Lập kế hoạch dự án - Lưu Trường Văn

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Trình bày: TS.GVC. Lưu Trường Văn 2. Khái niệm • Hoạch định dự án là một phần của quản lý dự án mà liên quan đến việc sử dụng các tiến độ để lập kế hoạch và sau đó báo cáo tiến trình thực hiện dự án cho các bên tham gia dự án(Harold Kerzner (2003). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (8th Ed. ed.). Wiley. ISBN 0- Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2 471-22577-0) • Hoạch định dự án là một công việc chuyên nghiệp
Các cá nhân có liên quan đến dự án nên tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án Định nghĩa • Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó • Lập kế hoạch dự án là một công việc khó. Tại sao? Lập kế hoạch dự án và quy trình thực hiện dự án Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 4 Trình tự lập kế hoạch dự án 1. Xác lập mục tiêu: Ai làm gì? Khi nào 2. Phát triển kế hoạch: Lập WBS 3. Xây dựng sơ đồ kế hoạch: Quan hệ giữa các công việc 4. Lập tiến độ: Bắt đầu? Kết thúc? Các mốc quan trọng (milestone) 5. Dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực: Cần bao nhiêu tiền? 6. Báo cáo Nội dung của kế hoạch dự án A. Tổng quan chung về dự án B. Các mục tiêu dự án C. Vấn đề kỹ thuật và quản trị D. Tiến độ dự án E. Nguồn lực và ngân sách dự án F. Nhân sự dự án G. Vấn đề hợp đồng dự án H. Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án WBS Xác định WBS của dự án • Cô caáu phaân chia coâng vieäc laø moät coâng cuï daïng ñoà thò nhaùnh caây hay bieåu ñeà muïc nhaèm toå chöùc, xaùc laäp, theå hieän caùc coâng taùc caàn thöïc hieän. • Cô caáu phaân chia coâng vieäc là một hệ thống thứ bậc mà trong đó các phần tử lớn hơn được phân chia thành các phần tử nhỏ hơn • Đơn vị nhỏ nhất của WBS là gói công việc (Work Package • Quan nieäm: – Ñeå quaûn lyù ñöôïc toaøn boä döï aùn thì phaûi quaûn lyù ñöôïc töøng phaàn của döï aùn Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 8 Ví dụ vềWBS (English) 9 Biên soạn vá giảng: TS. Lưu Trường Văn WBS của một dự án phần mềm Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 10 WBS của 1 dự án di chuyển văn phòng Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 11 Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 12 Ví dụ vềWBS của dự án eLearning KEÁ HOAÏCH HOÄI NGHÒ VÒ TRÍ TIEÁP THÒCHÖÔNG TRÌNH Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 13 NGAØY NôiCHUÛ ÑEÀ TAØI LIEÄU NGÖÔØI THUYEÁT TRÌNH DANH SAÙCH BROCHURE Ñaêng kyù NHAÄN ÑÖÔÏC CAÙC TAØI LIEÄU CAÙC THIEÁT BÒ CAÀN THIEÁT THIEÁT KEÁ BROCHURE DANH MUÏC THÖ TÍN LIEÂN LAÏC WBS CUÛA DÖÏ AÙN HOÄI NGHÒ WBS của 1 dự án xây dựng Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU) 14 Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 15 WBS – daïng bieåu ñeà muïc 1.0.0 Nhaø A 1.1.0 Keát caáu 1.1.1 Khung 1.1.2 Moùng ` 1.2.0 Heä thoáng ñieän Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 16 1.2.1 Ñöôøng daây 1.2.2 Thieát bò 1.3.0 Heä thoáng nöôùc 1.3.1 Heä thoáng caáp nöôùc 1.3.2 Heä thoáng thoaùt nöôùc WBS – muïc ñích söû duïng • WBS là công cụ cơ bản để xác định các công việc và trình tự thực hiện các công việc của dự án • Xaùc ñònh caùc coâng vieäc caàn thöïc hieän, ñònh roõ nhöõng chuyeân moân caàn thieát, hoã trôï cho vieäc löïa Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 17 choïn thaønh vieân döï aùn, thieát laäp cô sôû ñeå laäp tieán ñoä • Laø phöông tieän lieân keát caùc coâng vieäc laïi vôùi nhau moät caùch hieäu quaû, ñaûm baûo khoâng boû soùt hay truøng laép QUY MOÂ CUÛA WP Moãi goùi coâng vieäc neân laø : 1. Coù theå quaûn lyù – Quyeàn löïc cuï theå vaø traùch nhieäm cuï theå coù theå ñöôïc phaân coâng 2. Ñoäc laäp Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 18 – Vôùi söï toái thieåu cuûa nhöõng caùi chung hoaëc söï phuï thuoäc vôùi caùc phaàn töû khaùc 3. Coù theå ño löôøng – Coù theå ño löôøng tieán trình. LậpWBS • Để có WBS cho dự án, chúng ta có thể: – Dùng WBS của các dự án tương tự rồi duyệt lại để phù hợp với dự án của chúng ta. Đây là cách phổ biến và hiệu quả mà những người làm QLDA thường hay sử dụng – Sử dụng ý kiến chuyên gia để phát triển 1 WBS của dự Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 19 án hiện tại. – Dựa vào kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm của các thành viên Ban Quản lý dự án – Dựa vào sự phán đoán, chuyên môn, kinh nghiệm của bản thân Khi lậpWBS cần ghi nhớ các nội dung sau • Dùng kiểu phân chia hợp lý cho dự án của chúng ta • WBS không nhất thiết phải đối xứng • Mỗi ô là sự tổng kết của những ô bên dưới • Các ô có cấp độ thấp nhất (không phân chia nữa) được gọi là các gói công việc) • Ô trên cùng nhất phải trình bày dự án hoàn thành • Từng thành viên ban QLDA phải có liên quan đến WBS • Sau khi hoàn thành, chúng ta nên trình duyệt WBS lên chủ đầu tư/khách hàng Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 20 Nguyên lý 1: Định nghĩa một cách rõ ràng mục đích của dự án (project goal) • Bắt đầu tại kết thúc và thực hiện phân tích ngược để xác định quy mô. • Giám đốc dự án (GĐDA), các thành viên Ban QLDA, người sử dụng tham gia định nghĩa quy TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 21 mô. • Lập đi lập lại … Có phải bạn muốn cái này? Nguyên lý 2: Xác định các mục tiêu dự án (project objectives) • Phân bổ các mục tiêu dự án cho các thành viên của Ban QLDA • Thường xuyên nhắc nhở cái gì đang cố gắng TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 22 để hoàn thành • Nên là SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound Nguyên lý 3: Thiết lập mốc kiểm tra, các công tác, các quan hệ & các ước lượng thời gian • Phát triển một kế hoạch thực hiện (an action plan) • Hãy hỏi các câu hỏi: “cái gì nếu…” & “cái gì có thể sai lầm” TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 23 • Đừng đánh mất tầm nhìn của mục đích dự án • Thiết lập những nguồn lực cần thiết – Thời gian, thông tin, con người ... Nguyên lý 4: Tạo ra tiến độ dự án dạng đồ họa • Tiến độ ngang (GANTT Chart) – Tiến độ ngang với các công tác, bắt đầu/kết thúc, thời gian hoàn thành, v.v… TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 24 • Sơ đồ PERT (PERT Chart) – Sơ đồ khối mà trưng bày thứ tự và quan hệ có liên quan. Nguyên lý 5: Quan tâm khía cạnh con người • Hiểu rõ triển vọng của những người khác • Cởi mở để học từmọi người • Bài học kinh nghiệm (Lessons learned) TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 25 CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA CÁC BẠN! 26