Mẫu Quy trình bán hàng

1CÔNG TY ABC QUY TRÌNH BÁN HÀNG Ký hiệu: GDP/YDSD/QTBH Hà Nội 2007 2CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang 1/5 TSố: SOP/YDSD/BH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 BÁN HÀNG Người biên soạn Người soát xét Người phê chuẩn Ngày: ............. Thay thế Số: .............. Ngày: .......... 1. Mục đích Quy trình thống nhất phương pháp quản lý và kiểm soát trong khâu bán hàng của công ty nhằm bảo đảm tối đa hóa lợi ích hợp pháp của Công ty phù hợp với các quy định quản lý Nhà nước trong lĩnh vực dược. 2. Phạm vi áp dụng Tất cả các đại lý, quầy, nhân viên kinh doanh và các phòng ban trong Công ty có liên quan. 3. Tài liệu liên quan - Quy chế quản lý thuốc của Bộ y tế ban hành kèm theo quyết định 24/2/BYT-QĐ ngày 15/9/1998. - Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của Bộ y tế ban hành kèm theo quyết định 2033/1999/QĐ-BYT ngày 9/7/1999. - Quy chế quản lý thuốc hướng thần và tiền chất của Bộ Y tế ban hành kèm theo quyết định 3047/QĐ-BYT ngày 12/7/2001. - Quy chế quản lý thuốc độc A, B của Bộ trưởng Bộ y tế ban hành kèmtheo quyết định số 2032/1999/QĐ-BYT ngày 9/7/1999. - Quy trình nhận, kiểm hàng, quy trình giao nhận vận chuyển, quy trình cấp phát hàng hóa. 4. Giải thích từ ngữ 3Phòng KD: Phòng kinh doanh NVKD: Nhân viên kinh doanh BGĐ: Ban giám đốc HĐ: Hóa đơn CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang 2/5 TSố: SOP/YDSD/BH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 BÁN HÀNG 1 Nội dung Sơ đồ tiến trình. Trách nhiệm Sơ đồ tiến trình Mô tả Qui trinh bán hàng 5.2 4PTPK HĐKN 5.2.1 5.2.2(1.2) 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang 3/5 TSố: SOP/YDSD/BH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 BÁN HÀNG Việc kinh doanh thuốc phải tuân thủ đầy đủ, nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về lĩnh vực dược. Các thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần và tiền chất, thuốc độc A, B phải tuân thủ theo quy chế quản lý thuôc gây nghiện, thuốc hướng thần và tiền chất, thuốc độc A, B đã được Bộ Y tế ban hành. 5.2.1 Giới thiệu hàng hóa Giao nh ận v ận chuy ển Cấp phát hàng hóa Ký hợp đồng mua bán Nhận đơn hàng GT trực tiếp GT gián tiếp Giới thiệu hàng hóa Xu ất h óa đ ơn Ký nhận, giao chứng từ,thu tiền 55.2.2.1 Giới thiệu trực tiếp Căn cứ theo đặc tính của hàng hóa, các quy trình chung của Nhà nước về kinh doanh nhóm hàng hóa trên thị trường. Phòng kinh doanh lên phương án giới thiệu thuốc cho các nhân viên kinh doanh. - Thuốc kê đơn là thuốc nếu sử dụng không đúng theo chỉ định của người kê đơn thì có thể nguy hiểm tới tính mạng, sức khỏe khi sử dụng. Với nhóm thuốc này nhân viên kinh doanh tổ chức hội thảo, giới thiệu thuốc cho các khoa dược, bác sĩ điều trị tại cá bệnh viện, phòng khám. - Thuốc không kê đơn là thuốc khi cấp bán và sử dụng không cần đơn thuốc. Nhân viên kinh doanh giới thiệu đến các nhà thuốc, hiệu thuốc trên địa bàn mình phụ trách. 5.2.2.2 Giới thiệu gián tiếp Công ty tiến hành giới thiệu gián tiếp về sản phẩm của mình thông qua truyền hình, truyền thanh, báo chí,… Việc giới thiệu thuốc phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về quảng cáo, thuốc được giới thiệu có hoạt chất thuộc danh mục được phép quảng cáo trên truyền thanh, truyền hình do Bộ Y tế ban hành. Thông tin đến với các cán bộ y tế và người sử dụng phải đầy đủ, khách quan, chính xác, trung thực, dễ hiểu, không được gây hiểu lầm về tác dụng của thuốc, phải nêu rõ được các điểm mạnh, điểm yếu của thuốc, phạm vi điều trị của thuốc, thuyết phục được các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng thuốc của Công ty. 5.2.3 Nhận đơn hàng - Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp tại các khoa dược bệnh viện, phòng khám trên địa bàn. - Gián tiếp: Phòng KD nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, Fax… Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: tên và địa chỉ đơn vị bán (Công ty), tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận, hình thức thanh toán. 5.2.4 Ký hợp đồng mua bán. CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang 4/5 TSố: SOP/YDSD/BH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 BÁN HÀNG 6Sau khi giới thiệu hàng hóa, trường hợp các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng sản phẩm Công ty, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau: - Tên, địa chỉ, điện thoại, Fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán. - Tên, địa chỉ, điện thoại, Fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua. - Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán: Tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, nơi sản xuất, hạn dùng, quy cách đóng gói, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền. - Chất lượng hàng hóa. - Phương thức thanh toán. - Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện. 5.2.5 Xuất hóa đơn Sau khi ký hợp đồng phòng KD xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải đầy đủ thông tin. - Tên, địa chỉ, địa chỉ, điện thoại, Fax, mã số thuế (nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có) của đơn vị, cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán. - Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền. Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu. 5.2.6 Cấp phát hàng hóa Theo quy trình cấp phát hàng hóa 5.2.7 Giao nhận vận chuyển hàng hóa Theo quy trình giao nhận, vận chuyển hàng hóa. 5.2.8 Ký nhận, giao chứng từ, tiền. Người giao nhận hoặc đơn vị được ủy quyền giao nhận phải được thực hiện việc yêu cầu cơ sở mua ký nhận hóa đơn chứng từ theo quy định. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay phải nộp tiền đầy đủ và kịp thời về phòng kế toán – hành chính. 7CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang 5/5 TSố: SOP/YDSD/BH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 BÁN HÀNG 6.. Hồ sơ STT Tên hồ sơ Bộ phận lưu Thời gian lưu (tháng) 1 Đơn hàng: BM01-BH Phòng KD 2 Giấy báo giá: BM02-BH Phòng KD 3 Mẫu hợp đồng mua bán BM03-BH Phòng KD 4 Giấy báo lô, hạn dùng BM03-CPH Phòng KD, kho 5 Hóa đơn bán hàng BM01-CPH,BM02-CPH Phòng KD, phòng kế toán – hành chính 7. Phụ lục: Phụ lục 1: Đơn hàng BM01-BH Phụ lục 2: Giấy báo giá BM02-BH Phụ lục 3: Mẫu hợp đồng mua bán BM03-BH Phụ lục 4: Giấy báo lô, hạn dùng BM03-CPH Phụ lục 5: Hóa đơn bán hàng BM01-CPH, BM02-CPH 8CÔNG TY ABC PHIẾU KIỂM SOÁT QUY TRÌNH BÁN HÀNG BM06-BH AD:……./……/……. Đơn hàng, hợp đồng: Khách hàng: TT Nội dung bước công việc Bộ phận giảiquyết Thời gian (ngày – giờ) Ghi chú 1 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Phòng KD-XNK 2 Xem xét khả năng đáp ứng 3 Giao dịch với khách hàng 4 Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng Phòng KD BGĐ 5 Lập hóa đơn bán hàng Phòng KD làm hóa đơn 6 Ký duyệt hóa đơn bán hàng Phòng KD Kế toán công nợ 7 Tiếp nhận hóa đơn xuất hàng Phòng KD 8 Xuất hàng Kho 9 Tiếp nhận hàng Khách hàng 10 Ký hóa đơn, chứng từ Khách hàng 11 Lưu phiếu kiểm soát Phòng KD Ngày……..tháng……năm 200.. Người kiểm tra Phòng Kinh doanh 9CÔNG TY ABC ĐƠN ĐẶT HÀNGBM01-BH Hà Nội, ngày…….tháng……năm ……... Tên người đặt hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Tel: Fax: Hình thức thanh toán Tại: T T Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng Quy cách đóng gói Đơn vị tính Nhà sản xuất Sổ đăng ký Hạn dùng Số lượng Đơn giá Thàn h tiền Thời gian giao hàng Địa điểm giao hàng Ghi chú Người đặt hàng Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh 10 CÔNG TY ABC GIẤY BÁO GIÁ BM02-BHAD:……/……/…… Kính gửi: Địa chỉ: Điện thoại Xin báo giá các mặt hàng có khả năng cung ứng theo yêu cầu của Quý đơn vị như sau: TT Tên hàng – quycách Nơi SX Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … Cộng tiền hàng: Thuế GTGT: Tổng thanh toán: Bằng chữ: Ghi chú: Báo giá có giá trị trong vòng ……….ngày kể từ ngày báo. Số tài khoản của đơn vị: Hà nội, ngày……tháng……năm 200… Người lập phiếu Thủ trưởng đơn vị 11 CÔNG TY ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----o0o----- BM03-BH MẪU THỎA THUẬN HỢP ĐỒNG MUA BÁN Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/9/1989. Căn cứ vào Nghị định 17 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành ngày 16/01/1990 hướng dẫn việc thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế: Căn cứ khả năng và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày……..tháng……..năm 200….. chúng tôi gồm có: BÊN A: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Mã số thuế: Tài khoản: Do ông (bà) Chức vụ:……………………làm đại diện BÊN B: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Do ông (bà) Chức vụ:……………………làm đại diện Hai bên bàn bạc, thỏa thuận ký kết hợp đồng theo các điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B mặt hàng sau: TT Tên hàng – quy cách Nơi SX Đơn Số Đơn giá Thành tiền 12 vị lượng 1 2 3 4 Tổng cộng Cộng tiền hàng: Thuế GTGT: Tổng giá trị thanh toán: Bằng chữ: Điều 2: Chất lượng hàng hóa: - - - - Điều 3: Giá cả và phương thức thanh toán: - Giá cả: - Phương thức thanh toán: Điều 4: Trách nhiệm mỗi bên: Trách nhiệm của bên A: Trách nhiệm của bên B: Điều 5: Cam kết: - Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh những điều khoản đã nêu trong trường hợp này. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có vấn đề phát sinh hai bên cùng nhau bàn bạc giải 13 quyết. Mọi sự sửa đổi, bổ sung đều phải thể hiện bằng văn bản với đủ chữ ký của hai bên mới có giá trị thi hành. - Trường hợp mâu thuẫn phát sinh mà hai bên không tự giải quyết được sẽ đưa ra tòa án Kinh tế thành phố Hà Nội để giải quyết. Phán quyết của Tòa án là cơ sở pháp lý cuối cùng để hai bên thi hành. - Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 04 bản mỗi bên giữ 02 bản để thi hành. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY ABC BIÊN BẢNGIAO NHẬN – GỬI HÀNG BM04-CPH AD:…./…../…... Hà Nội, ngày……..tháng……..năm 200… Bên gửi hàng: Bên giao nhận – vận chuyển: Địa chỉ: Tel: Phương tiện vận chuyển: Nơi nhận hàng: Hàng hóa giao nhận vận chuyển: TT Chủng loại hàng hóa Số kiện Điều kiện V/c bảo quản Ghi chú 1 Hàng nguyên đai nguyên kiện 2 Hàng lẻ 14 Các chứng từ kèm theo: 1. Hóa đơn: số x ……….liên 2. Giấy báo lô và hạn dùng tờ 3. Các chứng từ khác: Ghi chú: Bên gửi hàng Bên giao nhận – vận chuyển