Phụ tùng & Quản lý tồn kho phụ tùng

Chương 8. Phụ tùng &Quản lý tồn kho phụ tùng Phụ tùng (part): là bộ phận/chi tiết được chế tạo dùng lắp ráp máy móc thiết bị trong các phân xưởng sản xuất hoặc dùng thay thế trong sửa chữa bảo trì Phụ tùng được sắp xếp trong kho Các định nghĩa tồn kho: + là một sự dự trữ / dư thừa hàng hóa / phụ tùng + là toàn bộ nguồn vào quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện - hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau - cũng như thành phẩm đang chờ xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng. Khái niệm sơ đồ cấu trúc sản phẩm: Quy trình lưu kho: Hàng tồn kho: Là những tài sản: + Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; + Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Phụ tùng tồn kho: là những phụ tùng dự trữ để thực hiện công tác bảo trì sửa chữa hoặc cung cấp cho các dịch vụ sửa chữa Các dạng hàng tồn kho: + Hàng hóa mua về để bán: Hàng tồn kho, hàng hóa mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; + Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; Phân hệ quản lý kho Phân hệ cho phép: + Quản lý hàng tồn kho theo các đơn vị đo lường khác nhau ở nhiều kho; Tiến hành kế toán riêng biệt các hàng hóa thuộc quyền sở hữu, hàng hóa, tiếp nhận và đưa vào tiêu thụ, bao bì luân chuyển; Kiểm tra và kiểm kê số sê-ri, thời hạn sử dụng và giấy chứng nhận; Kiểm tra độ chính xác của việc ghi giảm số sê-ri, hàng hóa có thời hạn sử dụng nhất định và giấy chứng nhận; Đưa ra các đặc tính của lô hàng (màu sắc, kích cỡ...) và tiến hành kế toán theo lô cho từng kho; Thống kê nước xuất xứ; Bổ sung và ngưng bổ sung hàng tồn kho; Thực hiện các chức năng kế toán và lập dự phòng hàng tồn kho. Cách sắp xếp hàng hóa trong kho Thường được sắp xếp theo nguyên tắc: + hàng hóa nặng để ở kệ dưới và nhẹ thì để ở trên, + các loại hàng hóa thường dùng thì phải để ở tầm dễ lấy, dễ tìm kiếm + hàng hóa được quản lý theo mã lô. + Trong quản lý tồn kho, phân phối, mã lô giúp doanh nghiệp quản lý được tuổi tồn kho theo lô. Theo hạn dùng và ngày sản xuất ghi trên lô, doanh nghiệp có thể chủ động dễ dàng lên kế hoạch tiêu thụ ưu tiên cho những lô hàng sắp hết hạn. + Để việc quản lý theo hạn dùng thì cần phải tính nhập xuất tồn theo lô hàng nhập + Xuất hàng theo nguyên tắc FEFO – (First Expired First Out). Mục đích của việc quản lý mã lô Cách bố trí sắp xếp kho Có rất nhiều hình thức tổ chức sắp xếp ngăn kệ trong kho hàng hóa, thường thì các ngăn kệ trong kho được bố trí theo chiều dọc và theo chiều ngang. Tùy theo diện tích kho bãi mà bố trí kệ hàng phù hợp. Các nguyên nhân gây tồn kho phụ tùng: - Đảm bảo không thiếu hụt phụ tùng khi cần thay thế. - Sai lệch trong lập kế họach và tiến độ BTPN Các phụ tùng chiến lược Có số lượng tiêu thụ ít Thiếu thống kê về mức tiêu thụ Có các hư hỏng thường là ngẫu nhiên và không thể biết trước được Có các chi phí phát sinh do thiếu hụt chủ yếu là tổn thất doanh thu. Những khó khăn về phụ tùng tại các nước đang phát triển - Tình hình chính tri - Thiếu ngoại tệ - Luật lệ chính sách hải quan - Máy móc thiết bị quá cũ, công ty không sản sản xuất phụ tùng - Công ty sản xuất không còn hoạt động - Công ty sản xuất không muốn cung cấp phụ tùng - Công ty sản xuất không muốn chuyển giao các bản thiết kế và thông tin khác để chế tạo phụ tùng - Trong nước không có công ty nào có khả năng chế tạo phụ tùng - Vật liệu chế tạo không có sẵn ở thị trường trong nước - Các bản vẽ còn thiếu thông tin kỹ thuật DỰ TOÁN CHI PHÍ TỒN KHO PHỤ TÙNG HÀNG NĂM Các chức năng tồn kho Đáp ứng nhu cầu dự đóan Giải quyết nhu cầu sản xuất Tách riêng các họat động Ngăn ngừa sự thiếu hàng hóa Thuận lợi trong việc xác định chu kỳ đặt hàng Ngăn ngừa sự tăng giá Thuận lợi trong việc giảm giá theo số lượng Mục đích của quản lý tồn kho Đáp ứng sự hài lòng của khách hàng , ngăn ngừa việc tăng giá Mức độ phục vụ khách hàng Xác định chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ Hiệu quả của quản lý tồn kho: Để quản lý tồn hiệu quả cần: Hệ thống theo dõi tồn kho Một dự báo nhu cầu đáng tin cậy Biết được thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng Có thể ước tính Chi phí tồn trữ Chi phí đặt hàng Chi phí do thiếu hụt Một hệ thống phân lọai Hệ thống kiểm kho Hệ thống định kỳ : Kiểm kho với khỏang thời gian định kỳ Hệ thống tồn kho liên tục: Hệ thống theo dõi xuất hàng liên tục, nghĩa là quản lý mức tồn kho hiện tại Hệ thống hai containers– Hai containers hàng tồn kho; đặt hàng khi 1 container hết hàng Mã số kẻ vạch trên hàng hóa – Mã số kẻ vạch được in trên nhãn hiệu có thông tin của sản phẩm Các khái niệm trong tồn kho: Lead time: thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng của mỗi toa hàng Holding (carrying) costs: Chi phí tồn trữ, thường tính cho 1 năm Ordering costs: Chi phí đặt hàng và nhận hàng Shortage costs: Chi phí do thiếu hụt QUẢN LÝ KHO BẢO TRÌ Chọn chi tiết: + Quan trọng đối với sản xuất + Chi phí bảo trì gián tiếp lớn nếu thiết bị này không có trong kho, thời gian đặt hàng quá lâu,... Chọn số lượng: - 25% nếu thiết bị liên quan tới sản xuất - 20% đối với thiết bị điều khiển - 10% đối với thiết bị điện tử. Giá trị hàng năm = nhu cầu hàng năm x giá mua / đơn vị Hệ thống phân lọai ABC Phân lọai tồn kho theo sự phân chia thành các nhóm: A – rất quan trọng, giá trị hàng năm (GTHN) khỏang 70-80% so với giá trị hàng tồn kho, nhưng chỉ chiếm từ 15-20% tổng số hàng tồn kho B – quan trong, GTHN trung bình, khỏang 20-25% so với giá trị hàng tồn kho, nhưng số lượng khỏang 30% tổng số hàng tồn kho C – ít quan trọng, chiếm khỏang 5%-15% giá trị hàng năm, về số lượng khỏang 50-55% % Số lượng của phụ tùng tồn kho Ví dụ: Một kho phụ tùng quản lý 16 lọai hàng tồn kho dựa trên cơ sở giá trị hàng năm của chúng. Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá 1 đơn vị hàng được thống kê như bảng dưới đây. Dùng kỹ thuật phân tích ABC phân lọai các lọai hàng này Tác dụng của KT phân tích ABC Ưu tiên cho việc mua hàng nhóm A Kiểm kho chặt chẽ cho lọai hàng thuộc nhóm A Chu kỳ kiểm kho Kiểm kho bằng cách kiểm/đếm các chi tiết/sp tại kho Quản lý chu kỳ kiểm kho Mức độ chính xác cần thiết? Khi nào thực hiện chu kỳ kiểm kho? Ai kiểm? + Nhóm A: 1 tháng/ lần + Nhóm B: quý/lần + Nhóm C: 6 tháng/lần Các mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế Mô hình đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity-EOQ) Mô hình sản xuất kinh tế (Economic Production Quantity - EPQ) Mô hình gởi lại nơi cung ứng Mô hình giảm giá theo số lượng + Mô hình EOQ: Các giả thiết của mô hình EOQ Chỉ một lọai sản phẩm Nhu cầu hàng năm được biết Nhu cầu đều trong năm Thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng của mỗi toa hàng Nhận hàng theo từng toa hàng Không có sự giảm giá theo số lượng CP Tồn trữ hàng năm CP đặt hàng hàng năm Tổng CP = + CPTT = Q/2 * H CPĐH = D/Q * S Trong đó Mục tiêu: tối thiểu chi phí Tổng chi tối thiểu khi chi phí tồn trữ = chi phí đặt hàng. Trong đó: S: Chi phí đặt hàng cho mỗi toa hàng D : nhu cầu hàng năm H = iC: chi phí tồn trữ Chi phí đặt hàng hàng năm Cđh = n.S Với n: số lần đặt hàng n = D/Q Chi phí tồn trữ hàng năm Ctt = ( Q/2 )* IC Ví dụ: Công ty A mua 5.000 chi tiết của phụ tùng M mỗi năm. Công ty thấy rằng thích hợp để đặt mỗi toa hàng là 1000 chi tiết. Chi phí đặt hàng : 2 triệu đồng/ lần Giá một chi tiết : 4 triệu đồng Chi phí lưu kho là 30% giá mua Nếu bạn là người phụ trách mua hàng thì về mặt kinh tế: a. Bạn nên mua với số lượng bao nhiêu cho mỗi toa hàng b. Mỗi năm bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu nếu bạn mua theo số lượng đề nghị thay vì mua 1000 chi tiết mỗi toa. Giải. Tính số lượng đặt hàng tối ưu theo công thức Chọn lượng hàng đặt là 129 chi tiết/lần Số lần đặt hàng: n = 5000/129 = 38,7 Gọi cách mua của công ty là cách 1 và cách mà người mua hàng mới chọn là cách 2, ta có thể so sánh 2 cách như sau: Số lần đặt hàng theo cách 1: n1 = 5000/1000 = 5 lần Ta được Qopt= 128,7 D = 5000 , Q1 = 1000 , S= 2triệu , C= 4 triệu , i = 30% = 0,3 Ví dụ 2: Công ty C có nhu cầu sử dụng 1000 phụ tùng/ năm. Chi phí đặt hang mỗi lần là 100.000 đ/toa. Phí tồn trữ 1 phụ tùng một năm là 1,6% giá mua. Đơn giá 1 phụ tùng là 26.000 đồng. a.Hãy xác định số lượng phụ tùng mua tối ưu/toa hàng b.Tính số lượng toa hàng c.Thời gian giữa 2 lần đặt hàng, giả sử công ty làm việc 300 ngày/năm d.Tính tổng chi phí tồn kho e.Xác định điểm đặt hàng lại, biết thời gian vận chuyển toa hàng là 5 ngày. Giải a. Sản lượng tối ưu cho mỗi đơn hàng b.Số lượng đơn hàng mỗi năm n = 1000/200 = 5 toa/năm c. Thời gian giữa 2 lần đặt hàng: T = 300/5 = 60 ngày d.Tổng chi phí hàng năm về tồn kho = 1.000.000 đồng e.Xác định điểm đặt hàng lại ROP = d x L d = 1000/300 = 3,4 phụ tùng ROP = 3,4 x 5 = 17 phụ tùng Mô hình Lô cung ứng kinh tế (EPQ) Hàng được sản xuất theo mẽ/lô Mức cung cấp lớn hơn mức sử dụng Các giả thiết của EPQ giống EOQ ngọai trừ nhận hàng từ từ trong suốt quá trình sản xuất Các giả thiết EPQ Chỉ cung ứng 1 lọai hàng Nhu cầu hàng năm được biết Mức sứ dụng không đổi Mức sử dụng liên tục Mức cung ứng không đổi Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng không đổi Không giảm giá theo số lượng Kích cỡ lô hàng kinh tế TC = Mức tồn kho trung bình = Mức tồn kho tối đa /2 Sản lượng 1 đơn hàng = Lượng cung ứng mỗi ngày x thời gian cung ứng T =Q/p Q max = P. Q/P – d.Q/P Qmax = Q (1-d/P ) (1) Để Q opt thì chi phí đặt hàng = chi phí tồn trữ Tức (D/Q).S = (Qmax /2).H (2) Qmax/2 = Q tb, Ctt = Qtb.H Thế (1) vào (2) (D/Qopt)* S =( Qopt (1-d/p))/2 * H Ví dụ: Công ty A có mức tiêu thụ của một lọai phụ tùng là 10000 phụ tùng/năm, mức sử dụng đều. Khả năng cung ứng của công ty là 80 phụ tùng/ngày. Số ngày làm việc trong năm là 250 ngày. Chi phí cho mỗi lần thiết đặt đơn hàng là 2 triệu đồng. Chi phí tồn trữ là 3.200đ/pt/tháng. Hãy xác định lô cung ứng kinh tế là bao nhiêu và giá trị tồn kho cao nhất? Giả sử trong kho không có hàng sẵn. Giải Nhu cầu hàng năm D = 10.000 pt Mức cung ứng hàng năm P = 80 x 250 = 20.000 pt Chi phí thiết đặt đơn hàng S= 2.000.000 đồng/lần Chi phí tồn trữ cho 1 phụ tùng/năm = 3200 x 12 = 38.400 đồng/pt Sản lượng lô hàng: Thời gian cung ứng lô hàng là: T = Q/p = 1450/80 = 18 ngày Nhu cầu tiêu thụ trong thời gian cung ứng 1 lô hàng  Dtthụ = d x t = Mức tồn kho tối đa là: 1450 – 720 = 730 phụ tùng Chi phí tồn trữ cả năm: đồng Chi phí thiết đặt đơn hàng: đồng Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng: (mô hình tồn kho thiếu hụt có định trước) Giả định thêm: Có tình trạng dự trữ cho thiếu hụt Lượng hàng để lại nơi cung ứng được chấp nhận Các giả định khác như các mô hình trên Doanh thu không bị giảm vì sự thiếu hụt này Trong mô hình EOQ: Q: Sản lượng 1 đơn hàng D: Nhu cầu hàng năm S: Chi phí đặt hàng B: Chi phí 1 đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm b: Sản lượng còn lại sau khi sản lượng để lại nơi cung ứng Q-b: sản lượng để lại nơi cung ứng Thời gian chu kỳ tồn kho: T = t1 + t2 Khỏang thời gian t1 ứng với lượng hàng còn lại là b: t1 = b /d (ngày) Khỏang thời gian t2 ứng với lượng hàng để lại nơi cung ứng Q- b: t2 = (Q-b) /d Thời gian chu kỳ tồn kho: T = t1+t2 = Q/ d Mức tồn kho bình quân Mức để lại nơi cung ứng bình quân Tổng chi phí tồn kho trong trường hợp này gồm 3 lọai chi phí: Sản lượng lô hàng tối ưu: Sản lượng còn lại sau khi thực hiện để lại nơi cung ứng Sản lượng để lại nơi cung ứng Ví dụ: Một bô phận bảo trì có nhu cầu sử dụng phụ tùng hàng năm là D=20000 phụ tùng. Chi phí tồn trữ là H= 20000 đồng/phụ tùng, chi phí đặt hàng là S=150000 đồng/ 1 đơn hàng, chi phí cho 1 đơn vị hàng để lại nơio cung ứng là B = 100000 đồng/phụ tùng/năm. Hãy tính sản lượng tối ưu cho 1 đơn hàng và sản lượng để lại nơi cung ứng. Biết số ngày làm việc trong năm là 250 ngày. Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount model) Mục đích: Tăng doanh thu bán hàng thông qua việc giảm giá hàng hóa khi khách mua hàng với số lượng lớn. Giá thấp Mua với số lượng lớn Chi phí đặt hàng giảm Chi phí tồn trữ tăng Cần xác định lượng hàng cho mỗi toa hàng tối ưu để tối thiểu chi phí Để xác định sản lượng hàng ta dung công thức trong mô hình EOQ Ví dụ: Bô phận bảo trì của Công ty A có nhu cầu sử dụng 1 lọai phụ tùng hàng năm là 5000 phụ tùng, bộ phận này đang tính xem sản lượng một toa hàng tối ưu là bao nhiêu để được hưởng mức khấu trừ theo bảng báo giá sau: - Giá thông thường một phụ tùng là $ 5 - Nếu mua với sản lượng từ 1000-1999 là $ 4,8 /phụ tùng - Nếu mua với sản lượng >= 2000 phụ tùng là $4,75/phụ tùng Biết chi phí đặt hàng một lần là $ 49, tỷ lệ % chi phí tồn trữ là 20% giá mua 1 đơn vị hàng. Sản lượng tối ưu cho 3 mức khấu trừ: Áp dụng công thức * Mua theo giá thông thường:  (0= 2000 phụ tùng  nhỏ hơn rất nhiều với dãy khấu trừ. Để hưởng được khấu trừ cần điều chỉnh đến mức tối thiểu là 2000 phụ tùng/đơn hàng. Điểm đặt hàng lại trong EOQ Điểm đặt hàng lại (ROP) – xác định lượng hàng còn bao nhiêu thì đặt hàng mà khi nhận hàng thi không xãy ra thiếu hụt Dự trữ an tòan Safety stock– Lượng hàng dự trữ để khi nhu cầu biến động thì không thiếu hụt Các yếu tố để quyết định ROP Mức nhu cầu (D) Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng (T) Khả năng thay đổi của D hoặc T Rũi ro khi thiếu trong kho (dự trữ an tòan) Mức dự trữ an tòan (Safety Stock): Dự trữ an tòan giảm rũi ro thiếu hàng Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này cần duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an tòan, nghĩa là cần thay đổi điểm đặt hàng lại. ROP = L x d + dự trữ an tòan Trong đó: L: thời gian vận chuyển d: Nhu cầu hàng ngày Mức dự trữ an tòan chính là lượng hàng dự kiến xãy ra thiếu hụt. Chi phí thiệt hại do thiếu hụt là lượng chi phí dự kiến xãy ra khi có tình trạng thiếu hụt. Ví dụ: Công ty M có điểm đặt hàng lại cho một lọai phụ tùng là 50phụ tùng, chi phí tồn trữ cho 1 phụ tùng tồn kho là 75.000 đồng/năm. Thiệt hại do thiếu hàng là 60.000 đồng /phụ tùng.Biết số lượng đơn hàng tối ưu là 6. Xác suất tính cho nhu cầu hàng tồn kho trong thời kỳ đặt hàng như bảng sau: Hãy xác định lượng dự trữ an tòan? Giải Nếu lượng dự trữ bằng 20 phụ tùng thì chi phí tồn trữ tăng thêm là: 20 x 75.000 = 1.500.000 đồng Nếu số lượng dự trữ an tòan là 20 phụ tùng thì điểm đặt hàng lại sẽ là: ROP = 50 + 20 = 70 phụ tùng Nếu lượng dự trữ bằng 0, nghĩa là ROP = 50, có 2 trường hợp thiếu hụt xãy ra: + Khi nhu cầu là 60: lượng thiếu hụt là 10 phụ tùng với xác suất là 0,2 + Khi nhu cầu là 70: Lượng thiếu hụt là 20 pt với xác suất là 0,1 Theo phân tích trên ta tính tóan chi phí: