Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế
toán;
2. Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng
từ kế toán;
3. Phân loại chứng từ;
4. Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán;
5. Khái niệm và tác dụng của kiểm kê;
6. Phân loại kiểm kê;
7. Phương pháp kiểm kê.
20 trang |
Chia sẻ: tranhoai21 | Lượt xem: 2897 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Kế toán kiểm toán - Chương 5: Chứng từ kế toán và kiểm kê, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 1
1
CHƯƠNG 5
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
VÀ KIỂM KÊ
2
MỤC TIÊU HỌC TẬP
1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế
toán;
2. Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng
từ kế toán;
3. Phân loại chứng từ;
4. Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán;
5. Khái niệm và tác dụng của kiểm kê;
6. Phân loại kiểm kê;
7. Phương pháp kiểm kê.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 2
3
5.1 Khái niệm
1. Khái niệm
Theo điều 4 chương 1 “Luật kế toán Việt Nam”:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã
hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi
nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và
thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm
phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin
theo quy định của pháp luật.
4
Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ:
– Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tài sản,
nguồn vốn của doanh nghiệp và sự vận động của
chúng.
– Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và
sự vận động của chúng theo yêu cầu quản lý.
Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ:
Hệ thống chứng từ kế toán.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 3
5
5.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của
chứng từ kế toán
Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Dó đó,
chứng từ là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của nghiệp vụ kinh tế;
Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán;
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý không thể thiếu
cho mọi cuộc thanh tra, kiểm tra, mọi sự khiếu nại,
khiếu tố, là bằng chứng của kiểm toán;
- Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các
khiếu nại, khiếu tố.
- Những chứng từ không hợp pháp, hợp lệ sẽ không
được kiểm toán viên chấp nhận khi kiểm toán tại
doanh nghiệp.
6
Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất các
đơn vị và cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế
đã phát sinh.
Trên chứng từ phải có con dấu, chữ ký xác nhận nội
dung nghiệp vụ của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Do đó, chứng từ là cơ sở xác định trách nhiệm vật
chất đối với các đơn vị và cá nhân đó.
Chứng từ là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình
hình nộp thuế.
Chứng từ còn là phương tiện giúp lãnh đạo doanh
nghiệp truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các chỉ
thị, mệnh lệnh trong công tác. Ví dụ như: lệnh chi,
lệnh xuất kho, lệnh điều động lao động.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 4
7
5.3 Phân loại chứng từ kế toán
1. Phân loại theo nội dung kinh tế
Hiện nay hệ thống chứng từ kế toán nước ta
bao gồm các nội dung:
- Chứng từ về lao động tiền lương
- Chứng từ về hàng tồn kho
- Chứng từ về bán hàng
- Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về tài sản cố định
8
2. Phân loại theo tính chất pháp lý
a. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt
buộc.
Là những chứng từ phản ánh các quan hệ
kinh tế giữa các pháp nhân có yêu cầu quản
lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh
nghiệp.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 5
9
b. Hệ thống chứng từ hướng dẫn
Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội
bộ của đơn vị. Đối với loại chứng từ này, Nhà
nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để
các đơn vị, các ngành, các thành phần kinh tế
trên cơ sở đó có thể vận dụng vào hoàn cảnh
cụ thể của mình, thêm hoặc bớt một số chỉ tiêu
đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho
thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội
dung phản ánh, nhưng vẫn phải bảo đảm tính
chất pháp lý của chứng từ. Chẳng hạn như
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
10
3. Phân loại theo trình tự xử lý và công
dụng của chứng từ
a. Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu, chứng từ
trực tiếp)
Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp
ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là bước
ghi chép đầu tiên của kế toán – còn gọi là
chứng từ ban đầu, như: hóa đơn bán hàng, hóa
đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 6
11
Chứng từ gốc
Theo công dụng, chứng từ gốc được chia thành:
Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ có tác dụng
truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh công tác nào đó.
Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, giấy đề nghị tạm
ứngChứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ ghi
sổ kế toán.
Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh nghiệp
vụ đã được thực hiện như: hóa đơn, phiếu thu, phiếu
chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai, biên bản
kiểm kêLoại chứng từ này được sử dụng để ghi sổ
kế toán.
Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp đặc điểm
của 2 loại chứng từ kể trên như : Lệnh kiêm phiếu xuất
kho, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ
12
Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc
Theo nội dung quy định trong khoản 1,
điều 17, mục I chương 2 của Luật kế toán,
bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng bao
gồm các yếu tố cơ bản dưới đây:
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 7
13
1. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
3. Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ
kế toán.
4. Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng
từ kế toán.
5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế
tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền của
chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và
bằng chữ.
7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và
những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
14
b. Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng
kê chứng từ gốc)
Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng
hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại,
cùng nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán
được đơn giản, nhanh chóng, không phải lập lại
nhiều lần những bút toán giống nhau.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 8
15
5.4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ
1. Tổ chức lập chứng từ kế toán
Theo luật kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,
phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy
định cho mỗi chứng từ.
16
Ký chứng từ
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký mới có giá
trị thực hiện. Ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không
được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc đóng dấu
bằng chữ ký khắc sẳn.Chữ ký trên chứng từ kế toán
của một người phải thống nhất và phải giống với
chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền
hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Nghiêm cấm
ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo
trách nhiệm của người ký (ký khống).
Chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 9
17
2. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
a. Kiểm tra chứng từ
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được
kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung
thực, tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ.
Việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định
đối với chất lượng công tác kế toán.
18
Chứng từ hợp pháp là chứng từ lập theo mẫu quy
định, ghi chép đúng nội dung, bản chất của NVKT
phát sinh (đúng luật pháp).
Chứng từ hợp lệ là chứng từ được ghi chép đầy đủ,
kịp thời các yếu tố, và theo quy định phương pháp
lập từng loại chứng từ.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 10
19
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các
chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán,
đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có
liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số
liên theo quy định không?...).
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát
sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lý
kinh tế, tài chính hiện hành không?
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên
chứng từ kế toán.
20
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có
hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về
quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối
thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,)
đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết
để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ
tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu
trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu
cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm
căn cứ ghi sổ.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 11
21
b. Hoàn chỉnh chứng từ
Là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của
chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân
loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định
khoản
22
c. Luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ là xác định trình tự luân
chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán
có liên quan để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế
toán.
Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ
sẽ khác nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ
chức hệ thống thông tin trong nội bộ từng đơn
vị.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 12
23
d. Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung
kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn
theo quy định của pháp luật. Mục đích: khi cần thiết
đem ra đối chiếu, kiểm tra.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong, tạm giữ hoặc
tịch thu chứng từ kế toán phải sao chụp chứng từ bị
tạm giữ, bị tịch thu hoặc niêm phong và ký xác nhận
trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi
rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm
phong, tạm giữ và ký tên, đóng dấu.
24
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Theo chế độ bảo quản chứng từ hiện hành:
chứng từ kế toán được lưu trữ tại Dn 10 năm.
Sau đó phải nộp vào kho lưu trữ (Khi nộp
phải có biên bản giao nhận).
Chỉ được hủy chứng từ kế toán sau khi có
quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu
lưu trữ.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 13
25
KIỂM KÊ
5.5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê:
1. Khái niệm
Theo khoản 1 điều 30 của Luật kế toán:
“Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số
lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị
của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm
kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ
kế toán”.
26
2. Tác dụng của kiểm kê
a. Kiểm kê nhằm kiểm tra tại chổ tài sản hiện có, đối
chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện
kịp thời các hiện tượng, nguyên nhân gây ra chênh
lệch và để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với
thực tế.
Về nguyên tắc: Số dư của các tài khoản trên sổ kế toán phải
khớp đúng với số liệu thực tế hiện có. Tuy nhiên, giữa sổ
sách và số liệu thực tế có chênh lệch do các nguyên nhân
như :
– Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản.
– Đo lường không chính xác.
– Lập chứng từ hoặc ghi sổ kế toán sai sót.
– Tham ô, mất mát tài sản.
Để đáp ứng yêu cầu số liệu chính xác thì phải tổ
chức kiểm kê để phát hiện ra chênh lệch nhằm điều
chỉnh khớp đúng giữa sổ sách và thực tế.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 14
27
b. Các tài liệu do kiểm kê cung cấp là cơ sở để
có kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản,
là bằng chứng vật chất cho kiểm toán, đồng
thời là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất
được đúng đắn.
Kiểm kê là một công cụ kiểm soát vô cùng
quan trọng và không thể thay thế vì giúp xác
định số lượng tài sản hiện có thực tế, đồng
thời cho biết tình trạng của tài sản để có biện
pháp xử lý thích hợp .
28
3. Phân loại kiểm kê
Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê
Kiểm kê
toàn bộ
Kiểm kê
từng phần
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 15
29
Theo thời gian kiểm kê
Kiểm kê
định kỳ
Kiểm kê
đột xuất
30
4. Phương pháp kiểm kê
Tùy theo từng đối tượng kiểm kê là hiện vật,
giá trị (tiền) hay các khoản thanh toán mà có
các phương pháp khác nhau.
a. Kiểm kê hiện vật (tiền mặt, vật liệu, hàng
hóa, tài sản cố định).
Tiến hành bằng cách cân, đong, đo, đếm tại
chổ các loại tài sản, hiện vật được kiểm kê.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 16
31
b. Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá
trị như tiền và các chứng khoán.
Đối với việc kiểm kê tiền mặt và các
chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, tem, bưu
điện). Phương pháp kiểm kê là đếm trực
tiếp từng loại và đối chiếu. Sau đó, lập
biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
Đối chiếu tài khoản tiền mặt với biên bản
kiểm kê quỹ tiền mặt.
32
c. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản
nợ phải thu, phải trả.
Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản
thanh toán thực hiện bằng phương pháp đối
chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán
của doanh nghiệp với sổ phụ của ngân hàng
hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán. Mọi khoản
chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp,
những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải
kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay
phải trả khác và xử lý phù hợp.
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 17
33
5. Kế toán kết quả kiểm kê
TK sử dụng:
- TK 1381 ‘Tài sản thiếu chờ xử lý”
- TK 3381 ‘Tài sản thừa chờ xử lý”
34
TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
SDCK: Giá trị tài sản thiếu chưa
xử lý cuối kỳ
- Kết chuyển tài sản thiếu
theo quyết định xử lý
SDĐK: Giá trị tài sản thiếu chưa
xử lý đầu kỳ
- Giá trị tài sản thiếu phát
hiện trong kỳ chờ xử lý
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 18
35
TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
SDCK: Giá trị tài sản thừa
chưa xử lý cuối kỳ
SDĐK: Giá trị tài sản thừa
chưa xử lý đầu kỳ
- Giá trị tài sản thừa phát
hiện trong kỳ chờ xử lý
Ù- Kết chuyển tài sản thừa theo
quyết định xử lý
36
Nội dung kế toán kết quả kiểm kê
1. Căn cứ vào Biên bản kiểm kê, ghi:
a. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155, 1561, 211,
Có TK 338 (3381)
b. Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý:
Nợ TK 138(1381) Tổng giá trị tài sản thiếu phát
hiện qua kiểm kê
Có TK 111, 112 Số tiền thiếu
Có TK 152, 153 Giá trị của vật tư thiếu
Có TK 155, 156 Giá trị của thành phẩm, hàng
hóa thiếu
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 19
37
Nếu TSCĐ hữu hình phát hiện thiếu, ghi:
Nợ TK 214 Giá trị hao mòn
Nợ TK 138(1381) Giá trị còn lại
Có TK 211 Nguyên giá
38
2. Căn cứ vào Quyết định xử lý, ghi:
a. Xử lý tài sản thừa:
Nợ TK 338(3381)
Có TK 632 Giảm giá vốn hàng bán (TS thừa
là hàng tồn kho)
Có TK 642 Giảm chi phí (TS thừa là tiền, tài
sản cố định)
Có TK 711 Tính vào thu nhập khác
Có TK 411 Cho phép tăng nguồn vốn kinh
doanh.
b. Xử lý tài sản thiếu:
Nợ TK 632 Tính vào giá vốn hàng bán (TS thiếu là
hàng tồn kho)
Nợ TK 642 Tăng chi phí (TS thiếu là tiền, tài sản cố
định)
Nợ TK 811 Tính vào chi phí khác.
Có TK 138 (1381)
Chương 5: Chứng từ kế tốn và kiểm kê 20
39