Quan hệ tốt với giới truyền thông

Quan hệ tốt với giới truyền thông Những thông tin do hệ thống truyền thông đại chúng cung cấp có ý nghĩa quan trọng đối với những quyết định khôn khéo về kinh tế và cá nhân, cũng như đối với những sự chọn lựa đúng đắn về chính trị. Có một quan hệ chặt chẽ giữa thông tin cởi mở và những nền kinh tế tự do và có hiệu quả. Trong thực tế, những nghiên cứu gần đây tiến hành cho thấy rằng truyền thông đại chúng tự do là nhân tố căn bản cho sự phát triển kinh tế rất thành công ở các nước đang phát triển. I. MỤC ĐÍCH Hướng dẫn công việc quan hệ các cơ quan truyền thông đại chúng. II. ĐỐI TƯỢNG - Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các báo in (nhật báo, tuần báo, tạp chí), đài phát thanh, đài truyền hình (truyền hình cáp, truyền hình kỹ thuật số), báo điện tử tại Việt Nam; - Đối tượng cần duy trì quan hệ mật thiết: Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các đầu báo có số lượng ấn bản phát hành lớn; các báo lớn tại những tỉnh thành Công ty có trụ sở/chi nhánh/VP đại diện; - Phóng viên thường trú, biên tập viên một số báo nước ngoài tại Việt Nam có liên quan đến lĩnh vực và phạm vi hoạt động của Công ty; - Các trưởng/phó ban hoặc người phụ trách các chuyên mục kể trên; - Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập các toà soạn báo kể trên; Giám đốc/Phó GĐ Thông tấn xã VN, Đài truyền hình nơi công ty có trụ sở, Tổng giám đốc/Phó TGĐ Đài Truyền hình Việt Nam; III. NỘI DUNG Nguyên tắc chung: - Thiết lập mối quan hệ 2 chiều gắn bó, thường xuyên với các đối tượng của giới truyền thông đại chúng kể trên - Cán bộ phụ trách quan hệ truyền thông của Công ty/đơn vị nên thiết lập danh sách liên lạc chi tiết, bao gồm: Tên cơ quan, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, điện thoại nhà riêng (nếu có)...và theo dõi thường xuyên danh sách này để cập nhật khi cần; - Đảm bảo cung cấp cho giới truyền thông những thông tin chính xác, trung thực, nhất quán về đường lối, chính sách và các hoạt động của Công ty/đơn vị. Hạn chế tối đa việc đính chính thông tin sau khi đã phát hành thông cáo báo chí hoặc cung cấp thông tin cho giới truyền thông.Trước khi cung cấp ra bên ngoài, thông tin về các chiến lược, chính sách, hoạt động của Công ty phải được Ban lãnh đạo đơn vị phê duyệt; - Tạo dựng lòng tin, quan hệ chân thành, trung thực, nhiệt tình, có tâm, giữ chữ tín. Không xây dựng quan hệ với mục đích lợi dụng, ý đồ xấu, ảnh hưởng không tốt đến uy tín của cá nhân/đơn vị truyền thông. Khi giới truyền thông có yêu cầu, cố gắng hỗ trợ tối đa; trong trường hợp phải từ chối cũng nên thẳng thắn, rõ ràng nhưng tế nhị. - Hàng năm, đột xuất khi cần thiết, Công ty tài trợ hoặc tham gia một số hoạt động với các cơ quan truyền thông; - Quan tâm, thăm hỏi những ngày lễ tết quan trọng. TỔ CHỨC HỌP BÁO I. MỤC ĐÍCH Hướng dẫn cụ thể công việc của người làm PR khi tổ chức họp báo: Đón tiếp báo chí, phát tài liệu, lên chương trình họp báo và trả lời phỏng vấn báo giới. II. NỘI DUNG 1. Nhận yêu cầu tổ chức họp báo cần xác định rõ những nội dung sau: - Sự kiện cần thông báo - Nội dung chương trình cụ thể - Xác định người phát ngôn và trả lời báo giới - Quy mô họp báo: Mời bao nhiêu báo? Đơn giản, thân mật? Hoành tráng, trang trọng? Nếu họp báo thân mật quy mô nhỏ có thể tổ chức tại công ty. - Thời gian tổ chức - Địa điểm tổ chức - Kết hợp với văn phòng trong việc hỗ trợ tổ chức như thuê địa điểm, máy móc thiết bị, tổ chức tiệc... 2. Nội dung công việc cần chuẩn bị Dưới đây là một lưu ý trong công việc chuẩn bị: - Xác lập danh sách phóng viên cần mời. Có thể gửi trực tiếp giấy mời, email hoặc gọi điện trước khi sự kiện diễn ra 5-7 ngày, nhưng nhất thiết phải confirm danh sách đó trước khi sự kiện diễn ra (các đồng chí phóng viên bận trăm việc, quên cũng không có gì lạ). - Chuẩn bị tài liệu: Gồm thông cáo báo chí, profile công ty/bộ phận nếu cần, các brochure, flyer… và chi phí bồi dưỡng phóng viên. - Chuẩn bị danh sách phóng viên tham dự họp báo, gồm: • STT • Tên cơ quan báo đài • Tên phóng viên (dựa trên danh sách đã confirm) • Ký nhận - Chọn người phát ngôn tại họp báo và trả lời báo giới. Người này có thể là lãnh đạo bộ phận, người của BLĐ, trưởng/phó ban hoặc người phụ trách PR (PRman). Nhiệm vụ của người phát ngôn: Thay mặt Ban lãnh đạo công ty/bộ phận công bố với báo giới tin tức, sự kiện mới, tuyên bố quan điểm, cách giải quyết một vấn đề…và trả lời các câu hỏi của báo giới. Yêu cầu: Người phát ngôn phải là người có thẩm quyền trong công ty/bộ phận, hiểu biết rõ về vấn đề đưa ra trong họp báo, ứng xử khéo, diễn đạt lưu loát và phản xạ kịp thời. - Tiếp đón báo giới: PRman phụ trách việc này. BTC sẽ bố trí một bàn đón tiếp báo chí. Trong trường hợp có nhiều đối tượng khách mời, để không gây hiểu lầm cho khách, PRman nên sắp xếp 1 table-head trên bàn đựng tài liệu, ghi rõ: Đón tiếp báo chí hoặc Tài liệu báo chí. Người tiếp đón có nhiệm vụ phân phát tài liệu cho các phóng viên, gửi chi phí bồi dưỡng và đề nghị họ ký xác nhận vào danh sách PV tham dự họp báo (để còn có bằng chứng mà thanh toán chứ hehe). - PRman phải theo sát chương trình và phối hợp chặt chẽ với BTC, phát ngôn viên để chương trình thông suốt. PRman là đầu mối liên hệ để cung cấp thông tin, sắp xếp phỏng vấn nếu báo giới có yêu cầu; 3. Nội dung và hình thức của thông cáo báo chí - TCBC cần rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện đó, phải trả lời được các câu hỏi: Ai? Cái gì (sự kiện gì)? Bao giờ? Ở đâu? Như thế nào? Tại sao?... - Thông cáo báo chí (TCBC) được trình bày trên giấy letter head của công ty; - Nên ghi chú thêm tên, chức danh, điện thoại liên lạc của ít nhất một người có khả năng cung cấp thông tin, nếu các phóng viên có nhu cầu. Người này có thể là PRman của bộ phận, người chịu trách nhiệm trực tiếp về sự kiện/chương trình hoặc lãnh đạo bộ phận. - TCBC liên quan đến chiến lược, chính sách Công ty bắt buộc phải được sự xem xét của lãnh đạo bộ phận trước khi phát hành.