của đơn vị  Đáp ứng yêu cầu quản lý  Phù hợp khả năng của đơn vị 50 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng
Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ
Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ chứng từ kế toán
Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ
Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán
Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ 51 DANH MỤC CHỨNG TỪ
SV tham khảo danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
SV tham khảo thông tư 64/2013/TT-BTC liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ. 52 14 53 Quy trình hạch toán hàng hóa xuất kho Có Có Không Lập yêu cầu xuất kho Chấp nhận thông tin của PXK trên hệ thống Kết thúc Lập PXK trên hệ thống Phê duyệt phiếu hạch toán trên hệ thống Phê duyệt phiếu hạch toán được in ra và các chứng từ đính kèm Ký nhận vào biên bản bàn giao và PXK Lưu giữ chứng từ kế toán Bắt đầu Lập phiếu Hạch toán cho hàng xuất kho trên hệ thống Đối chiếu PXK trên hệ thống với thực tế PXK và Đơn ĐH Kiểm tra và chấp nhận đơn đặt hàng Có Không 54 Quy trình hạch toán và quản lý tài sản cố định Bắt đầu Tài sản Dán nhãn Cập nhật sổ Tài sản cố định Tính thời gian sử dụng và trích khấu hao cuối kì Bảng tính khấu hao Phê duyệt Cập nhật sổ kế toán Kết thúc Có Không Mua sắm Mua sắm Chứng từ thanh lý Thanh lý Xuất hóa đơn thanh lý Lập phiếu Hạch toán kế toán Phê duyệt Phiếu hạch toán kế toán Quy trình nhập kho Quy trình ghi nhận công nợ phải trả BA THỰC HÀNH MỘT SỐ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ