Kiểm soát tiến độ dự án tích hợp kiểm soát công việc và chi phí với thời gian

Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 1 KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN TÍCH HỢP KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Trung Tâm Bồi Dưỡng Kiến Thức Kế Toán (CPA) Lớp Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng Quản Lý Dự Aùn Xây Dựng Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng Quản lý dự án xây dựng” Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 2 TÍCH HỢP KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN (Sử dụng các đường cong chữ S) Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 3 MỤC ĐÍCH • Diễn tả làm thế nào để sử dụng một tập hợp của những đường cong chữ S để mà: – Kiểm soát chi phí (ngân sách) cùng với tiến độ. – Kiểm soát tiến trình (số lượng và chất lượng của công việc) và tiến độ. – Dùng những đường cong kết hợp nhau nhằm kiểm soát chi phí, công việc và tiến độ • Miêu tả biện pháp đối phó có thể cho bốn tình huống tổng quát có thể. Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 4 Mục tiêu học tập • Cung cấp một tập hợp của những đường cong chữ S để có thể xác định: – Sự thay đổi của chi phí – Sự thay đổi của tiến độ – Sự thay đổi của ngân sách Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 5 Phối hợp “ban đầu” và “đang diễn ra” Tại cuối ngày thứ 8 chúng ta có chi phí là 55% của tổng chi phí, công việc đã làm đạt 57% của toàn bộ công việc Ngày CP % CV % CP % CV % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 15% 4 16% 21% 17% 22% 5 24% 29% 28% 32% 6 32% 36% 35% 37% 7 40% 43% 42% 50% 8 47% 50% 55% 57% 9 55% 57% 10 63% 64% 11 71% 71% 12 82% 79% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Ghi chú: •CP: chi phí. •CV: công việc Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 6 PHỐI HỢP GIỮA THỰC TẾ VÀ ĐÃ HOẠCH ĐỊNH Phối hợp các đường cong chữ S 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Thời gian thực hiện dự án (ngày) % Chi phí 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % C ôn g vi ệc Thực tế Hoạch định Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 7 SỰ ĐỘC LẬP CỦA PHƯƠNG SAI CHI PHÍ (CV) CỦA CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH VÀO NGÀY 8. Phối hợp các đường cong chữ S 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 % Chi phí 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% 55%- 47% 8% Vượt chi phí!! Đưa ra những giả định chi phí, sự độc lập của công việc thực tế có thể dẫn đến đánh giá sai tình trạng của công việc thực tế. % C ôn g vi ệc Thời gian thực hiện dự án (ngày) Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 8 Phương sai tiến độ dựa trên công việc đã được hoàn thành vào ngày 8. Điều này ngụ ý tiến độ của dự án là nhanh 1 ngày. Giải thích: công việc đã được hoàn thành sớm hơn công việc đã hoạch định 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Thực tế (1) Hoạch định (2) Phối hợp các đường cong chữ S % Chi phí % C ôn g vi ệc Thời gian thực hiện dự án (ngày) Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 9 Phương sai ngân sách như là một hàm số của phương sai tiến độ tại ngày 8. Điều này ngụ ý rằng dự án là đúng ngân sách và tiến độ sớm 1 ngày. Nó cũng có nghĩa là chi phí đã dự trù của các công việc thực tế = chi phí đã gánh chịu đến nay. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Đã hoạch định Thực tế (3)(4) (2) Phối hợp các đường cong chữ S % Chi phí % C ôn g vi ệc Thời gian thực hiện dự án (ngày) Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 10 BÀI TẬP • Vẽ đồ thị và giải thích các đường cong chữ S từ các số liệu trong bảng bên cạnh • Thảo luận về biện pháp đối phó. Ngày CP % CV % CP % CV % 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 17% 4 16% 21% 17% 25% 5 24% 29% 26% 34% 6 32% 36% 34% 39% 7 40% 43% 43% 49% 8 47% 50% 52% 60% 9 55% 57% 58% 66% 10 63% 64% 66% 75% 11 71% 71% 72% 81% 12 82% 79% 87% 91% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 11 4 TRƯỜNG HỢP CÓ THỂ • THƯỜNG XẢY RA NHẤT  Vượt chi ngân sách  Chậm tiến độ • THÔNG THƯỜNG  Vượt chi ngân sách  Tiến độ nhanh • THÔNG THƯỜNG  Chi dưới ngân sách đã dự trù  Chậm tiến độ • ÍT XẢY RA NHẤT  Chi dưới ngân sách đã dự trù  Vượt tiến độ Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 12 TRƯỜNG HỢP 1: VƯỢT NGÂN SÁCH, CHẬM TIẾN ĐỘ Ngày CP% CV% CP% CV% 1 0% 4% 0% 3% 2 1% 7% 1% 6% 3 9% 14% 9% 12% 4 16% 21% 19% 18% 5 24% 29% 27% 24% 6 32% 36% 35% 32% 7 40% 43% 41% 41% 8 47% 50% 51% 49% 9 55% 57% 56% 47% 10 63% 64% 70% 63% 11 71% 71% 82% 62% 12 82% 79% 93% 67% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Dùng các dữ liệu này để tính toán phương sai của tiến độ và chi phí. Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 13 Combined S-Curves 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Thời gian thực hiện dự án (ngày) % C hi p hí 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% % C ôn g vi ệc Tình huống 1: Chậm tiến độ à vượt chi phí Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 14 TRƯỜNG HỢP 2: TIẾT KIỆM NGÂN SÁCH, VƯỢT TIẾN ĐỘ 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 8% 3 9% 14% 9% 17% 4 16% 21% 17% 25% 5 24% 29% 26% 34% 6 32% 36% 34% 39% 7 40% 43% 43% 49% 8 47% 50% 52% 60% 9 55% 57% 58% 66% 10 63% 64% 66% 75% 11 71% 71% 72% 81% 12 82% 79% 87% 91% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Ngày CP% CV% CP% CV% Dùng các dữ liệu này để tính toán phương sai của tiến độ và chi phí. Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 15 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Trường hợp 2: Vượt tiến độ và chi dưới dự trù n.sách Thời gian thực hiện dự án (ngày) % C hi p hí % C ôn g vi ệc Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 16 TRƯỜNG HỢP 3: VƯỢT CHI NGÂN SÁCH, ĐÚNG TIẾN ĐỘ 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 7% 3 9% 14% 8% 13% 4 16% 21% 16% 20% 5 24% 29% 22% 26% 6 32% 36% 29% 36% 7 40% 43% 39% 39% 8 47% 50% 43% 47% 9 55% 57% 55% 53% 10 63% 64% 57% 59% 11 71% 71% 68% 71% 12 82% 79% 79% 71% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Dùng các dữ liệu này để tính toán phương sai của tiến độ và chi phí. Ngày CP% CV% CP% CV% Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 17 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Trường hợp 3: Đúng tiến độ và vượt chi ngân sách Thời gian thực hiện dự án (ngày) % C hi p hí % C ôn g vi ệc Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 18 Trường hợp 4: Chi dưới ngân sách, Vượt tiến độ 1 0% 4% 0% 4% 2 1% 7% 1% 7% 3 9% 14% 7% 17% 4 16% 21% 13% 23% 5 24% 29% 21% 34% 6 32% 36% 30% 37% 7 40% 43% 40% 44% 8 47% 50% 41% 51% 9 55% 57% 44% 68% 10 63% 64% 54% 74% 11 71% 71% 62% 76% 12 82% 79% 67% 90% 13 92% 86% 14 96% 89% 15 100% 93% 16 100% 96% 17 100% 100% Dùng các dữ liệu này để tính toán phương sai của tiến độ và chi phí. Ngày CP% CV% CP% CV% Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 19 Case 4: Ahead and UnderKết hợp các đồ thị chữ S 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Thời gian thực hiện dự án (ngày) % C hi p hí % C ôn g vi ệc Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 20 NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG CẦN NHỚ • Phương sai của chi phí chỉ dựa đơn độc vào tiến độ có thể mang lại những kết quả sai lạc. • Phương sai của tiến độ có thể khó khăn để xác định bởi vì tiến trình thực tế đến ngày cập nhật có thể khó khăn để đo lường Phương sai của ngân sách dựa trên tiến trình đến ngày cập nhật và phương sai của tiến độ mang lại kết quả tốt nhất Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 21 Một vài nội dung kiểm soát • Thiết lập một thời điểm kiểm tra chính xác là cần thiết trước khi 50% chi phí bị tiêu xài. • Điều này sẽ mang lại một ước lượng của thực trạng của sự hoàn thành, nếu xu thế vẫn như vậy • Điều này trở thành đầu vào để đến một chiến lược hoàn thành hiệu quả. Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 22 Một vài nội dung kiểm soát (t.t) • Không có gì thay thế được sự theo dõi kiên trì. – Để giữ vững tiến trình đúng hướng và đúng với cột mốc chi trả tiền – Hạn chế được các trì hoãn không biết trước và các sai lầm của tương lai – Cung cấp dữ liệu chính xác cho cuộc đàm phán về các “yêu sách” vào các thời điểm có tranh chấp.