Mục đích của PR (quan hệ công chúng) là xây dựng được chân
dung doanh nghiệp, khắc họa được những nét khác biệt, những
giá trị riêng mà doanh nghiệp mang đến cho người tiêu dùng, cho
xã hội. Khác với hoạt động quảng cáo là trả tiền để có chỗ tự giới
thiệu trên các phương tiện truyền thông, nhiệm vụ của PR là thu
hút giới báo chí chú ý đến với doanh nghiệp và có những bài viết
tích cực về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, để PR đạt hiệu
quả cao, doanh nghiệp phải thật khéo léo, tế nhị và không quá
phô trương.
8 trang |
Chia sẻ: maiphuongtt | Lượt xem: 1973 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem nội dung tài liệu Mười sai lầm trong hoạt động PR, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Mười sai lầm trong hoạt động PR
Mục đích của PR (quan hệ công chúng) là xây dựng được chân
dung doanh nghiệp, khắc họa được những nét khác biệt, những
giá trị riêng mà doanh nghiệp mang đến cho người tiêu dùng, cho
xã hội. Khác với hoạt động quảng cáo là trả tiền để có chỗ tự giới
thiệu trên các phương tiện truyền thông, nhiệm vụ của PR là thu
hút giới báo chí chú ý đến với doanh nghiệp và có những bài viết
tích cực về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, để PR đạt hiệu
quả cao, doanh nghiệp phải thật khéo léo, tế nhị và không quá
phô trương.
Sau đây là các sai lầm thường thấy trong hoạt động PR:
1. Lo lắng quỹ thời gian eo hẹp
Có thể nói PR là một hình thức đầu tư
phát triển doanh nghiệp rất hiệu quả.
Cũng như mọi loại hình đầu tư khác,
doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc
đầu tư thời gian cho các hoạt động
quan hệ báo chí, truyền thông. Nhiệm vụ của PR là thông qua các
phương tiện truyền thông gây tác động tích cực đến công chúng.
Vì vậy, đừng tiếc thời gian cho việc sắp xếp, dành thời gian cho
các cuộc họp báo, phỏng vấn với báo chí, gửi thông cáo báo chí
để giới thiệu các sự kiện mà doanh nghiệp thực hiện như giới
thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng, hoạt động gây quỹ… mà
doanh nghiệp dự định tiến hành. Luôn theo dõi bảng danh mục
công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian
hoàn tất.
2. Dài dòng
Trong các buổi họp báo, sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên
môn cũng như tính học thuật quá sâu sẽ không gây mấy ấn
tượng cho các biên tập viên, phóng viên vì họ vốn không có nhiều
thời gian để tìm hiểu công nghệ sản xuất, lịch sử thành lập công
ty, thành viên cổ đông... Tốt hơn là đi thẳng vào vấn đề, sử dụng
ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và dành phần lớn thời gian cho các
câu hỏi phỏng vấn.
3. Thông cáo báo chí không đầy đủ và thiếu chính xác
Thông cáo báo chí phải đầy đủ thông tin, rõ ràng, cụ thể thời
gian, địa điểm sự kiện diễn ra, không quá ngắn hoặc quá dài,
nhưng phải bao quát hết các nội dung. Hãy đảm bảo những gì
viết ra đều đi trực tiếp vào vấn đề, đưa thông tin quan trọng nhất
lên trên, kết thúc bằng cách mô tả tóm tắt sự kiện theo nguyên
tắc: ngắn gọn và đơn giản. Một thông cáo báo chí không đúng
quy cách, lỗi chính tả, thiếu logic sẽ gây ấn tượng rất xấu đối với
hình ảnh doanh nghiệp.
4. Không trả lời đến nơi đến chốn
Việc không chuẩn bị đầy đủ thông tin cho các câu hỏi phỏng vấn
sẽ là một sai lầm rất lớn, ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của
doanh nghiệp trong mắt giới báo chí, truyền thông. Rất khó chấp
nhận nếu người đại diện doanh nghiệp mù mờ thông tin, trả lời
không rõ ràng các vấn đề mà các nhà báo đã bỏ công tìm hiểu.
5. Quá phô trương
Sự phóng đại quá mức về thành công của doanh nghiệp sẽ làm
hỏng chiến dịch PR, khiến người đọc dễ nảy sinh nghi ngờ, ảnh
hưởng đến tính xác thực của thông tin mà doanh nghiệp đang
cung cấp. Lưu ý tránh sự nhầm lẫn giữa quảng cáo và PR. Trong
hoạt động quảng cáo, người ta có thể nói hơi quá về mình để gây
ấn tượng lâu dài trong tâm trí khách hàng. Còn với PR thì ngược
lại, không thể buộc các phương tiện truyền đạt lại thông điệp của
doanh nghiệp, mà là cung cấp cho họ những thông tin hữu dụng
nhất.
6. Ấn phẩm không mục đích
Nếu có bất cứ sự kiện nào nhỏ hay lớn mà doanh nghiệp đều gửi
thông cáo báo chí đến các tòa soạn nhằm gây sự chú ý sẽ dễ
khiến các phóng viên nhàm chán. Chỉ khi doanh nghiệp có sự
kiện thật sự trọng đại thì hãy nhớ tới giới truyền thông. Một thông
cáo báo chí tốt phải đáp ứng yêu cầu tối đa của phóng viên là
cung cấp lượng thông tin đầy đủ, nếu viết riêng cho từng tờ báo
thì càng tốt, bởi mỗi báo phục vụ nhu cầu bạn đọc khác nhau,
nhu cầu nắm thông tin nhiều ít khác nhau.
7. Thiếu kiến thức báo chí
Ngày nay, PR và báo chí truyền thông có mối quan hệ tương trợ
lẫn nhau. Cần chú ý rằng, mỗi tòa soạn có tôn chỉ riêng của mình
nên nhiệm vụ của PR là hiểu biết về công việc làm báo để làm
cho báo giới “cảm” được thông tin doanh nghiệp đưa ra và
chuyển tải đến người đọc. Cách tốt nhất là tìm hiểu, theo dõi
dạng thông tin mà mỗi tờ báo chuộng, đặc biệt là thông tin có liên
quan đến sản phẩm và doanh nghiệp mình.
8. Không có kế hoạch
Một kế hoạch PR tốt bao gồm việc đánh giá tình hình, xác định
mục tiêu, xác định nhóm công chúng, lựa chọn phương tiện
truyền thông và đánh giá kết quả. Cần phải quyết định ở đâu, khi
nào, bằng cách nào để mọi việc tiến triển một cách tốt nhất.
Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như
phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết
sự cố (nếu có) một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
9. Thiếu sự trợ giúp
Nhiều doanh nghiệp thuê các công ty chuyên hoạt động PR mà
không nắm được hiệu quả công việc, không theo sát được tình
hình cũng như hình ảnh thương hiệu mình trong mắt công chúng.
Ngược lại, nhiều doanh nghiệp tự làm lấy mọi việc một cách thiếu
chuyên nghiệp và kém hiệu quả. Điều quan trọng là phải lựa chọn
và quyết định một giải pháp hợp lý trong từng tình huống. Với các
sự kiện nhỏ, doanh nghiệp có thể tự sắp xếp lấy, nhưng khi có sự
kiện lớn hay đối mặt với những thông tin bất lợi, doanh nghiệp
phải nhờ đến các công ty PR chuyên nghiệp giúp đỡ và xử lý
khủng hoảng.
10. Kém linh hoạt
Nhiều doanh nghiệp gắn bó với chỉ một số báo đài mà không mở
rộng, tìm kiếm những đối tác mới. Điều này vô tình giới hạn
doanh nghiệp trong một khuôn khổ nào đó với hình ảnh mờ nhạt
và số lượng khách hàng hạn chế. Vì vậy, hãy sử dụng mọi
phương tiện, mọi hình thức có thể để sáng tạo đưa hình ảnh
doanh nghiệp đến với công chúng qua cái nhìn thiện cảm nhất.