Microsoft excel trong kế toán

1 Microsoft Excel trong kế toán 2 Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 1. Khởi động và kết thúc: Tập tin chính để chạy phần mềm Excel có tên là excel.exe, cho thi hành chương trình này để khởi động Excel. Thông thường, khi cài đặt, phần mềm cũng tạo ra các biểu tượng khởi động nhanh (shortcut), chọn các biểu tượng này để khởi động Excel cũng là cách làm phổ biến. Nếu muốn mở tập tin nào ngay sau khi khởi động, tập tin đó phải đặt trong thư mục XLStart Kết thúc làm việc với Excel bằng các cách phổ biến như khi thoát một cửa sổ ứng dụng bất kỳ nào của Microsoft 2. Các thành phần cơ bản 3 Chương Tổng quan về Excel kế toán 1. Tổ chức dữ liệu a. Tập tin dữ liệu Tùy thuộc qui mô và yêu cầu của doanh nghiệp, nếu: Khối lượng nghiệp vụ ít và yêu cầu thông tin không tức thời, dùng một tập tin chứa dữ liệu cho một niên độ kế toán. Khối lượng nghiệp vụ nhiều và yêu cầu thông tin không tức thời: một file chứa dữ liệu cho một kỳ kế toán, tùy theo tổ chức của doanh nghiệp Trong ví dụ trên, doanh nghiệp Kim Hưng mở cho mỗi năm tài chính một thư mục để lưu trữ các tập tin dữ liệu kế toán, trong đó, mỗi tập tin dữ liệu sẽ lưu trữ dữ liệu kế toán của 1 tháng hoạt động b. Các bảng tính (sheet) cần thiết Dữ liệu chứa trong các bảng tính, được đặt tên theo tên của các bảng dữ liệu, các bảng này chứa thông tin của các đối tượng kế toán, trong đó:  Dòng tiêu đề là cấu trúc bảng, mô tả các thuộc tính của các đối tượng kế toán, mỗi cột là thành phần cơ bản của thông tin cần lưu trữ  Dữ liệu về thực thể kế toán được chứa trong các dòng Trong tập tin thực hành, có tổ chức các sheet như sau:  TKC1 chứa dữ liệu của tài khoản cấp 1, bảng này có địa chỉ A1:B88  TKC2 cột A là số hiệu tài khoản cấp 1, cột B là SHTK cấp 2 và C chứa tên tài khoản cấp 2. Bảng này có địa chỉ A1:C183 4  TKC3 chứa dữ liệu của tài khoản chi tiết, có địa chỉ A1:D193  SDD lưu trữ số dư đầu năm tài chính của tất cả các TK chi tiết có địa chỉ A1:E114  CtuKToan ghi chép chứng từ và các bút toán phát sinh có địa chỉ A1:J415, bảng này lưu trữ các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2006; Mỗi bút toán phải ghi trên 1 dòng trong bảng, không ghi làm 2 dòng như cách ghi chép thủ công. Ví dụ: Rút tiền gởi Ngân hàng Á Châu 2.545.410.000 Thủ công ghi: Nợ 111 2.545.410.000 Có 2.545.410.000 Trong Excel: Nếu định khoản phức tạp (một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ) thì phải tách từng số tiền “phía một” cho từng đối tượng theo dõi chi tiết ở “phía nhiều” Ví dụ: Xuất kho nguyên liệu cho bộ phận quản lý phân xưởng 148.853.700 cho bộ phận bán hàng 59.823.000, cho quản lý doanh nghiệp 81.992.700 Thủ công: Nợ 627 148.853.700 Nợ 641 59.823.000 Nợ 641 81.992.700 Có 152 290.669.400 5 Trong Excel: Hệ thống mã số tài khoản chi tiết phải được xây dựng để ghi chép số liệu kế toán. Việc xây dựng hệ thống mã số tài khoản chi tiết tùy vào từng doanh nghiệp cụ thể. 2. Ghi chép số liệu Dữ liệu thường được nhập trực tiếp vào bảng, do vậy:  Kế toán viên phải nắm vững các định dạng và qui tắc nhập liệu Ở dạng này, dữ liệu có nhiều nguy cơ bị mất mát, sai sót trong quá trình nhập và hiệu chỉnh  Hoặc dùng chức năng Data.Form để nhập và hiệu chỉnh dữ liệu Ngoài ra, các nghiên cứu sâu hơn và một chút ít công sức có thể tạo ra các mẫu nhập liệu thân thiện, đẹp mắt và phần nào được kiểm tra 3. Khai thác số liệu a. Trên 1 bảng dữ liệu  Chức năng Auto Filter Dùng tập hợp số phát sinh một bên của tài khoản Ví dụ: Tập hợp phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp mua ngoài 6 Tập hợp phát sinh bên nợ tài khoản này ghi có (các) tài khoản khác, trong khoảng thời gian tùy chọn - và ngược lại. Ví dụ: Trong ví dụ trên, cần tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp mua ngoài được trả bằng tiền gởi ngân hàng: Chức năng này tuân theo phép toán VÀ - AND nên không thể dùng để tập hợp theo các điều kiện HOẶC - OR, chẳng hạn ta muốn tập hợp các phát sinh nợ lẫn phát sinh có ở 1 tài khoản. 7  Chức năng Advanced Filter Có đầy đủ các chức năng của Auto Filter và còn khắc phục được nhược điểm của Auto Filter để tập hợp số phát sinh ở một tài khoản theo phép toán OR. Ví dụ tập hợp số phát sinh trong kỳ tháng 02 năm 2006 ở tài khoản tiền VNĐ gởi tại ngân hàng Á Châu, điều kiện: Cho thực hiện ta có kết quả: Chức năng này còn cho phép lọc dữ liệu trong và ngoài bảng, chọn dữ liệu muốn trích lọc, sao chép đến nơi khác... b. Trên nhiều bảng dữ liệu Điều kiện phải có sự liên hệ giữa các bảng, dựa trên một hay nhiều vùng được chọn để thiết lập mối quan hệ ấy 8  Dùng các hàm tham chiếu Là phương pháp thông dụng và đơn giản nhất. Hầu hết các công thức sử dụng các hàm tham chiếu đến các bảng khác như hàm VLOOKUP, INDEX, MATCH  Dùng các công thức liên kết Cũng là phương pháp thông dụng và đơn giản. Hầu hết các công thức sẽ tham chiếu đến các vùng địa chỉ ở các bảng dữ liệu khác  Dùng thao tác Paste link – sao chép có liên kết Paste link làm cho số liệu được tự động cập nhật theo sự thay đổi của dữ liệu nguồn  Dùng Hyperlink – siêu liên kết, cũng cho phép khai thác số liệu từ bảng khác nhưng ít được dùng 4. Sổ sách và báo cáo kế toán Sổ cái Sổ chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ Bảng phân tích đối ứng các tài khoản Bảng cân đối kế toán Kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 5. Bảo mật, bảo vệ dữ liệu Thường xuyên sao lưu 9 Đặt mật mã Qui chế sử dụng Sao chép và bảo quản 10 Chương Thực hành Excel kế toán 1. Sổ kế toán a. Sổ cái tài khoản i. Dạng thông thường: Sổ cái tài khoản dạng thông thường có mẫu như sau: Thực hiện lập sổ như sau:  Tạo 1 sheet mới, đặt tên (VD: SoCai)  Tạo tiêu đề cho sổ  A1 nhập tên đơn vị  A2 nhập “Sổ cái” 11  A3 số hiệu TK cần lập sổ (Ví dụ: 111); sau đó format cell; number: custom, type:”Tài khoản” 0  A4 =VLOOKUP(tkX, HTTK, 2, 0)1  A6 nhập “Chứng từ”; E6 nhập “Số tiền”  A7 đến F7 lần lượt: Ngày, Số, Diễn giải, TKĐƯ, Nợ, Có  E8 =SUMIF(SDTK1, tkX, SoDuNo)2  F8 =SUMIF(SDTK1, tkX, SoDuCo)3  C9 nhập “Số dư đầu”  E9 =MAX(E8-F8, 0)  F9 =MAX(F8-E8, 0); Dấu dòng 8 sheet SoCai  Rút trích số phát sinh  Trong Sheet CtuKToan: vào thực đơn Data; Filter; Auto Filter; Chọn trong danh sách tại cột TK1N giá trị số hiệu TK cần lập sổ; Sao chép dữ liệu lọc được (bỏ dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1C, Số Tiền sang sheet SoCai (VD chép bắt đầu từ SoCai!A10 đến dòng 28)  Sheet CtuKToan: Chọn mục All trong danh sách tại cột TK1N; Chọn trong danh sách tại cột TK1C giá trị số hiệu TK cần lập sổ; Sao chép khối dữ liệu lọc được (không chép dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1N, Số Tiền sang sheet SoCai, nối tiếp vào dữ liệu đang có (VD từ dòng 29 đến dòng 72). Di chuyển phần dữ liệu Số Tiền vừa mới chép sang, đang ở cột Nợ (VD E29:E72)  Sắp xếp toàn bộ khối dữ liệu đã trích lọc (VD A10:F72) theo trật tự tăng dần của cột ngày  Tính tổng phát sinh Nợ, Có. VD: E75=SUM(E10:E72); F75= SUM(F10:F72)  Tính số dư cuối kỳ. VD E76=MAX(DuNo+PSNo-DuCo-PSCo, 0) F76=MAX(DuCo+ PSCo-DuNo-PSNo,0) Định dạng, kẻ khung cho sổ.  Trong thao tác rút trích số phát sinh, trong thực tế ta nên sử dụng chức năng Advanced Filter của Excel nhằm làm giảm bớt thao tác khi cần lập và in nhiều sổ cái. Thực hiện: Trong sheet SoCai, ta tạo vùng điều kiện, ví dụ: Vùng điều kiện cho thấy ta muốn lọc các phát sinh nợ lẫn phát sinh có của tài khoản 111 1 tkX: SoCai!A3; HTTK: TKC1!A2:B88 2 SDTK1: SDD!A2:A114; SoDuNo: SDD!D2:D114 3 SoDuCo: SDD!E2:E114 12 Tạo thêm vùng chỉ định dữ liệu trích ra sẽ sao chép đến và chỉ lấy những cột cần thiết: Vùng này nên nằm chung dòng với dòng có số liệu của số dư đầu, vì dữ liệu phát sinh trích lọc về sẽ bắt đầu từ dòng ngay bên dưới. Tiến hành trích lọc:  Đánh dấu khối vùng điều kiện (K1:L3)  Vào thực đơn Data; Filter; Advanced Filter, xuất hiện: Trong “List range” nhập địa chỉ vùng dữ liệu bút toán (CtuKtoan!A1:J415). Criteria range là địa chỉ vùng điều kiện và Copy to là địa chỉ vùng dữ liệu trích ra sẽ sao chép đến. Chọn OK để thực hiện. Dữ liệu trích ra có dạng: 13 Nhập các công thức sau lần lượt vào dòng phát sinh đầu tiên của sổ, trong ví dụ, ta nhập ở dòng 12 rồi sao chép xuống đến dòng cuối cùng còn dữ liệu phát sinh: Phần tổng của sổ thực hiện như ở dạng trước ii. Dạng lũy kế: Sổ cái tài khoản dạng lũy kế là sổ được trình bày phần phát sinh chỉ trong một kỳ nào đó (tháng, quý). Phần tiêu đề của sổ ghi rõ sổ lập trong kỳ nào, như thế ngoài số dư đầu năm, sổ phải có thêm phần số lũy kế phát sinh từ đầu năm tài chính đến đầu kỳ lập sổ và số dư đầu kỳ lập sổ. Sổ có dạng sau: 14 Trong A5, ta nhập ngày đầu kỳ lập sổ và định dạng cho hiển thị như trong hình mẫu. Trong ví dụ này Trong E10, nhập công thức tính số lũy kế phát sinh nợ từ đầu năm, sử dụng công thức mảng: {=SUM(IF(PSTK1No=tkX, SoTienPS, 0)*IF(NgayCT<NgayLap,1,0))}4 F10 dùng công thức mảng: {=SUM(IF(PSTK1Co=tkX, SoTienPS, 0)*IF(NgayCT<NgayLap,1,0))}5 Số dư đầu kỳ này tính tương tự số dư cuối kỳ dạng thông thường  Chú ý khi trích lọc số phát sinh trong kỳ, phải xét đến phát sinh chỉ trong kỳ lập sổ o Nếu thực hiện trích lọc bằng Auto Filter, ta chọn mục Custom trong danh sách tại cột ngày để cho điều kiện. Ví dụ, để lọc ra các phát sinh trong tháng 2 năm 2006, ta nhập điều kiện như trong hình minh họa sau đây, trước khi tiến hành trích lọc 4 PSTK1No: CTuKToan!D2:D415; SoTienPS: CTuKToan!J2:J415; NgayCT: CTuKToan!A2:A415, NgayLap: A5 5 PSTK1Co: CTuKToan!G2:G415 15 o Nếu thực hiện trích lọc bằng Advanced Filter, trong vùng điều kiện, ta nhập thêm điều kiện về ngày chứng từ như sau b. Sổ chi tiết tài khoản i. Dạng thông thường: Sổ chi tiết tài khoản ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán cụ thể. Để thuận tiện cho việc nhập công thức, ta cần thực hiện một số công việc chuẩn bị cho lần đầu tiên bằng việc tạo ra mã số chi tiết cho các đối tượng chi tiết: Chèn thêm 1 cột vào bên trái hết của sheet TKC3, đặt tên cột là SHTKC3 rồi nhập công thức TKC1*100.000+TKC2*10.000+TKC3 16 Công thức này cho phép ta ghi nhận số liệu cho 9.999 đối tượng kế toán chi tiết ở mỗi tài khoản cấp 2. Thực hiện tương tự ở sheet SDD, ta có: Trong sheet CtuKToan, ta cũng cần tạo thêm 2 cột để làm ra mã số cho các tài khoản chi tiết phát sinh nợ/có Chèn thêm 1 cột vào sau cột TK3N, đặt tên cột là CtietNo, nhập công thức tạo mã số cho tài khoản chi tiết phát sinh nợ: TK1N*100.000+TK2N*10.000+TK3N, rồi sao chép cho toàn bảng Tương tự, chèn thêm 1 cột vào sau cột TK3C, đặt tên cột là CtietCo, nhập công thức tạo mã số cho tài khoản chi tiết phát sinh có: TK1C*100.000+TK2C*10.000+TK3C 17 Công thức này cũng phải sao chép cho toàn bảng, như thế ta đã hoàn tất bước chuẩn bị Sổ chi tiết cũng có thể có ở dạng thông thường hoặc dạng lũy kế, hình sau đây minh họa cho dạng lũy kế Cách thực hiện lập sổ chi tiết tương tự như lập sổ cái, trong đó, ta quan tâm đến những khác biệt sau:  Số hiệu tài khoản cần lập sổ (trong ô A3) là số hiệu chi tiết, không phải là số tài khoản cấp 1, vì thế ta phải nhập đầy đủ dãy 18 số hiệu chi tiết, ví dụ: 11210001. Để thuận tiện và đảm bảo sự chính xác của mã số, ta nên dùng công thức giống như ở phần chuẩn bị. Ví dụ: vì trong các ô M1, N1 và O1 ta lần lượt nhập số hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2 và chi tiết của tài khoản như trong hình: Như vậy, khi cần lập sổ cho tài khoản khác, ta sẽ thay đổi giá trị trong các ô này theo chi tiết của tài khoản Trong công thức tìm tên tài khoản (ô A4), ta cũng dùng hàm VLOOKUP() nhưng sẽ tìm trên sheet TKC3, VLOOKUP(tkX, HTTK3, 2, 0)6 Công thức tính số dư đầu năm cũng dùng hàm SUMIF(),  E8 =SUMIF(SDTK3, tkX, SoDuNo)7  F8 =SUMIF(SDTK3, tkX, SoDuCo)8 Trong E10, nhập công thức tính số lũy kế phát sinh nợ từ đầu năm, sử dụng công thức mảng {=SUM(IF(CtuKToan!H2:H415=SoChiTiet!A3,SoTienPhatSinh,0)*IF (CtuKToan!A2:A415<SoChiTiet!A5,1,0))} 6 HTTK3: TKC3!$A$2:$E$193 7 SDTK3: SDD!A2:A114; SoDuNo: SDD!D2:D114 8 SoDuCo: SDD!E2:E114 19 Và công thức mảng tính số lũy kế phát sinh có từ đầu năm trong F10: {=SUM(IF(CtuKToan!M2:M415=SoChiTiet!A3,SoTienPhatSinh,0)*IF(C tuKToan!A2:A415<SoChiTiet!A5,1,0))}  Khi rút trích số phát sinh trong kỳ, ta quan tâm đến cột chi tiết, thay vì cột tài khoản cấp 1. Cụ thể là: o Nếu rút trích dùng Auto Filter, ta chọn số hiệu TK cần lập sổ trong danh sách tại cột CtietNo, thay vì cột TK1N; và xét cột CtietCo thay vì cột TK1C o Nếu rút trích dùng Advanced Filter, vùng điều kiện cũng phải thay đổi theo CtietNo và CtietCo c. Sổ nhật ký đặc biệt i. Sổ nhật ký chi tiền: Sổ này ghi chép các nghiệp vụ chi tiền thường xuyên xảy ra. Thông thường, ta tập hợp các bút toán ghi có tài khoản tiền mặt 20  Chèn 1 sheet mới, đặt tên là NKCT (Nhật Ký Chi Tiền). Nhập tiêu đề cho sổ như mẫu trình bày trên. Các tài khoản nhập trong vùng “Ghi nợ các TK” tùy thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp. Trong sheet CtuKtoan, dùng chức năng Auto Filter, ta chọn số hiệu TK 111 trong danh sách tại cột TK1C. Sao chép dữ liệu lọc được (có dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1N, Số Tiền sang sheet NKCT (VD chép bắt đầu từ dòng 5 đến dòng 49), ví dụ: 21  Công thức trong các ô F5, G5, H5 sẽ xét giá trị của TK1N (ô D5), nếu bằng giá trị trong ô F4, G4, H4, sẽ lấy số tiền (ô E5), nếu không bằng sẽ lấy giá trị 0, ví dụ: Trong F5: =IF(D5=$F$4,E5,0) Trong G5: =IF(D5=$G$4,E5,0) Trong H5: =IF(D5=$H$4,E5,0)  Công thức trong ô I5 ta xét nếu giá trị của TK1N (ô D5) khác với giá trị trong tất cả các ô F4, G4, H4, sẽ lấy số tài khoản (ô D5), nếu không bằng sẽ lấy giá trị 0. Cách này có thể thay bằng việc xét rằng nếu tổng các ô F5: H5 bằng 0 ta sẽ lấy số tài khoản (ô D5), nếu không bằng sẽ lấy giá trị 0. =IF(SUM(F5:H5)=0, D5, 0)  Công thức trong ô J5 tương tự như I5, nếu tổng các ô F5: H5 bằng 0 ta sẽ lấy số tiền (ô E5), nếu không bằng sẽ lấy giá trị 0. Tuy nhiên, nếu nhận xét rằng, ta chỉ lấy số tiền nếu giá trị của I5>0, ta có công thức trong ô J5 như sau: =IF(I5>0, E5, 0)  Sao chép các công thức này cho các dòng 22  Cho ẩn (hide) cột D  Tính tổng và định dạng cho sổ ii. Sổ nhật ký thu tiền: Sổ này ghi chép các nghiệp vụ thu tiền thường xuyên xảy ra. Thông thường, ta tập hợp các bút toán ghi nợ tài khoản tiền mặt. Trong sheet CtuKtoan, dùng chức năng Auto Filter, ta chọn số hiệu TK 111 trong danh sách tại cột TK1N. Các bước thực hiện tương tự như sổ nhật ký chi tiền. Vì thế, nếu đã thực hiện sổ nhật ký chi tiền, ta có thể sao chép và sửa lại một số nội dung cần thiết còn các công thức vẫn không cần thay đổi. (Cách này xem như nội dung để bạn đọc tự thực hành) iii. Sổ nhật ký mua hàng: Sổ này ghi các nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên liệu, công cụ dụng cụ Thông thường, các nghiệp vụ mua hàng tại doanh nghiệp là các nghiệp vụ mua chịu, do vậy ta tập hợp các bút toán ghi nợ tài khoản phải trả người bán. 23 Trong sheet CtuKtoan, dùng chức năng Auto Filter, ta chọn số hiệu TK 331 trong danh sách tại cột TK1C. Các bước thực hiện tương tự như các sổ nhật ký khác iv. Sổ nhật ký bán hàng: Sổ này ghi các nghiệp vụ bán chịu, tập hợp bên nợ TK 331 d. Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung ghi chép toán bộ các nghiệp vụ phát sinh, trừ ra các nghiệp vụ đã ghi vào các sổ nhật ký đặc biệt 24 Như vậy, trong sheet CtuKtoan, dùng chức năng Auto Filter, ta chọn mục “Custom” trong danh sách tại cột TK1N Điều kiện trên là để loại trừ các nghiệp vụ đã ghi vào sổ nhật ký thu tiền và sổ nhật ký bán hàng. Kế đến, tại cột TK1C, ta cũng chọn mục “Custom” để nhập điều kiện loại trừ các nghiệp vụ đã ghi vào sổ nhật ký chi tiền và sổ nhật ký mua hàng như sau: 25 Dữ liệu lọc được có dạng như sau: Chèn thêm 1 sheet mới, đổi tên thành NKC, nhập tên đơn vị và tên sổ. Chuyển sang sheet CtuKToan, sao chép dữ liệu lọc được (có dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1N, Số Tiền sang sheet NKC (VD chép bắt đầu từ dòng 3 đến dòng 336), ví dụ: 26 Chuyển về sheet CtuKToan, sao chép dữ liệu lọc được (KHÔNG có dòng tiêu đề) của Ngày, SốCT, Diễn giải, TK1C, Số Tiền sang sheet NKC tiếp vào phần dữ liệu đang có. (VD chép bắt đầu từ dòng 337 đến dòng 669), ví dụ: Di chuyển phần dữ liệu vừa chép ở cột Số tiền sang phải 1 cột (E337:E669). Sửa tên tiêu đề bảng ở ô D3, E3, F3 Sắp xếp dữ liệu tăng dần theo cột Ngày và Số chứng từ. Định dạng, kẻ khung, ta có kết quả 2. Báo cáo kế toán, báo cáo tài chính: a. Bảng cân đối tài khoản Còn gọi là Bảng cân đối số phát sinh là bảng phụ phải lập và nộp định kỳ cho cơ quan Thuế. Bảng này có nhiều dạng khác nhau và lập cho cấp tổng hợp (TK cấp1, cấp 2) cũng như chi tiết (TK cấp 3) 27 i. Bảng cân đối tài khoản cấp 1 – dạng thông thường: Bảng cân đối tài khoản cấp 1 trình bày số dư các tài khoản cấp 1 vào đầu năm, cuối kỳ lập báo cáo và phát sinh trong kỳ. Thực hiện:  Sao chép sheet TKC1 và đổi tên thành BCDPS1. Chèn thêm 3 dòng vào phía trên, nhập tên đơn vị và tên báo cáo. Trong ô A3 nhập hàm lấy ngày cuối cùng của chứng từ phát sinh =MAX(NgayCtu)  Dòng 4 và 5 trình bày như hình mẫu. Nhập công thức vào các ô từ C6 đến H6, lần lượt o =SUMIF(SHC1SDD,A6,CTietNoSDD) o =SUMIF(SHC1SDD,A6,CTietCoSDD) o =SUMIF(PSTK1No,A6,SoTienPhatSinh) o =SUMIF(PSTK1Co,A6,SoTienPhatSinh) o =MAX(C6+E6-D6-F6,0) o =MAX(D6+F6-C6-E6,0)  Đánh dấu từ C6 đến H6 và sao chép công thức cho toàn bảng, tính tổng. Định dạng, kẻ khung. 28 ii. Bảng cân đối tài khoản cấp 1 – dạng lũy kế: Khái niệm lũy kế ở đây tương tự như khái niệm đã trình bày ở phần trên. Bảng cân đối dạng này sẽ báo cáo cho 1 kỳ (thường là 1 tháng/qúy) Thực hiện:  Sao chép sheet TKC1 và đổi tên thành BCDPS1LuyKe. Chèn thêm 3 dòng vào phía trên, nhập tên đơn vị và tên báo cáo. Trong ô A3 nhập ngày đầu của kỳ lập báo cáo và trong ô D3 nhập ngày cuối của kỳ lập báo cáo  Dòng 4 và 5 trình bày như hình mẫu, tức là ta phải tính số đầu năm, Số phát sinh lũy kế từ đầu năm đến đầu kỳ này, số dư đầu kỳ này, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ này. Nhập công thức vào các ô từ C6 đến L6, lần lượt o =SUMIF(SHC1SDD,A6,CTietNoSDD) o =SUMIF(SHC1SDD,A6,CTietCoSDD) o {=SUM(IF(PSTK1No = A6, SoTienPhatSinh, 0) * IF(NgayCtu <NgayDauKy, 1, 0))}9 o {=SUM(IF(PSTK1Co = A6, SoTienPhatSinh, 0) * IF(NgayCtu <NgayDauKy, 1, 0))} o =MAX(C6+E6-D6-F6,0) o =MAX(D6+F6-C6-E6,0) 9 NgayDauKy: BCDPS1LuyKe!$B$3 29 o {=SUM(IF(PSTK1No = A6, SoTienPhatSinh, 0) * IF(NgayCtu >= NgayDauKy, 1, 0) * IF (NgayCtu <= NgayCuoiKy, 1, 0))}10 o {=SUM(IF(PSTK1Co = A6, SoTienPhatSinh, 0) * IF(NgayCtu >= NgayDauKy, 1, 0) * IF (NgayCtu <= NgayCuoiKy, 1, 0))} o =MAX(G6+I6-J6-H6,0) o =MAX(H6+J6-I6-G6,0)  Đánh dấu từ C6 đến L6 và sao chép công thức cho toàn bảng, tính tổng. Định dạng, kẻ khung. 10 NgayCuoiKy: BCDPS1LuyKe!$D$3