Phương pháp triển khai ứng dụng ERP

Năm học 2009– 2010 183 PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP Nguyễn Thúy Ngọc (SV năm 4, Khoa Toán - Tin học) GVHD: TS. Nguyễn An Tế 1. Giới thiệu ERP 1.1. ERP ERP (Enterprise Resource Planning  Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống tích hợp giữa thông tin, sự tự động hóa và các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp các doanh nghiệp có thể quản lý các quy trình một cách toàn diện và khai thác hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, máy móc,). Hệ thống ERP hoạt động như một tổng thể gồm các ứng dụng ở quy mô toàn doanh nghiệp (enterprise-wide) và cho phép mỗi cá nhân hay bộ phận ngoài việc xử lý tất cả các thông tin liên quan đến công việc của mình, còn có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận khác có liên quan. Hệ thống ERP thường được xây dựng dựa trên những quy trình kinh doanh (Business Processes) đã được chuẩn hóa, là những quy trình nghiệp vụ của từng bộ phận cùng với sự giao tiếp giữa các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp. Các quy trình chuẩn hóa trên sẽ được hỗ trợ bằng các mô-đun cơ bản của hệ thống ERP bao gồm:  Manufacturing Management: Quản lý sản xuất.  SCM (Supply Chain Management): Quản lý dây chuyền cung cấp.  CRM (Customer Relationship Management): Quản lý quan hệ khách hàng.  HRM (Human Resources Management): Quản lý nhân sự.  Accounting & Finance : Kế toán- Tài chính.  PM (Project Management): Quản lý đề án. Chúng ta có thể kể tên một số hệ thống ERP khá phổ biến như: Microsoft Dynamics NAV, Oracle ERP, SAP và Open ERP (mã nguồn mở). Tùy theo những hãng phần mềm khác nhau mà sẽ có bổ sung thêm một số mô-đun chức năng khác như: Warehouse ManagementQuản lý kho, Sale Management  Quản lý bán hàng... Một số lợi ích quan trọng mà hệ thống ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp bao gồm: Kỷ yếu Hội nghị sinh viên NCKH 184  Thông tin luôn được luân chuyển một cách xuyên suốt giữa các bộ phận, cho phép các bộ phận luôn có sự trao đổi, liên lạc và phối hợp với nhau một cách kịp thời.  Nâng cao hiệu quả quản lý bằng sự hỗ trợ ra quyết định ở các cấp trong cơ cấu tổ chức: từ việc kiểm soát tồn đọng vật tư sản phẩm cho đến hoạch định chiến lược phát triển nhờ vào khai thác thông tin mang tính phân tích toàn diện.  Hệ thống ERP không dừng lại ở mức độ tích hợp các mô-đun riêng lẻ phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận mà còn góp phần thúc đẩy sự cải tiến các quy trình quản lý, hợp lý hóa các quy trình kinh doanh nhằm nâng cao năng lực hoạt động của doanh nghiệp. 1.2. Cách tiếp cận triển khai ứng dụng hệ thống ERP Thông thường, không phải doanh nghiệp nào cũng đã chuẩn hóa hoàn toàn các quy trình quản lý (đặc biệt ở Việt Nam), do đó luôn tồn tại sự khác biệt giữa những quy trình thực tế của doanh nghiệp và của hệ thống ERP. Điều này đã hình thành hai cách tiếp cận chính để triển khai ứng dụng hệ thống ERP cho một doanh nghiệp:  Re-engineering: Doanh nghiệp tái tổ chức lại quy trình kinh doanh hay xây dựng một quy trình mới cho phù hợp với hệ thống ERP sẵn có. Ưu điểm của cách tiếp cận này nằm ở hiệu quả khai thác hệ thống ERP đạt ở mức cao nhất, nhưng ngược lại có thể dẫn đến những nguy hại đối với hoạt động của doanh nghiệp  Customizing: Chỉnh sửa gói phần mềm ERP sẵn có sao cho tạo được sự “ăn khớp” với quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Ưu điểm nổi bật của cách tiếp cận này là sự an toàn, không làm xáo trộn hoạt động của doanh nghiệp nhưng lại không khai thác được hết điểm mạnh của hệ thống ERP, chưa kể đến chi phí và thời gian dành cho việc chỉnh sửa. 1.3. Mục tiêu của đề tài Nhìn chung, phần lớn các hệ thống ERP đều chú trọng đến một lĩnh vực chính, đó là quản lý sản xuất kinh doanh hàng hóa, sản phẩm. Sau đó, ERP được mở rộng và phát triển thêm một số mô-đun chức năng khác như: quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quản lý bán hàng. Điều đó cho thấy lĩnh vực được xem như là “truyền thống” của ERP chính là sản xuất- kinh doanh hàng hóa. Như vậy, nếu một đơn vị hoạt động trong một lĩnh vực “không truyền thống” như: đào tạo, quản lý hành chính,thì sẽ gặp khó khăn nếu muốn ứng dụng công nghệ ERP vì hầu như không có những hệ thống ERP dành riêng. Một bối cảnh thực tế khó Năm học 2009– 2010 185 khăn khác có thể nêu thêm khi một doanh nghiệp muốn mở rộng đa ngành nghề. Ban đầu, doanh nghiệp này chuyên sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và đã triển khai một hệ thống ERP nhưng sau đó mở rộng hoạt động sang lĩnh vực đào tạo CNTT, Như vậy, doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn nếu muốn chỉnh sửa hệ thống ERP sẵn có cho những hoạt động mới, trong khi việc triển khai tích hợp thêm một hệ thống ERP mới về đào tạo gần như là không khả thi. Tóm lại, nếu phải triển khai ứng dụng một hệ thống ERP dành cho sản xuất hàng hóa cho một đơn vị hoạt động trong những lĩnh vực “không truyền thống” thì sẽ vấp phải những khó khăn sau nếu áp dụng hai cách tiếp cận đã nêu trong mục 1.2:  Re-engineering: Không thể tái tổ chức đơn vị đào tạo hay hành chính sự nghiệp theo những quy trình chuẩn của sản xuất - kinh doanh hàng hóa vì những lĩnh vực khác nhau sẽ có những đặc thù khác nhau  Customizing: Việc chỉnh sửa các gói phần mềm ERP có sẵn sao cho phù hợp với quy trình hoạt động của các lĩnh vực “không truyền thống” gặp nhiều khó khăn. Ví dụ: Hiện nay các gói phần mềm ERP có sẵn về sản xuất hàng hóa chưa xây dựng các mô-đun hoàn chỉnh dành riêng cho hoạt động đào tạo. Do đó nếu thực hiện việc chỉnh sửa thì phải tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí để chỉnh sửa, hay thậm chí phải xây dựng mô-đun mới. Với những lý do trên, đề tài sẽ tập trung nghiên cứu và đề xuất một phương pháp hỗ trợ triển khai ứng dụng hệ thống ERP sẵn có về sản xuất kinh doanh hàng hóa cho một lĩnh vực không truyền thống. Ngoài ra, đề tài cũng sẽ minh họa tính khả thi của phương pháp đề xuất thông qua các bước triển khai ứng dụng gói phần mềm Open ERP - phần mềm ERP mã nguồn mở cho hoạt động đào tạo của Trung tâm Tin học - Đại học Khoa học Tự nhiên TPHCM. 2. Phương pháp triển khai Như đã trình bày trong phần mục tiêu của đề tài, cách tiếp cận customizing vấp phải một số khó khăn khi triển khai một hệ thống ERP về sản xuất kinh doanh hàng hóa cho một đơn vị hoạt động trong những lĩnh vực khác như đào tạo. Do đó, trong phần này đề tài sẽ đề xuất một phương pháp triển khai ứng dụng ERP gồm 3 bước chính như ở hình 1: Kỷ yếu Hội nghị sinh viên NCKH 186 Hình 1. Sơ đồ phương pháp triển khai ứng dụng ERP Thông thường, khi triển khai hệ thống thông tin, người ta cần phải quan tâm đến ba thành phần: dữ liệu, xử lí và truyền thông, trong đó thành phần dữ liệu đóng vai trò cơ sở, là nền tảng để phát triển cho hai thành phần còn lại. Do đó phương pháp đề xuất sẽ tập trung vào thành phần dữ liệu, từ đó xây dựng phương pháp hỗ trợ người triển khai xử lý thành phần dữ liệu sao cho phù hợp. 2.1. Bước 1: Phân tích thành phần dữ liệu Trong bước này, dựa trên những khảo sát thực tế và những yêu cầu quản lý, người triển khai sẽ phân tích để xây dựng nên sơ đồ quan niệm dữ liệu của ứng dụng, và đây cũng là bước tiến hành cơ bản để xây dựng một hệ thống thông tin nói chung. 2.2. Bước 2: Thiết kế ngược hệ thống ERP Về nguyên tắc, người triển khai cần phải nắm vững sự tương đồng (cùng với sự khác biệt) về dữ liệu của hệ thống ERP và của ứng dụng cần triển khai. Đối với hệ thống ERP có sẵn, chúng ta biết được sơ đồ quan hệ dữ liệu ở mức độ cài đặt (hay còn gọi là mức logic) dựa trên các cơ sở dữ liệu, các bảng đã được cài đặt. Khi đó, nếu tiến hành so khớp sơ đồ quan hệ của hệ thống ERP với sơ đồ quan niệm dữ liệu của ứng dụng (đã nêu ở bước 1) thì sẽ dẫn đến sự khập khiễng vì hai sơ đồ này không cùng một mức nhận thức. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với những người triển khai là phải đưa hai sơ đồ trên về cùng một mức nhận Năm học 2009– 2010 187 thức để có thể so khớp, và có 2 phương án để lựa chọn: một là, chuyển đổi sơ đồ quan niệm dữ liệu của ứng dụng thành sơ đồ quan hệ dữ liệu tương ứng để cùng mức cài đặt với sơ đồ quan hệ dữ liệu của hệ thống ERP; hai là, thiết kế ngược sơ đồ quan hệ dữ liệu của hệ thống ERP thành sơ đồ quan niệm dữ liệu để cùng mức nhận thức với sơ đồ quan niệm dữ liệu của ứng dụng. Việc lựa chọn phương án nào để đạt tính hiệu quả cao đòi hỏi phải cân nhắc kĩ càng. Nếu chọn phương án 1 thì cần lưu ý là người triển khai đã lồng vào những yếu tố hiệu quả của ứng dụng, và mặt khác sơ đồ quan hệ dữ liệu của hệ thống ERP cũng chứa đựng những yếu tố hiệu quả riêng của nó. Khi đó, việc so khớp sẽ không bảo đảm hoàn toàn mức độ tương đồng về mặt ngữ nghĩa của hai lĩnh vực ứng dụng. Do đó, việc chọn lựa phương án 2 là từ sơ đồ quan hệ dữ liệu của hệ thống ERP thiết kế ngược thành sơ đồ quan niệm dữ liệu ở mức nhận thức là hợp lí hơn phương án 1. Tóm lại, kết quả ở cuối bước 2 là người triển khai đã có hai sơ đồ quan niệm dữ liệu của ERP và của ứng dụng. 2.3. Bước 3: Thực hiện ánh xạ Mục đích của bước 3 là so sánh hai sơ đồ quan niệm dữ liệu của ứng dụng và của hệ thống ERP (hoặc của một mô đun nào đó mà theo đánh giá chủ quan là sẽ có sự tương đồng cao nhất) để thấy được mức độ tương đồng, thông qua việc phát hiện ra những điểm chung (loại thực thể, thuộc tính) của hai sơ đồ để dùng chung dữ liệu hoặc bổ sung những phần thiếu sót hoặc loại bỏ những phần dư thừa không dùng đến của hệ thống ERP. Hình 2 bên dưới là một minh họa (rút trích) khi triển khai phần mềm Open ERP cho một đơn vị hoạt động đào tạo. Hình 2. Ánh xạ từ sơ đồ quan niệm của ứng dụng sang sơ đồ quan niệm của mô-đun Project Management trong hệ thốngERP Kỷ yếu Hội nghị sinh viên NCKH 188 Hình 3 cho thấy một ví dụ về sự khác biệt của hai sơ đồ, đó là loại thực thể Task bên hệ thống ERP so khớp với loại thực thể Lớp học bên sơ đồ ứng dụng, và tương ứng với hai loại thực thể trên là các thuộc tính cũng có một số sự khác biệt nhất định. Ví dụ như loại thực thể Lớp học bên sơ đồ ứng dụng có thuộc tính học phí còn loại thực thể Task bên sơ đồ ERP thì không. Ngược lại, loại thực thể Task bên sơ đồ ERP có thêm một số thuộc tính như: priority, total_hours, progress, thì không cần thiết có mặt trong loại thực thể Lớp học. Hình 3. So sánh giữa hai thực thể lớp học và task Một vấn đề thực tế khác nảy sinh cũng gây ra không ít rắc rối cho những người triển khai đó là có một số thuộc tính tương đồng có mặt trong sơ đồ hệ thống ERP nhưng lại không nằm trong loại thực thể như mong muốn trong sơ đồ ứng dụng, hoặc nằm rải rác trên nhiều mô-đun khác nhau.Việc tìm ra các loại thực thể đó và ánh xạ cho đúng cũng là vấn đề hoàn toàn không đơn giản. Do đó, khi thực hiện việc ánh xạ phải lần lượt tiến hành so khớp ứng dụng với từng mô- đun và một nhóm các mô-đun để tìm thấy được sự liên kết, thống nhất cho dữ liệu của ứng dụng với hệ thống ERP, bên cạnh đó cũng sẽ hạn chế bớt việc bổ sung thêm dữ liệu. Vấn đề này sẽ được đề cập trong mục 3.2. 3. Kết luận 3.1. Kết quả đạt được Về mặt lý thuyết, đề tài đã đề xuất một phương pháp mới dùng để hỗ trợ việc triển khai ứng dụng ERP về sản xuất kinh doanh hàng hóa cho những lĩnh vực “không truyền thống”. Về mặt thực tiễn, đề tài cũng cho thấy tính khả thi của phương pháp đề xuất thông qua việc áp dụng 3 bước phân tích, thiết kế của phương pháp để triển khai thử nghiệm phần mềm Open ERP cho hoạt động đào tạo của Trung tâm Tin học Đại học Khoa học Tự nhiên TPHCM. Một số xử lý về màn hình nhập liệu, kiểm Năm học 2009– 2010 189 tra ràng buộc toàn vẹn và tạo các báo cáo cũng đã được thực hiện, và cho thấy tính khả thi của phương pháp đề xuất. 3.2. Hướng phát triển Mặc dù phương pháp đề xuất của đề tài giúp cho những người triển khai có thể tiết kiệm được thời gian và công sức bằng cách thay vì phải xây dựng các mô-đun mới thì với phương pháp này chỉ cần tìm các mô-đun có sẵn trong gói phần mềm ERP mà có sự tương ứng về mặt dữ liệu với các chức năng cần xây dựng cho hệ thống ứng dụng, nhưng một vấn đề đặt ra đó là khả năng đánh giá mức độ tương đồng để lựa chọn các mô-đun có sẵn sao cho phù hợp với yêu cầu, để từ đó tiến hành thực hiện công việc ánh xạ. Nói một cách cụ thể, có thể không tìm thấy một mô-đun theo yêu cầu, hoặc tìm thấy nhiều mô-đun đều có sự tương đồng nhất định với hệ thống triển khai thì khi đó sẽ phải quyết định lựa chọn mô- đun nào. Về việc đánh giá mức độ phù hợp để lựa chọn mô-đun có thể dựa vào thành phần chính là dữ liệu, chúng tôi xin đưa ra vài ý kiến ban đầu như sau:  Nếu như không tìm thấy một mô-đun đủ mức độ phù hợp với ứng dụng thì khi đó việc thực hiện sẽ được đánh giá dựa trên sự kết hợp từ nhiều mô-đun khác nhau để tạo ra sự phù hợp với hệ thống. Nói cách khác, là phải tìm ra sự liên kết giữa một số trường dữ liệu phù hợp của mô-đun này với một số trường dữ liệu phù hợp của mô-đun khác để tạo thành một tổng thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra của ứng dụng thực tế.  Đối với trường hợp tìm thấy nhiều mô-đun đều “khá” phù hợp với hệ thống triển khai thì sẽ ưu tiên lựa chọn mô-đun nào mà có ít sự thay đổi về mặt dữ liệu nhất (ví dụ như ít field cần phải bổ sung nhất) so với dữ liệu của hệ thống cần triển khai. Cuối cùng, phương pháp đề xuất để triển khai ứng dụng ERP trong đề tài này tập trung chính vào thành phần dữ liệu trong khi một hệ thống thông tin được xây dựng dựa vào sự kết hợp của ba thành phần chính: dữ liệu, xử lý và truyền thông. Việc đánh giá cao vai trò của thành phần dữ liệu và lấy đó làm cơ sở để triển khai ứng dụng ERP là hợp lý vì đó là thành phần nền tảng để tiếp tục thực hiện cho các thành phần xử lý và truyền thông. Tuy nhiên, đề tài vẫn cần phải mở rộng cho thành phần xử lý và truyền thông. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Fabien Pinckaers (2009), Open ERP Book: A best-seller book about Enterprise Management. [2] M.Summer (2005), Enterprise Resource Planning, Practice Hall. [3] Thomas.F.Wallace & M.H.Kremzar (2001), ERP: Making It Happen, Wiley.