Nghiệp vụ công tác lưu trữ

NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ    Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung www.vanthuluutru.com1TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997TÀI LIỆU THAM KHẢO1. Vở ghi chép đầy đủ, chính xác2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTW I (2006)3. Các Tập bài giảng về “Lưu trữ TL KHKT”; “Lưu trữ TLNN”; “Lưu trữ TL Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội”- Khoa Lưu trữ- Trường CĐ Nội vụ HN (2008)4. Pháp lệnh LTQG 2001 & NĐ 111/2004/CP5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác Lưu trữwww.vanthuluutru.com2TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TL VÀO LƯU TRỮI. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLTII. Các nội dung cơ bản của nghiệp vụ thu thập, bổ sungIII. Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHHIV. Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLSwww.vanthuluutru.com3TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997I. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT1. Khái niệm2. Mục đích3. Nội dung công tác thu thập, bổ sung (TTBS)TLLT4.Nguyên tắc TTBS TL vào LTwww.vanthuluutru.com4TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.www.vanthuluutru.com5TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972 Mục đích TTBS TLLT+ Để đưa vào kho những TL có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả. + Việc TTBS TLLT vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần PLTCQ nói riêng và PLTQG VN nói chung.www.vanthuluutru.com6TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Nội dung công tác TTBS TLLTXác định nguồn TTBSXác định thành phần TL thuộc diện nộp lưu để bổ sung vào lưu trữPhân chia các nguồn TL vào mạng lưới KLT- KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS- KLT Nhà nước thu thập TL thuộc PLTNNThực hiện thủ tục giao nộp TL vào KLTwww.vanthuluutru.com7TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Nguyên tắc TTBS TLLT- Nguyên tắc TTBS tài liệu theo thời kỳ lịch sử.- Nguyên tắc không phân tán phông - Nguyên tắc TTBS TL theo khối phông lưu trữ - Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực thẩm quyềnwww.vanthuluutru.com8TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997II. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ TTBS 1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước2 Sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLTwww.vanthuluutru.com9TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001)Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc PLTQG:- Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập TL thuộc phông LTĐCSVN- Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập TL thuộc phông LTNNĐiều 13 quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào LTLS.www.vanthuluutru.com10TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (tiếp theo)Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT:- Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan đến TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào LTHH.- Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau:+ 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW.+ 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP.+ 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)www.vanthuluutru.com11TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.Sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLTHiện nay, trong PLTQG nói chung và các PLT CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường không đầy đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa, chiến tranh, ý thức con người nên thất lạc, hư hỏng=> Sưu tầm, bổ sung TL cho các PLT là rất cần thiết, góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT.www.vanthuluutru.com12TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997III. Thu thập bổ sung TL vào LTHH 1. Khái niệm LTHH2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH 3. Trách nhiệm của LTHH trong công tác TTBS TLwww.vanthuluutru.com13TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan)Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cq, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. (K5- Đ2- PLLTQG 2001)www.vanthuluutru.com14TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH Những TL hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan đó (tài liệu đã được giải quyết xong ở giai đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn TL bổ sung chính vào LTCQ.Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp lưu vào LTHH của CQwww.vanthuluutru.com15TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Trách nhiệm của LTHH trong công tác TTBS(Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệuPhối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thậpHướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưuChuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp nhận TLTổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao nhận TL.www.vanthuluutru.com16TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HNBAN GIÁM HiỆUCác phòng Các khoaCác trung tâmCơ sở đào tạo tại Đà NẵngĐào tạoHành chính- tổ chứcQuản trị Qlý CT HS,SVKế hoạch- tàiQlý KH và HTQTVăn thưLưu trữHCVP và TTTVThư ký và QTVPGD thường xuyênGiáo dục đại cươngTin họcĐào tạo Nghềwww.vanthuluutru.com17TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997IV. Thu thập, bổ sung TL vào LTLS 1. Khái niệm LTLS2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS3. Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBSwww.vanthuluutru.com18TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm lưu trữ lịch sử(lưu trữ cố định)Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001)VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnhwww.vanthuluutru.com19TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS* Các TTLTQG có quyền thu thập TLLT của các cơ quan tổ chức sau: - Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN; - Các cơ quan, tổ chức TW của Nhà nước: VNDCCH; CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN; - Các doanh nghiệp Nhà nước do thủ tướng CP, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc CP quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; - Các cơ quan tổ chức của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ Việt Nam trước 30/4/1975; - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán TLLT.www.vanthuluutru.com20TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS* Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu thập TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức sau: - Cơ quan tổ chức Nhà nước cùng cấp ở ĐP; - Doanh nghiệp Nhà nước do chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác; - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán TLLT.www.vanthuluutru.com21TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS* Trung tâm lưu trữ TL chuyên môn: Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ quan thuộc ngànhwww.vanthuluutru.com22TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBS (Được quy định tại K4 - Đ6 - NĐ 111)Lập kế hoạch thu thập tài liệu;Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập;Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp;Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận TL; Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao nhận TL.Lưu ý: Việc thu thập TL được tiến hành trên cơ sở hồ sơ hoặc ĐVBQ được thống kê thành MLHS, TL nộp lưu.www.vanthuluutru.com23TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Bài tập:  1. Trình bày cơ cấu tổ chức của cơ quan anh (chị) đang công tác.  2. Lập bảng kê nguồn tài liệu và thành phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ của cơ quan anh (chị) đang công tác.www.vanthuluutru.com24TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CÂU HỎI ÔN TẬP1. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc TTBS TLLT?2. Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hiện hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ?3. Khái niệm LTLS (lưu trữ quốc gia)? Các nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS?4. Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào LTLS?5. Thẩm quyền và trách nhiệm của LTCQ và LTQG trong công tác thu thập, bổ sung TL?www.vanthuluutru.com25TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997THỰC HÀNH1. Xác định nguồn và thành phần TL thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của một CQ cụ thể.2. Xử lý các tình huống trong việc sưu tầm những TL quý hiếm từ nhân dân để bổ sung vào các LTLS.3. Dự kiến và tìm biện pháp xử lý các tình huống khó khăn thường gặp khi đi thu thập TL tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào LTCQ. www.vanthuluutru.com26TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997