Kế toán kiểm toán - Kiểm toán tiền

1KIỂM TOÁN TIỀN Giảng viên: Ths. Nguyễn Thị Phương Hồng 2 Nội dung và đặc điểm của khoản mục tiền  Kiểm soát nội bộ đối với tiền  Các thủ tục kiểm toán khoản mục tiền KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 3I.Nội dung và đặc điểm của khoản mục tiền KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 41. Nội dung Tiền được trình bày ở phần tài sản (Phần A: Tài sản ngắn hạn, khoản I: Tiền và tương đương tiền, mục I: Tiền). Tiền được trình bày trên bảng cân đối kế toán theo số tổng hợp và các nội dung chi tiết được công bố trong Bảng thuyết minh báo cáo tài chính bao gồm: 5Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Tiền đang chuyển 1. Nội dung 6Tiền mặt Tiền mặt là số tiền được lưu trữ tại két của doanh nghiệp. Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Số liệu được trình bày trên báo cáo tài chính của khoản mục này là số dư của tài khoản Tiền mặt vào thời điểm khóa sổ sau khi đã được đối chiếu với số thực tế và tiến hành các điều chỉnh cần thiết. 7Tiền gửi ngân hàng Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý được gửi tại ngân hàng. Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trình bày trên Bảng cân đối kế toán phải được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ ngân hàng vào thời điểm khóa sổ. 8Tiền đang chuyển Bao gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước,hay tuy đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản Tiền gửi ngân hàng để trả cho các đơn vị khác, thế nhưng đến ngày khóa sổ thì doanh nghiệp vẫn chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng, hoặc giấy báo của kho bạc. 9Tiền là khoản mục được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn. Do thường được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây là khoản có thể bị cố tình làm sai lệch. 2. Đặc điểm 10 Tiền còn là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Do số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của nhiều tài khoản khác, vì thế những sai phạm trong các nghiệp vụ liên quan đến tiền có nhiều khả năng xảy ra và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. 2. Đặc điểm 11 Tiền còn là tài sản rất “nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận biển thủ thường cao hơn các tài khoản khác. Do tất cả những lý do trên, rủi ro tiềm tàng của khoản mục này thường được đánh giá là cao. Vì vậy kiểm toán viên thường dành nhiều thời gian để kiểm tra tiền mặc dù khoản mục này thường chiếm một tỷ trọng không lớn trong tổng tài sản. 2. Đặc điểm 12 3.1 Tiền mặt - Kiểm kê: Không kiểm kê quỹ thường xuyên, không lập biên bản kiểm kê/ hoặc không có thành phần độc lập tham gia kiểm kê; kiểm kê mang tính hình thức, thường xuyên có các chênh lệch kiểm kê, chênh lệch kiểm kê không được xử lý kịp thời - Hạch toán khi thực tế chưa nhập xuất quỹ. - Có nghiệp vụ thu, chi tiền mặt dồn dập dập trước và sau ngày khóa sổ. - Đối với các khoản thu chi bằng ngoại tệ: Không theo dõi nguyên tệ, sử dụng tỷ giá không đúng, không đánh giá chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện đối với số dư cuối năm. 3. RỦI RO VÀ SAI SÓT THƯỜNG GẶP 13 3.1 Tiền mặt - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh. - Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Công ty nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị. - Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt 3. RỦI RO VÀ SAI SÓT THƯỜNG GẶP 14 3.1 Tiền mặt - Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng. - Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh. - Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn. - Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán. - 3. RỦI RO VÀ SAI SÓT THƯỜNG GẶP 15 3.2 Tiền gửi ngân hàng - Không đối chiếu thường xuyên giữa sổ kế toán và Sổ phụ ngân hàng. - Không lập phiếu hạch toán đối với các khoản thu, chí TGNH, không đính kèm các chứng từ liên quan với phiếu hạch toán. - Hạch toán không đầy đủ, không kịp thời các khoản thu, chi TGNH. - Có nhiều tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng khác nhau, nhiều tài khoản không được sử dụng nhưng không tất toán trong năm. 3. RỦI RO CỦA KHOẢN MỤC TIỀN 16 3.2 Tiền gửi ngân hàng - Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư. - Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa. - Người kí sec không phải là những thành viên được ủy quyền. - Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi giấy báo của ngân hàng. 3. RỦI RO CỦA KHOẢN MỤC TIỀN 17 3.2 Tiền gửi ngân hàng - Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị. - Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ. - Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại. - Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH. - 3. RỦI RO VÀ SAI SÓT THƯỜNG GẶP 18 - Hiện hữu - Đầy đủ - Quyền - Đánh giá - Chính xác - Trình bày và công bố 3. Mục tiêu kiểm toán 3. Mục tiêu kiểm toán  Số dư của TK Tiền mặt và TGNH là hợp lý  Sự phù hợp giữa sổ sách kế toán và báo cáo kế toán  Đánh giá đúng đắn đối với các khoản mục tiền là ngoại tệ  Tính đầy đủ của các nghiệp vụ phát sinh  Các khoản thu chi tiền đều được ghi sổ đúng thời điểm  Sự công khai đúng đắn của các khoản tiền 19 20 Kiểm soát nội bộ đối với tiềnII. KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN KiỂM SOÁT NỘI BỘ 21 KiÓm so¸t tiÒn nhËn vÒ vµ xuÊt ra Thùc hiÖn ®èi chiÕu tµi kho¶n ng©n hµng vµ kiÓm kª quÜ B¶o vÖ ng©n quÜ ThiÕt lËp ng©n s¸ch ng©n quÜ 22 1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến thu chi tiền (bán hàng, mua hàng). - Kiểm tra độc lập: kiểm kê quỹ, đối chiếu sổ phụ. - Thu đủ, chi đúng, duy trì số dư tồn quỹ hợp lý 23 2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ  Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính.  Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.  Tập trung đầu mối thu. Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu. Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng. Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yều cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền.  Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi tiền mặt. Cuối mỗi tháng thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. 24 3. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền a) Thu tiền trực tiếp: - Cần tách chức năng bán hàng và thu tiền; - Đánh số thứ tự liên tục trước trên phiếu thu tiền, hóa đơn; - Sử dụng máy tính tiền, giao phiếu tính tiền cho khách hàng; - Đối chiếu tổng tiền thu của hàng bán theo sổ sách với tiền nhân viên nộp vào trong ngày; - Lập báo cáo bán hàng hàng ngày. 25 3. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền b) Thu nợ của khách hàng: - Khách hàng đến nộp tiền: phiếu thu, biên lai; - Đến công ty khách hàng thu tiền: giấy giới thiệu, đối chiếu công nợ; - Thu qua bưu điện: phân công nhiệm vụ cho nhân viên: lập hóa đơn – theo dõi công nợ - đối chiếu sổ tổng hợp với chi tiết – liệt kê cheque nhận được – nộp cheque vào ngân hàng – thu tiền; 26 4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau: Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi. Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng. 27 Kiểm toán khoản mục tiềnIII. KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 28 1. Các tài liệu đề nghị khách hàng cung cấp 1. Bảng CĐKT; 2. Bảng CĐSPS; 3. Sổ Cái tài khoản tiền (TM, TGNH, TĐC); 4. Sổ Kế toán chi tiết tài khoản tiền (tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển); 5. Sổ chữ T/tổng hợp đối ứng; 6. Sổ quỹ tiền mặt; 7. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt; 8. Biên bản đối chiếu hoặc xác nhận số dư các TK ngân hàng; 9. Sổ phụ các TK TGNH tại thời điểm khóa sổ; 10. Chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ ngân hàng (nếu cần); 11. Quy định của đơn vị về hạn mức tồn quỹ; 12. 29 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 2.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ: Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, kiểm toán viên thường soạn bảng tường thuật, còn doanh nghiệp lớn họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành. Để thiết lập, kiểm toán viên thường dựa vào việc phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ. 30 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với tiền Câu hỏi Trả lời Ghi chúCó Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1. Doanh nghiệp có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? 2. Các phiếu thu, chi có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không? 3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, chi trước khi thu hay chi tiền hay không? 4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không? 31 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với tiền Câu hỏi Trả lời Ghi chúCó Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ hay không? 6. Có định kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không? 7. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không? 8. Có các quy định về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không? 9. . 32 2.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát: 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ Thủ tục kiểm soát hữu hiệu RRKS thấp Giới hạn phạm vi TNCB, thực hiện TNKS Thủ tục kiểm soát Yếu kém RRKS cao Thực hiện thử nghiệm cơ bản phù hợp 33 2.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: a) Tổng cộng nhật ký quỹ và lần theo số tổng cộng đến sổ cái nhằm kiểm tra về độ chính xác của các phép tính và chuyển sổ. 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ Nhật ký thu Sổ cái + Tiền mặt + Tiền gửi ngân hàng + Khoản phải thu Nhật ký chi Sổ cái + Tiền mặt + Tiền gửi ngân hàng + Khoản phải trả 34 2.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: b) So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ quỹ với nhật ký thu tiền, với các bảng kê TGNH và TK nợ phải thu => Phát hiện gian lận gối đầu (thủ thuật Lapping) 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 35 2.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: c) Lập bảng liệt kê các nghiệp vụ chuyển khoản giữa các ngân hàng trong 1 vài ngày trước và sau ngày khóa sổ => phát hiện thủ thuật Kitting Đây là thủ thuật nhằm che dấu sự thiếu hụt ngân quỹ bằng cách chuyển tiền giữa các ngân hàng vào những ngày gần kết thúc niên độ. Khi thực hiện thủ thuật này người biển thủ sẽ thận trọng để đảm bảo chắc chắn rằng ngân hàng chuyển tiền chưa kịp xóa sổ vào thời điểm kết thúc niên độ, trong khi ngân hàng thứ 2 đã ghi nhận. Do đó số tiền này sẽ hiện diện trên cả 2 ngân hàng. 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 36 2.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: c) Ví dụ: Thủ thuật Kiting ĐVT: 1.000đ 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ Số sec Ngân hàng Số tiền Ngày rút Ngày nhận Từ Đến Sổ KT Sổ phụ Sổ KT Sổ phụ 1203 X Y 25.000 03/01 31/12 31/12 31/12 1205 X Y 12.000 31/12 02/01 02/01 02/01 1245 X Y 18.000 03/01 31/12 03/01 31/12 1248 X Y 40.000 02/01 03/01 31/12 31/12 37 2.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: d) Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi trong nhật ký chi tiền với TK phải trả và chứng từ có liên quan. 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ Nhật ký chi - Sổ cái + Tiền mặt + Tiền gửi ngân hàng + Khoản phải trả -Đơn đặt hàng, hóa đơn, báo cáo nhận hàng 38 2.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản: để nhận diện các điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm điều chỉnh chương trình cho phù hợp. 2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ RRKS thấp TNCB: đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, thư xác nhận của khách hàng RRKS cao Thực hiện thử nghiệm chi tiết các khoản mục 39 3. Thử nghiệm cơ bản 3.1. Thủ tục chung - Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên bảng số liệu tổng hợp với Bảng CĐPS và giấy tờ làm việc của kiểm toán năm trước (nếu có). 40 3. Thử nghiệm cơ bản 3.2. Thực hiện thủ tục phân tích - So sánh số dư tiền và các khoản tương đương tiền năm nay so với năm trước, giải thích những biến động bất thường. - Phân tích tỷ trọng số dư tiền gửi trên tổng tài sản ngắn hạn, các tỷ suất tài chính về tiền và khả năng thanh toán và so sánh với số dư cuối năm trước, giải thích những biến động bất thường. 41 3.3. Thử nghiệm chi tiết: a) Thu thập bảng tổng hợp số dư tiền và các khoản tương đương tiền tại các quỹ và các ngân hàng tại ngày khóa sổ, tiến hành đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết, Sổ Cái và BCTC. b) Kiểm tra số dư đầu năm: Đối chiếu số dư đầu năm của tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ và sổ sách của các năm trước. Gửi thư xác nhận NH với cả số dư đầu năm. c) Chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt (bao gồm cả vàng, bạc, đá quý, nếu có) tại ngày khóa sổ và đối chiếu với số dư của sổ quỹ và sổ chi tiết tại ngày khoá sổ, đảm bảo toàn bộ các quỹ của DN đều được kiểm kê. 3. Thử nghiệm cơ bản 42 Trường hợp chứng kiến kiểm kê tiền mặt trước hoặc sau ngày khóa sổ, tiến hành chọn mẫu kiểm tra phiếu thu/ chi đối với các nghiệp vụ phát sinh sau hoặc trước thời điểm kiểm kê, thực hiện đối chiếu xuôi/ngược đến số dư tiền thực tế trên sổ quỹ tại ngày khóa sổ bằng cách điều chỉnh các nghiệp vụ thu chi Phát sinh tương ứng. Phát hiện và tìm ra nguyên nhân gây nên chênh lệch (nếu có). 3. Thử nghiệm cơ bản 43 3.3. Thử nghiệm chi tiết: d) Lập và gửi thư xác nhận số dư tài khoản để gửi đến ngân hàng. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có). e) Đọc lướt Sổ Cái để phát hiện những nghiệp vụ bất thường về giá trị, về tài khoản đối ứng hoặc về bản chất nghiệp vụ. Kiểm tra đến chứng từ gốc (nếu cần). 3. Thử nghiệm cơ bản 44 3.3. Thử nghiệm chi tiết: g) Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán đối với các số dư tiền có gốc ngoại tệ tại thời điểm khoá sổ. Kiểm tra cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá. 3. Thử nghiệm cơ bản 45 3.3. Thử nghiệm chi tiết: h) Kiểm tra các khoản thu, chi lớn hoặc bất thường trước và sau ngày khóa sổ, xác định xem chúng có được ghi nhận đúng kỳ không. j) Kiểm tra việc trình bày tiền và các khoản tương đương tiền trên BCTC. 3. Thử nghiệm cơ bản 46 3.4. Thủ tục kiểm toán khác Thu thập các thông tin về các tài khoản tiền bị hạn chế sử dụng hoặc dùng để đảm bảo cho các khoản tín dụng (nếu có) 3. Thử nghiệm cơ bản