Lý thuyết môn Microsoft Word

TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 1 Bài 1: CÁC TÙY CHỌN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TIỆN DỤNG ................................................. 3 I. CHỈNH CÁC TÙY CHỌN TRONG FILE OPTIONS ................................................................ 3 1. General ................................................................................................................................................ 3 2. Display ................................................................................................................................................. 3 3. Proofing .............................................................................................................................................. 3 4. Save ....................................................................................................................................................... 3 5. Advanced ............................................................................................................................................ 3 6. Tạo phím tắt tùy chọn ................................................................................................................ 3 II. BẢO VỆ VĂN BẢN ............................................................................................................. 4 1. Cài mật mã cho tập tin ............................................................................................................... 4 2. Bỏ cài mật mã .................................................................................................................................. 4 III. ĐẶT FONT CHỮ MẶC ĐỊNH ............................................................................................... 4 IV. CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC .......................................................................................... 4 V. BẢNG TABLE .................................................................................................................... 4 1. Lặp lại tiêu đề của bảng trên từng trang ........................................................................ 4 2. Tính toán trong bảng .................................................................................................................. 4 VI. TẠO FORM NHẬP LIỆU ..................................................................................................... 5 1. Cách thực hiện .................................................................................................................................... 5 2. Sử dụng ................................................................................................................................................... 5 Bài 2: LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU LỚN ................................................................................. 6 I. Tìm kiếm và thay thế .......................................................................................................................... 6 II. Tạo phân chương ............................................................................................................................... 6 III. Tạo tiêu đề đầu trang & cuối trang (Header & Footer) cho văn bản .............. 6 1. Cách tạo .............................................................................................................................................. 6 2. Chỉnh sửa ........................................................................................................................................... 6 IV. Duyệt nhanh tài liệu ........................................................................................................................ 6 V. Style .......................................................................................................................................................... 6 1. Định dạng từng đề mục ............................................................................................................. 6 2. Đặt số thứ tự cho đề mục ......................................................................................................... 7 3. Mục lục động .................................................................................................................................... 7 4. Liên kết ................................................................................................................................................ 7 VI. TRỘN FILE VỚI TẬP TIN WORD ................................................................................................ 7 1. Chức năng .......................................................................................................................................... 7 2. Các thao tác ...................................................................................................................................... 8 VII. LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA................................................................................... 8 1. Chart ..................................................................................................................................................... 8 2. SmartArt ............................................................................................................................................. 8 VIII. TẠO MACRO ....................................................................................................................................... 9 1. Cách tạo .............................................................................................................................................. 9 2. Thực thi Macro ................................................................................................................................ 9 IX. BIỂU MẪU (TEMPLATE) .................................................................................................................. 9 1. Ý nghĩa ................................................................................................................................................. 9 2. Tạo và chỉnh sửa các Template ............................................................................................. 9 3. Sử dụng ............................................................................................................................................... 9 X. KẾT XUẤT TÀI LIỆU .......................................................................................................................... 9 XI. NHÚNG ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN MS WORD ................................................................. 9 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 2 XII. LÀM VIỆC VÀ ĐỊNH DẠNG VỚI FRAMES ......................................................................... 10 XIII. CHỨC NĂNG TRACK CHANGE ................................................................................................ 10 XIV. TẠO CHÚ THÍCH (Footnote) .................................................................................................. 10 XV. IN VĂN BẢN ........................................................................................................................................ 10 1. In văn bản một mặt ................................................................................................................... 10 2. In văn bản ở cả hai mặt ........................................................................................................... 11 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 3 Bài 1: CÁC TÙY CHỌN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TIỆN DỤNG I. CHỈNH CÁC TÙY CHỌN TRONG FILE OPTIONS 1. General Color Scheme: Thay đổi màu sắc của giao diện MS Word. 2. Display Tab characters: Hiện/ẩn ký hiệu mũi tên ( ) khi sử dụng nhấn Tab. Spaces: Hiện/ẩn thị dấu … khi nhấn khoảng trắng. Paragraph marks: Hiện/ẩn các ký hiệu nhấn Enter Hide text: Hiện/ẩn các nội dung văn bản có định dạng Hidden. 3. Proofing Check speeling as you type: Chọn/bỏ chọn chức năng kiểm tra chính tả. Autocorrect Options Autocorrect: Tạo bộ chữ tắt a. Cách tạo o Gõ tên chữ tắt trong ô Replace o Nội dung lặp lại trong ô With o Add OK. b. Tắt cơ chế hoạt động của bộ chữ tắt o Vào File Options Proofing Autocorrect Options Autocorrect Bỏ chọn Replace text as you type. c. Xóa bộ chữ tắt o Vào File Options Proofing Autocorrect Options Autocorrect Gõ tên chữ tắt cần xóa Delete OK. 4. Save Save AutoRecover Information every n minutes: Tự động lưu sau n phút.(Từ 1 120 phút). Default file location: Đường dẫn lưu mặc định. 5. Advanced Typing replaces selected text: Chọn/bỏ chọn chức năng ghi đè lên nội dung đã chọn. Allow text to be dragged and dropped: Cho phép/không cho phép di chuyển nội dung được chọn. Use Control + Click to follow hyperlink: Nhấn/không nhấn Ctrl khi chọn đầu mối siêu liên kết. 6. Tạo phím tắt tùy chọn Chọn File Options Customize Ribbon. Click nút Customize… tại Keyboard Shortcuts để mở hộp thoại Customize keyboard. Chọn Tab Menu chính trong Categories, chọn lệnh cần tạo phím tắt trong Commands. TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 4 Tạo phím tắt cho lệnh đó tại Press new shortcut key Assign Close. II. BẢO VỆ VĂN BẢN 1. Cài mật mã cho tập tin Vào File Protect document Encrypt with Password Nhập mật mã trong Password (Mật mã tối đa 39 ký tự) Nhập lại lần nữa trong Reenter password (2 lần nhập phải giống nhau) OK. 2. Bỏ cài mật mã Tương tự như bước cài đặt Xóa mật mã cũ OK  Lưu ý: Mật mã phân biệt chữ Hoa, chữ thường. III. ĐẶT FONT CHỮ MẶC ĐỊNH Chọn tab Home Nhóm Font Font Xác định: Xác định Font chữ trong Font. (VD: Tahoma, Verdana, Times New Roman, …) Xác định kiểu chữ trong Font style. (VD: Italic – In nghiêng, Bold – In đậm) Xác định cỡ chữ trong Size. Xác định màu chữ trong Font Color. Save As Default OK. IV. CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC Chọn tab Insert Nhóm Text Objects Chọn Microsoft Equation 3.0. Chọn ký hiệu toán học, bổ sung con số, chữ, phép tính. Sau khi hoàn thành thì nhấp chuột ra ngoài màn hình. Chỉnh sửa: Nhấp nhanh 2 lần vào công thức. V. BẢNG TABLE 1. Lặp lại tiêu đề của bảng trên từng trang Bôi đen nội dung dòng tiêu đề của bảng tính. Chọn tab Layout Nhóm Table Properties. Tại hộp thoại Table Properties Chọn tab Row. Chọn  Repeat as header row at the top of each page OK. 2. Tính toán trong bảng Chọn ô cần hiển thị kết quả tính toán. Chọn tab Layout Nhóm Data Formula. Tại Paste Function: Chọn hàm cần sử dụng. Tại Formula: Hiển thị công thức có dạng =Tên hàm(Các ô cần tính) ABOVE: Tính toán cho tất cả các ô phía trên trong cùng một cột. BELOW: Tính toán cho tất cả các ô phía dưới trong cùng một cột. LEFT: Tính toán cho tất cả các ô phía trên trái cùng một hàng. RIGHT: Tính toán cho tất cả các ô phía trên phải cùng một hàng. Hoặc tại ô cần hiển thị kết quả tính toán có thể nhấn Ctrl + F9 Nhập công thức cần tính toán vào giữa 2 dấu ngoặc {} Nhấn F9 để hiển thị kết quả. Sửa công thức nhấn Shift + F9. Có thể sử dụng địa chỉ ô giống như trong MS Excel, cột được ký hiệu bằng chữ (cột đầu tiên là A,…) và dòng ký hiệu bằng số (dòng đầu tiên là 1, …). TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 5 VI. TẠO FORM NHẬP LIỆU 1. Cách thực hiện Tạo mẫu Form chung. Vào File Options Customize Ribbon  Developer OK. Tại Tab Developer, trong nhóm Controls: Tại những vị trí người dùng được phép nhập vào chọn Text hoặc Text Form Field Có thể chèn thêm các đối tượng vào Form như: Combo Box, Drop Down List, Check Box,... Thiết lập các thuộc tính trong mục Properties. Để khóa các vùng không cho phép thay đổi: Trong nhóm Protect Restrict Editing  Allow only this type of editing in the document Yes, Start Enforcing Protection: Enter New Password: Nhập mật mã bảo vệ (nếu cần), mật mã tối đa 15 ký tự. Reenter Password to Confirm: Xác nhận mật mã lần 2 OK. 2. Sử dụng Nhập các thông tin tại các đối tượng Text, ComboBox, … Di chuyển con trỏ giữa các đối tượng: Nhấn phím mũi tên lên, xuống trên bàn phím hoặc nhấn Tab. TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 6 Bài 2: LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU LỚN I. Tìm kiếm và thay thế - Chọn Tab Home Editing Replace (hoặc nhấn Ctrl + H) Find what: Gõ nội dung cần tìm Replace with: Nội dung cần thay thế. Chọn More Format để thực hiện các định dạng như: (Font, Paragraph, Style, Highlight,…). - Chọn Replace để thay từng vị trí. - Chọn Replace All để thay thế toàn bộ văn bản. II. Tạo phân chương - Đặt con trỏ tại vị trí cần phân chương Page Layout Page Setup Insert Page and Section Breaks Section Breaks: Next Page: Bắt đầu 1 trang mới và chèn Section vào trang mới này. Continuous: Có thể ngắt nhiều section trên cùng 1 trang Odd Page: Ngắt section sang trang lẻ Even Page: Ngắt section sang trang chẳn. III. Tạo tiêu đề đầu trang & cuối trang (Header & Footer) cho văn bản 1. Cách tạo - Chọn tab Insert Nhóm Header & Footer Click chọn Header hoặc Footer Edit Header / Edit Footer. (Hoặc nhấp nhanh 2 lần tại đầu trang/cuối trang để tạo). - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang và cuối trang. - Page Number: Chèn số trang. - Sau khi nhập xong, nhấn Close Header and Footer tại Tab Design. 2. Chỉnh sửa - Nhấn chọn nhanh 2 lần vào tiêu đề của Header/Footer.  Lưu ý: Nếu muốn tạo sự khác nhau giữa tiêu đề đầu trang và cuối trang của trang chẵn với lẻ, khác với trang đầu tiên ta thực hiện như sau: Nhập nội dung tiêu đề đầu trang và cuối trang của trang chẵn. Nhóm Options Chọn  Different Odd & Even Pages. Chọn tab Design Nhóm Options Chọn  Different First Page Sau khi nhập xong, nhấn Close Header and Footer. IV. Duyệt nhanh tài liệu Chọn tab View Nhóm Show/Hide Chọn Navigation Pane Tại màn hình bên trái, thực hiện click chọn đề mục muốn xem nội dung đoạn văn bản. V. Style 1. Định dạng từng đề mục - Tô màu cho từng đề mục (màu khác nhau) - Nhấn chuột nhanh 2 lần tại đề mục đầu tiên Nhấn phải chuột Styles Select Text with Similar Formatting. TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 7 - Nhấn phải chuột lần 2 Save Selection as a New Quick Style Đặt tên cho mẫu 1 trong Name. - Tương tự cho các mẫu còn lại 2. Đặt số thứ tự cho đề mục - Chọn Tab Home Paragraph Multilevel List Define New Multilevel List More: - Tạo cấp 1: o Chọn Level 1 Number style for this level: Chọn kiểu định dạng cho đề mục. (Ví dụ: I, II, III hoặc 1,2,3,…) o Enter formatting for numner: Bổ sung nội dung cho đề mục (nếu có). (Ví dụ: Chương I, Câu 1, Mục 1, …) o Link level to style: Chọn mẫu liên kết đến đề mục. (Level 1 chọn tên của mẫu 1, Level 2 chọn tên của mẫu 2, …) - Tạo cấp 2: o Chọn Level 2 (Thực hiện tương tự như Level 1). o Include level number From: Chọn Level (Cấp sau phụ thuộc cấp trước đó). Và tự động thay đổi khi chuyển sang đề mục mới.  Ví dụ: I.1; I.1.a; II.1; II.1.a, … - Tương tự cho các cấp còn lại, cấp trong cùng không tạo. - Kéo lề đầu đoạn cho cấp trong cùng Nhấn phải chuột tại đầu đoạn Styles Update…to match Selection. 3. Mục lục động - Tạo đề mục: Vào Tab View Document Views Outline Chọn Level cho đề mục tương ứng. Cấp trong cùng không tạo Level Close. - Chọn Tab References Table Of Contents Insert Table Of Contents: o Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in o Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web o Show page numbers: Hiển thị số trang. o Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. o Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading. o Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang. o Show levels: Số cấp độ Heading. - Thay đổi mục lục: Nhấn phải chuột tại mục lục Update Field o Update page number only: Cập nhật lại số trang o Update entire table: Cập nhật số trang và nội dung khi tài liệu có thay đổi. - OK 4. Liên kết - Chọn đầu mối cần liên kết Tab Insert Links Hyperlink (Ctrl + K) chọn tập tin cần liên kết OK. - Hủy liên kết: Nhấn phải chuột tại đầu mối liên kết Remove Hyperlink. VI. TRỘN FILE VỚI TẬP TIN WORD 1. Chức năng Dùng khi tạo thư mời, quyết định, … có nội dung giống nhau nhưng khác nhau về tên, địa chỉ, điện thoại, … của người nhận. TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 8 2. Các thao tác Bước 1: Tạo tập tin chính (Mẫu chung) Bước 2: Tạo tập tin dữ liệu ở dạng bảng Table. (Có thể dùng Excel, Access, SQL Server, …) Bước 3: Đóng tập tin dữ liệu, đứng tại tập tin chính, chọn Tab Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard. 1. Select document type: o Letters: Trộn trên thư mời o Envelopes: Trộn trên bì thư o Labels: Trộn trên nhãn o Directory: Trộn dạng thư mục Next. 2. Select starting document: Chọn Use the current document Next. 3. Select recipients: Chọn Use an existing list Click Browse… Xác định tập tin dữ liệu nguồn Open OK Next. 4. Write your letter: Đặt con trỏ tại vị trí trộn, click chọn Insert Merge Field trên ngăn Write & Insert Fields Chọn các vùng cần đưa vào tập tin dữ liệu chính Next. Ký hiệu Rules trên ngăn Write & Insert Fields để chèn các Field code. 5. Preview your letter: (Hoặc Click ký hiệu Preview Results để xem kết quả trộn). Ký hiệu Next Record để xem mẫu tin kế tiếp; Last Record để xem mẫu tin cuối cùng. Ký hiệu Previous Record để xem mẫu tin kế trước; First Record để xem mẫu tin đầu tiên. Ký hiệu Edit Recipient List để hiệu chỉnh dữ liệu khi thực hiện trộn. Next. 6. Complete the merge: Edit individual letters… để lưu kết quả trộn ra 1 cửa sổ mới. Print… để thực hiện in kết quả trộn. - Lưu ý: Trong quá trình thực hiện trộn dữ liệu, nếu muốn thể hiện nhiều mẩu tin trên cùng một trang Thực hiện lệnh Rules Next Record. VII. LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 1. Chart - Chọn tab Insert Nhóm Illustrations chọn 1 kiểu biểu đồ. - Nhập nội dung cần chỉnh sửa trong biểu đồ trên bảng tính Excel. - Sử dụng Tab Design, Layout, Format để thay đổi cách trình bày, định dạng, chỉnh sửa thông tin. 2. SmartArt - Chọn tab Insert Nhóm Illustrations chọn 1 kiểu sơ đồ.  Hiệu chỉnh và định dạng sơ đồ Chọn tab Design Nhóm Create Graphic: Add Shape: Add Shape After: Thêm 1 hình sau hình hiện hành. Add Shape Before: Thêm 1 hình sau hình hiện hành. Add Bullet: Tạo ký hiệu đầu dòng cho hình hiện hành. Right to Left: Chuyển đối tượng đang chọn từ bên phải sang bên trái. TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER MICROSOFT WORD Trang 9 Nhóm Layout: Chọn lại kiểu trình bày của sơ đồ. Nhóm Change Color: Tô màu cho các hình của sơ đồ. Nhóm SmartArt Style: Chọn kiểu tô màu của sơ đồ. Nhóm Reset Reset Graphic: Khôi phục lại các định dạng mặc định ban đầu của hình. VIII. TẠO MACRO 1. Cách tạo - Vào Views Macros Macros Record Macro Macro names: Đặt tên cho Macro o Button: Gán nút lệnh. o Keyboard: Gán phím tắt. - Store macro in: Đínk kèm macro trên tất cả các tập tin hay trên tập tin hiện hành. - OK - Thực hiện các lệnh cần thu nạp - Để dừng việc ghi nhận thao tác Stop 2. Thực thi Macro - Vào Views Macros Macros Chọn tên Macro cần thực thi Run. IX. BIỂU MẪU (TEMPLATE) 1. Ý nghĩa Biểu mẫu là một loại tài liệu đã có sẵn nội dung trong đó như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang như canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí như màu sắc, đường viền... 2. Tạo và chỉnh sửa các Template Chọn File New My Templates…: Chọn Blank Document Tại Create new: Chọn Template OK. Nhập và chỉnh sửa nội dung biểu mẫu Lưu biểu mẫu (không chọn vị trí lưu) 3. Sử dụng Chọn File New My