Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai, thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó. Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của tài liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã tạo ra tài liệu. ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký của quan chức thừa hành). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong fond. Và, thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v... Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết. Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc vào thể loại (format) hay phương tiện ghi tin. Các hệ thống lưu trữ tài liệu hay hệ thống quản lý tài liệu được thiết lập để bảo quản và tra tìm tài liệu theo một cách thích hợp. Hệ thống lưu trữ tài liệu là một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm mục đích bảo quản và tra cứu tài liệu. Hệ thống được tổ chức để kiểm soát những chức năng cụ thể trong việc tạo lập, bảo quản và tiếp cận tra cứu sử dụng nhằm bảo vệ tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu. Như vậy, hệ thống là công cụ chính để bảo quản tài liệu và làm cho chúng luôn sẵn sàng cho việc khai thác sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống lưu giữ tài liệu đồng thời cũng là một phần của bối cảnh của một tài liệu. Hệ thống sẽ cung cấp những thông tin bối cảnh có vai trò thiết yếu để “chứng minh” tính xác thực của tài liệu và cũng có thể cung cấp những thông tin bối cảnh cần thiết cho việc hiểu đúng về nội dung của nó. Trong khi các khái niệm “tài liệu” và “hệ thống lưu trữ tài liệu” áp dụng chung cho tài liệu ở bất kỳ dạng nào thì một số nét đặc sắc của tài liệu điện tử có ảnh hưởng tới các chiến lược và phương pháp hữu hiệu trong quản lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Những đặc điểm đó giúp cho việc phân biệt một tài liệu điện tử với một tài liệu trên nền giấy truyền thống, đồng thời, đòi hỏi phải áp dụng những phương pháp mới trong việc thực thi một số chức năng quản lý văn thư và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, cần phải hiểu rõ các đặc điểm đó để có thể nhận diện tài liệu điện tử cũng như quản lý chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực. Một tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số. Những đặc điểm dưới đây sẽ phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống: - Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu. Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được. Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã. Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu. Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều ngược lại. Do con người không thể đọc được tài liệu điện tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật như chúng đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phương tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi một cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại. - Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin. Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (giấy) và không thể tách rời được khỏi phương tiện đó. Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang tin, nhưng đôi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên gốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khi được tiếp cận tra cứu tiếp hoặc do sự lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làm như vậy. Không như các tài liệu truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào và do đó, khả năng xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những vấn đề bổ sung trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu. - Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý). Cấu trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng. Cấu trúc là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu. Cấu trúc thực thể của một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử dụng thông thường. Tất nhiên, cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình của mình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó còn phụ thuộc vào hệ thống máy tính (phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (đĩa cứng, đĩa mềm). Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý có thể thay đổi. Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máy tính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để “đọc” cấu trúc vật lý. Nhưng, ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa và không đáng quan tâm đối với người sử dụng. Nói tóm lại, tài liệu không hề phụ thuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào. Khi mà cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và không hề hiện hữu thì nó không thể có cùng một vai trò như trong trường hợp tài liệu truyền thống. Vì vậy, cần phải có một cấu trúc lô gic để có thể nhận diện hoặc phân định ranh giới từng tài liệu và trình diễn các phần tử cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồ hay bảng biểu, lề, đoạn v.v...) Nói chung, cấu trúc lô gic như vậy của một tài liệu điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên màn hình của mình. Để có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi chuyển đổi tài liệu trở lại dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc lô gic của một tài liệu điện tử được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân). Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hoá đó phải luôn sẵn sàng cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào. - Metadata: Metadata được định nghĩa là dữ liệu về dữ liệu. Đó là một khái niệm quan trọng đối với tài liệu điện tử, bởi lẽ, metadata về bối cảnh và cấu trúc của một tài liệu, là yếu tố cần thiết để làm cho tài liệu có thể hiểu được và sử dụng được. Như đã được trình bày trong phần khái niệm về tài liệu, thông tin về bối cảnh là một trong những phần tử cần thiết trong việc cung cấp bằng chứng về hoạt động mà tài liệu phản ánh. Tài liệu điện tử thiếu những yếu tố nhất định của tài liệu truyền thống - những thành tố góp phần thiết lập, xác định mối quan hệ giữa một tài liệu và bối cảnh hành chính và bối cảnh chức năng của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu điện tử phụ thuộc rất lớn không chỉ vào việc bối cảnh hành chính có được ghi lại đầy đủ hay không mà còn vào việc metadata mô tả về việc thông tin được ghi lại như thế nào. Metadata mô tả về nhưng mối quan hệ hành chính và quan hệ tài liệu giữa các đơn vị riêng biệt trong phạm vi một hệ thống lưu giữ tài liệu cụ thể trong suốt vòng đời của tài liệu đó, sẽ là một phần của bối cảnh của tài liệu và nó phải được bảo toàn. - Xác định, nhận diện tài liệu. Một tài liệu điện tử không thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay vào đó nó tạo nên một thực thể lô gic, vừa là kết quả vừa là bằng chứng về một hoạt động hay tác nghiệp công việc. Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản đăng ký v.v... Trong những trường hợp khác, các bản song song với tài liệu truyền thống tương ứng không hiển diện một cách rõ ràng (như trong trường hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính điện tử, các hệ thống đa phương tiện). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu (và đôi khi còn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ còn gặp những khó khăn, thách thức lớn hơn. - Bảo quản tài liệu qua thời gian. Bảo quản tài liệu truyền thống có nghĩa là giữ gìn các đơn vị vật lý (như các tờ giấy, tập/quyển tài liệu...) trong những điều kiện tốt nhất có thể nhằm tránh những hư hại và sửa chữa những hư hại nếu có. Bảo quản tài liệu điện tử là một vấn đề tương đối khác. Các đơn vị vật lý (phương tiện lưu trữ) phải được giữ gìn trong những điều kiện tốt nhất có thể được. Nhưng cho dù điều kiện bảo quản có tốt đến đâu thì những thông tin điện tử vẫn sẽ “bị mất dần” sau một thời gian tương đối ngắn (từ 5 - 30 năm tuỳ thuộc vào loại vật mang tin). Hơn nữa, đa số các hệ thống máy tính đều sẽ trở nên lạc hậu trong một thời gian còn ngắn hơn. Điều đó có nghĩa là thông tin mà các hệ thống máy tính tạo ra sẽ không thể khai thác, sử dụng được bằng các hệ thống máy tính thế hệ kế tiếp. Vì vậy, để bảo quản an toàn, tài liệu điện tử phải được thường xuyên chuyển đổi/di trú sang các nền công nghệ mới (sao chép sang các thiết bị bảo quản mới hoặc chuyển đổi sang một dạng phù hợp với các hệ thống máy tính mới). Phần này đã minh hoạ những đặc tính chung nhất của tài liệu điện tử để phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu trên nền giấy truyền thống. Tuy nhiên, chính các môi trường rất đa dạng trong đó tài liệu điện tử được sản sinh đã tạo ra những loại tài liệu điện tử khác nhau và như vậy, đòi hỏi phải có những phương pháp quản lý văn thư và lưu trữ khác nhau. Còn nhiều việc quan trọng cần phải làm để xác định các môi trường, mà trong đó tài liệu điện tử được tạo lập, cũng như trong việc xác định các dạng hay loại tài liệu như vậy.