Mua sắm điện tử (E-Procurement )

MUA SẮM ĐIỆN TỬ (E-Procurement ) Nguyễn Duy Long, Th.S. & Luu Truong Van, Th.S. 05/2004 CÁC VẤN ĐỀ TRÌNH BÀY  Các thành phần của mua sắm điện tử  Các lợi ích của mua sắm điện tử CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán đấu giá trên mạng Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà cung cấp đã được chấp thuận. Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản lý nhà cung cấp “tự phục vụ” (self-service) Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử: 1. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT) 2. MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ (BID/QUOTE & AUCTION) 3. CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS) Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán đấu giá trên mạng Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà cung cấp đã được chấp thuận. Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản lý nhà cung cấp “tự phụcvụ” (self-service) Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử 1. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT) 2. MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ (BID/QUOTE & AUCTION) 3. CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS) THỊ TRƯỜNG KỸ THUẬT SỐ Khi một hay nhiều tổ chức cùng nhau đến để thực hiện giao dịch tức thời (real-time transactions) CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TRÊN MẠNG Đăng ký trực tuyến để giao thương với các tổ chức cần mua sắm bao gồm cả qui trình đáp ứng khả năng của nhà cung cấp thông qua web. Đăng ký trực tuyến để nhận các mời thầu và chào giá canh tranh phù hợp cho các hàng hóa mà không cần bất cứ nổ lực nào từ bộ phận đấu thầu. Nhận các thông báo mời thầu/chào giá tự động và nhanh chóng thông qua thư điện tử, fax hoặc web mà không cần bất cứ thao tác nào của nhân viện đấu thầu. Xem xét và nộp thầu hoặc chào giá trực tuyến mà vẫn thỏa mãn các qui định kinh doanh của bên mời thầu. Đối thoại trực tuyến với các đại diện bên mời thầu về các vấn đề mua sắm khác nhau. Internet làm thay đổi cách các chuyên viên mua sắm giao dịch với nhà cung cấp. Nhờ Internet, bạn có thể thu hút những nhà cung cấp mới và tạo cho họ một cách kinh doanh công bằng và hữu hiệu với bạn. Các nhà cung cấp có thể thực hiệc các công việc sau thông qua hệ thống nối mạng, tự phục vụ và an toàn: TỰ ĐỘNG HOÁ ĐẤU THẦU TRÊN MẠNG Hồ sơ mời thầu và các chỉ dẫn dự thầu điệc tử. Tham khảo các hồ sơ mời thầu, bảng khối lượng và chỉ dẫn trực tuyến.. Phúc đáp thầu trực tuyến và bảo mật, bao gồm kiểm tra việc tuân thủ các qui định về đấu thầu cạnh tranh của bên mời thầu. Nơi chứa dữ liệu được bảo mật nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu “niêm phong hồ sơ”. Các thông báo kết qủa xét thầu được đăng trực tuyến. Các biểu mẫu mua bán tự động và trực tuyến đối với các gói trúng thầu. Ghi hóa đơn tự động từ các biểu mẫu mua bán trực tuyến. Tích hợp với hệ thông mua sắm nội bộ. Tự động hóa đấu thầu cạnh tranh trên mạng chuyển việc lập, nộp và thẩm định các hồ sơ dự thâu bằng tay mất nhiều thời gian thành mô hình không nhiều giấy mực và cùng với việc giảm thiểu các công việc hành chánh và vòng đời đấu thầu-đến trúng thầu (bid-to-award cycle time). Một số đặc điểm của tự động hóa đấu thầu trên mạng: CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các nhà cung cấp đã chấp nhận. Trao quyền tự chủ cho người sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở mức đáp ứng cao hơn. Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng: Nhà cung cấp bảo trì và cập nhật nội dung catalogue với việc đáp ứng giá cả thương lượng. Sẵn có cho mọi máy tính và người sử dụng mà không đòi hỏi nhiều về hạ tầng kỹ thuật. Qui trình xét duyệt được cải tiến nhờ nội dung và các công cụ định dạng sản phẩm có đồ họa trực quan. Kiểm soát đối tác đầy đủ thông qua nội dung trong catalogue và các nhà cung cấp trúng thầu. CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các nhà cung cấp đã chấp nhận. Trao quyền tự chủ cho người sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở mức đáp ứng cao hơn. Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng: Việc ứng dụng các qui định kinh doanh của đối tác được nâng cao cho người sử dụng. Xuất các lệnh đặt mua điện tử đến các nhà cung cấp được chọn trên cơ sở sự phê duyệt mua sắm sau cùng. Xuất hoá đơn điện tử theo sự cung cấp sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung cấp. Tích hợp đầy đủ với hệ thống mua sắm nội bộ hay “hoạch định tài nguyên doanh nghiệp” (ERP – Enterprise Resource Planning). QUI TRÌNH TIÊU BIỂU HIỆN TẠI Ứng dụng cách mua sắn hiện hữu Người Mua Đơn Vị Cần Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp Cẩm nang/ Giấy tờ Cẩm nang/ Giấy tờ Cẩm nang/ Giấy tờ Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng” QUI TRÌNH TRONG TƯƠNG LAI Ứng dụng mua sắm dựa trên web Thời gian quản lý Đơn Vị Cần Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp Các Nhà Cung Cấp “Trực Tuyến” B Ứ C TƯ Ờ N G LỬ A (F IR E W A LL) Cẩm nang/ Giấy tờX X Internet TÌNH HUỐNG MUA SẮM HIỆN TẠI Qui Trình Mua Sắm Truyền Thống Thực hiện Mua Sắm Người mua soạn thảo gói thầu trên giấy Phòng Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp Hồ Sơ Mời Thầu Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng” Người Sử dụng tạo ra các tiêu chuẩn đòi hỏi Hồ Sơ Mời Thầu Hồ Sơ Dự Thầu Hồ Sơ Dự Thầu Người mua nhập các dự thầu từ giấy Thời gian thực hiện: 120 Ngày Chi phí thực hiện: $900/Đấu thầu MUA SẮM ĐIỆN TỬ TRONG TƯƠNG LAI Qui Trình Mua Sắm Trên Mạng Mô Đun Mua Sắm Điện Tử Tự Động Sự Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp Nhân Viên Mua Sắm FIR EW A LL Mời Thầu Dự Thầu Thời gian thực hiện: 9 Ngày Chi phí thực hiện: $120/Đấu thầu HTML WFD Field Operators WFD Users Intranet Nhân viên InternetIntranet FIR EW A LL Các Nhà Cung Cấp CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ  Giảm Chi Phí – Giảm chi phí đáng kể đối với các sản phẩm/dịch vụ mua sắm bên ngoài thông qua việc gia tăng sử dụng lượng mua, giá cả thương lượng tốt hơn và giảm việc mua bán không hợp đồng  Giảm Vòng Đời Mua Sắm – Rút ngắn qui trình đặt mua cho việc mua sắm thông qua hợp đồng – Rút ngắn vòng đời mời thầu đến giao thầu cho qui trình đấu thầu cạnh tranh  Giảm Công Việc và Chi Phí Hành Chánh – Giảm công sức quản lý hành chánh các nhà cung cấp – Giảm công sức quản lý hành chánh đấu thầu – Giảm công sức quản lý hành chánh trong việc tạo và cung cấp các điều khoản hợp đồng  Gia Tăng Sự Kiểm Soát Cùng Với Sự Tự Do Đồng Thời Của Người Sử Dụng – Siết chặt kiểm soát việc mua không hợp đồng bằng cách trao cho người sử dụng các catalogue về hàng hóa/dịch vụ và dùng công nghệ để đơn giản hóa qui trình mua sắm – Thiết lập qui trình mua sắm kiểm soát nhưng không hạn chế  Sự Thương Thảo Được Nâng Cao – Cải tiến việc thu thập và báo cáo dữ liệu cho tất cả các qui trình mua sắm CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ  Mô Hình Kinh Doanh Hữu Hiệu Hơn – Phân công lại các chuyên gia mua sắm từ “hành chánh” sang “chiến lược”  Nhà Cung Cấp Tốt Hơn – Bảo đảm việc tuân thủ hợp đồng và nâng cao sự thương lượng CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ