Lập tiến độ dự án (project scheduling)

1LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Project Scheduling) 2MỤC TIÊU  Hiểu được tầm quan trọng của việc lập tiến độ dự án và quản lý tốt thời gian thực hiện dự án  Định nghĩa các họat động như là nền tảng cho việc phát triển tiến độ dự án  Mô tả cách thức nhà quản lý dự án sử dụng sơ đồ mạng và sự phụ thuộc để hổ trợ việc sắp xếp trình tự các họat động  Giải thích cách thức mà các công cụ và kỹ thuật khác nhau giúp nhà quản lý dự án thực hiện việc ước lượng thời gian họat động và phát triển lịch trình  Sử dụng sơ đồ Gantt cho việc họach định và theo dõi thông tin về tiến độ dự án  Mô tả và phân biệt kỹ thuật CPM và PERT trong lập tiến độ : sự phát triển, sự ứng dụng và những giới hạn  Hiểu và sử dụng phân tích lộ trình tới hạn 3TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Các nhà quản lý dự án thường cho rằng việc bàn giao dự án đúng thời gian là một thách thức lớn nhất của họ  Các vấn đề về tiến độ là lý do chủ yếu đối với các mâu thuẩn của dự án và đặc biệt là trong suốt nữa giai đọan sau của các dự án 4VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Mục đích : đặt các hoạt động dự án vào khung thời gian cụ thể với việc thực hiện và kiểm soát  Đầu vào : Danh mục hoạt động (hoặc WBS), Ước lượng thời gian thực hiện của hoạt động, mối liên hệ có trước của hoạt động  Công cụ : Sơ đồ Gantt; biểu đồ CPM hoặc PERT  Kết quả  Sơ đồ Gantt của các hoạt động dự án với các hoạt động tới hạn  Các điểm mốc  Các kế hoạch khác có liên hệ với tiến độ (sơ đồ khối lượng nguồn lực, phân công nhân sự, tiến độ kiểm soát,... 5CÁC TIẾN TRÌNH LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Định nghĩa họat động  Sắp xếp trình tự họat động  Ước lượng thời gian thực hiện họat động  Phát triển lịch trình dự án 6ĐỊNH NGHĨA HỌAT ĐỘNG  Việc lập tiến độ dự án bắt đầu từ tài liệu cơ bản về khởi sự một dự án  Tuyên ngôn dự án bao gồm thông tin về thời hạn bắt đầu, thời hạn kết thúc và ngân sách dự án  Báo cáo phạm vi và WBS giúp xác định việc gì sẽ được làm  Định nghĩa họat động bao gồm việc phát triển WBS chi tiết hơn cùng những lời giải thích bổ sung để hiểu rõ tất cả các công việc được làm, vì vậy bạn có thể phát triển ước lượng thời gian phù hợp 7SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC HỌAT ĐỘNG  Bao hàm việc tóm tắt lại các họat động và định rõ sự phụ thuộc  Sự phụ thuộc có tính chất bắt buộc : logic cứng  Sự phụ thuộc tùy ý : logic mềm  Sự phụ thuộc bên ngòai : bao hàm những mối liên hệ giữa họat động dự án và họat động không phải dự án  Bạn phải định rõ sự phụ thuộc để sử dụng phân tích lộ trình tới hạn 8SƠ ĐỒ MẠNG  Sơ đồ mạng là kỹ thuật được ưa thích để trình bày trình tự sắp xếp các họat động  Sơ đồ mạng là sự trình bày dưới dạng biểu đồ các mối liên hệ logic trong số,hoặc sự sắp xếp theo trình tự của, các họat động dự án 9SƠ ĐỒ MẠNG : MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN  Hoạt động và sự kiện (Activity & Event)  Biểu đồ hoạt động theo sơ đồ mạng :  AON (Activity-on-node)  AOA (Activity-on-arc)  Mối liên hệ logic giữa các hoạt động  Finish-to-start (FS)  Start-to-start (SS)  Finish-to-finish (FF)  Start-to-finish (SF)  Đường găng (Critical paths)  Các hoạt động tới hạn (Critical Activities)  Sự trì hoãn (slacks) hoặc sự chờ đợi (Floats) 10 SƠ ĐỒ MẠNG AOA Lưu ý: giả định thời gian thực hiện các họat động tính theo ngày; A=3 có nghĩa là họat động A có thời gian thực hiện là 3 ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 A (3) C (4) E (3) J(2) 11 SƠ ĐỒ MẠNG AOA  Họat động được biểu diễn bằng mũi tên  Sự kiện được biểu diễn bằng điểm nút  Chỉ có thể trình bày mối liên hệ kết thúc-Bắt đầu (Finish to start) 12 SƠ ĐỒ MẠNG AON CỦA DỰ ÁN X Lưu ý: giả định thời gian thực hiện các họat động tính theo ngày; A=3 có nghĩa là họat động A có thời gian thực hiện là 3 ngày A(3) B(5) C(4) D(5) E(3) F(2) G(3) H(5) I(3) J(2) 13 SƠ ĐỒ MẠNG AON  Họat động được biểu diễn bằng điểm nút/hộp  Mũi tên cho thấy mối liên hệ giữa các hoạt động  Cho thấy nhiều loại liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động  Phổ biến hơn sơ đồ mạng AOA và được sử dụng bởi các phần mềm quản lý dự án 14 CÁC LOẠI LIÊN HỆ PHỤ THUỘC GIỮA CÁC HOẠT ĐỘNG  Bạn liên kết các hoạt động bằng việc định nghĩa sự phụ thuộc giữa các thời hạn bắt đầu và kết thúc của các hoạt động  Có 4 loại liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động trong Microsoft Project A B FSHoàn thành – Bắt đầu (Finish -to-start) B không thể bắt đầu cho đến khi A hoàn thành Loại phụ thuộc Ví dụ Mô tả FF A B SS Bắt đầu – Bắt đầu (Start -to-start) B không thể bắt đầu cho đến khi A bắt đầu A B Hoàn thành – hoàn thành (Finish -to-Finish) B không thể hoàn thành cho đến khi A hoàn thành A B SF Bắt đầu – Hoàn thành (Start -to-Finish) B không thể hoàn thành cho đến khi A bắt đầu 15 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG VIỆC PHÁT TRIỂN SƠ ĐỒ MẠNG AON  Các hoạt động trong sơ đồ mạng hướng từ trái sang phải, không được tạo thành vòng lặp  Một hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động liên quan có trước được hoàn thành  Mũi tên trên sơ đồ mạng chỉ ra mối liên hệ có trước hoặc tiếp theo sau hoạt động  Mỗi hoạt động nên có một số nhận dạng duy nhất  Số nhận dạng của một hoạt động sẽ lớn hơn bất kỳ số nhận dạng của hoạt động nào đứng trước nó  Kinh nghiệm chỉ ra rằng khi có nhiều hoạt động bắt đầu thì một điểm nút bắt đầu được sử dụng để chỉ rõ sự bắt đầu; tương tự một điểm nút kết thúc để chỉ rõ sự kết thúc dự án 16 ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN THỰC HIỆN MỖI HOẠT ĐỘNG  Sau khi định nghĩa các hoạt động và quyết định sự phụ thuộc giữa chúng, bước kế tiếp trong lập tiến độ là ước lượng thời gian thực hiện của từng hoạt động  Thời gian thực hiện (D) bao gồm thời gian làm việc thực tế trên mỗi hoạt động cộng với thời gian trôi đi  Nổ lực là số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc được yêu cầu để hoàn thành một công việc. Nổ lực không bằng với thời gian thực hiện  Mọi người đang làm các công việc nên tạo ra những ước lượng và một chuyên gia nên tóm tắt lại những ước lượng này 17 PHÁT TRIỂN LỊCH TRÌNH  Phát triển lịch trình sử dụng kết quả của những tiến trình lập tiến độ khác để xác định thời hạn bắt đầu và kết thúc của dự án và các hoạt động của nó.  Mục tiêu cơ bản là tạo ra một lịch trình dự án thực tế nhằm cung cấp nền tảng cho việc theo dõi tiến trình dự án theo kích thước thời gian của nó.  Các công cụ và kỹ thuật quan trọng bao gồm sơ đồ Gantt, biểu đồ CPM hoặc PERT, phân tích lộ trình tới hạn 18 SƠ ĐỒ GANTT  Cung cấp một định dạng chuẩn cho việc trình bày thông tin về lịch trình của dự án bằng việc liệt kê các hoạt động và các thời hạn bắt đầu – kết thúc tương ứng của nó theo thời gian lịch  Được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L.Gantt  Mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một thanh nằm ngang với thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể  Ưu điểm: Dễ xây dựng, người đọc dễ nhận biết các công việc và thời gian thực hiện của nó cũng như tổng thời gian thực hiện dự án  Nhược điểm: Không thể hiện được mối liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động 19 SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN X 20 LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN THEO SƠ ĐỒ MẠNG Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng :  Phương pháp CPM (Critical Path Method)  Thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số  Nhấn mạnh đến sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí  Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique)  Nhấn mạnh đến việc ước lượng thời gian hoàn thành công việc không chắc chắn CPM và PERT giống nhau về phương pháp xác định đường găng với những hoạt động không thể bị chậm trễ nên thường được gọi chung là CPM/PERT nhưng khác nhau về việc ước tính thời gian thực hiện của các hoạt động 21  3 loại thời gian ước tính:  Thời gian lạc quan: a  Thời gian thường xảy ra nhất: m  Thời gian bi quan: b  Thời gian kỳ vọng: te = (a+4m+b)/6  Phương sai: 2 = (b-a)2/36 ƯỚC TÍNH THỜI GIAN HOÀN THÀNH DỰ ÁN (PERT) 22 LỘ TRÌNH TỚI HẠN (Critical Path)  Lộ trình là đường dẫn nối tiếp các hoạt động có liên hệ phụ thuộc nhau từ hoạt động bắt đầu đến hoạt động kết thúc của sơ đồ mạng  Lộ trình tới hạn là lộ trình dài nhất xuyên suốt sơ đồ mạng và là lộ trình xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án  Các hoạt động nằm trên lộ trình tới hạn gọi là hoạt động tới hạn, các hoạt động này có thời gian dự trữ (Foat/Slack) bằng 0 23 sơ đồ mạng AON : HỘP HOẠT ĐỘNG  ES (Early Start)  EF (Early Finish)  LS (Late Start)  LF (Late Finish)  D (Duration)  F/SL (Foat/Slack) Baét ñaàu sôùm (ES) Keát thuùc sôùm (EF) Thôøi gian chôø ñôïi (F) Moâ taû soá hoaït ñoäng (No) Thôøi gian thöïc hieän (D) Baét ñaàu muoän (LS) Keát thuùc muoän (LF) 24 Sơ đồ mạng AON : TÍNH TOÁN CÁC THÔNG SỐ CƠ BẢN Xác định ES và EF (Forward Pass)  Đi xuôi dòng sơ đồ mạng tính ESj  Bắt đầu từ hoạt động đầu tiên, ta có ES1= 1 EF = ES + D - 1  Tại một hoạt động chỉ có một hoạt động đến ESj = EFi + 1  Tại một hoạt động có nhiều hoạt động đến (Hoạt động đóng) ESj = Max{EFi} + 1 25 Sơ đồ mạng AON : TÍNH TOÁN CÁC THÔNG SỐ CƠ BẢN Xác định LS và LF (Backward pass)  Đi ngược dòng sơ đồ mạng tính LFj  Bắt đầu từ hoạt động cuối cùng, ta có LFcuối = EFcuối LScuối = LFcuối - Dcuối + 1  Tại một hoạt động chỉ có một hoạt động tiếp sau : LFi = LSJ - 1  Tại một hoạt động có nhiều hoạt động tiếp sau (Hoạt động mở) : LFi = Min{ LSj } - 1 Thời gian dự trữ : F = LS - ES = LF - EF 26 Sơ đồ mạng AON của dự án X A(3) B(5) C(4) D(5) E(3) F(2) G(3) H(5) I(3) J(2) 27 Sự đánh đổi thời gian và chi phí hoặc điều chỉnh tiến độ của dự án  Trong thực tế, có nhiều trường hợp thời gian mong muốn hoàn thành dự án nhỏ hơn thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án theo đường găng  Để đảm bảo thời gian quy định, ta phải rút ngắn thời gian đường găng  Biện pháp rút ngắn đường găng thường làm cho chi phí của dự án tăng lên  Sự thách thức: lập lại tiến độ dự án để rút ngắn thời gian hoàn thành với mức chi phí tăng lên nhỏ nhất 28 Các bước điều chỉnh rút ngắn thời gian đường găng 1. Tìm đường găng chuẩn, tổng chi phí và thời gian hoàn thành theo tiến độ chuẩn 2. Tính chi phí tăng thêm khi rút ngắn một đơn vị thời gian cho từng hoạt động 3. Chọn các hoạt động trên đường găng mà chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian là nhỏ nhất. Cắt giảm thời gian hoạt động này theo yêu cầu và trong phạm vi tối đa cho phép 4. Kiểm tra lại đường găng để tìm đường găng mới 5. Lặp lại bước 3 & 4 nếu cần thiết 29 Điều chỉnh tiến độ dự án : Ví dụ Hoaït ñoäng Hoaït ñoäng coù tröôùc Thôøi gian chuaån (tuaàn) Toång chi phí chuaån ($000) Thôøi gian ngaén nhaát (tuaàn) Chi phí gia taêng/ruùt ngaéntuaàn ($000/tuaàn) A - 7 500 4 100 B A 3 200 2 150 C - 6 500 4 200 D C 3 200 1 150 E B, D 2 300 1 250 Tổng cộng chi phí hoàn thành 1700 30 Ñoà thò ñaùnh ñoåi thôøi gian vaø chi phí 1500 2000 2500 3000 5 7 9 11 13 Thôøi gian (Tuaàn) T o å n g c h i p h í ($ 0 0 0 ) Chi phi 31  Khối lượng nguồn lực PHÂN BỔ NGUỒN LỰC Không đều  Không tốt Thời gian Khối lượng nguồn lực A Đều  Tốt Thời gian Khối lượng nguồn lực A 32  Cân bằng nguồn lực  Cân bằng nguồn lực là quá trình lập thời gian biểu cho các công tác sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau trong suốt quá trình thực hiện dự án và không vượt quá nguồn lực sẵn có.  Việc cân bằng nguồn lực có thể được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công tác:  trong thời gian dự trữ cho phép  không thay đổi thời gian thực hiện DA  vượt quá thời gian dự trữ cho phép nếu nguồn lực hạn chế  kéo dài thời gian thực hiện dự án. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 33  Các bước thực hiện cân bằng nguồn lực  Vẽ sơ đồ thanh ngang (Gantt) theo phương thức triển khai sớm.  Vẽ sơ đồ khối lượng của mỗi nguồn lực.  Chọn nguồn lực cân bằng (nguồn lực dao động nhiều nhất, khan hiếm, đắt tiền,…). Dịch chuyển các công việc có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này trong suốt dự án.  Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực. Chọn nguồn lực cần cân bằng kế tiếp và lặp lại các bước trên PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 34 CÂN BẰNG NGUỒN LỰC : VÍ DỤ K yù hieäu hoaït ñoäng H oaït ñoäng coù tröôùc Thôøi g ian thöïc hieän (T uaàn) Soá coâng nhaân y eâu caàu A --- 2 3 B --- 6 5 C --- 4 4 D A 3 2 E C 5 4 F A 4 2 G B ,D ,E 2 6 - Số công nhân sẵn có là 10 - Tìm tiến độ khả thi. Thời gian hoàn thành là bao nhiêu ? 35 CÁC BƯỚC CÂN BẰNG NGUỒN LỰC DỰ ÁN 1. Thực hiện lập tiến độ cơ bản không có giới hạn về nguồn lực và chuẩn bị sơ đồ Gantt với tất cả các hoạt động được bắt đầu ở thời điểm sớm nhất khi có thể 2. Chuẩn bị biểu đồ khối lượng cho mỗi nguồn lực 3. Chọn nguồn lực nào dao động nhiều nhất. Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng nguồn lực này suốt thời gian sử dụng dự án 4. Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực. Chọn nguồn lực kế tiếp và lập lại các bước trên 36 Lịch trình thực hiện dự án A(3) B(5) C(4) D(2) E(4) F(2) G(6) W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 3/3 10/3 17/3 24/3 31/3 7/4 14/4 21/4 28/4 5/5 12/5 Thời gian 37 BIỂU ĐỒ KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC Vượt nguồn lực Đúng nguồn lực Số công nhân mỗi tuần 0 4 8 12 10 W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 Giới hạn nguồn lực 38 LỊCH TRÌNH SAU KHI CÂN BẰNG A(3) B(5) C(4) D(2) E(4) F(2) G(6) W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12 W13 3/3 10/3 17/3 24/3 31/3 7/4 14/4 21/4 28/4 5/5 12/5 17/5 24/5 39 CÂN BẰNG NGUỒN LỰC Vượt nguôn lực Đúng nguồn lực Số công nhân mỗi tuần 0 4 8 10 W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12 W13 40 THẢO LUẬN Moät döï aùn coù thôøi gian thöïc hieän vaø coâng lao ñoäng (lao ñoäng phoå thoâng) cho töøng coâng taùc nhö sau: C oân g taùc C o âng ta ùc tröô ùc Th ôøi gia n (tu aàn ) C oâng lao ñoän g/ tu aàn A - 5 8 B - 3 4 C A 8 3 D A ,B 7 2 E - 7 5 F C ,D ,E 4 9 G F 5 7 41  Giả thiết mỗi tuần làm việc 5 ngày. Hãy:  Vẽ biểu đồ thanh ngang của dự án  Vẽ biểu đồ khối lượng nguồn lực  Cân bằng nguồn lực nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực  Nếu sự sẵn có của nguồn lực (nguồn lực tối đa) là:  11 công lao động/ tuần  10 công lao động/ tuần  9 công lao động/ tuần thì thời gian hoàn thành dự án tương ứng là bao nhiêu? THẢO LUẬN