Lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu tốt nhất

Lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu tốt nhất Nhu cầu mở rộng "dung lượng bộ nhớ" phục vụ việc lưu trữ dữ liệu của các doanh nghiệp nhỏ ngày càng tăng lên. Bài viết này giới thiệu cách để bạn có thể đưa ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất và phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nhu cầu mở rộng "dung lượng bộ nhớ" phục vụ việc lưu trữ dữ liệu của các doanh nghiệp nhỏ ngày càng tăng lên. Bài viết này giới thiệu cách để bạn có thể đưa ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất và phù hợp với doanh nghiệp của mình. Sớm hay muộn thì doanh nghiệp nhỏ của bạn cũng sẽ có nhu cầu cần phải mở rộng ‘dung lượng bộ nhớ’ để lưu giữ các loại dữ liệu của mình. Thông tin dưới các dạng như thư điện tử, tài liệu, các bài trình bày, các cơ sở dữ liệu, đồ thị, các tệp dữ liệu ở dạng âm thanh, hình ảnh cũng như các bảng tính là nhân tố quyết định sự thành công của phần lớn các công ty. Các ứng dụng để chạy và bảo vệ những dữ liệu của công ty bạn thường đòi hỏi một dung lượng khá lớn ‘ô nhớ’ trong hệ thống các ổ đĩa cứng. Bên cạnh đó, những xu thế và yêu cầu phát triển mới cũng là yếu tố kích thích làm cho các doanh nghiệp luôn cảm thấy ‘thiếu’ dung lượng nhớ cần thiết cho việc lưu trữ dữ liệu của mình và có nhu cầu cấp bách cần phải mở rộng ‘dung lượng hệ thống lưu trữ dữ liệu’. Ví dụ như: • Các quy định gần đây của chính phủ (như quy định Sarbanes-Oxley) đòi hỏi các doanh nghiệp phải duy trì và sao lưu rất nhiều loại dữ liệu mà rất có thể là họ sẽ xóa đi nếu như không có những quy định này. • Vì các lý do mang tính pháp lý, nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay phải tổ chức lưu trữ các tin nhắn và thư điện tử trong vòng 5 năm hoặc nhiều hơn nữa. • Khả năng xâm nhập, sự hoành hành của các loại virus máy tính và các phần mềm ‘gián điệp’ buộc các doanh nghiệp phải thực hiện sao lưu các dữ liệu của mình một cách ‘cảnh giác’ hơn và do đó đòi hỏi ‘dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn hơn nhiều’. • Mỗi một phần mềm ứng dụng mới hay là phiên bản mới của các phần mềm ứng dụng hay hệ điều hành thường đều yêu cầu dung lượng bộ nhớ của các đĩa cứng cao hơn so với các phần mềm thế hệ cũ. Lưu trữ và quản lý tốt ‘kho dữ liệu’ chính là yếu tố ‘tiềm ẩn’ quyết định thành công của doanh nghiệp. May mắn thay, hiện có rất nhiều phương án lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ cả về phương thức quản lý dữ liệu và địa điểm lưu giữ những dữ liệu đó. Thường, giải pháp tốt nhất chính là "tổ hợp của nhiều giải pháp lưu trữ dữ liệu khác nhau." Vậy thì làm thế nào để bạn lựa chọn được phương án tốt nhất cho mình? Trước hết bạn sẽ phải cân nhắc nhu cầu lưu trữ của mình (cả về dung lượng ‘nhớ’ cần thiết và địa điểm cất giữ số liệu). Sau đó bạn sẽ tìm kiếm các giải pháp lưu trữ dữ liệu phù hợp nhất và đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó của chính bạn. Cuối cùng, bạn cần phải lên kế hoạch để triển khai các phương án mà mình đã lựa chọn. Nhu cầu lưu trữ dữ liệu của bạn như thế nào? Trước hết, để đánh giá các nhu cầu lưu trữ dữ liệu của mình, các doanh nghiệp cần phải xem xét và cân nhắc các khía cạnh như các ứng dụng nào hay sử dụng, các loại hình dữ liệu của mình là gì và cách thức cũng như địa điểm lưu giữ các dữ liệu đó. Các câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn bắt đầu với việc đánh giá nhu cầu của mình: • Ứng dụng nào sẽ tạo ra các tệp dữ liệu ‘lớn nhất’? • Ứng dụng nào chạy trên các hệ thống máy chủ nào? • Dữ liệu đã có từ bao lâu? • Dữ liệu ‘bị trùng lặp’ hoặc đã quá cũ chiếm bao nhiêu? • Những dữ liệu không liên quan đến hoạt động kinh doanh chiếm bao nhiêu? • Mức độ ‘nhanh’ hay ‘chậm mà bạn cần phải được đáp ứng khi khai thác dữ liệu? • Bạn cần khai thác dữ liệu nào và từ đâu? Khi bạn đã nắm rõ lượng dữ liệu mà mình cần phải làm việc và cách thức, thời điểm cũng như nơi mà bạn có thể truy cập được những dữ liệu đó thì bạn sẽ có được ý tưởng tốt hơn về các nhu cầu lưu trữ của mình. Cân nhắc các phương án lưu trữ Các doanh nghiệp nhỏ ngày nay có thể có nhiều lựa chọn hơn bất cứ lúc nào, từ việc lưu trữ trên các ‘bộ nhớ nhanh’ (các ổ đĩa lưu động) cho đến ‘lưu trữ ở bất kỳ đâu trong các hệ thống mạng’. Dưới đây sẽ mô tả chi tiết hơn về một số phương án lựa chọn: Các ổ đĩa lưu động. Loại ổ đĩa này đặc biệt hấp dẫn đối với các chuyên gia thường xuyên phải đi công tác hoặc làm việc khá cơ động ở nhiều nơi khác nhau, có kích cỡ nhỏ, vừa đủ để vừa với chuỗi phím và không có các bộ phận động. Bạn có thể kết nối bộ nhớ động này vào máy tính xách tay qua cổng USB để lưu trữ các tệp dữ liệu ngay cả trong khi đang đi công tác. Một số bộ nhớ USB còn có chức năng mã hoá để bảo vệ các tệp dữ liệu của bạn để khi bị mất hoặc bị ăn cắp các dữ liệu của bạn vẫn được bảo mật. Một số bộ nhớ lưu động còn cho phép bạn lưu giữ cả dữ liệu thư điện tử hay lịch công tác (các tệp của ứng dụng outlook), bookmark trong trình duyệt IE, các tệp và thậm chí là cả một số phần mềm ứng dụng của máy tính để bàn. Khi đó bạn có thể để máy tính xách tay của mình ở nhà và chỉ cần sao lưu và mang ổ đĩa lưu động đến nơi làm việc mà ở đó bạn có thể dùng nhờ máy tính của người khác và kết nối ổ đĩa của mình với máy tính để làm việc. Ổ cứng ngoài. Một cách lưu trữ khác đơn giản và không đắt tiền lắm, chính là sử dụng ổ cứng ngoài kết nối với máy tính của bạn. Tuy nhiên, dùng ổ cứng ngoài kết nối trực tiếp với máy tính để bàn có một số nhược điểm như luôn phải sao lưu tất cả các tệp dữ liệu nếu như các tệp dữ liệu này chỉ được lưu giữ trên ổ đĩa mà không được lưu giữ ở nơi khác. Như vậy khi đi công tác nếu bạn cần phải truy cập các tệp dữ liệu trên ổ cứng ngoài thì bạn phải luôn nhớ cầm ổ đĩa đi hay là phải nhớ sao lưu các tệp dữ liệu cần thiết sang ổ đĩa lưu động (USB), sang máy tính xách tay của bạn hay phải ghi lên một đĩa CD hay bất cứ một phương tiên lưu trữ thông tin nào khác. Cuối cùng, nếu như có hoả hoạn hay là sự cố thiên nhiên nào đó xảy ra ở địa điểm nơi mà văn phòng công ty bạn đóng thì các dữ liệu của bạn sẽ không được bảo vệ. Lưu giữ trên các hệ thống mạng trực tuyến. Các doanh nghiệp cũng có thể khai thác các lợi ích của các dịch vụ cung cấp ‘dung lượng lưu trữ và sao lưu dữ liệu trên hệ thống internet. Bằng cách sao lưu và cất giữ các tệp dữ liệu quan trọng nhất của bạn trên một máy chủ ở xa nhưng an toàn bạn có thể bảo vệ được những dữ liệu hiện đang để ở chính hệ thống máy tính của doanh nghiệp mình. Với cách lưu trữ dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ những tệp dữ liệu lớn với các khách hàng hay đối tác của mình nếu như bạn cung cấp cho họ mật khẩu để họ có thể truy cập được hệ thống dữ liệu mà bạn đang gửi ở một máy chủ nào đó ở xa (và như vậy bạn không cần phải gửi đi những tệp dữ liệu quá lớn bằng đường thư điện tử nữa). Và trong phần lớn các trường hợp, bạn có thể sử dụng trình duyệt web để truy cập và lấy các tệp dữ liệu ngay cả khi không ngồi cạnh máy tính để bàn của mình. Lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ ở xa, lúc ban đầu có thể hơi chậm (nhất là ở giai đoạn đầu lúc mới thực hiện sao lưu giữ liệu) và chỉ nhanh bằng tốc độ đường truyền của hệ thống mạng mà bạn sử dụng để truy cập đến nơi cất giữ dữ liệu. Đối với các tệp dữ liệu cực lớn, có thể bạn sẽ phải đầu tư cho hệ thống mạng có tốc độ truy cập với tốc độ lớn hơn. Lưu trữ trên mạng máy tính. Lưu trữ trên mạng máy tính (NAS) là cách lưu giữ số liệu đơn giản, dễ dàng truy cập với tốc độ nhanh và đáng tin cậy. Các giải pháp NAS phù hợp với các doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ luôn có nhu cầu phải sử dụng các tệp dữ liệu kinh tế có dung lượng lớn, nhiều người sử dụng cùng lúc và cho phép chia sẻ được trong hệ thống mạng máy tính. Và nếu như các doanh nghiệp nhỏ không có các bộ phận chuyên trách về IT thì nên lựa chọn các giải pháp NAS để dễ triển khai, quản lý tập trung và thống nhất. Các giải pháp NAS có thể chỉ là một ổ cứng đơn lẻ với cổng Ethernet hoặc là kết nối Wi-Fi với giá khoảng 200 đô la Mỹ cho một hệ thống lưu trữ với dung lượng 300GB hay nhiều hơn nữa. Ở mức độ tinh xảo hơn, các giải pháp NAS có thể cung cấp cả các cổng USB phụ hay các cổng FireWire cho phép bạn kết nối với các ổ cứng ngoài để mở rộng hơn dung lượng lưu trữ thông tin của doanh nghiệp. Một giải pháp NAS cũng có thể cho phép cài đặt và chia sẻ chỉ một máy in cho nhiều người sử dụng khác nhau một cách dễ dàng. Một giải pháp NAS cũng có thể gồm cả nhiều ổ đĩa cứng trong hệ thống đĩa dự phòng (RAID) ở mức 1. Hệ thống lưu giữ trong hệ thống RAID ở mức 1 có thể bao gồm 1 hoặc nhiều ổ đĩa cứng tương ứng (mỗi ổ đĩa có dung lượng 250GB) được kết nối với nhau tạo thành 1 thiết bị mạng. Các tệp dữ liệu được ghi lên đĩa thứ nhất cũng sẽ đồng thời được tự động ghi lên dĩa thứ hai. Phương thức sao lưu dữ liệu dự phòng một cách tự động này để đề phòng trường hợp nếu như một đĩa bị hỏng/chết thì bạn vẫn có thể truy cập được dữ liệu đã được sao dự phòng ở ổ đĩa kia. Các giải pháp NAS cũng có thể offload tệp dữ liệu từ các máy chủ khác trong hệ thống mạng của bạn và nhờ đó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động. Một hệ thống NAS cũng cho phép bạn thống nhất lưu trữ và do vậy nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống lưu trữ của bạn, giảm chi phó và có thể đơn giản hoá quy trình quản trị và sao lưu cũng như khôi phục các tệp dữ liệu của mình. Hơn thế nữa, hệ thống này rất dễ mở rộng và nâng cấp để có thể đáp ứng được nhu cầu lưu giữ số liệu ngày càng tăng của bạn. Kế hoạch triển khai Trước khi đầu tư cho một giải pháp lưu trữ dữ liệu bạn nên tham vấn với một nhà tư vấn về IT đáng tin cậy về việc lựa chọn một hay nhiều giải pháp mà có thể đáp ứng tốt nhất các nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai của doanh nghiệp mình. Sau đó lập kế hoạch để triển khai phương án lưu trữ thông tin phù hợp và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Bạn cũng có thể cân nhắc việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ quản lý hệ thống lưu trữ thông tin cho bạnlà dịch vụ sẽ cung cấp dung lượng cần thiết cũng như quản lý hệ thống dữ liệu mà bạn cần lưu trữ. Với dịch vụ này, bạn có thể sẽ phải trả phí hàng tháng tuỳ theo phương án lựa chọn mà bạn có thể chi trả được. Hoặc bạn cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ mạng cho mình trả tiền cho các giải pháp NAS. Cuối cùng: đừng đợi cho đến khi nhu cầu mở rộng dung lượng cho hệ thống lưu trữ dữ liệu thực sự trở nên cấp bách rồi mới quyết định xem nên làm gì. Hãy bắt đầu lập kế hoạch ngay từ bây giờ cho các nhu cầu tương lai của bạn. Như vậy bạn sẽ không bỏ phí thời gian và tiền bạc của mình. Peter Alexander là một doanh nhân và hiện là Phó chủ tịch trực tiếp chịu trách nhiệm về tiếp thị toàn cầu của hãng Cisco, nhà cung cấp hàng đầu các thiết bị và dịch vụ mạng và internet.