PowerPoint 2010: Tận dụng hiệu ứng chuyển động

PowerPoint 2010: Tận dụng hiệu ứng chuyển động Ngoài nội dung hay, bài thuyết trình sẽ trở nên lôi cuốn người xem hơn nếu bạn biết cách áp dụng các hiệu ứng chuyển động cho các đối tượng hình ảnh trong slide. Đầu tiên, bạn vào menu Insert > Picture và chọn hình ảnh cần chèn vào bài thuyết trình, hoặc nếu muốn chèn các hình khối như hình chữ nhật, ngôi sao, mũi tên,… thì bạn chọn Insert > Shapes. Sau khi chèn, bạn nhấn lên đối tượng cần áp dụng hiệu ứng rồi chọn menu Animations. Khung Animations chứa rất nhiều hiệu ứng, được sắp xếp thành bốn nhóm chính: Entrance (hiệu ứng khi đối tượng xuất hiện), Emphasis (chủ yếu là các hiệu ứng nhấn mạnh như thay đổi màu sắc, độ lớn), Exit (hiệu ứng khi làm mất đối tượng), Motion Path (hiệu ứng làm đối tượng di chuyển theo một đường nhất định, chọn Custom Path để tự vẽ ra đường đi cho chúng). Mặc định chỉ có một vài hiệu ứng được hiển thị, nên bạn nhấn More Effects… để xem tất cả các hiệu ứng được cung cấp. Tương ứng với mỗi hiệu ứng, nút Effect Options bên cạnh cho bạn thay đổi, thiết lập lại cách trình diễn của hiệu ứng đó. Chẳng hạn với hiệu ứng Fly In (đối tượng “bay ra” bài trình diễn), nút Effect Options giúp bạn chọn hướng “bay” của đối tượng (từ dưới lên, từ trái sang phải,…). Nếu trong cùng một slide có nhiều hình ảnh và các đối tượng hình học, việc lựa chọn hiệu ứng cho từng đối tượng sẽ mất khá nhiều thời gian. Do đó, PowerPoint 2010 cung cấp công cụ mới Animation Painter, hỗ trợ sao chép toàn bộ hiệu ứng của một đối tượng này sang cho một đối tượng khác, tương tự như công cụ Format Painter giúp sao chép nhanh định dạng một đoạn text trong văn bản. Cách sử dụng rất đơn giản: bạn nhấn chọn một đối tượng đã được áp dụng hiệu ứng chuyển động, rồi nhấn lên nút Animation Painter (trong menu Animations). Khi trỏ chuột được chuyển thành hình cây cọ, bạn nhấn chuột vào một đối tượng khác cần sao chép hiệu ứng sang rồi nhấn nút Preview xem thử. Bạn sẽ thấy cả hai đối tượng trên đều có cùng một hiệu ứng. Nếu muốn sao chép hiệu ứng sang hàng loạt đối tượng khác, bạn nhấn đôi lên nút Animation Painter rồi lần lượt nhấn lên các đối tượng còn lại. Khi muốn sắp xếp lại thứ tự xuất hiện của các đối tượng trong cùng một slide, bạn chọn Animations > Animation Pane, khung bên phải sẽ liệt kê các hiệu ứng của từng đối tượng theo thứ tự (số 1 sẽ xuất hiện đầu tiên). Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự này bằng cách kéo thả hiệu ứng đến vị trí mong muốn. Những tuyệt chiêu cho người dùng PowerPoint 2010 Từ phiên bản đầu tiên trình làng hồi tháng 10/1990 dành cho Windows 2.0 đến nay chương trình PowerPoint trong bộ sản phẩm Microsoft Office đã phát hành phiên bản 2010, tiếp tục thử nghiệm phiên bản 2011. PowerPoint có thể giúp người dùng làm lịch, sách, name card, đồ thị, tờ rơi, biểu mẫu, thư mời, báo cáo... thậm chí có thể dùng để thể hiện các ý tưởng phục vụ cho mục đích cộng đồng, giới thiệu bài hát, bài thơ... Tính tương thích ngược Kể từ phiên bản 2007, Microsoft PowerPoint đã mang dáng vẻ mới với giao diện Ribbon và lưu trữ bài trình bày ở dạng OpenXML. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể dùng PowerPoint 2010 để mở các tài liệu PowerPoint được tạo từ các phiên bản trước hoặc lưu lại một bài trình bày về phiên bản từ 97, 2000, 2002 (XP) và 2003. Nếu bạn dùng PowerPoint 2003 mở file PowerPoint 2010, một số thành phần trên bài trình bày có thể không chỉnh sửa được, vì hiển thị ở dạng hình ảnh. Lưu trữ và sử dụng mọi lúc, mọi nơi “Microsoft đã cải tiến toàn bộ các sản phẩm của Office 2010 theo phương châm: chạy trên cả máy tính để bàn, trình duyệt web và cả trên điện thoại di động”, ông Nguyễn Thế Đông, phụ trách nhóm giải pháp năng suất của Microsoft Việt Nam, cho biết. Với PowerPoint 2010, người dùng có thể lưu bài thuyết trình vào đĩa cứng theo cách thường dùng, hoặc có thể lưu lên mạng Internet bằng chức năng “Save to Web”, lưu trữ lên mạng nội bộ của công ty thông qua chức năng “Save to SharePoint”. Bài thuyết trình có thể được mở bằng các trình duyệt web như Internet Explorer, Firefox 3.5 hoặc mới hơn,Google Chrome và Safari 4.0. Ngoài ra, bạn có thể mở các file PowerPoint 2010, Word 2010, Excel 2010 và OneNote 2010 có thể từ điện thoại di động dùng hệ điều hành Windows Mobile 6.5 hoặc mới hơn, hoặc hệ điều hành Symbian của dòng điện thoại Nokia E-series. Chỉnh sửa bài thuyết trình trên trình duyệt web Để lưu trữ bài thuyết trình lên mạng Internet, bạn cần đăng ký một tài khoản miễn phí 25 GB trên trang web www.skydrive.com. Ngoài ra, bạn còn được khuyến mãi thêm các hộp thư email có địa chỉ dạng tênbạn@hotmail.com hoặc tênbạn@live.com. Với kho lưu trữ này, bạn có thể lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video... Một khi file thuyết trình đã được lưu trên kho dữ liệu nói trên, bạn có thể mở nó bằng trình duyệt web ở máy tính có nối mạng Internet. Hơn nữa, ứng dụng Office Web Apps còn cho phép bạn chỉnh sửa các thành phần đơn giản ngay trên trình duyệt web Bổ sung biểu mẫu Ngoài những biểu mẫu (template) tương đối đủ dùng từ menu File > New của PowerPoint 2010, bạn có thể dùng những biểu mẫu đặc biệt có hình nền động nhờ PowerPoint 2010 đã được tích hợp tính năng chạy chữ ngay trên nền của video. Bạn có thể download các biểu mẫu mới cho PowerPoint 2010 tại us/templates/results.aspx?qu=template+with+video&origin=TC101881359 Công cụ chỉnh sửa file hình Office 2010 đã bổ sung thêm nhiều công cụ hỗ trợ chỉnh sửa đồ họa. Từ một tấm ảnh có sẵn, bạn có thể tạo nhiều hiệu ứng khác nhau như thay đổi màu sắc, bổ sung thêm các hiệu ứng để tạo thành ảnh dạng vẽ bằng bút chì, nằm trong gương, trên nhựa, tỏa sáng hoặc mờ, đổ bóng, phản chiếu... Đặc biệt, bạn dễ dàng tách bỏ phần màu nền để lấy hình ảnh của vật thể. Hiệu ứng hoạt hình và chuyển cảnh PowerPoint 2010 cũng đã bổ sung thêm chức năng sao chép hiệu ứng hoạt hình từ đối tượng này sang đối tượng khác, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đồng thời nó còn cung cấp nhiều hiệu ứng hoạt hình mới. PowerPoint 2010 bắt đầu xuất hiện những hiệu ứng chuyển cảnh 3D. Tài liệu trình bày sẽ được trình chiếu như một đoạn video 3D. Bạn có thể vào địa chỉ www.youtube.com/watch?v=AnsGSwMlxy4 để xem cáchiệu ứng chuyển cảnh có trong PowerPoint 2010. Trình diễn từ xa - Broadcast slideshow Một đặc điểm rất thú vị của PowerPoint 2010 là tính năng Broadcast slideshow trình diễn từ xa thông qua mạng Internet. Tức là bạn có thể ngồi tại nơi làm việc để thuyết trình cho người khác xem, thay vì đi đến tận nơi. Khi dùng tính năng này, PowerPoint 2010 sẽ đưa toàn bộ nội dung bài trình bày lên Internet và cho bạn một đường link. Sau đó, bạn chỉ việc gửi cho người xem đường link và có thể bắt đầu bài trình bày của mình thông qua Internet (tất nhiên để có âm thanh bạn phải dùng điện thoại hoặc chương trình chat hoặc voice miễn phí như Live Messenger, Skype hoặc Yahoo!). Chức năng Broadcast slideshow của PowerPoint 2010 có thể chạy được trên các trình duyệt như Internet Explorer 7, Internet Explorer 8, Firefox 3.5 và Safari 4. Trong một số trường hợp, bài trình bày không hiển thị một phần nội dung vì thiếu font (do server chứa file không có font). Do vậy, tốt nhất bạn nên lưu bài thuyết trình ở dạng nhúng font chữ vào trong file, bấm menu File > Options > Save > Embed fonts in the file. Chỉnh sửa file video Bạn có thể dễ dàng chèn vào bài trình bày một đoạn video ngắn. Sau đó dùng công cụ Video Tools để chỉnh sửa nhanh chóng. Chẳng hạn, bạn có thể cắt chọn phần trình bày trong đoạn video thay vì mất thời gian xem cả đoạn video. Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh âm thanh, tạo hiệu ứng sáng dần hoặc tối dần khi mở đầu hoặc kết thúc... Người dùng còn có thể chuyển định dạng file video bằng công cụ Video Format. “Đoạn phim có thể được thay đổi màu sắc, tạo các hiệu ứng đóng khung, đổ bóng, phản chiếu, tỏa sáng, nổi lên hoặc chìm xuống, hiệu ứng 3D, xoay... Bạn cũng có thể tạo một hoặc nhiều “book mark” cho đoạn video để người trình bày có thể chuyển nhanh đến đoạn cần biểu diễn thay vì phải chạy một cách tuần tự”, ông Đông chia sẻ. Trong PowerPoint 2010, bạn dễ dàng chèn file video từ máy tính hoặc trên mạng Internet. Xu hướng thuyết trình hiện nay, dùng nhiều hình ảnh minh họa và video thay cho các đoạn văn bản thông thường. Theo dự báo của Gartner, năm 2013 sẽ có đến hơn 25% nội dung tài liệu mà người dùng văn phòng nhìn thấy sẽ được thể hiện ở dạng video, hình ảnh và âm thanh. Chuyển bài thuyết trình thành file video Sau khi hoàn tất bài thuyết trình, bạn có thể biến nó thành một đoạn video ngày trong PowerPoint 2010, bấm menu Save & Send > Create a . Ngoài ra, muốn tạo đoạn video hay, bạn có thể kết hợp tính năng Slide Show của PowerPoint 2010. Chẳng hạn, để xác định thời gian cho từng slide và lồng giọng nói vào từng slide, bạn dùng lệnh Record Slide Show; còn nếu muốn xác định thời gian chính xác cho từng slide nhưng không lồng tiếng, bạn dùng lệnh Rehearsal Timing.