Ôn tập môn khoa học quản lý

Câu hỏi: Trình bày quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Phân tích một quyết định tại địa phương ? BÀI LÀM Thời điểm quan trọng nhất của quá trình quản lý là việc ra quyết định quản lý. Quyết định quản lý được coi là sản phẩm lao động của người lãnh đạo quản lý nói chung. Đây là sản phẩm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nếu có quyết định đúng đắn và kịp thời thì tổ chức sẽ phát triển, nếu quyết định sai lầm, không đúng lúc thì sẽ gây tai họa, thậm chí dẫn đến sự phá sản. Một trong những chức năng của quản lý là ra quyết định quản lý. Quyết định quản lý liên quan đến thành bại, đến hiệu quả cao thấp của toàn bộ quá trình quản lý. Quyết định quản lý được coi là sản phẩm của người lãnh đạo quản lý, người lãnh đạo thể hiện tài năng của mình là ở khâu ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Vì vậy, để có quyết định chính xác, đúng đắn, khả thi và hiệu quả, người quản lý phải nắm vững các đặc điểm, vài trò và yêu cầu của quyết định quản lý, phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện quyết định một cách khoa học. Bằng những kiến thức về khoa học quản lý, chúng ta hãy phân tích làm rõ các nội dung trên. Quyết định quản lý là hành vi có tính chất chỉ thị do một cơ quan hay một người đưa ra nhằm định hướng, tổ chức hoạt động của tập thể lao động thực hiện mục tiêu quản lý. Ra quyết định là việc lựa chọn các mục tiêu cũng như nguồn lực và đề ra các phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Quyết định quản lý ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý bởi vì một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ đem lại sự giàu có, phát triển ngược lại nếu quyết định sai và không đúng lúc có thể gây trì trệ, ách tắt và nhiều khi dẫn đến phá sản. Mặt khác chu kỳ sống của một quyết định quản lý thường trải qua 5 giai đoạn, để phát huy tối đa hiệu quả của quyết định, người lãnh đạo quản lý phải lựa chọn và ra quyết định kịp thời ngay tại điểm quyết định phát huy tác dụng ở mức cao nhất và phải thay đổi quyết định khi quyết định thể hiện sự trì trệ, kìm hãm sự phát triển. Do quyết định quản lý là sản phẩm của chủ thể quản lý nên nội dung của nó thường chứa đựng ý chí chủ quan của người quản lý chi phối như : cá tính, quan điểm, trình độ năng lực 2 nhận thức và vận dụng quy luật của người lãnh đạo quản lý. Cho nên, để đảm bảo cho các quyết định quản lý có chất lượng thì khi đề ra các quyết định phải dựa trên các cơ sở khách quan. Đó là : yêu cầu của quy luật khách quan tác động tới đối tượng quản lý; đặc điểm và xu thế phát triển của đối tượng quản lý và điều kiện vật chất và thời gian có thể thực hiện quyết định. Quyết định quản lý cũng mang những đặc điểm khác như : do chủ thể quản lý ban hành và chỉ đề ra khi các vận đề đã chín muồi, quyết định hướng trực tiếp vào tổ chức, hoạt động của đối tượng quản lý và có liên quan trực tiếp tới quá trình thu nhận, xứ lý thông tin, lựa chọn phương tiện hoạt động và cuối cùng là phải được hình thành trên cơ sở hiểu biết quy luật và sự vận động của hệ thống quản lý, ra quyết định. Vì tính chất quan trọng của quyết định quản lý nên nội dung của quyết định quản lý phải đảm bảo các yêu cầu như phải mang : tính khoa học, tính toàn diện, tính khả thi, tính thống nhất, tính kịp thời, tính hiệu quả, tính linh hoạt và tính hợp pháp. Một quyết định khoa học là quyết định phù hợp với định hướng, mục tiêu của tổ chức, phù hợp với quy luật, nguyên tắc, nguyên lý khoa học và xu thế khách quan, phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định và được xây dựng dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học. Một quyết định toàn diện là quyết định có nội dung bao quát được nhiều vấn đề, thỏa mãn cao các mục tiêu, phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của số đông. Quyết định có tính thống nhất cao là quyết định được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng do mục tiêu chung xác định và các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau thì không được mâu thuẩn, trái ngược và phủ định (những quyết định nào hết hiệu lực phải được bãi bỏ). Một quyết định của tính kịp thời là quyết định ban hành vào thời điểm quyết định có hiệu quả cao nhất, đáp ứng được sự mong đợi của đối tượng quản lý. Một quyết định linh hoạt là quyết định phản ánh được mọi nhân tố mới trong lựa chọn quyết định, phản ánh được tính thời đại, đáp ứng được sự biến đổi môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. Quyết định hợp pháp, hiệu quả và khả thi là quyết định đúng thẩm quyền ban hành, thủ tục, thể thức, không trái với pháp luật quy định; mang lại hiệu quả kinh tế và có khả năng thực hiện được trong thực tế Để tổ chức xây dựng và thực hiện một quyết định, nhà quản lý phải tuân thủ chặt chẽ những bước trong quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định Quá trình ra quyết định bao gồm 2 giai đoạn, mỗi giai đoạn thực hiện nhiều bước. 3 Giai đoạn chuẩn bị : giai đoạn này nhà quản lý thực hiện việc phát hiện những vấn đề mà yêu cầu của tổ chức hoặc yêu cầu từ thực tiễn đặt ra, những vấn đề này phải thuộc phạm vi mình quản lý và thuộc thẩm quyền mình ban hành. Trên cơ sở xác định những vấn đề cần ra quyết định nhà quản lý sẽ đánh giá tình huống, xác định những mục tiêu nhiệm vụ phải làm và tìm hiểu những thông tin có liên quan, tác động đến vấn đề đặt ra. Căn cứ trên việc xác định những thông tin có liên quan cần phải thu thập và các mục tiêu phải đạt được, nhà quản lý sẽ dự đoán kết quả, lựa chọn các chỉ tiêu, các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của các phương án và xác định mức độ ưu tiên (trọng số) cho từng tiêu chí đã đặt ra. Giai đoạn chủ yếu : bước đầu tiên của giai đoạn này thực hiện thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ cần giải quyết (bao gồm những thông tin về môi trường, thị trường, công nghệ, thông tin về các yếu tố mang tính chính trị :áp lực của nhóm lợi ích, nghiệp đoàn, nhà nước...). Trên cơ sở các thông tin đã thu thập, nhà quản lý sẽ chọn và mời những chuyên gia, những nhà chuyên môn sâu cùng tham gia xây dựng chính thức các nhiệm vụ và các phương án giải quyết vấn đề, thực hiện việc phân tích, so sánh, đánh giá hiệu quả và khả năng đáp ứng của các phương án đối với các mục tiêu mong đợi nhằm chọn ra phương án tối ưu và cuối cùng là ban hành quyết định quản lý. Để chọn lựa phương án tối ưu, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, người lãnh đạo quản lý cần thiết phải tham khảo ý kiến tập thể và các chuyên gia, bảo đảm tinh thần dân chủ thực sự và tập trung đúng nghĩa. Mặt khác, trong thực tế khi ban hành một quyết định quản lý, ít khi gặp những trường hợp vấn đề đặt ra hoàn toàn mới, do đó, người lãnh đạo trước khi ra quyết định mới cần phải đánh giá lại nội dung và kết quả thực hiện của các quyết định cũ trên cả 2 mặt : cái được và cái chưa được, phân tích nguyên nhân và những kinh nghiệm rút ra từ đó, những yếu tố hợp lý nào cần phải được giữ lại. Kinh nghiệm thực tế cũng cho thấy rằng một quyết định đúng đắn là quyết định có căn cứ và sự phân tích tình hình một cách cụ thể, không chỉ phân tích tình huống mà còn phân tích xu hướng phát triển của vấn đề. Đối với những quyết định mà đối tượng thực hiện và chịu sự tác động là lực lượng đông đảo trong xã hội thì khi chuẩn bị ra quyết định quản lý, nhà quản lý phải quan tâm tới nhân tố xã hội ảnh hưởng tới quá trình tổ chức thực hiện quyết định như: điều kiện thực hiện, trình độ nhận thức và phản ứng, thái độ của người thực hiện, chính sách của Nhà nước, phát triển công nghệ, mục tiêu, thị trường Trong trường hợp ở phạm vi nhỏ, tính chất công việc đơn giản có thể cho phép người lãnh đạo bỏ qua một số bước nào đó trong các bước kể trên. 4 Quá trình tổ chức thực hiện quyết định được bắt đầu kể từ khi quyết định được cấp thẩm quyền phê duyệt. Bước đầu tiên trong quá trình này là lập kế hoạch triển khai thực hiện quyết định, sau đó tổ chức tuyên truyền giải thích nội dung, mục đích, ý nghĩa của quyết định đến những đối tượng thực hiện quyết định. Quá trình triển khai nội dung quyết định cần làm rõ các vấn đề : thực hiện cái gì ? tại sao thực hiện ? ai thực hiện ? Thực hiện ở đâu ? thời gian thực hiện ? và thực hiện bằng cách nào ? Việc tuyên truyền giải thích phải được thực hiện sâu rộng và hướng dẫn thực hiện thống nhất, nhất là đối với những quyết định bao hàm nhiều nội dung và phức tạp. Tiếp theo đó là khâu tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra thực hiện quyết định. Việc kiểm tra việc thực hiện quyết định phải được thường xuyên để kịp thời điều chỉnh quyết định cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Khâu cuối cùng là việc tiến hành tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện quyết định : tìm ra những sai lệch, nguyên nhân sai lệch ấy, phát hiện những nguồn lực chưa khai thác, sử dụng hiệu quả để rút ra bài học kinh nghiệm cho công tác quản lý ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn. Tóm lại, vấn đề ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định là một quá trình không hề đơn giản, nó bao gồm nhiều bước phức tạp và gắn với nó là sự sáng tạo, nhạy bén của tư duy nhà lãnh đạo quản lý trên cơ sở thực tiển kết hợp với các phương pháp khoa học và các quy luật khách quan * Liên hệ phân tích một quyết định cụ thể . Trong thực tiễn cho thấy có những quyết định quản lý khi ban hành được triển khai rộng rãi và được rất nhiều người đồng tình ủng hộ, tham gia thực hiện nhưng cũng có những quyết định quản lý rất khó tổ chức triển khai thực hiện. Đặc biệt là trong lĩnh vực đất đai, vốn là những vấn đề rất nhạy cảm trong quần chúng nhân dân. Pháp luật nói chung và pháp luật đất đai nói riêng đang trong quá trình chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, quá trình này cũng là quá trình đổi mới, quá trình hoàn thiện pháp luật để thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Sự phát triển của pháp luật với sự phát triển của thực tế trong giai đoạn này không phải lúc nào cũng đạt được sự đồng bộ nhất nhất mà có lúc, có nơi còn có những khoảng cách mà Nhà nước đã và đang cố gắng khắc phục tình trạng này. Lấy ví dụ như việc ban hành Nghị định 60/NĐ-CP của Chính phủ ngày 5/7/1994 về việc Quyền sử dụng nhà ở và Quyền sử dụng đất ở tại đô thị. Nội dung chính của Nghị định này là 5 nhà nước quy định đối với nhà và đất ở thuộc khu vực đô thị thì chủ sở hữu nhà và chủ sử dụng đất sẽ được cấp 1 giấy chứng nhận trên đó có cả 2 quyền : quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. Đây là một quyết định hợp pháp do được ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức. Tuy nhiên, về tính khoa học, tính linh hoạt, tính hiệu quả, tính toàn diện và tính khả thi của quyết định có rất nhiều vấn đề cần phải xem xét Về tính khoa học và tính thống nhất, quyết định này có nhiều yếu tố phù hợp với mục tiêu mà chính phủ và cả người dân mong muốn : đó là nhằm quản lý chặt chẽ hơn tình hình đất đai - nhà ở tại đô thị, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chính sách đền bù, giải toả, quy hoạch, chỉnh trang đô thị cũng như các quan hệ giao dịch khác của người dân (thế chấp, chuyển nhượng ...). Rõ ràng việc gắn cả 2 quyền này vào cùng một giấy chứng nhận sẽ thuận tiện hơn cho người dân khi thực hiện các quyền (chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn ...) và cũng phù hợp xu thế hình thành một thị trường bất động sản ở nước ta. Tuy nhiên bản thân của 2 quyền này có những điểm khác nhau rất cơ bản : đó là đối với quyền sở hữu nhà thì người chủ sở hữu có thể toàn quyền định đoạt tài sản của mình, họ có thể thế chấp, chuyển nhượng, thừa kế phần tài sản này cho bất cứ đối tượng nào mà pháp luật không cấm, tuy nhiên về quyền sử dụng đất đai thì khác, quyền của người sử dụng đất sẽ có những giới hạn nhất định, do đó có những trường hợp có thể pháp luật về nhà ở, dân sự không cấm nhưng đối với pháp luật đất đai thì không được phép chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp... Mặt khác, nội dung của Nghị định còn giao cho cả 2 ngành Xây dựng và Địa chính trong phạm vi chức năng của mình tổ chức thực hiện, mỗi ngành với nhân lực và nội dung quản lý riêng nên ban hành hướng dẫn lại chưa thống nhất. Do đó, Nghị định này còn hạn chế về tính khoa học và tính thống nhất. Về tính khả thi, tính toàn diện và tính linh hoạt thì thực tế cho thấy rằng phương án tổ chức thực hiện mà Nghị định đưa ra là phải có sự phối hợp của cả hai cơ quan xây dựng và địa chính cùng thực hiện, quản lý hồ sơ lưu và bản lưu giấy chứng nhận cũng ở cả hai đơn vị, điều này trên thực tế gây rất nhiều phiền hà cho người dân vì khi có thay đổi nội dung trên giấy chứng nhận thì phải đến cả 2 cơ quan để xác nhận. Mặt khác, do mỗi cơ quan chức năng quản lý khác nhau nên cơ quan nào cũng muốn giấy chứng nhận phải thể hiện đầy đủ những thông tin mình cần quản lý, điều đó càng làm cho quy trình thực hiện khó khăn hơn nhiều. Lực lượng thực hiện của 2 bên cũng không đồng nhất nên cùng một nhà và đất ấy phải đo vẽ nhà đất 2 lần. Ngoài ra, có rất nhiều hồ sơ nhà đất chưa đủ điều kiện cấp giấy nên để được hợp thức hóa cấp 6 giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở thì người dân phải cùng một lúc phải nộp một khoản tiền khá lớn vừa nhà, vừa đất. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng có khi chủ nhà hợp pháp về đất nhưng do nhà xây dựng lấn chiếm không gian hoặc xây dựng trái phép và không phù hợp với quy hoạch nên không được cấp quyền sở hữu nhà, do đó người chủ nhà này cũng không được cấp GCN. Từ những vướng mắc trên cho thấy rằng tính khả thi và tính toàn diện của Nghị định là rất thấp và sau 10 năm ban hành cả nước cũng chỉ mới cấp được không quá 50% số trường hợp phải cấp, không thỏa mãn những mục tiêu đã đề ra cũng như không đáp ứng được những vấn đề mà thực tế diễn ra. Ví dụ thứ 2 là việc ban hành Quyết định 19/2000/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 03/02/2000 về việc bãi bỏ các loại giấy phép trái quy định của Luật doanh nghiệp. Nội dung chính của quyết định là bãi bỏ các loại giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, giấy phép hành nghề, chứng chỉ hành nghề và giấy phép dưới hình thức khác trái với Luật doanh nghiệp, kể cả những loại giấy phép kinh doanh khác do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và do ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành mà không căn cứ vào luật, pháp lệnh, nghị định, nhưng chưa được liệt kê vào Danh mục kèm theo Quyết định 19. Đối với điều kiện kinh doanh xét thấy cần thiết phải có giấy phép thì các cơ quan hữu quan phải trình Chính phủ ban hành nghị định để thực hiện đúng quy định tại Điều 6 Luật Doanh nghiệp. Đây là quyết định ban hành hợp pháp do được ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức. Quyết định này cũng mang tính khoa học và mang tính hiệu quả cao bởi vì nó phù hợp với xu hướng cải cách hành chính, giảm bớt những thủ tục phiền hà và gây trở ngại cho doanh nghiệp, nhờ đó có tác động tích cực thúc đẩy sự tăng trưởng phát triển kinh tế. Quyết định này mang tính toàn diện vì những vấn đề mà quyết định nêu bao hàm rất nhiều ngành, (khoa học công nghệ, môi trường, Thương mại, hải quan, Thủy sản, tài chính, công nghiệp, bưu điện, du lịch, y tế, lao động – thương binh xã hội, văn hóa thông tin, giao thông vận tải, xây dựng, nông nghiệp, kế hoạch đầu tư ...). Quyết định nàu cũng mang tính linh hoạt vì nội dung của quyết định còn bao hàm cả những trường hợp mà quyết định chưa xác định kịp nhưng dự đoán sẽ có xảy ra trong thực tế. Quyết định này cũng mang tính khả thi cao vì phù hợp với nguyện vọng của đối tượng chịu tác động (các doanh nghiệp) cũng như của những nhà quản lý có đạo đức 7 nghề nghiệp. Quyết định này cũng thống nhất với nội dung của Luật doanh nghiệp và chủ trương cải cách hành chính của Đảng và nhà nước ta.