Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NỢ PHẢI TRẢ A/ Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả I Kiểm soát nội bộ nợ phải trả: 1/ Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả Trong một doanh nghiệp có thể có nhiều khoản phải trả cho các đối tượng khác nhau và có những đặc điểm về kiểm soát nội bộ khác nhau. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ đối với hai khoản nợ phải trả phổ biến và thường là quan trọng đó là nợ phải trả cho người bán, các khoản vay và kiểm soát nội bộ phải trả công nhân viên. 2/ Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả cho người bán Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả một quy trình mẫu cho công việc này như sau: a/ Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo dõi về tình hình thực hiện các yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi đã đối chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và được đính kèm theo các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho.. b/ Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả.. Sau đó, bộ phận này sẽ được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. Ngoài liên gởi cho nhà cung cấp, các liên còn lại sẽ gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả. c/ Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm.. Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho. Phiếu này phải được đánh số trước một cách liên tục, được lập thành nhiều liên và chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, kế toán nợ phải trả. d/ Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác phát sinnh tại bộ phận này phải được kiểm soát bằng cache đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình. Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếu như sau: So sánh số lượng trên hoá đơn đối với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) và đơn đặt hàng, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận. So sánh cả giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để bảo đảm không thanh toán vượt số nợ phải trả cho người bán. e/ Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi chuẩn chi, thông qua xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt cho quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụ và kế toán được kết hợp trong một phòng chức năng, điều này dẫn đến rủi ro xảy ra sai phạm trong công tác tài chính kế toán. f/ Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán (hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền) với sổ cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết, và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu, cũng như để tạo thuận lợi khi hậu kiểm. g/ Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có thực hiện thủ tục là: hàng tháng gửi cho các khách hàng một bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế, ở góc độ là người mua ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt (nếu có) và sữa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho người bán (nếu cần thiết). 3/ Kiểm soát nội bộ với các khoản vay: Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Đối với các khoản vay nhỏ hay có tinh chất tạm thời, Ban giám đốc có thể quyết định theo chính sách của đơn vị. Còn đối với các khoản vay lớn hay dài hạn, chúng cần phải được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị, hoặc người được uỷ quyền. Trong trường hợp này, giám đốc tài chính hoặc người phụ trách tài chính phải chuẩn bị một báo cáo về kế hoạch vay, trong đó phải có giải trình về nhu cầu và hiệu quả của khoản vay, so sánh tình hình tài chính của đơn vị trước và sau khi vay với các đơn vị cùng ngành, những giải pháp khác (nếu có), phương án trả lời. Hội đồng quản trị, hoặc người được uỷ quyền cũng để xem xét và xét duyệt những vấn đề khác như chọn lựa hình thức vay, tổ chức tín dụng Sau khi đã được chấp thuận cho đi vay, Ban giám đốc phải tiếp tục báo cáo cho Hội đồng quản trị về số tiền đã nhận được, việc sử dụng chúng và các vấn đề liên quan. Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ và theo từng khoản vay. Hàng tháng, các số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái, và định kỳ phải đối chiếu với chủ nợ. Các công ty lớn cũng có thể vay được những khoản nợ dài hạn quan trọng thông qua việc phát hành trái phiếu. Trong trường hợp này công ty có thể thuê một ngân hàng để làm người uỷ thác độc lập, họ sẽ có nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi cho các chủ nợ và liên tục giám sát việc chấp hành hợp đồng của đơn vị phát hành trái phiếu. Người uỷ thác này cũng sẽ lưu trữ các sổ sách theo dõi chi tiết về tên và địa chỉ của những người sở hữu trái phiếu, huỷ bỏ các trái phiếu cũ và lập trái phiếu mới khi có chuyển quyền sở hữu trái phiếu, phân phối lợi tức trái phiếu, và hoàn trả nợ gốc khi trái phiếu đáo hạn. Việc sử dụng người uỷ thác độc lập này có tác dụng rất lớn đối với kiểm soát nội bộ. 4/ Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương. Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương có một vai trò quang trọng vì những lý do sau đây: Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán lương cho các nhân viên không có thực, trả lố tiền lương, tiếp tục thanh toán cho nhân viên sau khi họ đã nghỉ việc.. Phải bảo đảm hoàn thành một khối lượng công việc ghi chép và tính toán rất lớn trong một thời gian ngắn để có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lương cho nhân viên. Phải tuân thủ các văn bản pháp lý về lao động và tiền lương Để kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền lương, cần chú ý những vấn đề sau: a/ Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương: Một cách rất hữu hiệu kiểm soát chi phí tiền lương, hay không để lãng phí là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận (phòng ban, phân xưởng, cửa hàng..) đều cần lập dự toán chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ. Hàng tháng kế toán tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế đối với dự toán và báo cáo cho các nhà quản lý. Mọi sự biến động trọng yếu cần được phát hiện kịp thời để xử lý b/ Báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước: Phải tổ chức nghiêm túc công tác ghi chép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước theo các quy định về lao động và tiền lương. Việc làm này không những giúp đơn vị hoàn thành nghĩa vụ báo cáo với nhà nước, mà còn giúp phát hiện những sai phạm trong công tác lao động và tiền lương. c/ Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương. 1. Chức năng theo dõi nhân sự: Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận 2. Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương sản phẩm) để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. 3. Chức năng tính lương và ghi chép lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về số tiền lương phải trả cho từng nhân viên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theo dõi lao động hay trả lương. 4. Chức năng phát lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với các bộ phận nhân sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát lương cho từng nhân viên. II/ Đánh giá rủi ro khoản mục nợ phải trả 1. Nợ phải trả: Thông thường mức rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp đối với nợ phải trả là khi kế toán viên nhận thấy rằng các phiếu nhập kho được đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mọi hàng hoá nhập kho, các chứng từ thanh toán được lập và ghi chép kịp thời vào nhật ký và các sổ chi tiết. Cuối tháng một nhân viên độc lập với bộ phận kế toán nợ phải trả so sánh các sổ chi tiết người bán với bảng kê hàng tháng của người bán và đối chiếu tổng số các số dư chi tiết với sổ cái. Mức rủi ro kiểm soát là cao khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán được đánh số liên tục và đến khi trả tiền mới ghi, các khoản phải trả thường thanh toán chậm trễ quá hạn. Trong trường hợp này, kiểm toán viên phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản để có thể xác định xem báo cáo tài chính có phản ánh trung thực mọi khoản phải trả của đơn vị vào thời điểm khoá sổ hay không. 12 Phần 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU Kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn Công Cy Cổ phần bao gồm 3 nội dung chính là:  Một là: Sự phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ của Hội Đồng Quản Trị  Hai là: Sự phân chia trách nhiệm trong công việc thực hiện các nghiệp vụ thường được thực hiện qua việc sử dụng dịch vụ lưu ký và chuyển nhượng cổ phần.  Ba là: Việc duy trì một hệ thống sổ sách đầy đủ. 13 1/ Kiểm soát của Đại Hội Cổ Đông và Hội Đồng Quản Trị đối với các nghiệp vụ về vốn cổ phần. Mọi sự thay đổi về vốn cổ phần đều phải phù hợp với pháp luật, đúng với điều lệ công ty và được sự phê chuẩn chính thức của Đại Hội cổ đông. 14 Vai trò chủ yếu của các công ty chứng khoán là giúp tránh được tình trạng phát hành khống cổ phiếu, hoặc vượt mức được phép. Để ngăn chặn loại sai sót này, họ sẽ kiểm tra để bảo đảm việc phát hành cổ phiếu phù hợp với luật pháp và điều lệ công ty, và phải có sự phê chuẩn chính thức của Đại hội cổ đông (hay Hội đồng quản trị). 2/ Cổ phiếu: Khi một công ty gọi vốn, số vốn cần gọi đó được chia thành nhiều phần nhỏ bằng nhau gọi là cổ phần. Người mua cổ phần gọi là cổ đông. Cổ đông được cấp một giấy chứng nhận sở hữu cổ phần gọi là cổ phiếu. Chỉ có công ty cổ phần mới phát hành cổ phiếu. Như vậy, cổ phiếu chính là một chứng thư chứng minh quyền sở hữu của một cổ đông đối với một công ty cổ phần và cổ đông là người có cổ phần thể hiện bằng cổ phiếu. Thông thường hiện nay các công ty cổ phần thường phát hành 2 dạng cổ phiếu: Cổ phiếu thường và cổ phiếu ưu đãi. 15 3/ Sổ cổ phiếu: được thực hiện tương tự như sổ Séc, nghĩa là được in sẵn, được đánh số liên tục, có phần cuống (cùi) lưu lại sau khi phát hành. 4/ Sổ đăng ký cổ đông: Vì cổ đông có thể sở hữu nhiều cổ phiếu nằm rải rác trong nhiều chỗ khác nhau trên sổ cổ phiếu, nên qua sổ này khó thể theo dõi riêng biệt về vốn cổ phần của từng cổ đông. Do đó, sổ đăng ký cổ đông được mở theo dõi cho từng cổ đông, và nó có thể giúp xác định được số lượng cổ phiếu và cổ phần mà từng cổ đông đang nắm giữ.