Phần II: Tin học văn phòng

Phần II: Tin học văn phòng Tổng quan về Microsoft Word Giới thiệu về màn hình giao tiếp Thanh tiêu đề - Title bar Thanh thực đơn - Menu bar Thanh công cụ chuẩn – Standard Toolbar Thanh định dạng – Formatting Toolbar Thanh công cụ vẽ – Drawing Toolbar Thanh trạng thái – Status bar Tổng quan về Microsoft Word Ẩn/Hiện các thanh công cụ Mở một thanh công cụ mới Đóng thanh công cụ Thao tác trên tập tin văn bản Tạo văn bản mới Mở một văn bản đã có Lưu nội dung của văn bản Tổng quan về Microsoft Word Các chế độ làm việc của Microsoft Word Các chế độ gõ ký tự (Overtype): Overwrite/Insert Giới thiệu các chế độ trình bày màn hình: (Normal, Print Layout, Outline, Web Layout, Print Preview) Tổng quan về Microsoft Word Thao tác trên khối văn bản Chọn khối văn bản bằng chuột và bàn phím Các thao tác trên khối văn bản Sao chép Hủy bỏ Di chuyển Tìm kiếm và thay thế Hộp thoại tìm kiếm và thay thế Tổng quan về Microsoft Word Một số thao tác cơ bản trên Microsoft Word Sử dụng các chức năng trên thanh công cụ định dạng và thanh công cụ chuẩn Chèn các ký tự đặc biệt Định dạng văn bản Định dạng trang in Thiết lập các giá trị cho trang in Canh lề trang in Chọn kích thước trang in Chọn hướng giấy: In ngang hay đứng Chọn khổ giấy A4, A5, … Định dạng văn bản Header/Footer Định dạng Header/Footer Thay đổi Header/Footer cho những trang chẵn lẻ Thay đổi Header/Footer cho một phần văn bản Định dạng văn bản Định dạng đoạn văn (Paragraph) Canh lề đoạn văn Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing Khoảng cách giữa các đoạn với nhau Định lề trái và lề phải của đoạn văn Định dạng văn bản Định dạng Tab Phân loại Thiết lập tab thông qua hộp thoại định dạng Tab Định dạng văn bản Định dạng Tab Định dạng Tab trực tiếp từ thước (Rulers) Minh họa Định dạng văn bản Định dạng Drop Cap Định dạng Drop Cap thông qua hộp thoại Minh họa Định dạng văn bản Định dạng ký tự (Character) Định dạng ký tự hay một nhóm từ thông qua hộp thoại Sử dụng Format Painter Định dạng văn bản Dấu ngắt (break) Định dạng văn bản Định dạng khung viền và nền Định dạng khung viền cho trang in Định dạng văn bản Định dạng khung viền và nền Định dạng khung viền và nền cho đoạn văn Định dạng văn bản Định dạng cột báo Hộp thoại định dạng cột Vẽ hình trong văn bản Đối tượng Drawing Thanh công cụ Drawing Ví dụ minh họa Các đối tượng đồ họa cơ sở Đây là dòng văn bản trong Textbox  Vẽ hình trong văn bản Đối tượng WordArt Thanh công cụ WordArt Vẽ hình trong văn bản Đối tượng Picture ClipArt Chèn hình từ tập tin Đối tượng Table Đối tượng Table và cách sử dụng Thanh công cụ Table anh Borders Ví dụ minh họa Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Tạo mới Table từ thực đơn Tạo mới Table từ thanh công cụ Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Tách đôi Table Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Nhập hai Table thành một Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Định dạng Table thông qua thanh công cụ Thêm dòng, cột Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Chọn dòng Chọn cột Đối tượng Table Các thao tác trên đối tượng Table Tính toán trong Table thông qua hộp thoại Formula Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word FootNotes và EndNotes Tạo FootNotes và EndNotes thông qua hộp thoại Ví dụ minh họa Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word Mail Merge Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word Style Tạo mới Style thông qua hộp thoại Style Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word Table of Contents Ví dụ minh họa Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word Tracked Changes Bật/ Tắt hệ thống ghi nhận Từ thực đơn Tổ hợp phím Ctrl + Shift + E Thanh công cụ Reviewing Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word Tracked Changes Ví dụ minh họa Microsoft PowerPoint Các thành phần trong màn hình giao diện Note Pane Outline Pane Slide Pane Button View Microsoft PowerPoint Tạo mới trang trình diễn Microsoft PowerPoint Tạo mới trang trình diễn với Design Template Áp dụng mẫu cho tất cả slide Áp dụng mẫu cho slide hiện hành Microsoft PowerPoint Ví dụ minh họa Microsoft PowerPoint Các chế độ trình bày màn hình Trang Outline Trang Slide Microsoft PowerPoint Các chế độ trình bày màn hình Slide Shorter - Trình bày nhiều trang cùng lúc Microsoft PowerPoint Slide Master Thanh công cụ Slide Master View Thiết kế Slide Master Microsoft PowerPoint Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các Slide Hộp thoại tạo hiệu ứng giữa các Slide Chọn hiệu ứng âm thanh Microsoft PowerPoint Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn Hiệu ứng hình ảnh Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng Microsoft PowerPoint Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn Hiệu chỉnh các hiệu ứng thông qua hộp thoại Giới thiệu Microsoft Excel Giới thiệu WorkSheet và Workbook Ví dụ về Worksheet (Bảng tính) Các đặc điểm của bảng tính Workbook có thể chứa nhiều worksheet Dữ liệu được xếp thành bảng hình chữ nhật Dữ liệu có thể dùng để tính toán một cách dễ dàng Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu đơn giản Các phép tính toán được thực hiện với bộ hàm thư viện được định nghĩa rất phong phú. Giá trị có được từ ô công thức được xử lý một cách tự động Dữ liệu có thể được sắp xếp tăng hay giảm Có thể lọc trích dữ liệu theo một điều kiện được mô tả một cách dễ dàng Có thể biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị trong biểu mẫu: đồ thị đường, đồ thị thanh… Giới thiệu Microsoft Excel Cấu trúc bảng tính trong Excel (Màn hình giao diện của Excel) Giới thiệu Microsoft Excel Thao tác trên bảng tính Thêm, xóa bỏ và thay đổi tên bảng tính (Worksheet) Giới thiệu Microsoft Excel Các kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong Excel Kiểu số Kiểu chuỗi Kiểu ngày giờ Kiểu công thức Kiểu chuỗi Kiểu công thức Kiểu số Kiểu ngày giờ Giới thiệu Microsoft Excel Bảng mô tả lỗi khi dữ liệu nhập không hợp lệ Giới thiệu Microsoft Excel Thao tác trên vùng dữ liệu Chọn dòng, cột Chọn vùng Chọn nhiều vùng nằm rời rạc Nhấn và giữ Ctrl khi chọn các vùng khác Giới thiệu Microsoft Excel Thao tác trên vùng dữ liệu (tt) Đánh số thứ tự Giới thiệu Microsoft Excel Định dạng bảng tính Định dạng ô (cell) Ví dụ bảng tính sau khi được định dạng Giới thiệu Microsoft Excel Định dạng bảng tính Định dạng hình thức hiển thị dữ liệu Giới thiệu Microsoft Excel Định dạng bảng tính Thay đổi độ rộng của dòng và cột Thêm, xóa dòng/cột cho bảng tính Giới thiệu Microsoft Excel In ấn và lưu trữ bảng tính Định dạng trang in Lưu trữ bảng tính Các hàm cơ bản trong Excel Tham chiếu địa chỉ Địa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối $$ Địa chỉ hỗn hợp $ $ Cách thay đổi tham chiếu địa chỉ A1 $A$1 A$1 $A1 F4 Các hàm cơ bản trong Excel Tham chiếu vùng Tham chiếu theo địa chỉ Ô bắt đầu và ô kết thúc trên cùng dòng hoặc khác dòng với cú pháp : Tất cả các ô trên cùng dòng hoặc trên nhiều dòng với cú pháp : Tất cả các ô trên cùng cột hoặc trên nhiều cột với cú pháp : Các ô trên worksheet khác trong cùng workbook với cú pháp ! Các ô trong worksheet trên workbook khác với cú pháp []! Các hàm cơ bản trong Excel Tham chiếu vùng Ví dụ về tham chiếu theo địa chỉ Tham chiếu theo tên vùng (chỉ dùng cho địa chỉ tuyệt đối) Quét chọn vùng muốn đặt tên Nhập tên vùng vào ô Name Box trên thanh công cụ. Sử dụng tên vùng vừa tạo trong biểu thức hay hàm A1:A10 A2:B5 Các hàm cơ bản trong Excel Cú pháp chung của các hàm Tên_hàm(danh sách các tham số) Tham số có thể là: Địa chỉ của 1 ô, một vùng, tên vùng Một biểu thức Một hằng số Các hàm cơ bản trong Excel Hàm logic AND(,, …, ) OR(,, …) NOT() Ví dụ minh họa: A1 = 7 A2 = 8 AND(3>2, 5>4) : TRUE AND(A1>5,A2>5) : TRUE AND(A1>5,A2>9) : FALSE OR(A1>5,A2>5) : TRUE OR(A1>5,A2>9) : TRUE OR(A1>9,A2>9) : FALSE NOT(A1>5) : FALSE NOT(OR(A1>9,A2>9)) : TRUE Các hàm cơ bản trong Excel Hàm về số ABS() INT() MOD(, ) ROUND(, ) TRUNC(, ) Ví dụ minh họa: ABS(-7) : 7 INT(6.87) : 6 INT (7.12) : 7 MOD (5,2) : 1 MOD (28,5) : 3 ROUND (157.578, 2) : 157.58 ROUND (157.578, 1) : 157.6 ROUND (157.578, 0) : 157 ROUND (157.578, -1) : 160 ROUND (157.578, -2) : 200 Các hàm cơ bản trong Excel Hàm xử lý chuỗi LEFT(, ) RIGHT(, ) MID(, , ) LEN() LOWER() PROPER() UPPER() TRIM() Ví dụ minh họa: A1 = "TRUNG TAM TIN HOC" LEFT(A1, 5) : TRUNG RIGHT(A1, 5) : N HOC MID(A1, 7, 3) : TAM LEN(A1) : 17 LOWER(A1) : trung tam tin hoc PROPER("trung tam tin hoc") : Trung Tam Tin Hoc UPPER(A1) : TRUNG TAM TIN HOC TRIM(" trung tam ") : " trung tam " Các hàm cơ bản trong Excel Hàm về ngày giờ DATE(, , ) DAY/MONTH/YEAR() HOUR/MINUTE/SECOND() NOW(), TODAY() TIME() WEEKDAY(, ) Thứ đầu tuần (Mặc định có giá trị là 1) 1: Giá trị trả về từ 1: Chủ nhật  7 : Thứ bảy 2: Giá trị trả về từ 1: Thứ hai  7 : Chủ nhật 3: Giá trị trả về từ 0: Thứ hai  6 : Chủ nhật Ví dụ minh họa: DATE(2003,10,13) trả về 13/10/2003 WEEKDAY(DATE(2003,10,13)) trả về 2 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),1) trả về 2 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),2) trả về 1 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),3) trả về 0 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Hàm thống kê AVERAGE(, , …) AVERAGEA(, , …) SUM (, , …) COUNT(, , …) COUNTA(, , …) MAX(, , …) MAXA(, , …) RANK(, , ) Thứ tự: 0 hoặc bỏ qua, thứ tự giảm dần , số lớn nhất xếp hạng 1 Khác 0, thứ tự tăng dần , số nhỏ nhất xếp hạng 1 =SUM(G5:G11) Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Hàm điều kiện IF(,,) SUMIF (, , ) COUNTIF(, ) Ví dụ minh họa: = IF(AND(1, ) Hàm đổi chuỗi dạng số thành số VALUE() Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Hàm tìm kiếm HLOOKUP(, , , ) Các giá trị dòng đầu tiên có thể là chuỗi, số hoặc giá trị luận lý Hàm không phân biệt chữ HOA, chữ thường Nếu dòng lấy trị số dòng của vùng tìm, hàm báo lỗi #REF!. Cách tìm: Tìm chính xác hay gần đúng VLOOKUP(,,,) Tương tự như HLOOKUP =VLOOKUP(RIGHT(B4,3),$B$13:$D$17,2,0) Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Hàm kiểm tra ISNA() Giá trị muốn kiểm tra có thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị tham chiếu Hàm trả về TRUE nếu Giá trị là #N/A. Ngược lại trả về FALSE ISERROR() Giá trị muốn kiểm tra, có thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị tham chiếu Hàm trả về TRUE nếu Giá trị là lỗi với các trị : #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, hoặc #NULL!. Ngược lại trả về FALSE Ví dụ minh họa: A1 = "TRUNG TAM TIN HOC" ISNA("ABC") trả về FALSE ISNA(#REF!) trả về FALSE ISNA(#N/A) trả về TRUE ISERROR("ABC") trả về FALSE ISERROR(#N/A) trả về TRUE Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Các khái niệm cơ sở Vùng dữ liệu nguồn (Database range) Là vùng chứa dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng với dòng đầu là tiêu đề của các cột, các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record). Vùng tiêu chuẩn (Criteria range) Chứa các tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Có ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa tiêu chuẩn. Vùng tiêu chuẩn có thể gồm nhiều cột. Vùng rút trích (Extract range) Là vùng chứa kết quả sau quá trình rút trích dữ liệu Vùng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề của dữ liệu muốn rút trích. Vùng chỉ có ý nghĩa sau khi thực hiện rút trích. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Sắp xếp dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp Chọn trên thực đơn Data / Sort Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Lọc dữ liệu Auto Filter Chọn vùng muốn thực hiện lọc dữ liệu Chọn trên thực đơn Data / Filter / AutoFilter Chọn một giá trị trên danh sách, dữ liệu được lọc lại theo giá trị đã chọn Dữ liệu sau khi được lọc Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Lọc dữ liệu Auto Filter Nếu muốn lọc theo những tiêu chuẩn khác ,chọn Custom từ danh sách Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Lọc dữ liệu Advanced Filter Đối với những tiêu chuẩn lọc phức tạp, ta sử dụng Advanced Filter =AND(H5="TP",G5 (,,) Các hàm DAVERAGE Tính giá trị trung bình của các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn DCOUNT Đếm các ô kiểu số trên tên cột thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn DCOUNTA Đếm các ô khác rỗng trên tên cột thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn DMAX/DMIN Trả về giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn DSUM Tính tổng các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Kiểm tra dữ liệu Chọn ô, vùng cần kiểm tra Chọn Data / Validation… DataTable và Biểu đồ Table 1 biến Các bước thực hiện tạo Table 1 biến Vùng công thức Vùng các giá trị đầu vào Ô đầu vào =F2*10 =F2+4 Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vào DataTable và biểu đồ Table 1 biến Các bước thực hiện tạo Table 1 biến: Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vào Chọn thực đơn Data / Table =F2*10 =F2+4 DataTable và biểu đồ Table 2 biến =DSUM($C$2:$D$10,2,$K$6:$K$7) Cột Dòng Điều kiện =AND(RIGHT(C3)=$K$4,LEFT(C3,2)*1=$F$9 DataTable và biểu đồ Các loại biểu đồ Dạng cột Dạng thanh Dạng đường kẻ Dạng hình tròn Dạng tọa độ Dạng miền … DataTable và biểu đồ Các thành phần trong biểu đồ Tiêu đề chung của biểu đồ Chú thích cho biểu đồ Tiêu đề trục hoành Lưới biểu đồ DataTable và biểu đồ Vẽ biểu đồ