Luận văn Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

ĐỀ TÀI: Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ 2 Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình vực quản lý. Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì ngoại ngử là vấn đề thiết yếu. Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng học viên cũng tăng đáng kể. Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm để quản lý các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng. Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ” để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ. Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án môn học, chúng em chưa hoàn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống. Sau này nếu điều kiện cho phép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mô hoạt động sao cho hoàn chỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý. Tài liệu này gồm 2 phần: Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệ thống. Triển khai thực hiện đồ án Trong đồ án của môn học này em có tham khảo mô hình MERISE cho việc xử lý. Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. 101 3 PHẦN 1: Khảo sát hiện trạng– thu thậpYêu cầu I. Mô tả đồ án Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống tinhọc để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn. Nghiệp vụ của trung tâm như sau : II. Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu: - Tiếp nhận học viên : Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa học kéo dài 3 tháng (12 tuần). Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng với trình độ học viên từ thấp đến cao. Học phí khác nhau tùy vào loại lớp và cấp lớp (cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn). Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ bắt đầu nhận học viên mới. Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh văn tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC). Học viên sẽ đóng học phí tương ứng với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp học viên được vào học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung. Nhân viên trung tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biênn lai thu học phí, đồng thời hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp. Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học lại). Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp lớp. -. Tổ chức thi xếp lớp Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3 đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ được xếp theo thứ tự đăng ký. Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc nghiệm, dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp lớp phù hợp. Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp. Nếu có một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên) thì sẽ không mở lớp. Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết định 4 cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp. Nếu vẫn không được thì sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ hoàn trả học phí cho học viên. Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn thì phải tách thành 2 lớp. Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp 1, 19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mở lớp cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2 nếu có thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của học viên không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác. Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả xếp lớp và phòng học. Học viên bắt đầu khóa học mới -. Tổ chức thi cuối khóa: Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho lớp thi vào tuần cuối cùng. Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ ghi nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên . Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí. Học viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí, xếp thứ 2 được giảm 10% học phí. Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký học ngay đợt khai giảng kế tiếp. Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và sẽ nhận lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần. III. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau - Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp, kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa của các lớp đó. - Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông tin liên quan. - Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả lại tiền thưởng,… - Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi. Hệ 5 thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp, vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và mở lớp. - Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí, danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng, trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,… IV. Phát hiện thực thể và mô hình ERD 1. Phát hiện thực thể: 1.1 Thực thể: LOAILOP - Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học. - Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc 1.2 Thực thể: LOP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học. - Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo 1.3 Thực thể: BIENLAI - Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên. - Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi 1.4 Thực thể: CAPLOP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học. - Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop. 1.5 Thực thể: KHOAHOC - Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học. - Các thuộc tính: NienHoc, HocKy 1.6 Thực thể: HOSOHV - Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên. - Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua 1.7 Thực thể: HOCVIEN - Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên. - Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh, GioiTinh 1.8 Thực thể: DOTTHI - Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi. Các thuộc tính: MaDotThi, NgayThi. 2. Mô tả thực thể: 6 2.1: Thực thể LOAILOP: Tên thực thể: LOAILOP Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaLoaiLop TenLoaiLop GioHoc NgayHoc Mã số của loại lớp học Tên của loại lớp học Giờ học của loại lớp học Ngày học của loại lớp học C C Time date not null not null not null not null 8 kí tự 8 kí tự 8 byte 8 byte 8 byte 8 byte Tổng 32 byte 2.2. Thực Thể LOP: Tên thực thể: LOP Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaLop TenLop SiSo Mã số của lớp học Tên của lớp học Số học viên tham gia C C int not null not null not null 8 kí tự 8 kí tự 8 byte 8 byte 14 byte Tổng 30 byte 7 2.3. Thực thể BIENLAI: Tên thực thể: BIENLAI Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaBienLai LoaiLop CapLop Mã số của biên lai Tên của loại lớp học Tên của cấp lớp học C C C not null not null not null 8 kí tự 8 kí tự 4 kí tự 8 byte 8 byte 4 byte 8 byte Tổng 28 byte 2. 4. Thực thể CAPLOP: Thực thể CAPLOP Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaCapLop TenCapLop Mã số của cấp lớp học Tên của cấp lớp học C C not null not null 8 kí tự 8 kí tự 8 byte 8 byte Tổng 16 byte 2.5. Thực thể KHOAHOC: Tên thực thể: KHOAHOC Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte NienHoc HocKy Năm Hoc Học kỳ C C not null not null 4 kí tự 1 kí tự 4 byte 1 byte Tổng 5 byte 8 2.6. Thực Thể HOCVIEN Tên thực thể:HV Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaHV HoTenHV NgaySinh GioiTinh DiaChi Mã của từng học viên Họ và tên học viên Ngày sinh của học viên Giới tính học viên Địa chỉ học viên C C Date C C not null not null not null not null 4 kí tự 50 ký tự 10 ký tự 1 ký tự 80 ký tự 4 byte 50 byte 10 byte 1 byte 80 byte Tổng 145 byte 2.7. Thực Thể HSHV: Tên thực thể: HOSOHV Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaHoSo DiemThi KetQua Mã hổ sơ của học viên Điểm thi của học viên Kết quả học tập của học viên C int C not null 4 kí tự 2 kí tự 3 ký tự 4 byte 2 byte 3 byte Tổng 9 byte 9 2.8. Thực Thể DOTTHI Tên thực thể: DOTTHI Tên thuộc tính: Diễn giải Kiểu DL Loai DL MGT Số Byte MaDotThi NgayThi Mã hổ của một đợt thi Ngày thi C date not null not null 4 kí tự 10 kí tự 4 byte 10 byte Tổng 14 byte V. Biễu diễn mô hình quan hệ ER: 10 VI. Chuyển đổi sang mô hình ERD: Mối kết hợp: 1. Giữa HOCVIEN & LOP Dangky(MaHocVien, MaLop) 2. Giữa HOCVIEN & DOTTHI Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem) 3. Giữa HOCVIEN & HSHV Luu(MaHocVien, MaHoSo) 4. Giữa LOP & HSHV Cua(MaLop, MaHoSo) 5. Giữa DOTTHI & KHOAHOC Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc) 6. Giữa KHOAHOC & LOP Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop) 7. Giữa LOAILOP & LOP Thuoc(MaLoaiLop, MaLop) 8. Giữa LOP & CAPLOP Thuoc(MaLop, MaCapLop) 9. Giữa BIENLAI & DangKy Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, ) Mô Hình Quan Hệ : LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc ) LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy ) CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop) BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop ) KHOAHOC (NienHoc, HocKy) HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop ) HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi ) DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc) DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai) DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem) 11 Mô hình quan hệ cải tiến LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc ) LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy ) CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop) BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID ) KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy) HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop ) HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi ) DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID) DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai) DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem) 12 VII. Các mô hình xử lý: 1. Mô hình DFD: 1.1. Cấp 1: 1.2 Cấp 2: 13 1.2. Cấp 2: 14 2. Mô hình MERISE: 2.1. Mô tả hệ thống con của quy trình: 15 2.2. Mô tả dòng dữ liệu: STT Diễn Giải 1 Thông tin học viên không có lớp 2 Thông báo 3 Thông tin đăng ký của hoc viên 4 Biên lai 5 Danh sách học viên 6 Thông tin lớp học 7 STT Diễn Giải 8 Danh sách học viên 9 Thông tin học viên 10 Điểm thi cuối kỳ 11 y êu cầu thống kê 12 kết quả thống kê 13 14 16 2.3. Các sơ đồ các biến cố: 17 2.4. Mô hình xử lý quy trinh MERISE cho việc phân lớp: 18 STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng Bản chất Vị trí Thời gian thực hiện 1 Kiểm tra học viên có thi xếp lớp hay không ? Xác định hoc viên có thi xếp lớp ? Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 2 Ghi nhận cấp lớp. Phân cấp lớp theo điểm thi. Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 3 Kiểm tra giờ học và số lượng để lập lớp. Phân lớp theo giờ học và số lượng học viên. Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 4 Chia học viên làm hai. Tách thành hai lớp. Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 5 Xữ lý điểm thi Nâng hay giảm điểm thi. Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 6 Ghi nhận thong tin lớp học cho học viên Ghi thong tin về lớp học. Tự động NV Sau khi có kết quả thi. 19 2.5 Mô hình xử lý MERISE cho việc tiếp nhận học viên: STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng Bản chất Vị trí Thời gian thực hiện 1 Kiểm tra biên lai. Xác định biên lai Tự động NV Khi có học viên đăng ký 2 Kiểm tra biên lai. So khớp biên lai của học viên Thủ công NV Khi có học viên đăng ký 3 Lưu thong tin đăng ký. Ghi nhận thong tin học viên đăng ký. Tự động NV Khi có học viên đăng ký 4 Xác định thông tin đăng ký Xác định thong tin học viên đăng ký. Tự động NV Khi có học viên đăng ký 20 5 Lập biên lai In biên lai Tự động NV Khi có học viên đăng ký 6 Lập biên lai Gởi biên lai cho học viên. Thủ công NV Khi có học viên đăng ký VIII. Thiết kế giao diện: 1. Menu chuong trình; 21 2. Form của chương trình: 2.1. Form đăng nhập: Ý nghĩ hoạt động - Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống đòi hỏi phải có quyền hạn sử dụng chương trình. Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào mới sử dụng được. Vì những thay đổi của nhân viên này lên hệ thống đều được lưu trữ lại. Qui tắc hoạt động - Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng. Nếu cố tình đăng nhập vào khi không có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động thoát và lưu trữ sự kiện này lại. Các thao tác màn hình - Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút login. 22 2.2. Hệ thống menu chính của chương trình; Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình. Menu chính: Ý nghĩa hoạt động: - Đây là menu chính quản lý toàn bộ chương trình. - Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái. - Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng. - Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệ thống. 23 2.3 Menu tiếp nhận học viên: Menu tiếp nhận học viên: - Xem lịch học. - Lập biên lai. 24 2.4 Menu kết quả học viên Menu tiếp ghi kết quả học viên: - Ghi kết quả thi xếp lớp. - Ghi kết quả thi cuối khóa. 25 2.5 Form tiếp nhận học viên Ý nghĩ hoạt động -Đây là form mà giáo vụ sử dụng để tiếp nhận học viên mới của trung tâm. Qui tắc hoạt động: -Dành cho nhân viên giáo vụ. Các thao tác màn hình: -Giáo vụ diền đầy đủ các thong tin của học viên. Click lưu học viên để lưu thong tin học viên này xuong CSDL. Để lâ biên lai nhân viên giáo vụ Click vao lậ biên lai. 26 2.6 Form Thong tin học viên: Ý nghĩa: - In ra thông tin đăng ký của học viên, nhằm giúp học viên biết Ngày học, Giờ học. Quy tắc hoạt động: - Do người giáo vụ thực hiện. Các thao tác màn hình: - In thông tin của học viên. - Thoát 27 2.7 Form ghi điểm thi xếp lớp: Ý nghĩa: - Giáo vụ chọn đợt thi để ghi điểm thi xếp lớp. Quy tắc hoạt động: - Chỉ dành riêng cho giáo vụ Các thao tác màn hình: - Chọn đợt thi - Ghi điểm cho học viên ứng với từng đợt thi. 28 2.8 Form ghi điểm thi cuối khóa; Ý nghĩa: - Giáo vụ ghi điểm thi cuối khóa cho học viên Quy tắc hoạt động: - Chỉ dành riêng cho giáo vụ Các thao tác màn hình: - Chọn lớp, cấp lớp. - Ghi điểm cho học viên ứng với từng lớp. 29 2.9 Form thống kê: Ý nghĩa: - Giáo vụ thống kê học viên theo loại lớp và khóa học. Quy tắc hoạt động: - Chỉ dành riêng cho giáo vụ Các thao tác màn hình: - In ra báo cáo thống kê cho từng khóa. 30 2.10 Thiết kế hệ thống: a. Mô tả hệ thống con: 31 b. Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa c. Thiết kế chức năng tự động hóa(phân chia thành các module) IX. Nhận xét - đánh giá Do thời gian có hạn nên nhóm của chúng em phân tích thiết kế chưa thật đầy đủ, còn nhiều thiếu xót. Nếu có điều kiện chúng em sẽ tiếp tục hoàn thiện chuong trình trong thời gian tới. Ưu điểm - Đã xây dựng được các mô hình của chương trình - Xây dựng một số chức năng thỏa mãn yêu cầu đặt ra ban đầu. Khuyết điểm - Chưa thật sự hoàn chỉnh, còn có những thiếu xót đáng kể. - Giao diện chưa đẹp. - Thuật giải chưa chi tiết.