Mụcđích
Khi nghiên cứutàiliệu này, sẽgiúp bạn:
Thiếtlậpđượcphương pháp kiểm soát theo quá trình.
Phương pháp setup các loạitài liệuquảnlýnhưsổtay,
thủtục, quyđịnh, hướng dẫn, biểumẫu
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆSETUP QUÁ TRÌNH
Tài liệugồm2 phần: Phần1 vềđịnh nghĩa., cách thức
thiếtlậpvàkiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệukhác(hệthống tài liệucủaDN, kiểmsoáttàiliệubộ
phận, kiểmsoáthồsơ)./
101 trang |
Chia sẻ: maiphuongtt | Lượt xem: 1988 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Kỹnăng kiểm soát quá trình-MBP, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quản lý
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
2
Lời giới thiệu
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
3
Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.
Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH
Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức
thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ
phận, kiểm soát hồ sơ)./.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
4
1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái niệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau
và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.
+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập
hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào
thành đầu ra có thể xem như một quá trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
5
1.1.2 Phương pháp quản lý MBP
Phương pháp quản lý theo quá trình
(management by process) là phương
pháp quản lý dựa trên việc phân loại các
hoạt động theo các quá trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
6
1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình
trong tổ chức:
Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.
Cách tiếp cận theo quá trình.
Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.
Cách tiếp cận theo hệ thống các quá
trình
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
7
1.2 Phân biệt MBP và MBO
Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo
hai hướng chính là:
+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).
+ Quản lý theo quá trình – MBP.
Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng
phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng
ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so
sánh sau đây.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
8
Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục
tiêu đề ra.
+ Hiệu quả
+ Làm đúng việc.
+ Kiểm soát được công
việc chi tiết, nhưng
chưa chắc đã đảm bảo
mục tiêu.
+ Hiệu năng
+ Làm việc đúng.
Người sử dụng Thường là quản lý cấp
cao và cấp trung
Thường là quản lý cấp
trung và cấp thấp
Ưu điểm Thuận lợi cho công việc
khó kiểm soát hoặc đo
lường.
Thuận lợi cho công việc
khó xác định mục tiêu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
9
1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:
1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống,
thống nhất.
1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua
việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm
soát…
1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.
1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy
trình hành vi.
1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông
tin trong DN.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
10
1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)
1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất
của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông
tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.
1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc
quản lý chất lượng theo mô hình ISO
9001:2000:
Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
Sự lãnh đạo – Leadership.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
11
1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)
Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.
Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.
Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to
management.
Cải tiến liên tục – Continual improment.
Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to
decision making.
Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually
beneficial supplier relationship.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
12
1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu
Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.
Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ
quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..
Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.
Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.
Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.
Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.
Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
13
1.5 Khó khăn trong việc áp dụng
MBP:
Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là
do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy
trình.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu
không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn
ra.
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt
động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo
lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết
tranh chấp hay vi phạm.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
14
1.5 Khó khăn trong việc áp dụng
(tt):
Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu
đã quy định.
Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể
kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.
Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống
tài liệu sau một thời gian.
Bệnh giấy tờ Î ngoại lệ?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
15
2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU
2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ
sơ:
+ Tài liệu là những văn bản được ban
hành mà mọi thành viên trong tổ
chức phải tuân theo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện
theo tài liệu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
16
2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):
Các loại tài liệu bao gồm:
+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểu mẫu…
Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.
Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài
liệu là các thủ tục.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
17
2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC
Xác định nhu cầu.
Xác định mục đích.
Xác định phạm vi.
Xác định số bước công việc.
Xác định các điểm kiểm soát.
Xác định người thực hiện.
Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
Mô tả/diễn giải các bước công việc.
Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu
mẫu kèm theo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
18
2.2.1 Xác định nhu cầu
Áp dụng tiêu chuẩn mới.
Tái cấu trúc.
Nâng cấp hệ thống.
Do yêu cầu của các cấp quản lý…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
19
2.2.2 Xác định mục đích:
Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường
là GTGT của quy trình.
Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ
chức ntn?
Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp
kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích
setup quy trình.
VD: Xác định mục đích của quy trình book xe?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
20
2.2.3 Phạm vi của thủ tục:
Phạm vi thủ tục được hiểu tương tự
như phạm vi điều chỉnh của một văn
bản pháp luật.
Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ
tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân,
theo thời gian, không gian, lĩnh vực…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
21
2.2.3 Phạm vi của thủ tục: tt
Ví dụ:
I/ Mục đích:
………
II/ Phạm vi:
Thủ tục này áp dụng cho việc giải quyết khiếu nại của
khách hàng đối với toàn bộ hệ thống nhà hàng của công
ty.
III/ Định nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
22
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:
Hiện nay không có quy chuẩn cho việc xác
định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.
Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20
bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù
hợp.
Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc
rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ
dẫn đến không đủ để kiểm soát.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
23
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt)
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào
các yếu tố sau:
Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các
yếu tố nào? GTGT là gì?
Tiếp theo dùng phương pháp 5W1H và 5M để làm rõ
vấn đề.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
24
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt)
Phương pháp 5W1H:
What? Là gì?
Why? Tại sao?
Who? Ai thực hiện…
When? Khi nào?
Where? Ở đâu?
How? Làm thế nào
thực hiện.
Phương pháp 5M (xác
định các nguồn lực):
Man: con người.
Money: Tài chính.
Machine: Máy móc.
Material: Nguyên vật
liệu.
Method: Phương pháp
làm việc.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
25
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt) – case study
Ví dụ xác định số bước công việc của
quy trình book xe.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
26
2.2.5 Xác định điểm kiểm soát:
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là
thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản
trị.
Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc,
sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do
các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ
thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo
quy tắc Pareto 80/20.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
27
2.2.6 Xác định người thực hiện.
Mỗi bước công việc, cần phải xác định
bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực
hiện.
Có nhiều quy trình, cần xác định chặt
chẽ hơn qua: người thực hiện chính,
người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
28
2.2.7 Xác định bảng kiểm soát
quá trình.
Bảng kiểm soát quá trình là một tài
liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải
quá trình.
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát
quá trình là một tài liệu của hệ thống,
nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là
công cụ hỗ trợ cho việc setup quá
trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
29
2.2.7 Xác định bảng kiểm soát quá
trình. (tt)
Điểm kiểm soát Thiết bị sử
dụng
Đặc
tính/
thông
số
Mức qui
định
Đo
lường
Công
nghệ
Tần
suất
Tài liệu
hướng
dẫn
Người
thực
hiện
Hồ sơStt Công
đoạn
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
30
2.2.8 Xác định phương pháp
thử nghiệm
Mục đích của thử nghiệm là xác định xem
các công việc có thực hiện đúng theo tiêu
chuẩn đề ra hay không?
Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản
xuất thử, một trong các điểm quan trong
nhất của phương pháp thử nghiệm.
Test trong quá trình thực hiện.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
31
2.2.8 Xác định phương pháp
thử nghiệm (tt).
Điểm kiểm soátStt Công đoạn
Đặc tính/
thông số
Mức
qui
định
Thiết bị
sử dụng
Tần
suất
Tài
liệu
hướng
dẫn
Người
kiểm
tra
Hồ sơ
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
32
2.2.9 Mô tả quy trình:
Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình.
Cách thức thực hiện các bước công việc
ntn?
Trường hợp việc diễn giải cách thức (how)
thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài
liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
33
2.2.10 Hoàn thiện định nghĩa, biểu
mẫu kèm theo.
Định nghĩa (phần III): giải thích ý
nghĩa các thuật ngữ trong quy trình,
diễn giải các từ viết tắt.
Biễu mẫu kèm theo (phần VI): xác
định quy trình gồm những biểu mẫu
nào kèm theo, mã số???
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
34
2.3 Cấu trúc của thủ tục:
Cấu trúc của thủ tục gồm:
2.3.1 Header – Footer.
2.3.2 Trang bìa.
2.3.3 Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu.
2.3.4 Phần nội dung chính của tài liệu gồm:
+ Mục đích.
+ Phạm vi:
+ Định nghĩa:
+ Nội dung:
+ Tài liệu tham khảo.
+ Biểu mẫu kèm theo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
35
2.3.1 Header – Footer:
Phần Header:
Phần Footer:
Logo cty Tên tài liệu Mã số:Ngày ban hành:
Lần soát xét:
Số trang:
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
36
2.3.2 Trang bìa
Tên tài liệu
Phê duyệt Xem xét Soạn thảo
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
37
2.3.3 Phần theo dõi chỉnh sửa tài
liệu:
Stt Mục chỉnh
sửa/Trang
chỉnh sửa
Nội dung cũ Nội dung mới
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
38
2.3.4 Phần nội dung chính:
Ghi phần mục đích, phạm vi, định nghĩa
vào tài liệu.
Xây dựng nội dung cho tài liệu (chủ yếu là
vẽ và diễn giải lưu đồ) như sau:
( ghi chú: các ký hiệu diễn giải lưu đồ thực
hiện theo thủ tục và hướng dẫn biên soạn
tài liệu của công ty)
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
39
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Biểu diễn lưu đồ quá trình
Hình thức 1: gồm có 03 cột: trách
nhiệm, lưu đồ, tài liệu/hồ sơ. Sau
trang lưu đồ sẽ đến phấn diễn giải
các bước trong quy trình.
Hình thức 2: Thêm phần mô tả quy
trình nhằm diễn giải các bước trong
quy trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
40
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Hình thức #1:
Trách
nhiệm
thực hiện
Lưu đồ Tài liệu/hồ sơ
Diễn giải lưu đồ
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
41
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Hình thức #2:
Trách
nhiệm
thực hiện
Lưu đồ Tài
liệu/hồ
sơ
Mô tả quy
trình
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
42
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Tài liệu tham khảo
Ghi rõ tên tài liệu mã tài liệu mà nó
tham chiếu tới/phải tuân thủ theo
trong phần tài liệu tham khảo.
Các tài liệu tham khảo thường là các
tài liệu ở cấp cao hơn, hiệu lực cao
hơn hoặc là văn bản pháp luật của
nhà nước.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
43
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Tài liệu tham khảo (tt)
Ví dụ:
IV/ Nội dung:
……………………………………………….
V/ Tài liệu tham khảo:
Pháp lệnh hợp đồng kinh tế, 1989.
Nghị định 17/HDBT của hội đồng bộ trưởng 1989
hướng dẫn chi tiết thi hành pháp lệnh kinh tế.
Sổ tay kinh doanh mã số: HB/ST-02.
VI/ Hồ sơ:
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
44
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Biểu mẫu kèm theo
Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan
trọng nhất của hệ thống quản lý.
Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài
liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ
sơ.
Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ là
những tài liệu cung cấp bằng chứng khách
quan về các hoạt động đã được thực hiện
hay kết quả đạt được.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
45
2.3.4 Phần nội dung chính (tt):
Biểu mẫu kèm theo (tt) – Ví dụ
V/ Tài liệu tham khảo:
…….
VI/ Biểu mẫu kèm theo:
Phiếu ghi nhận khiếu nại khách hàng
mã số: HB/TT-02/BM01.
Phiếu tổng hợp ý kiến khách hàng,
mã số: HB/TT-02/BM02.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
46
2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu
Thủ tục kiểm soát tài liệu là một
trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2000.
Ngoài ra, mục đích của việc xây dựng
thủ tục kiểm soát tài liệu là việc
chuẩn hoá phương pháp MBP.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
47
2.4.1 Các yêu cầu của kiểm soát tài
liệu:
Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt tài liệu
trước khi ban hành.
Xem xét, cập nhật tài liệu khi cần thiết.
Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình
trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
Đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn tại các
nơi sử dụng.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
48
2.4.1 Các yêu cầu của kiểm soát tài
liệu: (tt)
Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
được nhận biết và việc phân phối của chúng
được kiểm soát.
Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu
lỗi thời và áp dụng dấu hiệu nhận biết thích
hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào
đó.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
49
2.4.2 Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:
Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới.
Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu.
Danh mục tài liệu.
Danh sách phân phối tài liệu .
Bảng theo dõi thay đổi tài liệu.
Phiếu đề xuất áp dụng tài liệu bên ngoài.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
50
2.4.3 hướng dẫn soạn thảo tài liệu.
Là tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài
liệu.
Hướng dẫn chi tiết quá trình soạn thảo tài
liệu.
Nội dung quy định: cơ chữ, fonts, lề, các
biểu tượng trong lưu đồ, mã số, hình thức
tài liệu, quy định về đóng dấu tài liệu…
-----HẾT PHẦN I-----
MANAGEMENT BY PROCESS
Buổi 2:
II - Các tài liệu thuộc hệ thống tài liệu của công ty.
III - Kiểm soát tài liệu của bộ phận.
IV - Kiểm soát hồ sơ.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
52
PHẦN II: HỆ THỐNG TÀI LIỆU CỦA
DN
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3
Cấp 4
Sổ tay
Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
53
Bảng so sánh hệ thống tài liệu DN
và hệ thống pháp luật
Hiện pháp/luật
Nghị định
Thông tư/Chỉ thị/Hướng dẫn
Mẫu văn bản
Sổ tay
Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ
Bản chất xây dựng hệ thống tài liệu là xây dựng
hệ thống pháp luật cho DN.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
54
Diễn giải
Tài liệu cấp cao sẽ có hiệu lực cao hơn tài
liệu cấp thấp.
Diễn giải sổ tay là các quy trình, quy định,
hướng dẫn.
Biểu mẫu luôn phải đi kèm với một tài liệu
như: thủ tục, quy định, hướng dẫn…
Ngoại lệ so với hệ thống pháp luật.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
55
1. Sổ tay
1.1 Khái niệm:
+ Theo ISO 9000:2000, sổ tay chất lượng là
tài liệu cung cấp những thông tin nhất
quán, cho cả nội bộ và bên ngoài, về hệ
thống quản lý chất lượng của tổ chức.
+ Theo cách hiểu thông thường sổ tay là cẩm
nang hoạt động cho một lĩnh vực nào đó.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
56
1.2 Mục đích của sổ tay:
Cung cấp thông tin giới thiệu cho các bên liên quan:
khách hàng, cổ đông chiến lược, Ban Giám đốc…
Giới thiệu triết lý kinh doanh, sứ mạng, mục tiêu, văn
hoá DN…
Cung cấp các thông tin cơ bản về hệ thống quản lý
của DN.
Các mục đích khác còn tuỳ thuộc vào từng loại sổ tay.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
57
1.3 Phân loại:
1.3.1 Sổ tay chất lượng:
Đây là loại sổ tay của hệ thống quản lý ISO
9000 (phiên bản mới nhất là ISO 9001:2000).
Về nội dung, hầu như toàn bộ nội dung của sổ
tay chất lượng gần như tương ứng với nội dung
của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
58
1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)
Chương IV: Hệ thống quản lý chất lượng.
4.1 Đáp ứng các yêu cầu chung.
4.2 Tài liệu hệ thống.
+ Giới thiệu các loại tài liệu của hệ thống.
+ Thủ tục kiểm soát tài liệu.
+ Thủ tục kiểm soát hồ sơ.
4.3 Tài liệu liên quan.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
59
1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)
Chương V: Lãnh đạo
5.1 Cam kêt của lãnh đạo.
5.2 Hướng vào khách hàng.
5.3 Chính sách chất lượng.
5.4 Hoạch định.
5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin.
5.6 Xem xét lãnh đạo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
60
1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)
Chương VI: quản lý nguồn lực.
6.1 Cung cấp nguồn lực.
6.2 Nguồn nhân lực.
6.3 Cơ sở hạ tầng.
6.4 Môi trường làm việc.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
61
1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)
Chương VII: Thực hiện sản phẩm và dịch vụ.
7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm.
7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng.
7.3 Thiết kế và phát triển.
7.4 Mua hàng.
7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ.
7.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
62
1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)
Chương VIII: Đo lường, phân tích, cải tiến
8.1 Khái quát.
8.2 Theo dõi và đo lường.
8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù