Luận văn Tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với các hoạt động trong công ty TNHH Tiến Minh

Tiểu luận Đề tài: Tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với các hoạt động trong công ty TNHH Tiến Minh Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ nhiều phía. Trước tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty TNHH Tiến Minh đã tạo điều kiện tôt để tôi thực tập và học hỏi về những kiến thức thực tế tại quý công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa kinh tế, trong trường đã không ngừng giảng dạy cho tôi trong những năm học vừa qua. Đặc biệt tôi xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn cô Trần Thị Vui đã hướng dẫn tận tình cho tôi thực hiện đề tài này. Ngoài ra tôi xin cảm ơn các bạn sinh viên trong kế toán của trường đã nhiệt tình đóng góp ý kiến và giúp tôi có nguồn tài liệu để viết đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Phạm Thanh Tùng Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 MỤC LỤC CHƯƠNG 1 .................................................................................................1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ...................................................1 1.1 Khái niệm, bản chất kinh tế của tiền lương, nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương .........................................................1 1.1.1 Khái niệm tiền lương ..........................................................................1 1.1.2 Bản chất kinh tế của tiền lương. ........................................................1 1.1.3. Các yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức tiền lương:..........................2 1.1.3.1 Yêu cầu của tổ chức tiền lương:........................................................2 1.1.3.2 Các nguyên tắc của tổ chức tiền lương: ............................................2 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương .....4 1.2. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH và các khoản trích theo lương ..........................................................................................5 1.2.1 Các hình thức tiền lương....................................................................5 1.2.1.1 Hình thức tiền lương theo thời gian ..................................................6 1.2.1.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm .................................................7 1.2.2 Quỹ tiền lương ....................................................................................8 1.2.2.1 Tiền lương chính ..............................................................................9 1.2.2.2 Tiền lương phụ (các khoản phụ cấp). ................................................9 1.2.3 Quỹ bảo hiểm xã hội.........................................................................10 1.2.4 Quỹ bảo hiểm y tế .............................................................................10 1.2.5 Bảo hiểm thất nghiệp.......................................................................11 1.2.6 Kinh phí công đoàn ..........................................................................11 1.3 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương ............12 1.3.1. Các chứng từ sử dụng hạch toán lao động .....................................12 1.3.1.1 Chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương ........................13 1.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng ...............................................................13 1.3.4. Tổng hợp, phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương ........15 Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 1.3.5. Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương .........................................................................................16 CHƯƠNG 2 ..............................................................................................21 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ..........21 TIẾN MINH .............................................................................................21 2.1. Giới thiệu về công ty..........................................................................21 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty..............................21 2.1.2. Những thành tích mà công ty đạt được ...........................................22 2.1.3. Nguồn vốn và cơ cấu lao động của công ty TNHH Tiến Minh.......22 2.1.3.1. Nguồn vốn .....................................................................................22 2.1.3.2. Cơ cấu lao động............................................................................22 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ...............................................24 2.1.4.1 Sơ đồ khối về bộ máy quản lý của công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận.......................................................................................................24 2.1.4.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận ........................25 2.2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương tại công ty TNHH Tiến Minh ...................................................................................................................26 2.2.1. Công tác kế toán của công ty...........................................................26 2.2.1.1 Tổ chức bộ máy kết toán tại Công ty TNHH Tiến Minh .................26 2.2.1.2 Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Tiến Minh...............28 2.2.2. Hình thức kế toán, cách tính lương và trả lương tại công ty ..........28 CHƯƠNG 3 ..............................................................................................45 MỘT SỐ Ý VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN MINH ................45 3.1 Những nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tiến Minh ................................................45 3.1.1 Ưu điểm: ...........................................................................................45 3.1.2 Nhược điểm: .....................................................................................46 Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Tiến Minh.............................46 3.2.1 Tình hình quản lý và sử dụng lao động: .........................................47 3.2.2 Cách trả lương cho nhân viên..........................................................49 3.2.3 Đối với cán bộ công nhân viên phòng kế toán. ................................49 KẾT LUẬN...............................................................................................51 Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU STT TÊN CÁC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang 1 Sơ đồ 01: Sơ đồ kế toán phải trả người lao động 19 2 Sơ đồ 02: Sơ đồ hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 20 3 Bảng: 01 Các chỉ tiêu về XSKD mà Công ty đạt được qua các năm 22 4 Bảng 02: Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH Tiến Minh 23 5 Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 25 6 Sơ đồ 04: Tổ chức bộ máy kế toán 27 7 Sơ đồ 05: Hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ 29 8 Sơ đồ 06: Quy trình trả lương 32 9 BẢNG 03 BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG 42 10 Bảng 04: BẢNG PHÂN BỔ TIÊN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI 43 11 BẢNG 05: BẢNG CHẤM CÔNG 44 Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 Bảng danh mục các từ viết tắt STT Từ viết tắt Tiếng Việt 1 SXKD Sản xuất kinh doanh 2 XHCN Xã hội chủ nghĩa 3 BHYT Bảo hiểm Y tế 4 BHXH Bảo hiểm xã hội 5 BHTN Bảo hiểm thất nghiệp 6 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 7 GTGT Giá trị gia tăng 8 CB-CNV Cán bộ công nhân viên 9 NLĐ Người lao động 10 TC - HC Tổ chức hành chính 11 TC - KT Tài chính kế toán 12 BV Bảo vệ 13 KHTT Kế hoạch thị trường 14 TK Tài khoản 15 TGNH Tiền gửi ngân hàng 16 TSCĐ Tài sản cố định Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới hiện nay, đất nước ta đang diễn ra sôi động quá trình phát triền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN. Trước vấn đề từ một nền kinh tế theo cơ chế bao cấp chuyển sang một nền kinh tế theo cơ chế thị trường, sự hoà nhập của các ngành kinh tế trong xã hội không ngừng chỉ nằm riêng trong lĩnh vực quốc gia mà còn hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Với yêu cầu này, các hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực phải có nhiều chuyển biến, nhiều thay đổi cho phù hợp với cơ chế mới. Trong nền kinh tế chung, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có vị trí hết sức quan trọng, được xem là xương sống của nền kinh tế, đóng vai trò rất to lớn trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững. Để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hội đủ 3 yếu tố: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó, lao động là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động (như công cụ sản xuất, ruộng đất, nhà cửa dùng vào sản xuất, phương tiện giao thông vận tải…) và đối tượng lao động (như nguyên vật liệu..) chỉ là những vật vô dụng. Do vậy, nó cần thiết phải được bù đắp để tái sản xuất sức lao động. Và sự thật đó được thấy dễ dàng trong thực tế: mọi người lao động làm việc trong môi trường bình thường hay khắc nghiệt đều mong muốn kiếm được nhiều tiền…nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiêu cuộc sống của họ. Cũng vì lý do đó tiền lương từ xưa đến nay luôn là vấn đề rất được quan tâm của xã hội, đặc biệt là đối với người lao động. Bởi tiền lương chính là nguồn thu nhập chủ yếu giúp người lao động trang trải những chi tiêu trong cuộc sống của họ. Thu nhập cao chính là cái đích hướng tới của tất cả người lao động, bởi gắn với thu nhập cao là một cuộc sống đầy đủ hơn, sung túc hơn. Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 Không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động mà tiền lương còn là vấn đề quan tâm của các doanh nghiệp vì tiền lương chính là một phần nằm trong chi phí sản xuất kinh doanh mà mục tiêu của các doanh nghiệp là phải giảm chi phí này, nhưng không làm giảm tiền lương của người lao động. Đây quả là một bài toán khó đối với công tác tiền lương của tất cả các doanh nghiệp. Cách giải quyết duy nhất cho vấn đề này là phải không ngừng hoàn thiện công tác tiền lương tại công ty mình để có thể vừa khắc phục được vấn đề chi phí tiền lương, lại vừa có thể biến tiền lương thực sự trở thành công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp kích thích lao động làm việc hăng say, hiệu quả hơn. Vì vậy, việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết. Trong thời đại kinh tế thị trường năng động và cạnh tranh gay gắt, sẽ có những chỗ đứng cho những doanh nghiệp làm ăn hiệu quả, biết tiết kiệm chi phí và biết giải quyết hài hoà giữa lợi ích Công ty và lợi ích người lao động. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với các hoạt động trong doanh nghiệp, em đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến đề tài này qua thời gian thực tập ở công ty TNHH Tiến Minh. Đề tài đã giúp em hiểu rõ hơn về thực trạng công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, song do nhận thức, khả năng nghiên cứu vấn đề còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên trong quá trình xem xét, nghiên cứu em không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo để bài viết được đầy đủ và toàn diện hơn. Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của Cô giáo Trần Thị Vui cũng như sự nhiệt tình của chú Toàn (Phó tổng giám đốc công ty Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 TNHH Tiến Minh) và các anh chị trong công ty, đặc biệt là anh Đạo (Trưởng phòng kế toán) trong thời gian thực tập vừa qua, đã giúp em hoàn thành được chuyên đề này. Bắc ninh , ngày 20 tháng 05 năm 2010 Sinh viên Phạm Thanh Tùng Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 1 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1 Khái niệm, bản chất kinh tế của tiền lương, nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1 Khái niệm tiền lương Tiền lương (hay tiền công) là số tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình xản xuất kinh doanh. 1.1.2 Bản chất kinh tế của tiền lương. Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, do đó tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Mặt khác trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Tiền lương còn là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. Trong quá trình lao động sức lao động của con người bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con người thì cần phải tái sản xuất sức lao động. Do đó tiền lương là một trong những tiền đề vật chất có khả năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động đã hao phí, bù lại thông qua sự thoả mãn các nhu cầu tiêu dùng của người lao động. Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 2 Đối với các nhà quản lý thì tiền lương là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Như vậy người sử dụng sức lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng. 1.1.3. Các yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức tiền lương: 1.1.3.1 Yêu cầu của tổ chức tiền lương: - Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lương trong đời sống xã hội. - Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tao cơ sở quan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức tiền lương phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động. Đây là yêu cầu đặt ra đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng người lao động. - Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. - Tiền lương tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc của người lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất là về quản lý tiền lương. 1.1.3.2 Các nguyên tắc của tổ chức tiền lương: * Nguyên tắc 1: - Trả lương ngang nhau cho người lao động như nhau xuất phát từ nguyên tắc phân phối lao động. Nguyên tắc này dùng thước đo lao động để đánh giá, so sánh và thực hiện trả lương. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó đảm bảo sự công bằng, đảm bảo sự bình đẳng trong trả lương. Thực hiện đúng nguyên tắc này có tác dụng kích Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 3 thích người lao động tham gia sản xuất góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. * Nguyên tắc 2: - Đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Tiền lương là do trình độ tổ chức và quản lý lao động ngày càng hiệu quả hơn. Năng suất lao động tăng ngoài lý do nâng cao kỹ năng làm việc và trình độ tổ chức quản lý thì còn do nguyên nhân khác tạo ra như đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ, trang bị kỹ thuật trong lao động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thiên nhiên...Điều này cho thấy rằng tăng năng suất lao động có khả năng khách quan tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Trong mỗi doanh nghiệp việc tăng tiền lương dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động lại giảm chi phí cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp chỉ thực sự kinh doanh hiệu quả khi chi phí cho từng đơn vị kinh doanh giảm đi và mức giảm chi phí do tăng năng suất lao động phải lớn hơn mức tăng chi phí do tiền lương bình quân. * Nguyên tắc 3: - Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này thì cần phải dựa vào các yếu tố sau: - Trình độ lành nghề bình quân của người lao động ở mỗi ngành: Do đặc điểm và tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ ở các ngành khác nhau. Điều này cho thấy trình độ lao động giữa các ngành nghề khác nhau cũng khác nhau. Sự khác nhau này cần phải được phân biệt trong trả lương, như vậy mới khuyến khích được người lao động tích cực học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ lành nghề và kỹ năng làm việc nhất là những nơi những ngành đòi hỏi kiến thức, trình độ tay nghề cao. - Điều kiện lao động khác nhau có ảnh hưởng đến mức hao phí sức lao động trong quá trình làm việc. Những người làm việc trong điều kiện nặng nhọc, Trường Cao đẳng ngoại ngữ công nghệ Việt Nhật Khoa kế toán SVTH: Phạm Thanh Tùng Lớp CĐ Kế toán 2 – K2 4 độc hại hao tổn nhiều sức lực phải được trả lương khác so với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường. Từ đó dẫn tới sự khác nhau về tiền lương bình quân trả cho người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện lao động rất khác nhau. - Sự phân phối theo khu vực sản xuất: một ngành có thể phân bố khác nhau về vị trí địa lý phong tục tập quán...điều kiện đó ảnh hưởng tới đời sống người lao động hưởng lương sẽ khác nhau. Để đảm bảo công bằng, khuyến khích người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện khó khăn phải có chính sách tiền lương hợp lý đó là những khoản phụ cấp lương. - Ý nghĩa kinh tế mỗi ngành trong nền kinh tế quốc dân: nền kinh tế quốc dân có nhiều ngành khác nhau được xem là trọng điểm tuỳ từng giai đoạn kinh tế xã hội, do đó nó cần được ưu tiên để phát triển được cần tập trung nhân lực và biện pháp là tiền lưong để thu hút lao động, đó là một biên pháp đòn bẩy kinh tế cần được thực hiện tốt. Từ sự phân tích trên cho chúng ta nhận thức mới về tiền lương để không có cái nhìn sai lệch và một chiều về nó. Với tư cách một phạm trù kinh tế, tiền lương là sự biểu hiện bằng tiền của bộ phận cơ bản sản phẩm được tạo ra trong các d