Nguồn gốc của thuật ngữ 5S

Nguồn gốc của thuật ngữ 5S 5S là chữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật.Mỗi từ bắt đầu bằng nguyên âm “S”.Đó là Seiri, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.Tuy nhiên trong tiếng Việt có thể sử dụng các từ tương đương : - SEIRI SÀNG LỌC - SEITON SẮP XẾP - SEISO SẠCH SẼ  - SEIKETSU SĂN SÓC - SHITSUKE SẴN SÀNG Định nghĩa : SEIRISeiri (sàng lọc) có nghĩa là xếp đặt những cái cần thiết đúng vị trí để tiện lợi khi dùng.Thực hành : SEIRIBước 1 : Cùng bạn đồng nghiệp quan sát nơi làm việc. Phát hiện và xác định những cái không cần dùng cho công việc của mình. Rồi hãy bỏ chúng đi. Không bao giờ cất giữ những cái không cần dùng đến.Bước 2 : Nếu bạn và đồng nghiệp không thể xác định những cái gì đó cần hoặc không cần dùng đến, thì ghi lại ký hiệu “ loại bỏ “ kèm theo ngày tháng ngay trên nó và sẽ để riêng qua một bên.Bước 3 : Sau một thời gian khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần dùng đến cái đó hay không. Nếu không có ai cần dùng trong 3 tháng. Điều đó là cái đó không cần thiết cho công việc của bạn. Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy lấy thời gian quyết định.Nguyên nhân tích tụ những cái không cần thiết Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh.Thay đổi đặc tính kỹ thuật khiến cho nhiều thiết bị trong kho trở nên vô dụng.Nguyên liệu vượt quá so với đơn đặt hàng.Đặt hàng không chính xác.Chất lượng không được kiểm soát.Vị trí lưu kho không thích hợp hay phương pháp lưu kho kém hiệu quả.Nguyên nhân tích tụ những cái không cần thiết (tt)Hệ thống tiếp nhận và cấp phát kém.Đặt hàng hoặc giao hàng kém.Máy móc và thiết bị cũ kỹ lạc hậu.Hư hỏng do xếp dỡ không hợp lý.Sản xuất quá nhiều thành phẩm và bán thành phẩm.Khách hàng trả lại hàng.Các phương pháp loại bỏ vật không cần thiếtBán lại cho công ty khác.Chuyển đến bộ phận khác cần dùng.Vứt bỏ như đồ phế thải. Khi vứt bỏ cần báo cho người được ủy quyền được vứt bỏ.Cũng cần phải báo cho người giữ kho.Khi tìm những cái không cần thiết, hãy nhìn kỹ từng góc, từng xó xỉnh NHỮNG LOẠI ĐỒ VẬT CẦN SÀNG LỌC Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua.Máy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng.Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa.NHỮNG LOẠI ĐỒ VẬT CẦN SÀNG LỌC (tt)Các nguyên vật liệu quá hạn cần hủy bỏ.Các sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo.Số lượng bản tài liệu photo thừa.Các tài liệu đã lỗi thời.Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng không cần thiết.Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác.Định nghĩa : SEITON SEITON ( sắp xếp ) có nghĩa là xếp đặt những cái cần thiết đúng vị trí để có thể tiện lợi khi dùng.Thực hành : SEITONBước 1 : Bảo đảm những cái không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc của bạn. Sau đó, thì nghĩ cái gì sẽ để ở đâu, nhớ xét đến lưu trình của công việc, đường đi của xe nâng và xe đẩy, sự an toàn và hoạt động hiệu quả.Bước 2 : Hãy cùng bạn đồng nghiệp quyết định cái gì thì để ở đâu mà không quên xét đến hoạt động hiệu quả. Theo nguyên tắc, cái nào có tần số dùng nhiều thì đặt gần người sử dụng để cho hạn chế sự di chuyển. Những cái ít dùng thì có thể đặt xa hơn một chút.Thực hành : SEITON (tt)Bước 3 : chắc chắn rằng tất cả mọi người tại nơi làm việc đều biết vị trí sắp xếp của cái cần thiết để có thể tiện lợi khi dùng. Lập danh mục liệt kê mỗi cái và gắn danh mục lên tủ, kệ, hoặc ghi nhãn lên cái ngăn kéo, tủ kệ để dể nhận biết những cái được cất giữ.Bước 4 : áp dụng cách thức như trên để chỉ nơi để cái thiết bị chữa cháy, chỉ rõ hành lang dành cho xe đẩy, xe nâng và khi cần thiết cần có dấu hiệu đề phòng, cảnh báo về sự an toàn.Bảy nguyên tắc của SEITON Tuân thủ phương pháp vào trước, ra trước để lưu kho đồ vật (FIFO).Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.Tất cả đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống.Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm.Đặt các đồ vật sao cho dể lấy hoặc dễ vận chuyển.Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng.Thường xuyên bố trí các công cụ đã dùng gần người sử dụng.Định nghĩa : SEISOSEISO (sạch sẽ) có nghĩa làm sạch nơi làm việc của mình hoàn chỉnh sao cho không còn bụi trên sàn nhà.Thực hành : SEISOKhông để đến khi mọi cái bị bẩn mới làm sạch. Làm sạch nơi làm việc của bạn thường xuyên, bao gồm cả máy móc thiết bị, dụng cụ và đồ đạc để chúng không có cơ hội bị bẩn.Dành 5 phút mỗi ngày cho thực hành SEISO.Cùng bạn đồng nghiệp nhận trách nhiệm làm sạch chung quanh nơi làm việc. Nhân viên tạp vụ chỉ có trách nhiệm đối với cách khu vực tập thể và khu vực chung.Thực hành : SEISO (tt)Nếu bạn mong làm việc ở môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là làm cho môi trường làm việc được như vậy.Không bao giờ vứt, ném cái gì và làm thành thói quen đó.Làm sạch chính là kiểm tra. Đây chính là ý nghĩa quan trọng của chính nhà máy và phân xưởng. Trong khi làm sạch máy móc bạn sẽ nhận ra điều này.Định nghĩa : SEIKETSUSEIKETSU ( săn sóc ) có nghĩa là duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp ở mức cao.Thực hành : SEIKETSUThiết lập một chương trình duy trì làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Làm một lịch trình cho việc làm sạch nơi làm việc.Thi đua giữa các đơn vị làm một cách thức hiệu quả để giữ vững và làm tăng sự quan tâm của nhiều người về 5S.Thực hành: SEIKETSU (tt)Chỉ định người có trách nhiệm với khu vực làm việc và máy móc.Kiểm tra và đánh giá thường kỳ bởi đội kiểm tra 5S ( trong đội có thành viên của cấp lãnh đạo ) đối với 4S.Không những phê bình những trường hợp kém mà còn khen thưởng và ca ngợi những thực hành tốt hoặc người thực hiện tốt. Định nghĩa : SHITSUKESHITSUKE (sẵn sàng) có nghĩa làm tất cả những việc nói trên một cách tự giác, không nhắc nhở hoặc mệnh lệnh.Thực hành : SHITSUKECoi nơi làm việc là căn nhà thứ hai của mình.Dành thêm thời gian tại nơi làm việc.Nơi làm việc là nơi quan trọng cho nguồn thu nhập của bạn và gia đình bạn.Nếu bạn muốn nơi làm việc của mình được sạch sẽ và thoải mái, thì tại sao không làm cho nơi làm việc được sạch sẽ và thoải mái như vậy.Để có được tinh thần SHITSUKE cho nhân viên, vai trò lãnh đạo rất quan trọng trong việc này. Lãnh đạo phải có tấm gương về 5S để mọi người noi theo.NHỮNG GỢI Ý TRONG HOẠT ĐỘNG 5S Ý kiến hai người bao giờ cũng tốt hơn một người. Hãy đầu tư suy nghĩ.Tìm những nơi có nhiều bất lợi nhất để cải tiến.Tìm những nơi tổ chức lộn xộn nhất để cải tiến.Tìm những nơi kém an toàn nhất để cải tiến.Tìm những nơi dơ bẩn và bề bộn nhất để cải tiến.Tìm ra các điểm loại lãng phí để tránh.NHỮNG GỢI Ý TRONG HOẠT ĐỘNG 5S (tt)Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt của máy móc.Chú trọng những nơi nhiều người lui tới trong công ty như căn tin, nhà vệ sinh, vườn hoa, lối đi, bãi đậu xe.Chứng tỏ rằng ngày càng có nhiều đồng nghiệp lưu tâm đến 5S.Làm sao cho mọi người ngày càng thấy rõ kết quả của 5S.ĐỂ THÚC ĐẨY MỌI NGƯỜI THỰC HIỆN 5S Bảng đánh giá 5S.Phương pháp chụp ảnh điểm cố định.Thi đua giữa các đơn vị.CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S Chuẩn bị.Thực hành 5S.Kiểm tra định kỳ.THỰC HÀNH 5SGiai đoạn 1SEIRISEITONSEISOSEIKETSUSHITSUKEThực hành 5S với 5 bước :Giai đoạn 2 Tạo thói quen 5S : thực hiện 5S nói trên với thái độ và tinh thần tự giác, theo thói quen. Giai đoạn 3 Thực hành 5S với mức phòng ngừa. Đây là giai đoạn ở mức cao của 5S với 5 bước phòng ngừa như sau :Bước 1: tránh xuất hiện những cái không cần thiết. Bước 2: tránh sự bừa bộn.Bước 3: làm sạch và không để bị bẩn lại.Bước 4: phòng ngừa sự xuống cấp.Bước 5: đào tạo và tập huấn có phương pháp và hệ thống hóa. NHỮNG ĐIỀU LƯU Ý KHI ĐÁNH GIÁ 5S Sự hỗ trợ của các cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý ?Mọi người có tự hào về chỗ làm việc của mình không ?Các nội dung đánh giá theo bảng đánh giá hoặc mẫu đánh giá kèm theo có được thực hiện khi đánh giá ? NHỮNG ĐIỀU LƯU Ý KHI ĐÁNH GIÁ 5S (tt)Có duy trì tốt hoạt động này không?Mọi người có làm sạch hàng ngày một cách tự giác ?Mọi người có ý thức làm tấm gương tốt cho người khác không ? NHỮNG LOẠI LÃNG PHÍLãng phí do sản xuất dư thừa.Lãng phí do phế phẩm.Lãng phí do thời gian chờ đợi chậm trễ.Lãng phí do tích tụ bán thành phẩm.Lãng phí do vận chuyển.Lãng phí trong quá trình.Lãng phí do tác động và hoạt động không cần thiết.SIÊU 5SSiêu 5S là chương trình của toàn công ty với sự tham gia của tất cả mọi người. Nó là phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến năng suất và môi trường làm việc.CÁC MỤC TIÊU CƠ BẢN CỦA SIÊU 5S Xây dựng ý thức Kaizen của mọi người tại nơi làm việc.Xây dựng cách làm việc theo nhóm thông qua sự tham gia của mọi người.Xây dựng khả năng lãnh đạo thực tế cho các trưởng phó phòng ban.Nâng cấp cơ sở hạ tầng để áp dụng công nghệ Kaizen tiên tiến.NHỮNG LÝ DO ĐỂ SIÊU 5S PHỔ BIẾNNơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng hơn.Các hoạt động trong phân xưởng và tại văn phòng sẽ dễ dàng và an toàn hơn.Kết quả được mọi người nhận thấy kể cả nội bộ và bên ngoài. NHỮNG LÝ DO ĐỂ SIÊU 5S PHỔ BIẾN (tt)Các kết quả nhìn thấy sẽ tạo nhiều ý tưởng mới.Mọi người tuân thủ kỷ luật một cách tự nhiên.Mọi người tự hào trong nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng của mình.Kết quả là hình ảnh tốt đẹp của công ty sẽ tạo thêm công ăn việc làm.BỐN NHÂN TỐ CHÍNH CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA SIÊU 5SCó sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cao cấp: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của siêu 5S là sự hiểu biết ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành tổ chức để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.2. Bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo. Trước hết người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức đào tạo dành cho toàn công ty. Sau đó cần phát thảo kế hoạch hai năm thực hiện siêu 5S và thực hiện kế hoạch đó. BỐN NHÂN TỐ CHÍNH CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA SIÊU 5SKhông có ai là quan sát viên trong 5S mà mọi người cùng tham gia: Bí quyết thành công là tạo ra môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, những nhân viên văn phòng cần đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, họ nên lập kế hoạch có sự tham gia của tất cả mọi người. Lặp lại chu trình 5S để đạt được chuẩn mực cao hơn. Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình siêu 5S và được thiết để cải tiến việc quản lý. Sự nhận thức và phương pháp thực hiện chương trình này là nhân tố chính của sự thành côngCÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH SIÊU 5S Bước 1 : Chuẩn bịBước 2 : Thông báo chính thức của lãnh đạo.Bước 3 : Tổng vệ sinh với sự tham gia của mọi người.Bước 4 : Bắt đầu Seiri.Bước 5 : Thực hiện hàng ngày Seiri, Seiton, Seiso.Bước 6 : Đánh giá định kỳ 5S. Bước 1 : CHUẨN BỊLãnh đạo phải hiểu triết lý và lợi ích của siêu 5S.Lãnh đạo tham quan những công ty mẫu áp dụng siêu 5S để học hỏi rút kinh nghiệm thực tế.Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện siêu 5S.Tổ chức ban chỉ đạo về siêu 5S.Chỉ định điều phối viên về siêu 5S.Tào tạo điều phối viên và các cán bộ nồng cốt thực hiện siêu 5S. Bước 2 : THÔNG BÁO CHÍNH THỨC CỦA LÃNH ĐẠO. Lãnh đạo thông báo chính thức việc thực hiện chương trình siêu 5S cho 2 năm.Lãnh đạo giải thích các mục tiêu của chương trình siêu 5S cho tất cả mọi người.Công bố sơ đồ tổ chức về siêu 5S và sơ đồ triển khai, chỉ ra các khu vực được phân chia theo trách nhiệm cụ thể đối với các nhóm nhỏ. Đề ra các công cụ quảng bá khác nhau kể cả các biểu ngữ áp phích tờ rơi và tạp chí.Tổ chức chương trình đào tạo tại chỗ về các nội dung cơ bản của siêu 5S cho mọi người. Bước 3 : Tổng vệ sinh với sự tham gia của mọi người. Tổ chức ngày tổng vệ sinh ngay sau lãnh đạo thông báo thực hiện 5S.Phân chia công ty thành các khu vực nhỏ và giao cho các nhóm nhỏ công nhân chịu trách nhiệm từng nhóm.Cung cấp thông tin đầy đủ, công cụ vệ sinh toàn cơ quan.Tổng vệ sinh bao gồm cả Seiri, các rác thải và các đồ vật không cần thiết.Ngày tổng vệ sinh nên thực hiện 2 lần trong năm và thực hiện thường xuyên. Bước 4 : BẮT ĐẦU SEIRI.Xây dựng một tiêu chuẩn loại bỏ những điều không cần thiết.Tiến hành SEIRI là một hoạt động được tiến hành với tất cả mọi người để loại bỏ những gì không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.Mọi người tập trung phân loại, thu nhập những gì không cần thiết để loại đi.Những gì không cần thiết nhưng có giá trị cao cần được đánh giá để trách phải mua lại chúng trong tương lai.Hoạt động SEIRI cả ngày trong phạm vi toàn cơ quan cần được tiến hành.Bước 5 : THỰC HIỆN HÀNG NGÀY SEIRI, SEITON, SEISOSEIRI : Loại bỏ những thứ không cần thiết và những thứ không còn sử dụng nữa. Không gian sẽ được sử dụng có hiệu quả hơn.SEITON : sắp đặt các thứ cần thiết theo đúng vị trí để có thể dễ dàng lựa chọn khi sử dụng.SEISO là giữ sạch sẽ nơi làm việc của mọi người sao cho không có rác bẩn trên sàn, máy móc thiết bị.Bước 6 : ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ 5SLãnh đạo cao cấp và các trưởng phòng ban có ủng hộ không?Mọi người có tự hào với nơi làm việc của mình không?Nơi làm việc có sạch sẽ và gọn gàng không?Nơi làm việc có gọn gàng cho người làm việc không?Máy móc và thiết bị có được duy trì sạch sẽ không? Các đồ vật có dễ xử lý không?Máy móc và công cụ có được bố trí thuận tiện không?Các hàng hóa lưu kho có được xử lý theo phương pháp FIFO?Các sản phẩm có bị bụi bẩn không?Mọi người có làm việc hàng ngày không?Bảo hộ lao động mà mọi người mặc có sạch sẽ và gọn gàng không?Hình ảnh của cơ quan có được phản ánh đầy đủ thông qua cán bộ của nó không ?Bước 6 : ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ 5S(tt)NHỮNG LỢI ÍCH CỦA 5S MANG LẠISẽ có năng suất cao ( Productivity )Chất lượng ổn định ( Quality )Chi phí hợp lý ( Costs )Giao hàng đúng thời hạn ( Delivery )An toàn cho người lao động ( Safety )Tinh thần lao động cao ( Morale )NHỮNG LỢI ÍCH CHO TỪNG CÁ NHÂN5S làm cho nơi làm việc của bạn được thoải mái hơn.5S đem lại hiệu quả hơn cho công việc.5S cải tiến sự an toàn.5S cải tiến chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.NHỮNG LỢI ÍCHMANG LẠI CHO CÔNG TY Nâng cao tính sáng tạo của mọi người.Cải tiến thông tin liên lạc giữa mọi người với nhau.Cải tiến mối quan hệ giữa mọi người với nhau.Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa mọi người.Nâng cao tình đồng nghiệp giữa mọi người.Đem lại sức sống cho mọi người.NHỮNG THUẬN LỢI KHI ÁP DỤNG SIÊU 5SNằm trong tầm với của mọi công ty bất kể tầm cỡ lớn nhỏ.Nó có thể thực hiện với mọi loại hình của công ty từ sản xuất, kinh doanh đến dịch vụ.Triết lý của nó thật dễ hiểu đối với mọi người, nó không đòi hỏi phát biểu thuật ngữ một cách phức tạp.Ai cũng thích nơi làm việc của mình một cách gọn gàng sạch sẽ và thoải mái.