Kỹ năng soạn thảo văn bản - Lê Ngọc Quang

VIAMI Software Kỹ năng soạn thảo văn bản Lê Ngọc Quang Nội Dung ➔ Phân loại văn bản ➔ Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản ➔ Qui ước soạn thảo văn bản ➔ Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt” ➔ Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản ➔ Phương pháp sử dụng Style ➔ Phương thức gửi văn bản qua e-mail Tiếp nhận và xử lý thông tin LOGIC Hiểu Suy xét Phân tích ... Phản ứng CẢM XÚC Thích ↔ ghét Vui ↔ buồn Hay ↔ dở ... Phản xạ Xử lý và cân bằng thông tin Logic Tiếng nói Phân tích Ngữ pháp Tâm điểm Liên tiếp Chi tiết Chữ/Số Giải mã Ngắn hạn Nghe Suy nghĩ Có nghĩa Kế hoạch Sáng tạo Hình ảnh Gợi cảm Ngữ điệu Minh họa Đồng thời Hình ảnh lớn Hình tượng/Khoảng cách Mã hóa Dài hạn Nhìn Cảm nhận Vô nghĩa Tức thì Vì sao phải có kỹ năng soạn thảo  Trông mặt bắt hình dong, nhìn chữ đoán ra người → Đẳng cấp người trình bày → Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng → Nghệ thuật trình bày  Bài hay nhưng cần có người đọc  Nội dung hay, bố cục dở → ai quan tâm?  Nội dung dở, bố cục đẹp → có người muốn đọc...  Muốn đọc, muốn xem → sẽ quan tâm...  Đọc hiểu, đọc lướt vẫn hiểu → cảm tình...  Kỹ năng không phụ thuộc vào ”Trình (công cụ) soạn thảo” Các công cụ soạn thảo chính  2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền và OpenOffice, LibreOffice... (OO) là mã nguồn mở, miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt  Các công cụ online khác: Google docs, webmail... Trình soạn thảo Microsoft Office Open Office Văn bản Word Writer Bảng tính Excel Spredsheet Trình chiếu Powerpoint Presenter Vẽ Draw Draw Phân loại các văn bản  Thư từ (thư, fax, e-mail...)  tầm thường, cấp trên, cấp dưới...  quảng cáo, chào hàng...  Công văn, văn bản chính thống...  Báo cáo  Giới thiệu, trình chiếu...  ... Thành phần của văn bản  Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất  Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn...  Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý tưởng, tránh lan man lạc đề  Minh họa: gợi ý, gợi cảm  Đoạn kết: chốt hạ, kết luận... Nguyên tắc soạn thảo  Ý tưởng và thông điệp chuyển tải  Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt  Soạn thảo khác với gõ chữ  Trình bày  Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ...  Bảng tính: bố cục bảng, đầu bảng, đóng khung gợi ý...  Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa...  Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang... Vòng đời của soạn thảo Suy nghĩ Nháp, tốc ký Kế hoạch, dàn bàiViết Chỉnh sửa, sắp xếp Duyệt đọc VIẾTĐỌC Qui tắc chung cho văn bản  Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc...  Dấu cách  Đẩy chữ  Viết hoa  Đánh số, chấm điểm (gạch đầu dòng)  Canh lề, thụt lề, thụt hàng, dóng hàng...  Phông chữ, cỡ chữ, style (kiểu) chữ, màu chữ...  Đoạn văn Qui ước về soạn thảo  Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc  Phụ thuộc vào văn hóa khu vực  Phụ thuộc vào thời đại  Phụ thuộc vào công cụ soạn thảo  Phụ thuộc vào đối tượng  Quy ước về style  Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị minh họa Các dòng qui ước chính  French style  Cổ điển, kiểu đánh máy  Chương ở giữa dòng  Các điểm đầu dòng  Thụt chữ đầu đoạn văn  Cứng nhắc  Khó thoát ý  Kiểu chữ bay bướm  English style  Hiện đại, mạnh  Bố trí từ trái sang phải  Các điểm thụt dần  Đầu đoạn văn để thẳng  Qui củ, dễ nhận  Gợi ý  Kiểu chữ Arial, cứng Việt Nam dùng cả 2 styles Cách sắp xếp bằng bảng  Mục đích dùng bảng:  Trình bày khung các ý tưởng  Sắp xếp nhiều ngăn và canh nội dung theo từng ngăn  Bố trí ngăn nắp giữa chữ và minh họa  Tính toán  Các qui ước dùng bảng:  Tiêu đề cột, dòng, chân bảng, tổng...  Đoạn văn, phông, canh lề, justify  Đóng khung cho bảng (viền, nền...) Dùng Section/page breake  Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn thảo nội dung của các phần khác  Chia vùng (phần)  Mỗi phần có thể có style riêng  Phân vùng để soạn thảo bên trong từng vùng  Chia trang  Sang trang cứng Dùng kiểu dáng (style)  Dùng các style có sẵn  Định nghĩa, thiết kế style  Phân vùng style  Sử dụng style Kỹ năng soạn thư/e-mail  Biết rõ đối tượng  ¼ phần đầu quan trọng nhất  Tôn trọng người đọc  Bố cục thân thư  Dùng bảng và nền màu  Không quên link tham khảo  Gợi tò mò để mở file đính  File đính nên dùng PDF  Có chữ ký để liên hệ Kỹ năng soạn báo cáo  Mô hình trực tiếp  Mô hình gián tiếp Người đọc đã được biết trước Báo cáo Ý chính ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- Người đọc chịu đọc Người đọc quan tâm đến kết quả trước Người đọc cần được dẫn dắt Báo cáo ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- Ý chính Người đọc cần được thuyết phục Người đọc có hiềm khích thất vọng... Kỹ năng soạn bảng tính  Bảng tính có kèm văn viết → chú ý xếp/căn lề, gộp xẻ ô  Đóng khung theo cấp độ  Canh lề trong ô, xoay chữ  Kết quả (Tổng và tiểu tổng) theo hàng ngang/dọc  Khung đồ thị  Sắp xếp bảng tính để in  Chèn Bảng tính trong Trình soạn văn bản Kỹ năng soạn thảo trình chiếu  Slide: ý chính, thoát ý, dòng chảy, dễ cảm nhận  Mẫu nền slide gợi ý và ấn tượng  Câu ngắn chọn, từ như chọn tiêu đề, đề mục (ghi chú để diễn giải khi trình bày)  Nguyên tắc xanh: hình, đồ thị, minh họa > 20%  Hình ảnh: nơi đặt, nền, giữ tỷ lệ...  Hiệu ứng: phông chữ, hoạt hình, slide  Chuyển chương nên có hình ảnh toàn slide  Không nên dùng khung tự do để giữ style Soạn thảo ↔ rà soát Rà soátSoạn thảo Thêm bớt chi tiết Chọn những từ k hác n hau Thay đổi nội dung Sửa chữ, cách viết Đánh dấu, điểm Chính tả Ngữ pháp Hoàn thiện văn bản  Xây + Hoàn thiện = Thương hiệu + Đẳng cấp  Rà soát  đọc lại 2 lần  nhờ người khác đọc ít nhất 1 lần  Sẵn sàng in/gửi/trình bày Chúc bạn thành công