Kỹ năng điều hành quản lý tập thể

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP THỂTrình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn TrườngĐT: 0979.503.496; Email: tpnguyen@agu.edu.vnVị trí vai trò của lãnh đạo tập thể lớp học, chi đoànLãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài của Khoa, Đoàn trườngLà người bạn của các bạn đoàn viên, sinh viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị đối với nhà trường.Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa các mối quan hệ giữa trường, lớp và các thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn phải có bản lĩnh.Sự cần thiết của tư duy lãnh đạo điều hànhCó đường lối đúng đắn.Tầm nhìn chiến lượcSự tin cậy , sự bình dị, sự bình tĩnh, rõ ràng và tự chủThực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.Có cái tâm của người làm công tác phong tràoLãnh đạo của 1 lớp họcBiết cách tổ chức lớpTổ chức hội họpCó kỹ năng trình bàyCó kỹ năng làm việc nhómCó sự tin cậyKhả năng nắm bắt và truyền đạt thông tinHòa đồngCác công việc hàng ngày của lãnh đạo lớpTổ chức triển khai các hoạt động của cấp trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của lớpThực hiện các hoạt độngTheo dõi,quản lý các thành viênBáo cáo tình hình của lớpTheo dõi thu chi tài chínhMinh bạch trong tất cả hoạt độngCác bước thiết lập các quy định của lớp có sự tham giaTham khảo nội quy của trường, của khoaHọp ban cán sự lớp, thống nhất các nội dung, bầu thư ký cuộc họp.Đưa ra những tiêu chí tại cuộc họp lớpHỏi các thành viên xem có nhất trí khôngGhi vào biên bản hoặc nghị quyết của lớpTheo dõi và thực hiện.Danh sách thông tin thành viên trong lớpCần càng nhiều thông tin càng tốtChia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia đìnhCần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư, ĐT, email (của cá nhân và gia đình)Sổ tay ghi chépNhật ký làm việcĐể theo dõi được công việc hàng ngày.Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân sự.Chứng minh được các công việc đã làm trong quá khứ.Khai thác và sử dụng Internet trong quản lý điều hànhTruyền thông tin nhanh có hiệu quảCó thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả các thành viên.Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook.Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tửGhi đầy đủ các thông tinKhông được viết tắtKhông được viết hoa hoặc không viết hoa tùy tiệnChữ in hoa chỉ dành cho những thông tin nóng, nhấn mạnhMột dòng không nên viết quá dàiNhớ ký tên mình khi viết thưLập thư điện tử ntn?Chữ viết thườngPhải có tên mình, sau đó mới ghi các TT khác (VD: nguyentrinhphuoc@gmail.com)Password dễ nhớTránh: Lấy một địa chỉ thư mơ hồ, gây sốc, thiếu thiện cảm.Lập email nặc danh để thực hiện hành vi thiếu lành mạnhDùng lời lẽ thô tục trên diễn đàn, facebook, adua sự việc.Ví dụ về thư điện tửChào các bạn lớp DH14PN!Tôi là , lớp trưởng lớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng 15h30, mời các bạn đến Hội trường 600 để nghe thông tin về đăng ký học phần. Vậy tôi xin thông báo để các bạn được rõ. Nhất thiết không được vắng mặt.Thay mặt lớp DH14PNLớp trưởng: .ĐT:Những kiểu quản lý không hiệu quảNgười quản lý độc tàiNgười quản lý lười biếngNgười quản lý lạm dụng quyền lựcKỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp1.1 Chuẩn bị cho cuộc họpXác định sự cần thiết phải tổ chức cuộc họpXác định rõ mục tiêu cuộc họpXác định nội dung cuộc họpChuẩn bị tài liệu cho cuộc họpXác định thời gian, địa điểmThành phần Phân công viết biên bản, hậu cầnKỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt)2. Bắt đầu cuộc họpTuyên bố lý do, giới thiệu đại biểuThông báo chương trình, mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia thảo luận trong cuộc họp, kêu gọi mọi người tham gia ý kiến. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt)3. Dẫn dắt cuộc họpTrình bày nội dung các báo cáoĐề xuất các vấn đề cần thảo luận, xin ý kiếnDuy trì, cổ vũ sự tham gia ý kiến của các thành phần dự họpBám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt)4. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họpThu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. Lưu ý đối với những người nói nhiều, nói ítKỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt)5. Kết thúc Tổng hợp các ý kiến tham giaLựa chọn, biểu quyết các vấn đề còn có ý kiến khác nhauVạch lộ trình tổ chức thực hiệnMẹo sử dụng những khuyến khích không dùng tiền hoặc ít tiềnKhen ngợi; nhận xét tích cực về công việc; mỉm cư­ời; cảm ơnMời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê; Gửi thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng; tặng một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; tặng sách; Tặng vé xem phim/kịchXin lời khuyên; ghi nhận tr­ước đông đảo thành viênTrao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ­ược trình bày báo cáo điển hìnhNguyên tắc về sự kết nối*Các kỹ năng khi làm chủ tọaNắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họpBiết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép nhất địnhDuy trì thảo luận, có trọng tâmGiúp nhóm ra các quyết định*Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)Có kỹ năng quan sát mọi người xung quanh về các hành vi phản ứng của họKhuyến khích mọi người tham gia thảo luậnTóm tắt được các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viênCác kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)Phải khuyến khích mọi người cùng tham gia họpNăng khiếu nhất định khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiếnĐưa ra các kỹ thuật giúp nhóm đi đến quyết định chung mang tính khoa họcĐiều hành buổi họp nhómMột số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn1. Bắt tay: khi gặp mặt và chia tayNgười chìa tay ra trước: phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhàCần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hững hờ, lắc quá mạnh, giữ quá lâuMắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻGiới thiệu: trẻ với già, địa vị xã hội thấp với người cao hơn, nam với nữ, khách với chủMột số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn2. Ứng xử với phụ nữ:Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡLối đi hẹp nhường phụ nữ đi trướcChỗ khó đi phải đi trước mở đườngPhải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ khóLên cầu thang, phụ nữ đi trước; xuống cầu thang, phụ nữ đi sauKéo ghế mời phụ nữ ngồiKhông chạm vào phụ nữ khi chưa được phépMột số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn3. Điện thoạiNgười gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?Người nhận thể hiện sự sẵn sang ngheHãy mĩn cười khi nói chuyện điện thoạiKhi cần giữ máy, hãy chứng tỏ rằng mình vẫn đang cầm máy, có thể yêu cầu xem mình có thể gọi lại cho họ được không?Sẵn sàn ghi chép khi điện thoạiĐể người gọi kết thúc cuộc nói chuyệnMối quan hệ của sinh viênGiảng viênBạn họcSinh viênBạn chơiNhà trọ -KTXNgười yêuCác QH XH khácỨng xử thế nào với các mối quan hệ đóXác định vị trí, vai trò của mình trong XH.Phải có lập trường tư tưởng đúng đắnBình tĩnh trước mọi tình huốngLuôn luôn làm những công việc minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin cho mọi ngườiTìm hiểu tâm lý, tính cách của người giao tiếpKhông bị lôi kéo.Biết chịu áp lựcCác yếu tố tác động đến quá trình giao tiếpYếu tố tâm lýĐộng cơ hành vi cá nhânCảm xúc tình cảmTính cáchKhí chấtQuy luật lây lan tâm lýTháp nhu cầu MASLOWYếu tố xã hộiBiết mình là ai? Làm thế nào để sống hài hòa với những người xung quanh?Mối quan hệ Thái độ - Hành viThái độ TAThái độ NKHành vi TAHành vi NKThíchGhétKỹ năng lắng nghe“Nói là bạc,im lặng là vàng,lắng nghe là kim cương”Thế nào là người biết lắng ngheSử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lýChú ý biểu hiện bằng lời và không bằng lời của người nóiKiên nhẫn không ngắt lời người nóiĐặt câu hỏi với giọng thích hợpTóm lượt nội dung ngheCung cấp thông tin phản hồi Sự đồng cảmThể hiện sự tôn trọngNgười không biết lắng ngheNgắt lời người nóiKhông giao tiếp bằng mắtKhông chú ý đến người nóiKhông hoặc ít thông tin phản hồiLuôn thay đổi đề tàiLuôn phê bìnhNói quá nhiềuBận tâm vào việc riêngĐưa ra lời khuyên không được mong đợiKỹ năng nóiKhi ta nói: ta là chủ của lời nóiKhi ta nói rồi: Lời nói là chủ của ta!!!Giao tiếp với người khó tínhĐặc điểm của người khó tínhHay chỉ trích, phàn nànHay cằn nhằn, không biết người nghe có phản ứng gì khôngMuốn giải quyết vấn đề một cách hoàn hảo, hợp lýTự coi mình là quan trọng, hay đòi hỏiThường tỏ ra không hài lòngGiao tiếp với người khó tínhGiữ thái độ bình tĩnh, biết chịu đựng và kiềm chế cảm xúcCho họ biết ta đang lắng nghe và cố giải quyết vấn đềĐồng ý quan điểm của họ là hợp lý nhưng cũng trình bày quan điểm của mìnhTheo dõi và giải quyết chu đáo vấn đề của họCam kết và biết giữ lời hứaKiên nhẫn, sẵn sang giúp đỡ họ, tạo niềm tinĐặc điểm của người nóng tínhTốc độ nói rất nhanh, thường gằn giọngLớn tiếng và có thể không kìm chế được bản thânKhông cả nểNói liên tục không để người khác đáp lạiGiao tiếp với người nóng tínhLuôn giữ thái độ bình tĩnh và kiên nhẫnĐể cho họ giải bày hết sự tức giận của họKhéo léo hạ giọng và thể hiện sự đồng cảmĐừng đổ lỗi cho người khác, sẵn sang xin lỗi họĐừng cảm thấy xúc phạm vì sự thô lỗ của họCam kết thực hiện đúng những gì hứa với họĐặc điểm của người hay lý sựĐiềm đạm, có nội tâmMuốn sắp xếp mọi việc một cách chu đáoKhông thẳng thắn hay quả quyếtRất kiên nhẫnGiao tiếp với người hay lý sựTính chính xácKhông vội vãNên cho họ thời gian để họ quyết địnhTrình bày phải xúc tích, khoa họcTrả lời câu hỏi có dẫn chứng cụ thểHãy biết lắng nghe nhu cầu của họĐặc điểm của người quyết đoánThích hành động cụ thểThẳng thắn và đi thẳng đến vấn đề mà họ quan tâmMuốn làm sáng tỏ vấn đề họ quan tâmThiếu kiên nhẫnTốc độ nói hơi nhanhQuyết định rất nhanhChỉ quan tâm đến kết quảGiao tiếp với người quyết đoánNên nhớ họ chỉ quan tâm đến kết quảTăng tốc độ nói chuyệnĐừng hiểu nhầm tính quyết đoán với sự giận dữĐi thẳng vào vấn đềĐừng cảm thấy xúc phạmĐặc điểm của người ba hoa, dông dàiNhàn rỗi, nhiều chuyệnNhiệt tình, sôi nỗi vượt quá giới hạnKhông đi vào trọng tâmÍt tự áiGiao tiếp với người ba hoa, dong dàiKhông dễ dãiHướng họ đi vào trọng tâmTiết kiệm thời gianNên kết thúc cuộc nói chuyện càng sớm càng tốtNhận định, đánh giá người khác qua giao tiếpCần tế nhị, tinh tế, không nên quá vội vàngTình huống giao tiếp ->nhìn->khám phá -> đánh giáXem xét kỹ hoàn cảnh, môi trườngĐánh giá con người phải qua một quá trình giao tiếpCần khách quan và luôn nhớ rằng không ai hoàn thiệnBiểu hiện của người nói dốiChe miệng (bằng cả bàn tay hoặc ngón cái, giả vờ ho)Sờ mũiDụi mắtGãi cổĐỏ mặt hoặc căng thẳng trên cơ mặtNháy mắt nhiều lần khi nóiMột số lưu ý khi thuyết trìnhChuẩn bị bài thuyết trình kỹ càng tại nhàTập thuyết trình một mìnhChuẩn bị trang phục, tác phongChọn vị trí đứng hợp lýNgôn ngữ lời nóiNgôn ngữ cử chỉNghe và trả lời câu hỏi rõ ràngNhững lưu ý cần tránh khi thuyết trìnhĂn mặc lôi thôi hoặc không phù hợp với đối tượng ngheNói quá to hoặc quá nhỏ.Tay chân khua múa lung tung.Mắt không nhìn vào người nghe.Quá nhiều hư từ ê a.Run, thiếu tự tin.Đặt những câu hỏi bâng quơ.Thứ tự của phần trình bàyTrước tiên tôi xin trình bày vấn đề A. Trong phần này có 1-2-3Tiếp theo tôi xin trình bày vấn đề BVà cuối cùng là vấn đề CTrên đây, tôi vừa trình bày Kỹ năng tìm kiếm tài liệu. Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe. Bây giờ xin các bạn đặt câu hỏi.Kết thúcNgôn ngữ cơ thể *Cử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiBề ngoàiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngNgôn ngữ cơ thểCử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngBề ngoàiNgôn ngữ cơ thểCử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngBề ngoàiNgôn ngữ cơ thểCử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộng Nhấn giọng- Nhịp điệu (Tốc độ lời nói củabạn)- Âm vực- Âm lượng- Ngắt giọngBề ngoàiNgôn ngữ cơ thể*Cử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngNhìn thẳngNhìn theo hình vòng trònNhìn điểmNhìn lướtBề ngoàiNgôn ngữ cơ thể *Cử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngwww.google.com.vn/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CB8QFjAA&url=ề ngoàiNgôn ngữ cơ thể Cử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayChuyểnđộngBề ngoàiNgôn ngữ cơ thể *Cử chỉVị tríđứngNụ cườiGiọng nóiÁnh mắtĐôi tayDi chuyểnĐứng yên như tượngDi chuyển quá nhiềuDi chuyển với mức độ vừa phảiBề ngoàiMột số phương pháp giải quyết mâu thuẫnTìm hiểu nguyên nhân sự việcDựa vào cảm nhận về tính cách, tâm lý của mọi ngườiPhân tích kỹ tình huống, nghe 2 tai.Giải quyết trên tinh thần hợp tác và thương lượngKhông tư thù cá nhânBình thường hóa mọi vấn đề.Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả?Có mục tiêu, kế hoạch, phương hướng rõ ràngBiết cách tổ chức và giao việcQuản lý, theo dõi, báo cáoĐộng viên kịp thờiPhê bình khéo léoBiết lắng nghe.Khả năng quyết đoán, giải quyết vấn đề.Chia sẻKhó khăn của bạn là gì?Câu chuyện về công việc của bạn.Các tình huống đã gặp và biện pháp giải quyết.Cảm ơn sự theo dõi của các bạn!