Kế toán kiểm toán - Chương 5: Chứng từ kế toán và kiểm kê

Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 1 1 CHƯƠNG 5 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ 2 MỤC TIÊU HỌC TẬP 1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán; 2. Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán; 3. Phân loại chứng từ; 4. Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán; 5. Khái niệm và tác dụng của kiểm kê; 6. Phân loại kiểm kê; 7. Phương pháp kiểm kê. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 2 3 5.1 Khái niệm 1. Khái niệm Theo điều 4 chương 1 “Luật kế toán Việt Nam”:  Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.  Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật. 4 Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ: – Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và sự vận động của chúng. – Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của chúng theo yêu cầu quản lý. Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ:  Hệ thống chứng từ kế toán.  Kế hoạch luân chuyển chứng từ. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 3 5 5.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán  Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Dó đó, chứng từ là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế;  Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán;  Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý không thể thiếu cho mọi cuộc thanh tra, kiểm tra, mọi sự khiếu nại, khiếu tố, là bằng chứng của kiểm toán; - Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại, khiếu tố. - Những chứng từ không hợp pháp, hợp lệ sẽ không được kiểm toán viên chấp nhận khi kiểm toán tại doanh nghiệp. 6  Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất các đơn vị và cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Trên chứng từ phải có con dấu, chữ ký xác nhận nội dung nghiệp vụ của các đơn vị, cá nhân có liên quan. Do đó, chứng từ là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất đối với các đơn vị và cá nhân đó.  Chứng từ là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế.  Chứng từ còn là phương tiện giúp lãnh đạo doanh nghiệp truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh trong công tác. Ví dụ như: lệnh chi, lệnh xuất kho, lệnh điều động lao động. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 4 7 5.3 Phân loại chứng từ kế toán 1. Phân loại theo nội dung kinh tế Hiện nay hệ thống chứng từ kế toán nước ta bao gồm các nội dung: - Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ về hàng tồn kho - Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về tiền tệ - Chứng từ về tài sản cố định 8 2. Phân loại theo tính chất pháp lý a. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.  Là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.  Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 5 9 b. Hệ thống chứng từ hướng dẫn Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị, các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể của mình, thêm hoặc bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng vẫn phải bảo đảm tính chất pháp lý của chứng từ. Chẳng hạn như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. 10 3. Phân loại theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ a. Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu, chứng từ trực tiếp) Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là bước ghi chép đầu tiên của kế toán – còn gọi là chứng từ ban đầu, như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 6 11 Chứng từ gốc Theo công dụng, chứng từ gốc được chia thành:  Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ có tác dụng truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh công tác nào đó. Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, giấy đề nghị tạm ứngChứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.  Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ đã được thực hiện như: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai, biên bản kiểm kêLoại chứng từ này được sử dụng để ghi sổ kế toán.  Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp đặc điểm của 2 loại chứng từ kể trên như : Lệnh kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 12 Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc Theo nội dung quy định trong khoản 1, điều 17, mục I chương 2 của Luật kế toán, bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng bao gồm các yếu tố cơ bản dưới đây: Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 7 13 1. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán. 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán. 3. Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế toán. 4. Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế toán. 5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ. 7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 14 b. Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng kê chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, không phải lập lại nhiều lần những bút toán giống nhau. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 8 15 5.4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ 1. Tổ chức lập chứng từ kế toán Theo luật kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.  Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. 16 Ký chứng từ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký mới có giá trị thực hiện. Ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc đóng dấu bằng chữ ký khắc sẳn.Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định.  Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Nghiêm cấm ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký (ký khống).  Chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 9 17 2. Trình tự xử lý chứng từ kế toán a. Kiểm tra chứng từ Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán. 18  Chứng từ hợp pháp là chứng từ lập theo mẫu quy định, ghi chép đúng nội dung, bản chất của NVKT phát sinh (đúng luật pháp).  Chứng từ hợp lệ là chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, và theo quy định phương pháp lập từng loại chứng từ. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 10 19 Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số liên theo quy định không?...). Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành không? Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 20 Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 11 21 b. Hoàn chỉnh chứng từ Là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản 22 c. Luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ là xác định trình tự luân chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ sẽ khác nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ chức hệ thống thông tin trong nội bộ từng đơn vị. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 12 23 d. Bảo quản và lưu trữ chứng từ  Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.  Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Mục đích: khi cần thiết đem ra đối chiếu, kiểm tra.  Cơ quan có thẩm quyền niêm phong, tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu hoặc niêm phong và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong, tạm giữ và ký tên, đóng dấu. 24 Bảo quản và lưu trữ chứng từ  Theo chế độ bảo quản chứng từ hiện hành: chứng từ kế toán được lưu trữ tại Dn 10 năm. Sau đó phải nộp vào kho lưu trữ (Khi nộp phải có biên bản giao nhận).  Chỉ được hủy chứng từ kế toán sau khi có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 13 25 KIỂM KÊ 5.5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê: 1. Khái niệm Theo khoản 1 điều 30 của Luật kế toán: “Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán”. 26 2. Tác dụng của kiểm kê a. Kiểm kê nhằm kiểm tra tại chổ tài sản hiện có, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện kịp thời các hiện tượng, nguyên nhân gây ra chênh lệch và để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế. Về nguyên tắc: Số dư của các tài khoản trên sổ kế toán phải khớp đúng với số liệu thực tế hiện có. Tuy nhiên, giữa sổ sách và số liệu thực tế có chênh lệch do các nguyên nhân như : – Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản. – Đo lường không chính xác. – Lập chứng từ hoặc ghi sổ kế toán sai sót. – Tham ô, mất mát tài sản. Để đáp ứng yêu cầu số liệu chính xác thì phải tổ chức kiểm kê để phát hiện ra chênh lệch nhằm điều chỉnh khớp đúng giữa sổ sách và thực tế. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 14 27 b. Các tài liệu do kiểm kê cung cấp là cơ sở để có kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, là bằng chứng vật chất cho kiểm toán, đồng thời là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất được đúng đắn. Kiểm kê là một công cụ kiểm soát vô cùng quan trọng và không thể thay thế vì giúp xác định số lượng tài sản hiện có thực tế, đồng thời cho biết tình trạng của tài sản để có biện pháp xử lý thích hợp . 28 3. Phân loại kiểm kê Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê Kiểm kê toàn bộ Kiểm kê từng phần Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 15 29 Theo thời gian kiểm kê Kiểm kê định kỳ Kiểm kê đột xuất 30 4. Phương pháp kiểm kê Tùy theo từng đối tượng kiểm kê là hiện vật, giá trị (tiền) hay các khoản thanh toán mà có các phương pháp khác nhau. a. Kiểm kê hiện vật (tiền mặt, vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định). Tiến hành bằng cách cân, đong, đo, đếm tại chổ các loại tài sản, hiện vật được kiểm kê. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 16 31 b. Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá trị như tiền và các chứng khoán.  Đối với việc kiểm kê tiền mặt và các chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, tem, bưu điện). Phương pháp kiểm kê là đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu. Sau đó, lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.  Đối chiếu tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. 32 c. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản nợ phải thu, phải trả. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán thực hiện bằng phương pháp đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của doanh nghiệp với sổ phụ của ngân hàng hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp. Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 17 33 5. Kế toán kết quả kiểm kê TK sử dụng: - TK 1381 ‘Tài sản thiếu chờ xử lý” - TK 3381 ‘Tài sản thừa chờ xử lý” 34 TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý SDCK: Giá trị tài sản thiếu chưa xử lý cuối kỳ - Kết chuyển tài sản thiếu theo quyết định xử lý SDĐK: Giá trị tài sản thiếu chưa xử lý đầu kỳ - Giá trị tài sản thiếu phát hiện trong kỳ chờ xử lý Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 18 35 TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý SDCK: Giá trị tài sản thừa chưa xử lý cuối kỳ SDĐK: Giá trị tài sản thừa chưa xử lý đầu kỳ - Giá trị tài sản thừa phát hiện trong kỳ chờ xử lý Ù- Kết chuyển tài sản thừa theo quyết định xử lý 36 Nội dung kế toán kết quả kiểm kê 1. Căn cứ vào Biên bản kiểm kê, ghi: a. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155, 1561, 211, Có TK 338 (3381) b. Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý: Nợ TK 138(1381) Tổng giá trị tài sản thiếu phát hiện qua kiểm kê Có TK 111, 112 Số tiền thiếu Có TK 152, 153 Giá trị của vật tư thiếu Có TK 155, 156 Giá trị của thành phẩm, hàng hóa thiếu Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 19 37 Nếu TSCĐ hữu hình phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214 Giá trị hao mòn Nợ TK 138(1381) Giá trị còn lại Có TK 211 Nguyên giá 38 2. Căn cứ vào Quyết định xử lý, ghi: a. Xử lý tài sản thừa: Nợ TK 338(3381) Có TK 632 Giảm giá vốn hàng bán (TS thừa là hàng tồn kho) Có TK 642 Giảm chi phí (TS thừa là tiền, tài sản cố định) Có TK 711 Tính vào thu nhập khác Có TK 411 Cho phép tăng nguồn vốn kinh doanh. b. Xử lý tài sản thiếu: Nợ TK 632 Tính vào giá vốn hàng bán (TS thiếu là hàng tồn kho) Nợ TK 642 Tăng chi phí (TS thiếu là tiền, tài sản cố định) Nợ TK 811 Tính vào chi phí khác. Có TK 138 (1381) Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 20 39