Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án

Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event manager. Nhưng tiếc là nhiều người không chú trọng và nỗ lực thử thách mình qua các vấn đề này, cho rằng phần công việc của mình rất nhỏ nhặt, đơn giản thì cần gì đến kỹ năng quản lý nên không cố gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái theo kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là 1 sai lầm làm mất đi cơ hội thử sức và thể hiện mình của bạn. Hôn nay bạn được giao quản lý 1 team phụ trách các vấn đề hậu cần hay phát tờ rơi trong event. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn đến đổ bể thì bữa sau thậm chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao bạn làm chứ đừng nói là được làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên cao bạn à. Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm chăm chỉ kiểu lấy cần cù bù thông minh cũng không ổn. Người có tố chất quản lý thể hiện mình làm được việc ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. Bạn có biết có rất nhiều người cả đời không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công công việc cho để mà hoàn thành nó? Vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản lý công việc thì hãy cố gắng trau dồi nhé. Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành công đây. Hãy cùng F-Event làm quen với khái niệm và kỹ năng quản lý dự án nhé. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi định nghĩa dự án là một phần việc có khởi đầu và kết thúc, được giao cho bạn để vận hành và hoàn thành nó. Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như chuẩn bị phương án đồ ăn thức uống cho một nhóm khách cho đến tổ chức một event đều có thể coi là những dự án. Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều phải trải qua. Lưu ý là các chia sẻ này mang tính kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế, các bạn có thể tự tìm tòi và bổ sung thêm. Phần 1. Các bước trong quản lý dự án Bước 1: Lên kế hoạch Để một công việc thực thi được đòi hỏi phải có kế hoạch cho nó. Kế hoạch không phải là cái viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là cái giúp bạn làm cho dự án thực thi được cho nên nó phải rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của bạn. Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia nhau đem đi phát mà đòi hỏi bạn lên danh sách rõ ràng. - Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ địa điểm không, phân chia địa điểm thế nào để tiết kiệm thời gian đi lại. - Nhân sự: Ai phát, một chỗ mấy người đứng phát, phát bao nhiêu tờ một buổi - Hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, cần lưu ý điều gì - Phòng ngừa rủi ro: Làm sao để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao? - Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì bạn đã có danh sách các điểm thay thế chưa, nếu một người phát phải nghỉ đột xuất thì có cần thiết có người thay thế không, hay những người khác kiêm nhiệm được? - Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào? - Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm tốt, có cần người giám sát, chụp hình… hay người phát tự chụp và ghi chép lại địa điểm? Đây là 1 mẫu kế hoạch phát tờ rơi đơn giản, trong đó dựa trên số lượng tờ rơi và thời gian, người lập tính toán được khối lượng công việc và số lượng nhân sự cần thiết. (Xem hình lớn) 2. Tập hợp nhân sự thực hiện Bạn có thể sẽ phải huy động một nhóm nhân viên trong công ty mình hay thuê một nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này, bạn phải làm sao để đưa họ vào guồng một cách hiệu quả? Nếu nhóm này là những nhân viên ở công ty bạn, phải đảm bảo là họ làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường hợp một dự án do phòng marketing đảm nhận có huy động sự hỗ trợ của các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động vì nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng marketing. Tốt nhất là nên làm cho họ quán triệt tinh thần đây là việc chung của công ty bằng cách nhờ trưởng phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận” kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức tạp lắm, đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ, đang phải thi hành lệnh của bạn mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và họ đang ban sự giúp đỡ cho bạn, khi nào có hứng giúp thì giúp. Ngay cả trong một phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì là liên kết nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé) 3. Phân công, quản lý công việc Có kế hoạch trong tay rồi, bạn dựa trên đó mà vận hành công việc của mình. Trước hết là phải phổ biến về dự án và mục đích công việc, hãy cho họ biết họ đang làm gì, phục vụ cho việc gì… mới làm cho họ thấy rõ trách nhiệm, đừng có kiểu úp úp mở mở hay cho rằng họ chỉ cần biết phần việc của họ. Phải xác định những thông tin tối thiểu nào mà họ cần được biết. Sau đó là phân công công việc. Việc này đòi hỏi bạn sự chu đáo và kỹ năng quản lý tốt. Tôi rất dị ứng với kiểu giao việc chung chung như “Cả team làm cho tôi việc A, việc B này nhé”. Hãy nghĩ xem nếu bạn đưa ra đề nghị như vậy, ai sẽ là người tự nguyện nhận phần việc, áp lực nào về trách nhiệm và thời hạn để đốc thúc họ làm, và làm thế nào để họ thực hiện không chồng chéo? Hãy giao cho cụ thể ra: Anh A làm phần việc này, chị B làm phần việc kia, đưa hạn chót (deadline) cụ thể mà họ cần hoàn thành, sự rõ ràng như vậy giúp mỗi người trong team biết mình cần làm gì và làm trong bao lâu. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian giải thích và đốc thúc, cũng không ai đổ thừa được khi nhiệm vụ của họ đã rất rõ ràng. Các bạn nên có 1 checklist rõ ràng như thế này để quản lý công việc cho khoa học. (Xem hình lớn) Đừng quên huấn luyện cho họ những kiến thức cơ bản để thực thi công việc. Ví dụ muốn đội sales giúp mình việc spam quảng cáo trên các diễn đàn thì phải hướng dẫn họ cách thức spam, muốn mấy cô lễ tân đứng đón khách thì phải hướng dẫn họ đón thế nào. 4. Giám sát tiến độ, báo cáo Cần phải liên tục giám sát tiến độ dự án bằng checklist và lịch trình công việc. Bạn có thể dùng Microsoft Project hoặc Excel để lập tiến độ công việc (timeline) và theo dõi. Mỗi ngày trôi qua, bạn rà soát xem hôm nay cần làm gì, hoàn thành gì, phải đốc thúc ai. Nếu quá nhiều hạng mục công việc và liên quan đến rất nhiều người, có thể là gởi mail nhắc việc hàng ngày.