Một số vấn đề cơ bản về nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính

Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính công sở, nghiệp vụ hành chính. Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ” 1 . Thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới ba góc độ: l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành chính; 2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ hành chính, ăn lương hành chính; 3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết phục: dùng biện pháp hành chính” 2 .

pdf100 trang | Chia sẻ: tranhoai21 | Lượt xem: 5159 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Một số vấn đề cơ bản về nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Trang 1 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH 1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính công sở, nghiệp vụ hành chính... Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”1. Thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới ba góc độ: l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành chính; 2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ hành chính, ăn lương hành chính; 3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết phục: dùng biện pháp hành chính”2. Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ: “1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước; 2. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: công tác hành chính văn thư”3. Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì dưới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính được hiểu là kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm: - Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính. - Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ đơn vị - Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị. - Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng. - Kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính... 1.2. NHỮNG KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHỦ YẾU 1.2.1.Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính nhà nước Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà xây dựng chế độ, chương trình công tác và lịch làm việc cho phù hợp. Khi có chế độ, chương trình công tác cụ thể thì cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Thông thường chế độ, chương trình này gồm: a. Chế độ lập chương trình công tác và lịch làm việc Muốn làm việc một cách khoa học và có hiệu quả cao thì mỗi cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng cho mình một chế độ, chương trình làm việc cụ thể và khoa học. 1 Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 1998, tr. 1199. 2 Sđd, tr. 799. 3 Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183. Trang 2 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài. Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình: - Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị. - Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày: + Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác. + Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau. b. Chế độ báo cáo, thông tin Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”. Cán bộ, công chức hành chính trong truyền đạt thông tin phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, không làm sai lệch và nói theo ý mình. Phải có quan điểm nhất quán là nói và làm việc theo đường lối, nghị quyết của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước; phải có ý thức kỷ luật trong phát ngôn. Bảo đảm tính kịp thời và nhanh chóng trong việc truyền đạt các nguồn tin có ích cho công tác quản lý của cơ quan, đơn vị. c. Chế độ tiếp dân, giao tiếp Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân, vì dân. Vì vậy, hơn ai hết, cán bộ, công chức nhà nước phải luôn tôn trọng dân, hết lòng, hết sức phục vụ nhân dân và là “công bộc” của nhân dân. Luật Cán bộ, công chức đã quy định rõ: cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ, ngoài việc chấp hành nghiêm đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước còn phải: “... tận tụy phục vụ nhân dân, tham gia sinh hoạt cộng đồng nơi cư trú, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của nhân dân”, “ không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn phiền hà đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết công việc”. Tùy theo thẩm quyền mà cán bộ, công chức phải có chương trình kế hoạch tiếp dân cụ thể và công khai (có thể tiếp dân theo tuần, theo ngày). Đồng thời, phải có trách nhiệm trả lời cho dân về những vấn đề nhân dân đặt ra. Nếu vấn đề đã nêu ra thuộc thẩm quyền giải quyết của người tiếp dân thì phải trả lời ngay với dân. Còn những vấn đề không thuộc thẩm quyền của người tiếp dân thì phải báo cáo kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Cùng với chế độ tiếp dân, cán bộ, công chức nhà nước luôn phải trau dồi kiến thức, tâm lý giao tiếp. Trong giao tiếp, cán bộ, công chức phải hòa nhã, không được cửa quyền, hách dịch với dân. d.Chế độ làm việc với cơ sớ Một đặc điểm trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức là ngày làm 8 giờ, gắn với công sở. Nếu trong quỹ thời gian làm việc không xây dựng chế độ làm việc cụ thể với cơ sở thì dễ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, không hiểu hoặc hiểu rất hạn chế thực tiễn. Trang 3 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo tháng). Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới, giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ làm việc với cơ sở. 1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý. -Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau: +Phải có tính tổng hợp cao; +Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng; +Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao; +Phải bảo đảm tính kịp thời. -Quy trình thu thập, xử lý thông tin: +Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công vụ của mình. +Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau. -Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, nhân dân và dư luận xã hội... -Hình thức thu thập thông tin: thông qua chế độ báo cáo; qua các văn bản của Đảng, của các tổ chức chính trị, đoàn thể, văn bản quản lý nhà nước; qua hội nghị, giao ban, qua khảo sát thực tiễn; qua số liệu thống kê và các phương tiện thông tin đại chúng... -Xử lý thông tin qua kiểm tra, phân tích, đánh giá, phán đoán, dự đoán để tìm ra giải pháp tối ưu. -Cung cấp và lưu trữ thông tin. Thông tin nếu không được cung cấp cho các đối tượng cần thiết sử dụng và khai thác phục vụ cho công việc của họ cũng như vào công việc chung của cơ quan, đơn vị thì chỉ là thông tin “chết” trên giấy tờ. Vì vậy, việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho đối tượng sử dụng là một khâu quan trọng, làm cho thông tin được sử dụng trong thực tiễn. Những thông tin quan trọng và cần thiết cho nghiên cứu, có giá trị cho hoạt động công vụ cần được lưu trữ. Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một chu trình khép kín, liên hoàn, bao gồm những bước trên. Quy trình đó càng ngắn bao nhiều thì hiệu quả của công tác thông tin càng cao bấy nhiêu. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, các thủ trưởng cần phải biết sử dụng những thành tựu khoa học này để thu thập, xử lý thông tin và thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động công vụ. b. Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình sau: Trang 4 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng -Phân loại quyết định: +Quyết định về tổ chức: thành lập phòng, ban mới, bổ nhiệm cán bộ thuộc thẩm quyền. +Quyết định ban hành quy chế. +Quyết định về một vấn đề nào đó. -Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định. +Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan... Mỗi căn cứ được trình bày thành một hàng riêng. +Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục... Nội dung trình bày phải rõ ràng, không được nhiều nghĩa. -Phần biện pháp thực hiện. Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết định. c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần. -Phân bố quỹ thời gian. Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp; mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục, thể thao, lao động chân tay khác. Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên. -Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản. Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng. Việc tổ chức lao động công tác văn bản của thủ trưởng ngoài những nội dung, yêu cầu chung của công tác này, đối với cán bộ, công chức nói chung, thủ trưởng cơ quan cần chú ý một số vấn đề sau: +Dự thảo các văn bản, dự án phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ nhất định, theo phương pháp khoa học. +Duyệt, ký văn bản là công vụ quan trọng của thủ trưởng. Cần tuân thủ đầy đủ các bước, xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký văn bản. +Giám sát và kiểm tra việc ban hành văn bản của cấp dưới để tránh tình trạng sai thẩm quyền, không phù hợp với cơ chế quản lý mới, vi phạm lợi ích chính đáng của công dân. Cần kiên quyết sửa đổi những văn bản bất hợp lý và bãi bỏ những văn bản bất hợp pháp. +Cần sử dụng thành tựu khoa học - công nghệ mới vào công tác soạn thảo, quản lý, sử dụng và lưu trữ văn bản của mình. -Hội họp, phát biểu, giao tiếp. Trang 5 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng +Hội họp: những cuộc họp cần thiết cần đưa vào chương trình, kế hoạch làm việc chính của tuần, tháng... Nội dung của những cuộc họp này cần phải được chuẩn bị trước và công khai cho các đối tượng dự họp. Trong hội họp, ngoài những nội dung được xác định và chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp thì nghệ thuật điều hành, khả năng diễn đạt và phong cách của thủ trưởng có một ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của phiên họp. Trong phát biểu, phối hợp cần phải thực hiện tốt các bước: xác định rõ chủ đề, mục đích của cuộc họp; nội dung gọn, rõ ràng; bảo đảm phương pháp sư phạm trong phát biểu và trình bày ý kiến. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Nói cho gọn gàng, có đầu, có đuôi, có nội dung. Nói lung tung như nhiều cán bộ nói rồi thì không biết nói cái gì, như vậy là thiếu chuẩn bị trước. Nói dù ít nhưng nói cho thấm thía, chắc chắn thì quần chúng vẫn thích hơn nói dài, nói dai”. +Giao tiếp là một trong những nội dung bắt buộc trong công vụ của thủ trưởng. Công vụ giao tiếp tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị nắm được nhiều nguồn tin bổ ích cho quản lý và đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân. Để giao tiếp có hiệu quả, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải hiểu biết kiến thức về tâm lý quản lý. Không được hách dịch, cửa quyền trong khi giao tiếp. Phải có thái độ cầu thị, lắng nghe nghiêm túc các ý kiến của đối tượng giao tiếp. Tránh thô bạo, cục cằn, công thần trong khi giao tiếp. d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học, công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức, nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn tổ chức, bộ máy cần: +Xác định rõ mục tiêu. +Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động. +Tuyển chọn và sử dụng con người. +Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy. -Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Dùng người như dùng gỗ, người thợ khéo thì gỗ to, nhỏ, thẳng, cong đều tùy chỗ mà dùng được”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu quả thủ trưởng cần phải: +Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền. +Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội... để từ đó có kế hoạch sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả. +Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công chức, nguyên tắc ưu tiên... 1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho phù hợp. Trang 6 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Mục đích của việc lập bảng phân công công tác là giúp cho mỗi thành viên trong đơn vị hiểu rõ công việc mình làm, đồng thời giúp cho thủ trưởng kiểm tra, giám sát được mọi công việc của các thành viên. Thông thường, các cơ quan hiện nay tồn tại ba cách phân công: -Mỗi công chức được phân công thực hiện một công việc riêng của mình, được sử dụng tài liệu, văn bản và các phương tiện thực thi công vụ riêng. -Một số cán bộ, công chức của cơ quan thực hiện cùng loại công việc liên quan đến cùng một lĩnh vực. -Một số cán bộ, công chức cùng sử dụng một hồ sơ tổng hợp nhưng mỗi người chỉ làm một bộ phận nhất định hay một nghiệp vụ nhất định. b.Lập bảng định mức lao động và phân loại hao phí thời gian làm việc của cán bộ, công chức -Để lập bảng định mức lao động đúng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của từng loại đối tượng lao động. Theo cách phân loại cán bộ, công chức hiện hành, có thể phân loại đối tượng để lập bảng định mức lao động. +Loại thứ nhất, áp dụng đối với cán bộ, công chức thực hành và phục vụ. Công việc của loại đối tượng này thường đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày. Những nhân viên văn thư, đánh máy, điều khiển máy tính... thuộc loại này. +Loại thứ hai, áp dụng đối với cán bộ, công chức chuyên môn. Sản phẩm của loại đối tượng này chủ yếu là số lượng, chất lượng văn bản ban hành, các quyết định quản lý mà họ tham gia. -Tính toán mức hao phí thời gian làm việc đối với cán bộ, công chức là khâu không thể thiếu trong tổ chức lao động khoa học của cơ quan. Hao phí thời gian công việc được tính theo từng loại công việc, từng loại đối tượng cán bộ, công chức. -Hao phí thời gian làm việc có thể do: +Mất mát do thiếu sót trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc. +Áp dụng, sử dụng không hợp lý các phương tiện kỹ thuật. +Phân công công tác không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. +Bố trí chỗ làm việc thiếu khoa học... c.Sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc Khoa học đã chứng minh rằng, việc sắp xếp chỗ làm việc, điều kiện làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho cán bộ, công chức phấn chấn, tinh thần thoải mái, tạo hưng phấn cao để thực hiện tốt công việc và đạt năng suất, hiệu quả cao. Ngược lại, sắp xếp chỗ làm việc không khoa học, điều kiện làm việc thiếu, lạc hậu sẽ gây ra hậu quả mất nhiều công sức và thời gian di chuyển hướng công việc sẽ phí phạm, tinh thần làm việc căng thẳng, hạn chế đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ngoài ra, nếu cơ quan bố trí nhiều phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí và tốn kém. Những điều cần chú ý khi sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc: -Bố trí, sắp xếp hợp lý các phòng làm việc cho cả cơ quan và từn
Tài liệu liên quan