Kiểm soát chi phí theo công tác

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh NỘI DUNG TT NỘI DUNG 1 TỔNG QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2 QUẢN LÝ THỜI GIAN 3 QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 QUẢN LÝ RỦI RO 6 SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 7 ĐẤU THẦU 8 KẾT THÚC DỰ ÁN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Dr. Santi & Dr. Chotchai - SET, AIT Bangkok in collaboration with AIT Vietnam, Integrated project planning and control. 2. Đỗ Thị Xuân Lan, Quản lý Dự án xây dựng, Nhà xuất bản ĐHQG TP HCM. 3. TS Lương Đức Long - ĐHQG TP HCM, Bài giảng Quản lý thời gian. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO CÔNG TÁC Đặc điểm công trình xây dựng Ngoài trời Linh hoạt (không lặp lại) Phức tạp Khó kiểm soát dữ liệu chi phí Hệ thống kế toán  Hồ sơ chi phí thực tế dựa trên hóa đơn và phiếu biên nhận  Không kiểm soát chi tiết công việc, do đó không đủ các thông tin để xác định nguyên nhân gây ra vượt chi phí  Không thể xác định tình trạng có lời hay thất thoát trước khi kết thúc công việc. HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ MỚI Ngân quỹ và Thời gian Những ràng buộc của dự án Tình trạng chi phí chính xác và chi tiết cho khả năng hành động đúng. Các yêu cầu Tình trạng chi phí kịp thời cho khả năng có những hành động kịp thời Phương pháp mới Kiểm soát chi phí theo công việc Khái niệm giá trị đạt được HỆTHỐNG TÍCH HỢP W BS C BS (C os t C od e) Ea rn ed V al ue Ước tính Lập ngân quỹ Quản lý Phân tích Báo cáo Điều chỉnh Đánh giá Thông tin kịp thời và chính xác Kết quả dự án Dữ liệu lưu trữ Đầu vào Tiến trình Đầu ra  Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận.  Trong phương pháp Earned Value Method (phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm.  Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý…) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC  Earned Value (EV): là giá trị của công việc đã hoàn thành.  EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với kế hoạch cơ sở (Baseline)  Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án (Dự án vượt chi phí? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?). PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt)  Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method-EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm đang xét. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) Chi phí và tiến độ thực hiện Kế hoạch cơ sở (Baseline schedule)  Ví dụ 1: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1500 USD. Hôm nay là ngày thứ 9 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên, đến lúc này mới chi phí hết 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1500=1000USD.  Ví dụ 2: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1.500 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1500=1000 USD. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) Khái niệm giá trị đạt được liên quan tới 3 thước đo:  BCWS: Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled).  BCWS là giá trị chi phí tích lũy của dự án  BCWP: Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed – Earned Value)  ACWP: Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed) CÁC THUẬT NGỮ TRONG EVM Chênh lệch về chi phí và tiến độ là hai thước đo quan trọng của tiến trình dự án. Chúng có thể được xác định bởi:  Chênh lệch chi phí: (Cost Variance – CV) CV = BCWP – ACWP  Chênh lệch khối lượng công việc: (Schedule Variance – SV) SV = BCWP – BCWS Nếu CV và SV = 0: dự án theo đúng tiến độ Nếu CV và SV = + : dự án tiết kiệm chi phí và trước thời hạn. Nếu CV và SV = - : dự án vượt chi phí và chậm tiến độ. CHÊNH LỆCH VỀ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ  VD: Theo kế hoạch, Bạn cần hoàn thành công việc A trong ngày hôm nay. Chi phí theo kế hoạch của công việc là 1,000$. Thực tế bạn đã sử dụng 900$ tới ngày hôm nay nhưng bạn mới hoàn thành 90% công việc. Chênh lệch chi phí và tiến độ của công việc A là thế nào? Lời giải:  BCWS = 1,000$ (Chi phí thực hiện theo kế hoạch)  ACWP = 900$ (Chi phí thực tế)  BCWP = BCWS * 90% = 1,000 * 0.90 = 900$ (khối lượng công việc đã thực hiện so sánh với khối lượng công việc theo tiến độ) Ví dụ tính toán chênh lệch chi phí và tiến độ (1) CV = BCWP – ACWP = 900 – 900 = 0 SV = BCWP – BCWS = 900 – 1,000 = -100 Công tác A theo đúng về chi phí nhưng chậm tiến độ. Ví dụ tính toán chênh lệch chi phí và tiến độ (2) Hai chỉ số hữu ích cho tiến trình thực hiện dự án là Chỉ số hiệu quả chi phí và Chỉ số hiệu quả tiến độ. Chúng được xác định bởi: Chỉ số hiệu quả chi phí (Cost Performance Index – CPI): Yếu tố hiệu quả chi phí đại diện cho mối quan hệ giữa chi phí thực tế và giá trị của công việc được thực hiện. CPI = BCWP/ACWP CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (1)  Chỉ số hiệu quả tiến độ (Schedule Performance Index - SPI): Yếu tố hiệu quả tiến độ đại diện cho mối quan hệ giữa giá trị của kế tiến theo kế hoạch ban đầu và giá trị của công việc được thực hiện. SPI = BCWP / BCWS Nếu CPI và SPI = 1: dự án theo đúng ngân quỹ và tiến độ. < 1 : dự án vượt chi phí và chậm tiến độ > 1 : dự án có lợi và trước thời hạn CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (2) VD: BCWS cho một công tác là 1,000$, ACWP là 900$, và BCWP là 900$. CPI và SPI của công tác là bao nhiêu? CPI = BCWP / ACWP = 900 / 900 = 1.00 SPI = BCWP / BCWS = 900/1,000 = 0.90 Dự án theo đúng chi phí nhưng chậm tiến độ VÍ DỤ TÍNH TOÁN CPI và SPI  Chi phí hoàn thành dự án (Budget at completion – BAC): chi phí hoàn thành dự án theo kế hoạch.  Chi phí ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế (Estimate at completion – EAC) là chi phí ước tính cuối cùng của công việc tại thời điểm hoàn thành dự án. EAC = BAC/CPI  Người quản lý dự án nên tính toán lại chỉ số EAC mỗi tiến trình thời gian của dự án. CHI PHÍ HOÀN THÀNH DỰ ÁN VD: Chi phí dự án theo kế hoạch là 100,000$. Nếu BCWP của dự án là 8,000$ và ACWP là 9,300$, EAC mới của dự án là bao nhiêu? Đáp án: CPI = BCWP / ACWP = 8,000 / 9,300 = 0.86 EAC = BAC / CPI = 100,000 / 0.86 = 116,279.07 Chú ý: Đây là lượng tiền cần thiết nếu không có thay đổi nào được thực hiện với cách thức của dự án hiện thời đang được quản lý. Ví dụ tính toán EAC  Chi phí để hoàn thành dự án (Estimate to complete – ETC) hoặc lượng tiền cần thiết để hoàn thành phần còn lại dự án.  ETC được tính toán và sử dụng khi giả định dự toán trước không còn hiệu lực và nhu cầu cho một dự toán mới phát sinh. ETC = EAC - ACWP CHI PHÍ ĐỂ HOÀN THÀNH DỰ ÁN  VD: Nếu ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế là 116,279.07$ và chi phí thực tế tới thời điểm tính toán là 9,300$, ước tính để hoàn thành dự án là bao nhiêu? Đáp án: ETC = EAC – ACWP = 116,279.07 – 9,300 = 106,979.07 VÍ DỤ TÍNH TOÁN ETC BÀI TẬP 1 Task A = 1,000$ (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) Task B = 900$ (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) Task C = 1000$ (Dự tính hoàn thành 70% ngày 1/7) Task D = 1000$ (Dự tính hoàn thành 15% ngày 1/7) Thời điểm báo cáo tình trạng dự án (1/7) Chi phí thực tế (ACWP) vào ngày 1/7 Task A = 950$ Task B = 725$ Task C = 830$ Task D = 0 = 2,505$ Câu hỏi: Tính toán BAC, CV, SV, CPI, SPI, EAC và ETC? Bắt đầu theo kế hoạch Bắt đầu thực tế Kết thúc theo kế hoạch Kết thúc thực tế  Tiến độ thực tế: Tới ngày 1/7: Công tác A hoàn thành 100% Công tác B hoàn thành 100% Công tác C hoàn thành 57.5% Công tác D chưa thực hiện 1. BAC = Chi phí A + Chi phí B + Chi phí C + Chi phí D = 1,000 + 900 + 1,000 + 1,000 = 3,900$ 2. CV = BCWP – ACWP = 2,475 – 2,505 = -30 3. SV = BCWP – BCWS = 2,475 – 2,750 = -275 4. CPI = BCWP/ACWP = 2,475/2,505 = 0.99 5. SPI = BCWP / BCWS = 2,475 / 2,750 = 0.90 6. EAC = BAC / CPI = 3,900 / 0.99 = 3,939.39 7. ETC = EAC – ACWP = 3,939.39 – 2,505 = 1,434.39 ĐÁP ÁN Bạn đang thực hiện một dự án mà được dự tính hoàn thành vào ngày 5/5 với chi phí 150,000$. Hôm nay là ngày 9/5 và dự án hoàn thành 85%. Bạn đã sử dụng 145,000$. Trả lời các câu hỏi sau: 1. BAC của dự án là bao nhiêu? 2. BCWS, BCWP và ACWP của dự án là bao nhiêu? 3. Tính toán CV? 4. Tính toán SV? 5. Tính toán CPI và SPI? 6. Tính toán EAC mới? 7. Tính tán ETC? BÀI TẬP 2 CÁC ĐƯỜNG CONG TRONG EVM  Một hệ thống kiểm soát thay đổi hồ sơ và cấu trúc tốt là quan trọng để dự án thành công.  Giá trị đạt được là một khái niệm được chấp nhận rộng rãi như là cách tốt nhất để quản lý và kiểm soát tiến trình dự án.  Có 3 khái niệm cơ bản liên quan với giá trị đạt được mà cần phải hiểu trước khi kiểm soát dự án:  Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS).  Chi phí đạt được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed - BCWP)  Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed - ACWP)  BCWP được gọi là giá trị đạt được. TÓM TẮT  Dang Xuan Truong, Ph.D. Candidate  dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn  dxtruong.blogspot.com  www.facebook.com/bkdxtruong