Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng theo các giai đoạn đầu tư (Vốn ngân sách)

1 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng theo các giai ñoạn ñầu tư (Vốn ngân sách) 2 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 1. Khái niệm, vai trò của việc kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng 1.1. Khái niệm: - KSCP (kiểm soát chi phí)= giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình ñầu tư xây dựng công trình và ñưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo ñảm chi phí ñầu tư xây dựng công trình nằm trong ngân sách ñã ñược chấp thuận (mà bằng việc bảo ñảm ngân sách này công trình ñạt ñược các mục tiêu hiệu quả như dự tính). - KSCP là một quá trình liên tục của chủ ñầu tư thực hiện các hành ñộng quản lý nhằm bảo ñảm mục tiêu cụ thể là chi phí ñầu tư của dự án nằm trong giới hạn tổng mức ñầu tư ñược phê duyệt. 3 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. Mục ñích và yêu cầu của việc KSCP - Bảo ñảm ñúng giá trị cho ñồng tiền của chủ ñầu tư bỏ ra phù hợp cho mục ñích ñầu tư xây dựng công trình, cân bằng giữa chất lượng và ngân quỹ ñầu tư - ðảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ ñầu tư và nhà thiết kế. - Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ ñầu tư. 4 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 3. ðiều kiện cần thiết ñể thực hiện quá trình KSCP - Có cách thức (phương pháp) kiểm soát chi phí phù hợp với ñặc ñiểm, nội dung chi phí theo từng giai ñoạn, công việc của quá trình ñầu tư xây dựng. - Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng công trình. - Có các cá nhân, tổ chức tư vấn có ñủ ñiều kiện năng lực thực hiện việc kiểm soát chi phí. 5 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4. Nội dung KSCP ñầu tư xây dựng công trình Nội dung kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng công trình thực hiện theo 2 giai ñoạn là A) Kiểm soát trong giai ñoạn trước khi xây dựng và B) Kiểm soát giai ñoạn thực hiện xây dựng. 6 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4A. KSCP trong giai ñoạn trước khi thi công xây dựng. 1. Trong việc xác ñịnh tổng mức ñầu tư dự án. 2. Trong việc xác ñịnh dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình. 3. Trong việc lập kế hoạch chi phí và giá gói thầu trong kế hoạch ñấu thầu. 4. Trong việc ñấu thầu và lựa chọn nhà thầu. 7 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.A.1. Trong việc xác ñịnh tổng mức ñầu tư dự án. + Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác ñịnh tổng mức ñầu tư: - Căn cứ trên tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của công trình mức ñộ thiết kế cơ sở và các tài liệu có liên quan ñể ñánh giá sự phù hợp của pp xác ñịnh TMDT - Báo cáo CDt có ý kiến với tổ chức tư vấn lập tổng mức ñầu tu (nếu cần thiết) + Kiểm tra tính ñầy ñủ, hợp lý của TMDT: - Kiểm tra tính ñầy ñủ các thành phần chi phí tạo nên TMDT. - Kiến nghị CDT ñể yêu cầu tư vấn lập TMDT xem xét, bổ sung các chi phí còn thiếu (nếu có) hoặc kiến nghị ñiều chỉnh chi phí nếu các thành phần chi phí tính toán chưa hợp lý khi xem xét ñến các yếu tố tác ñộng ñến chi phí. - Lập báo cáo ñánh giá về tính ñầy ñủ, hợp lý của TMDT ñể CDT xem xét, quyết ñịnh các bước công việc tiếp theo. + Lập kế hoạch chi phí sơ bộ: - Lập kế hoạch chi phí sơ bộ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổng mức ñầu tư. 8 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn ………………………… 16.000 triệuKhung BTCT 1050 triệuTầng hầm 1200 triệu Cọc khoan nhồi và ñài cọc Dự kiến bắt ñầu Thời gian thực hiện Theo dự toán Theo tổng mức ñầu tư Khoản mục chi phí 9 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.A.2. Trong việc xác ñịnh dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình. + Kiểm tra tính ñầy ñủ hợp lý của dự toán bộ phận công trình, hạng mục công trình. Viêc kiểm tra bao gồm: sự phù hợp khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế. Việc áp dụng giá xây dựng và tính toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán. + Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ: Dự toán các bộ phận, hạng mục công trình sau khi ñược kiểm tra ở trên sẽ ñược ñối chiếu với giá trị của nó ñã ñược dự kiến trong bước “Lập kế hoạch chi phí sơ bộ”, ñã xác ñịnh ở bước trước. 10 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn ………………………… Tháng 1/201118 tháng 17.000 triệu16.000 triệuKhung BTCT Tháng 9/20104 tháng1020 triệu1050 triệuTầng hầm Tháng 3/20106 tháng1300 triệu1200 triệu Cọc khoan nhồi và ñài cọc Dự kiến bắt ñầu Thời gian thực hiện Theo dự toán Theo tổng mức ñầu tư Khoản mục chi phí 11 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ ñầu tư theo các trường hợp có thể xảy ra: – Hoặc ñề nghị tư vấn thiết kế thay ñổi các chi tiết thiết kế, vật liệu sử dụng,... nếu dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thiết kế lớn trong kế hoạch chi phí sơ bộ. – Hoặc ñiều chỉnh các giá trị bộ phận, hạng mục công trình trong kế hoạch chi phí sơ bộ nếu sau khi kiểm tra thấy giá trị trong kế hoạch chi phí sơ bộ là không thực tế. Kết thúc các ñiều chỉnh trên, lập hồ sơ trình chủ ñầu tư phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thẩm quyền. 12 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn A.3. Trong việc lập kế hoạch chi phí và giá gói thầu trong kế hoạch ñấu thầu. - Trên cơ sở phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục công trình, tiến hành lập kế hoạch chi phí. Căn cứ trên kế hoạch chi phí, lập giá gói thầu dự kiến (các bộ phận, hạng mục công trình) 13 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.A.4. Trong việc ñấu thầu và lựa chọn nhà thầu. + Kiểm tra giá gói thầu và các ñiều kiện liên quan ñến chi phí trong hồ sơ mời thầu: - Kiểm tra sự ñầy ñủ, phù hợp giữa khối lượng trong HSMT các gói thầu bộ phận, hạng mục công trình (sau ñây gọi chung là gói thầu) với khối lượng ñã ño bóc ở giai ñoạn trước. - Kiểm tra các hình thức hợp dồng, phương thức thanh toán và các ñiều khoản liên quan khác ñến chi phí trong hợp ñồng phù hợp cho các gói thầu của công trình. - Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở khối lượng, các ñiều kiện của hồ sơ mời thầu và thời ñiểm ñấu thầu. Kiến nghị CDT có biện pháp ñiều chỉnh giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch ñấu thầu nếu cần thiết. 14 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn + Chuẩn bị giá ký hợp ñồng: - Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu và sự tuân thủ các hướng dẫn và ñiều kiện hợp ñồng ñưa ra trong HSMT. Kiến nghị CDT hình thức xử lý trong trường hợp giá dự thầu của các nhà thầu vượt giá gói thầu dự kiến. - Lập báo cáo kết quả chi phí các gói thầu trúng thầu và giá ký hợp ñồng. - Kiểm tra giá hợp ñồng chuẩn bị ký kết, kiến nghị ñàm phán ñiều chỉnh các ñiều kiện hợp ñồng nếu thấy có các khả năng phát sinh chi phí và không thể kiểm soát cho phí trong quá trình thực hiện hợp ñồng. 15 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.B. KSCP trong giai ñoạn thực hiện xây dựng công trình 16 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.B.1. Trong việc thanh toán hợp ñồng xây dựng. - Kiểm tra các khối lượng thanh toán cho nhà thầu (tư vấn, cung cấp vật tư thiết bị xây dựng, ... ) trên cơ sở khối lượng hoàn thành và các ñiều kiện hợp ñồng. - Kiểm tra giá ñề nghị thanh toán và sự hợp lý của các khoản ñề nghị thanh toán cho các nhà thầu và giá trị thanh toán cho các phần công việc phục vụ dự án và chi phí quản lý dự án - Kiểm tra và giám sát các thay ñổi trong nội dung công việc cần thực hiện của dự án, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp ñồng. Lập báo cáo, ñánh giá và ñề xuất xử lý các phát sinh về chi phí (nếu có) - Lập báo cáo tiến ñộ và giá trị ñã thanh toán theo từng thời ñiểm ñã xác ñịnh và ñối chiếu với kế hoạch chi phí. Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị thanh toán vượt kế hoạch chi phí ñã xác ñịnh. - Lập báo cáo ñánh giá giá trị quyết toán cuối cùng của các hợp ñồng ñối với các nhà thầu. Lập báo cáo về giá trị các chi phí mà nhà thầu, CDT còn phải thực hiện sau khi kết thúc hợp ñồng và ñề xuất các giải pháp giải quyết các chi phí bổ sung, phát sinh trong việc thực hiện hợp ñồng. 17 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn 4.B.2. Kiểm soát chi phí khi quyết toán vốn ñầu tư xây dựng công trình. - Kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp và các giá trị khoản mục, nội dung chi phí trong hồ sơ quyết toán. - Lập báo cáo cuối cùng về giá trị quyết toán vốn ñầu tư XD công trình. So sanh với kế hoạch chi phí và giá trị tổng mức ñầu tư phê duyệt. 18 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Phòng tránh các vướng mắc chi phí • Bạn có thể phòng tránh các vướng mắc chi phí như thế bằng cách ước lượng và lập ngân sách dự án cẩn thận. • Theo dõi cẩn thận và nhanh chóng có hành ñộng hiệu chỉnh sẽ tối thiểu hóa các vướng mắc về chi phí. • Nhiều dự án có những công tác mà chiếm tỷ lệ% rất lớn trong tổng chi phí dự án. Với các thông tin chi tiết, bạn có thể làm các hiệu chỉnh trên những công tác này ñể kềm hảm chi phí. 19 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Bài học kinh nghiệm 1. Kỹ sư lập dự toán phải là những người:
Có kinh nghiệm cả về thi công và kinh tế xây dựng,
Nắm vững giá cả thị trường,
Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy trong ñầu tư xây dựng 2. Sử dụng phần mềm ñể lập, quản lý chi tiết chi phí công trình từ giai ñoạn lập dự án ñến giai ñoạn kết thúc dự án. 3. Mỗi dự án ñều cần phải có kỹ sư chuyên trách quản lý chi phí. Sử dụng thành thạo các công cụ trợ giúp cho quá trình phát hiện và ra quyết ñịnh giải quyết vấn ñề về tiến ñộ và chi phí như công cụ biểu ñồ ñường cong S và phương pháp Earned Value. 4. Các nhà thầu cung cấp vật tư phải ñược lựa chọn thông qua ñấu thầu nhằm ñảm bảo vật tư ñảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý. 20 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Bài học kinh nghiệm 5. Tổ chức cuộc họp riêng về chi phí ngay sau từng giai ñoạn thi công nhằm ñảm bảo việc quản lý chi phí ñược hiệu quả hơn ñồng thời mọi chi phí của dự án ñược minh bạch, rõ ràng. 6. Ngay sau khi phát hiện những sai lệch về chi phí/tiến ñộ người quản lý dự án phải tìm ra nguyên nhân (khách quan/chủ quan) cho từng công việc. 7. Lựa chọn giải pháp ñiều chỉnh hiệu quả và hợp lý nhất. 8. Thống nhất với tất cả thành viên và các ñơn vị thực hiện giải pháp ñã lựa chọn. 9. Lập/kiểm soát lại chi phí/tiến ñộ theo kế hoạch ñiều chỉnh 21 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Xin caûm ôn! Chuùc caùc baïn, caùc anh chò ñaït nhieàu thaønh quaû toát trong coâng taùc ! 22 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Value engineering là gì? • Value engineering (VE) là phương pháp hệ thống ñể cải thiện giá trị của hàng hóa hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ bằng việc ñánh giá chức năng. Giá trị, như ñược ñịnh nghĩa là tỷ số của chức năng/cost. Vì thế, có thể gia tăng giá trị bằng cách tăng chức năng hoặc giảm chi phí. Nó là nguyên lý sơ bộ của VE mà các chức năng cơ bản ñược bảo toàn và không ñược suy giảm như là kết quả của sự quá trình cải thiện giá trị. [1] • Ơ Mỹ, VE ñược giải thích rõ ràng trong Public Law 104-106, mà phát biểu: “Mỗi cơ quan nhà nước sẽ thiết lập và duy trì các quá trình và các thủ tục VE hiệu quả-chi phí." [2] – [1] – [2] 23 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn Khởi nguồn của VE • VE bắt ñầu tại General Electric Co. trong chiến tranh thế giới lần thứ II. Do chiến tranh nên thiếu hụt lao ñộng có kỹ năng, vật liệu thô, các bộ phận tahy thế. Các ông Lawrence Miles, Jerry Leftow, & Harry Erlicher tại công ty G.E. ñã tìm kiếm những cái thay thế có thể chấp nhận ñược. Họ thông báo rằng những cái thay thế này thường giảm chi phí, cải thiện sản phẩm và cả hai khía cạnh. • Họ gọi kỹ thuật này là “value analysis”. 24 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn SAVE • • SAVE International® là hiệp hội quốc tế dành cho cổ ñộng và thúc ñẩy value methodology (cũng còn gọi là value engineering, value analysis hoặc value management). Các lợi ích của Value methodology benefits bao gồm giảm chi phí, gia tăng lợi nhuận, cải thiện thành quả và cải thiện chất lượng • Các hội viên áp dụng value methodology (VM) trong khu vực công cũng như tư nhân ở hơn 35 quốc gia. • Các ứng dụng của VM trải dài trong ngành XD, sản xuất và chế tạo sản phẩm, giao thông, y tế, kỹ thuật môi trường và quản lý nhà nước