Nhập môn lưu trữ học - Chương I: Tài liệu lưu trữ

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC    Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung ĐT. 09125819971TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Chương I:  TÀI LIỆU LƯU TRỮ1. Khái niệm2. Đặc điểm3. Các loại hình TLLT4. Nguyên tắc quản lý TLLT quốc gia5. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT 2TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997I. Khái niệm 1. Sự hình thành tài liệu lưu trữNgay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tinchế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài  TL giấy Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi TL như một loại tài sản quý giá 3TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2. Khái niệm Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối TL hình thành trong quá trình h/động của các CQ, TC và cá nhân, được bảo quản trong các kho LT để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,...của toàn xã hội.4TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Một số khái niệmTài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.5TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.6TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997II. Đặc điểmNội dung của TL chứa đựng thông tin quá khứ, p/ánh trực tiếp h/động của CQ, TC và cá nhân.Có tính chính xác cao, thông tin cấp IThường chỉ có từ 1 đến 2 bảnDo Nhà nước thống nhất quản lý, được NN đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.7TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997III. Các loại hình tài liệu lưu trữTài liệu lưu trữ hành chínhTài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuậtTài liệu lưu trữ nghe - nhìnTài liệu lưu trữ văn học nghệ thuậtTài liệu lưu trữ điện tử8TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu hành chính9TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những h/động về quản lý NN trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự TLHC có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở VN, dưới thời P/kiến TLHC là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn và ngày nay TLHC là hệ thống các văn bản QLNN như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn Đây là loại hình TL chiếm tỷ lệ lớn trong các LT hiện nay.10TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu khoa học kỹ thuật11TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại TL có nội dung phản ánh các h/động về ng/cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình XDCB; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ Tài liệu KHKT có nhiều loại như: TL pháp lý, thuyết minh công trình, b/cáo khảo sát, b/cáo ng/cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa.12TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu nghe nhìn13TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997là TL phản ánh các h/động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các h/động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại TL này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay, khối TL này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ QG Việt Nam. TLNN bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sựTài liệu nghe nhìn:14TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 Tài liệu văn học nghệ thuật15TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997tài liệu phản ánh các h/động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm VHNT, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà h/động chính trị, h/động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ16TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Tài liệu điện tử:là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, TLLT điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các CSDL, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin 17TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997IV. Nguyên tắc quản lý TLLT quốc giaTài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia làPhông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3).18TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997V. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT Về chính trị Về kinh tếVề nghiên cứu khoa họcVề văn hóa19TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ý nghĩa của tài liệu lưu trữVề chính trịTài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu kha i thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân20TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ý nghĩa của tài liệu lưu trữvề kinh tếTài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.21TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ý nghĩa của tài liệu lưu trữvề nghiên cứu khoa họcTài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.22TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về văn hóaTài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ TLLT đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời.23TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CÂU HỎI ÔN TẬP1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?2. Khái niệm công tác lưu trữ? 3. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ?4. Nội dung và tính chất của công tác lưu trữ?5. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ?24TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997THỰC HÀNHThảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ:- Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các loại tài liệu khác- Phân tích các đặc điểm của tài liệu lưu trữ- Phân biệt các loại tài liệu lưu trữ25TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CÂU HỎI KIỂM TRA1. Anh/chị hãy trình bày khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?2. Anh/chị hãy trình bày ý nghĩa của tàì liệu lưu trữ?26TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997