Kỹ thuật soạn thảo văn bản

1 Lời nói đầu Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản. Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn bản nào đó cần nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, chúng tôi muốn đưa ra bài giảng này nhằm hướng dẫn soạn thỏa cụ thể một số loại văn bản cho sinh viên, người quản lý với mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế -xã hội; bài giảng này cũng không chỉ đơn thuần là các bản sao chép mẫu văn bản mà còn là sự phân tích văn bản để tìm ra cái bản chất, chức năng cơ bản của hệ thống văn bản xuyên suốt cơ chế quản lý và hệ thống phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước. Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Với những yêu cầu trên, chúng tôi rất mong bài giảng này, sinh viên kinh tế, các nhà quản lý kinh tế và bạn đọc có quan tâm tới văn bản tìm thấy những điều cần thiết cho mình. 2 Mục lục Lời nói đầu ..................................................................................................... 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC.......... 6 1.1. Khái niệm ............................................................................................ 6 1.2. Chức năng và vai trò của văn bản ........................................................ 6 1.2.1. Chức năng thông tin ...................................................................... 6 1.2.2. Chức năng pháp lý ........................................................................ 7 1.2.3. Chức năng quản lý ........................................................................ 7 1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản ........................................ 8 1.4. Phân loại văn bản............................................................................... 10 CHƯƠNG II: QUAN HỆ GIỮA VĂN BẢN VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ 12 2.1. Quan hệ giữa pháp luật với Nhà nước ................................................ 12 2.1.1. Khái niệm quyền lập pháp, lập quy ............................................. 12 2.1.2. Nhà nước và hệ thống văn bản Nhà nước .................................... 13 2.2. Văn bản và chế độ làm việc trong cơ chế quản lý .............................. 21 2.3. Văn bản và vấn đề ủy quyền trong quản lý ........................................ 22 CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN THẢO VĂN BẢN .................................................................. 25 3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản ....................................... 25 3.2. Quy tắc trong soạn thảo văn bản ........................................................ 26 3.2.1. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản ............................................ 26 3.2.2. Quy tắc diễn đạt .......................................................................... 26 3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản .......................................................... 27 3.3. Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản .............................................. 29 3.3.1. Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ văn bản .................................................. 29 3.3.2. Thủ tục sao văn bản .................................................................... 31 3.3.3. Thủ tục chuyển sao văn bản ........................................................ 34 3.3.4. Thủ tục quản lý văn bản .............................................................. 34 3.4. Ngôn ngữ soạn thảo văn bản .............................................................. 37 3 3.4.1. Ngôn ngữ và văn phong ............................................................. 37 3.4.2. Dấu câu trong soạn thảo văn bản ................................................ 38 3.4.3. Từ Hán- Việt trong soạn thảo văn bản. ....................................... 39 3.4.4. Từ khóa trong soạn thảo văn bản ................................................ 41 CHƯƠNG IV: THỂ THỨC VĂN BẢN ...................................................... 44 4.1. Khái niệm về thể thức văn bản ........................................................... 44 4.2. Nội dung thể thức văn bản ................................................................. 44 4.2.1. Tiêu ngữ ..................................................................................... 44 4.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản .................................................... 44 4.2.3. Số và ký hiệu của văn bản ........................................................... 45 4.2.4. Phần địa danh, ngày tháng .......................................................... 46 4.2.5. Tên văn bản ................................................................................ 46 4.2.6. Phần trích yếu ............................................................................. 47 4.2.7. Phần nơi nhận ............................................................................. 47 4.2.8. Chữ ký và con dấu ...................................................................... 48 CHƯƠNG V: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ CÁCH SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ............................ 54 5.1. Một số quy tắc trong soạn thảo Văn bản quy phạm pháp luật ........... 54 5.1.1. Quy tắc diễn đạt quy phạm ......................................................... 54 5.1.2. Quy tắc cơ cấu văn bản quy phạm pháp luật ............................... 55 5.1.3. Quy tắc sử dụng từ ngữ thể văn pháp luật ................................... 58 5.2. Các đặc điểm cơ bản của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh ....................... 59 5.2.1. Hiến pháp ................................................................................... 59 5.2.1. Luật ............................................................................................ 60 5.2.3. Pháp lệnh .................................................................................... 61 5.3. Soạn thảo Nghị định .......................................................................... 62 5.3.2. Khái niệm ................................................................................... 62 5.3.2. Thẩm quyền ................................................................................ 62 5.3.3. Bố cục......................................................................................... 63 4 5.4. Soạn thảo thông tư ............................................................................. 72 5.4.1. Khái niệm ................................................................................... 72 5.4.2. Thẩm quyền ................................................................................ 72 5.4.3. Bố cục......................................................................................... 73 5.5. Soạn thảo chỉ thị ................................................................................ 75 5.5.1. Khái niệm ................................................................................... 75 5.5.2. Thẩm quyền ................................................................................ 75 5.5.3. Bố cục......................................................................................... 75 5.6. Soạn thảo Nghị quyết ........................................................................ 79 5.6.1. Khái niệm ................................................................................... 79 5.6.2. Bố cục......................................................................................... 79 5.7.Soạn thảo quyết định .......................................................................... 81 5.7.1. Khái niệm ................................................................................... 81 5.7.2. Bố cục......................................................................................... 82 5.7.3. Quy định, Quy chế, Điều lệ ban hành kèm thoe Nghị định, Quyết định. ..................................................................................................... 83 CHƯƠNG VI: PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG ...................................................................................... 84 6.1. Soạn thảo Quyết định cá biệt ............................................................. 84 6.2. Soạn thảo Tờ trình ............................................................................. 87 6.3. Soạn thảo Công văn ........................................................................... 87 6.4. Soạn thảo Biên bản ............................................................................ 94 6.5. Soạn thảo Diễn văn hội nghị .............................................................. 95 6.6. Soạn thảo Báo cáo ............................................................................. 98 6.7. Soạn thảo kế hoạch công tác ............................................................ 102 6.8. Soạn thảo Thông báo ....................................................................... 104 CHƯƠNG VII: PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN KHOA HỌC KINH TẾ ................................................................................................... 106 7.1. Phương pháp viết tiểu luận .............................................................. 106 5 7.1.1. Chọn đề tài ............................................................................... 106 7.1.2. Cơ sở chọn đề tài ...................................................................... 106 7.1.3. Đề cương cấu trúc của một tiểu luận ......................................... 107 7.2. Phương pháp viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp (luận văn) kinh tế . 111 7.2.1. Mục đích cảu thực tập tốt nghiệp và viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp................................................................................................. 111 7.2.2. Yêu cầu đối với một chuyên đề thực tập tốt nghiệp................... 111 7.2.3. Quy trình viết chuyên đề thực tập ............................................. 112 7.2.4. Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp ................................ 113 7.3. Phương pháp soạn thảo hợp đồng kinh tế ........................................ 128 7.3.1. Khái niệm Hợp đồng kinh tế ..................................................... 128 7.3.2. Các biện pháp bảo đảm thực hiện HĐKT .................................. 128 7.3.3. Hợp đồng kinh tế vô hiệu .......................................................... 129 7.3.4. Cơ cấu chung của một văn bản HĐKT...................................... 130 7.4. Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa ............................................ 132 7.4.1. Khái niệm về hợp đồng mua bán hàng hóa ............................... 132 7.4.2. Kỹ thuật soạn thảo các điều khoản chính của HĐMBHH .......... 132 7.6. Một số mẫu hợp đồng thường gặp ................................................... 136 PHỤ LỤC: MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY LÀM CĂN CỨ CHO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN ................................................................. 151 6 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Khái niệm - Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động. Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Văn bản là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch. - Đối với bộ máy Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước thực chất là các quyết định quản lý Nhà nước do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phương. Văn bản quản lý Nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào qua trình quản lý Nhà nước. 1.2. Chức năng và vai trò của văn bản 1.2.1. Chức năng thông tin - Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý Nhà nước chứa đựng các thông tin Nhà nước( như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các Quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý( các cơ quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( là các cơ quan quản lý Nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứ đựng trong đó. Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:  Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan. 7  Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị.  Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.  Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý. 1.2.2. Chức năng pháp lý - Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản quản lý Nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện: + Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác. + Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan. 1.2.3. Chức năng quản lý Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò to lớn đối với các nhà quản lý. Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu một hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn bản ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực hiện và soạn văn bản). Điều đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm. - Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định. Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường. - Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất pháttừ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận. - Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý 8 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các Nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra". Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa. 1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản * Yêu cầu về hình thức văn bản Nguyên tắc hoạt động của Nhà nước ta là tập trung thống nhất, do vậy hệ thống văn bản cũng phải trên cơ sở thống nhất tập trung. Về hình thức, văn bản phải có sự thống nhất xuyên suốt từ trung ương đến địa phương. Hình thức văn bản phải là khuôn mẫu bắt buộc được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc và thống nhất chọn làm mẫu. Thể thức văn bản như cách trình bày, các ký hiệu phải được chuẩn hóa tuyệt đối. * Yêu cầu về nội dung văn bản Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Có tính hợp pháp Một văn bản quản lý Nhà nước được soạn thảo và ban hành trên các nguyên tắc sau: + Văn bản có giá trị pháp lý thấp hơn không được trái với văn bản có giá trị pháp lý cao hơn. + Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản địa phương không được trái với văn bản trung ương. 9 + Đặc biệt trong thực tiễn cần lưu ý: các văn bản không được vượt thẩm quyền của cơ quan hay cá nhân ban hành. Ở đây có hai khía cạnh cần lưu ý: Thức nhất, không được vượt quá thẩm quyền; thứ hai, không được lẩn tránh trách nhiệm, tức là đáng ra cơ quan phải ban hành văn bản để giải quyết công việc thì thoái thác lẩn tránh. - Có tính hợp lý Vai trò của văn bản là rất rõ ràng. Song văn bản có thực thi, có hiệu lực trong cuộc sống hay không phụ thuộc vào chỗ văn bản có trở thành động lực phát triển hay không. Phát triển bền vững là sự phát triển đảm bảo được sự hài hòa giữa các lợi ích. Nguyên tắc đặt ra là: lợi ích các nhân không được lớn hơn lợi ích tập thể; lợi ích tập thể không được lpns hơn lợi ích của toàn xã hội, của Nhà nước. Một văn bản khi ban hành phải nêu rõ: + Nhiệm vụ + Đối tượng + Thời gian + Phương tiện thực hiện Văn bản quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàn diện. Khi soạn thảo, nhất thiết phải đặt văn bản trong bối cảnh chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội; phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài; có sự thích ứng giữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực hiện. Nhà nước quản lý nhất thiết phải tính dến yếu tố tác động của môi trường vào quá trình thực hiện văn bản. Để đảm bảo tính hệ thống, nhất quán, văn bản ra sau phải thống nhất, đồng bộ với văn bản ra trước. Nếu một văn bản quản lý Nhà nước không đáp ứng được những yêu cầu trên sẽ dẫn đến hai trường hợp: (1) Văn bản có tính khả thi không cao (2) Văn bản vô hiệu 10 1.4. Phân loại văn bản Hệ thống văn bản gắn chặt với sự phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa học, được hình thành và phát triển phù hợp với quy luật khách quan và thực tiễn của đất nước. Như vậy, văn bản được phân loại như sau:  Văn bản quy phạm pháp luật (Pháp quy) + Văn bản pháp quy chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. + Văn bản dược ban hành theo đúng thủ tục, thể thức, trình tự luật định. + Văn bản quy phạm pháp luật có chứa những quy tắc xử sự chung. + Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần. + Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng với mọi đối tượng hay một nhóm đối tượng. + Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong toàn quốc hay từng địa phương + Văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước bảo đảm thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau: - Hiến pháp - Luật, Bộ luật - Nghị quyết - Pháp lệnh - Lệnh của Chủ tịch nước - Nghị định - Quyết định - Chỉ thị - Thông tư  Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy dủ những yếu tố của một văn bản quy phạm pháp luật, nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể. Văn bản hành chính thông thường gồm: 11 - Công văn - Thông báo - Biên bản - Thông cáo - Công điện...  Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, thuộc thẩm quyền của từng cơ quan nhằm giải quyết một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian, thời gian nhất định. Văn bản cá biệt gồm: - Quyết định nâng lương - Quyết định bổ nhiệm - Quyết định điều động - Quyết định khen thưởng, kỷ luật - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính...  Văn bản dân sự Văn bản dân sự là loại văn bản giải quyết các mối quan hệ giữa các cá nhân trong giao tiếp, sinh hoạt, đời sống và kinh tế. Các văn bản dân sự