Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng

TCVN TIÊU CHUẨN QUỐC GIA * NATIONAL STANDARD TCVN ISO 9001 : 2008 Xuất bản lần 3 Third edition HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG − CÁC YÊU CẦU QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS − REQUIREMENTS HÀ NỘI − 2008 TCVN ISO 9001 : 2008 2 Mục lục 0 Lời giới thiệu...................................................................................................................... 1 Phạm vi áp dụng................................................................................................................ 1.1 Khái quát ................................................................................................... 1.2 Áp dụng ..................................................................................................... 2 Tài liệu viện dẫn................................................................................................................. 3 Thuật ngữ và định nghĩa.................................................................................................... 4 Hệ thống quản lý chất lượng ............................................................................................. 4.1 Yêu cầu chung........................................................................................................... 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu ....................................................................... 5 Trách nhiệm của lãnh đạo ................................................................................................. 5.1 Cam kết của lãnh đạo ................................................................................ 5.2 Hướng vào khách hàng .............................................................................. 5.3 Chính sách chất lượng ............................................................................... 5.4 Hoạch định ............................................................................................... 5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin .............................................. 5.6 Xem xét của lãnh đạo................................................................................. 6 Quản lý nguồn lực ............................................................................................................. 6.1 Cung cấp nguồn lực ................................................................................... 6.2 Nguồn nhân lực ......................................................................................... 6.3 Cơ sở hạ tầng............................................................................................ 6.4 Môi trường làm việc ................................................................................... 7 Tạo sản phẩm.................................................................................................................... 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm ................................................................... 7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng ..................................................... 7.3 Thiết kế và phát triển ................................................................................. 7.4 Mua hàng .................................................................................................. 7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ ..................................................................... 7.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường ...................................................... 8 Đo lường, phân tích và cải tiến.......................................................................................... 8.1 Khái quát ................................................................................................... 8.2 Theo dõi và đo lường ................................................................................. 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp ........................................................... 8.4 Phân tích dữ liệu........................................................................................ 8.5 Cải tiến...................................................................................................... Phụ lục A (tham khảo) Sự tương ứng giữa TCVN ISO 9001 : 2008 và TCVN ISO 14001: 2005. .. Phụ lục B (tham khảo) Những thay đổi của ISO 9001 : 2008 so với ISO 9001 : 2000 ......... Thư mục tài liệu tham khảo ............................................................................................. Trang 6 13 13 13 14 14 14 14 16 18 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 23 24 26 28 30 32 33 33 33 35 36 37 39 47 62 TCVN ISO 9001 : 2008 3 Lời nói đầu TCVN ISO 9001 : 2008 thay thế cho TCVN ISO 9001 : 2000 (ISO 9001 : 2000); TCVN ISO 9001 : 2008 hoàn toàn tương đương với ISO 9001 : 2008; TCVN ISO 9001 : 2008 do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. TCVN ISO 9001 : 2008 4 Lời giới thiệu 0.1 Khái quát Chấp nhận một hệ thống quản lý chất lượng nên là một quyết định chiến lược của tổ chức. Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phụ thuộc vào a) môi trường của tổ chức, các thay đổi và những rủi ro trong môi trường đó, b) các nhu cầu khác nhau, c) các mục tiêu riêng biệt, d) các sản phẩm cung cấp, e) các quá trình được sử dụng, f) quy mô và cơ cấu của tổ chức. Mục đích của tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lượng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng quy định trong tiêu chuẩn này bổ sung cho các yêu cầu đối với sản phẩm. Thông tin ở "Chú thích" là để hướng dẫn hiểu đúng hoặc làm rõ các yêu cầu cần chú thích. Tiêu chuẩn này có thể được sử dụng cho nội bộ và tổ chức bên ngoài, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm cũng như các yêu cầu riêng của tổ chức. Các nguyên tắc quản lý chất lượng nêu trong TCVN ISO 9000 và TCVN ISO 9004 đã được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn này. 0.2 Cách tiếp cận theo quá trình Tiêu chuẩn này khuyến khích việc chấp nhận cách tiếp cận theo quá trình khi xây dựng, thực hiện và cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ. Để vận hành một cách có hiệu lực, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Hoạt động hoặc tổ hợp các hoạt động tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra có thể được coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo. Việc áp dụng một hệ thống các quá trình trong tổ chức, cùng với sự nhận biết và mối tương tác giữa các quá trình này, cũng như sự quản lý chúng để tạo thành đầu ra mong muốn, có thể được coi như "cách tiếp cận theo quá trình". Ưu thế của cách tiếp cận theo quá trình là việc kiểm soát liên tục sự kết nối các quá trình riêng lẻ trong hệ thống các quá trình, cũng như sự kết hợp và tương tác giữa các quá trình đó. Khi được sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng, cách tiếp cận trên nhấn mạnh tầm quan trọng của: a) việc hiểu và đáp ứng các yêu cầu, b) nhu cầu xem xét quá trình về mặt giá trị gia tăng, c) có được kết quả về việc thực hiện và hiệu lực của quá trình, và d) cải tiến liên tục quá trình trên cơ sở đo lường khách quan. Mô hình “hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình” nêu ở Hình 1 minh họa sự kết nối của quá trình được trình bày trong các điều từ 4 đến 8. Mô hình này thể hiện rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu được xem như đầu vào. Việc theo dõi sự thoả mãn của khách hàng đòi hỏi có sự đánh giá các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng, chẳng hạn như các yêu cầu của khách hàng có được TCVN ISO 9001 : 2008 5 đáp ứng hay không. Mô hình nêu ở Hình 1 không phản ánh các quá trình ở mức chi tiết, nhưng bao quát tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này. CHÚ THÍCH: Phương pháp luận quen thuộc "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" (PDCA) có thể áp dụng cho mọi quá trình. Có thể mô tả tóm tắt PDCA như sau: Lập kế hoạch: Thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để có được các kết quả phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và chính sách của tổ chức. Thực hiện: Thực hiện các quá trình. Kiểm tra: Theo dõi và đo lường các quá trình và sản phẩm theo các chính sách, mục tiêu và các yêu cầu đối với sản phẩm và báo cáo các kết quả. Hành động: Có các hành động để cải tiến liên tục việc thực hiện quá trình. Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm của lãnh đạo Đo lường, phân tích và cải tiến Quản lý nguồn lực Khách hàng Yêu cầu Khách hàng Sự thỏa mãn Sản phẩm Tạo sản phẩm Đầu vào Đầu ra Hoạt động gia tăng giá trị Dòng thông tin Chú giải Hình 1 – Mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình 0.3 Mối quan hệ với ISO 9004 TCVN ISO 9001 và TCVN ISO 9004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, được thiết kế để sử dụng đồng thời, nhưng cũng có thể được sử dụng một cách độc lập. TCVN ISO 9001 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn này tập trung vào hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Vào thời điểm công bố tiêu chuẩn này, ISO 9004 đang được soát xét. Bản tiêu chuẩn ISO 9004 được soát xét sẽ đưa ra hướng dẫn cho lãnh đạo để đạt được những thành công bền vững cho mọi tổ chức trong một môi trường phức tạp với những đòi hỏi khắt khe và liên tục thay đổi. ISO 9004 quan tâm đến quản lý chất lượng rộng hơn so với TCVN ISO 9001; tiêu TCVN ISO 9001 : 2008 6 chuẩn này hướng vào nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm cũng như việc thỏa mãn của họ thông qua việc cải tiến liên tục và có hệ thống các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này không dùng để chứng nhận, quy định bắt buộc hoặc ký kết hợp đồng. 0.4 Sự tương thích với các hệ thống quản lý khác Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn này, các điều khoản của tiêu chuẩn TCVN ISO 14001 : 2005 được xem xét kỹ càng nhằm tăng cường tính tương thích của hai tiêu chuẩn vì lợi ích của cộng đồng người sử dụng. Phụ lục A nêu ra sự tương ứng giữa TCVN ISO 9001 : 2008 và TCVN ISO 14001 : 2005 (ISO 14001 : 2004). Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể cho các hệ thống quản lý khác, như các hệ thống quản lý môi trường, quản lý an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp, quản lý tài chính hoặc quản lý rủi ro. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này giúp tổ chức hoà hợp và hợp nhất hệ thống quản lý chất lượng của mình với các yêu cầu của hệ thống quản lý có liên quan. Tổ chức có thể điều chỉnh hệ thống quản lý hiện hành của mình nhằm mục đích thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này. 7 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001 : 2008 Xuất bản lần 3 Hệ thống quản lý chất lượng − Các yêu cầu Quality management system − Requirements 1 Phạm vi áp dụng 1.1 Khái quát Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức a) cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định thích hợp; và b) muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định được áp dụng. CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho a) sản phẩm dự kiến cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu, b) mọi đầu ra dự kiến là kết quả của quá trình tạo sản phẩm. CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu luật định và chế định có thể được thể hiện như các yêu cầu pháp lý. 1.2 Áp dụng Các yêu cầu trong tiêu chuẩn này mang tính tổng quát và nhằm áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp. Khi có bất kỳ yêu cầu nào của tiêu chuẩn này không thể áp dụng được do bản chất của tổ chức và đặc thù của sản phẩm, có thể xem xét yêu cầu này như một ngoại lệ. Khi có ngoại lệ, việc công bố phù hợp với tiêu chuẩn này không được chấp nhận trừ phi các ngoại lệ này được giới hạn trong phạm vi các yêu cầu của điều 7, và các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định thích hợp. 2 Tài liệu viện dẫn Tài liệu viện dẫn dưới đây rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi. TCVN ISO 9000 : 2007, Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng. 3 Thuật ngữ và định nghĩa Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO 9000. Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" cũng có nghĩa "dịch vụ". 4 Hệ thống quản lý chất lượng 4.1 Yêu cầu chung Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. TCVN ISO 9001 : 2008 8 Tổ chức phải a) xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức (xem 1.2), b) xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này, c) xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực, d) đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này, e) theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này, và f) thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này. Tổ chức phải quản lý các quá trình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó. Cách thức và mức độ kiểm soát cần áp dụng cho những quá trình sử dụng nguồn bên ngoài này phải được xác định trong hệ thống quản lý chất lượng. CHÚ THÍCH 1: Các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng nêu ở trên bao gồm cả các quá trình về các hoạt động quản lý, cung cấp nguồn lực, tạo sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến. CHÚ THÍCH 2: “Quá trình sử dụng nguồn bên ngoài” là quá trình tổ chức cần cho hệ thống quản lý chất lượng của mình và lựa chọn để bên ngoài thực hiện. CHÚ THÍCH 3: Việc đảm bảo kiểm soát các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài không loại trừ được trách nhiệm của tổ chức về sự phù hợp với tất cả các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định. Loại và mức độ kiểm soát cần áp dụng với các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như a) tác động tiềm ẩn của quá trình sử dụng nguồn bên ngoài đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu, b) mức độ chia sẻ việc kiểm soát quá trình, c) khả năng đạt được kiểm soát cần thiết thông qua việc áp dụng 7.4. 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu 4.2.1 Khái quát Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm a) các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, b) sổ tay chất lượng, c) các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, và d) các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức. CHÚ THÍCH 1: Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản" xuất hiện trong tiêu chuẩn này, thì thủ tục đó phải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì. Một tài liệu riêng rẽ có thể đề cập tới yêu cầu với một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong nhiều tài liệu. CHÚ THÍCH 2: Mức độ văn bản hoá hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức có thể khác nhau tuỳ thuộc vào a) quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động, b) sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình, và c) năng lực nhân sự. CHÚ THÍCH 3: Hệ thống tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện nào. TCVN ISO 9001 : 2008 9 4.2.2 Sổ tay chất lượng Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm a) phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào (xem 1.2), b) các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng và, c) mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng. 4.2.3 Kiểm soát tài liệu Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát. Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 4.2.4 . Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm: a) phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành, b) xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu, c) đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, d) đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng, e) đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, f) đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát, và g) ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào. 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và huỷ bỏ hồ sơ. Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. 5 Trách nhiệm của lãnh đạo 5.1 Cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống đó bằng cách a) truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định, b) thiết lập chính sách chất lượng, c) đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, d) tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và e) đảm bảo sẵn có các nguồn lực. 5.2 Hướng vào khách hàng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thoả mãn khách hàng (xem 7.2.1 và 8.2.1). TCVN ISO 9001 : 2008 10 5.3 Chính sách chất lượng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng a) phù hợp với mục đích của tổ chức, b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, d) được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, và e) được xem xét để luôn thích hợp. 5.4 Hoạch định 5.4.1 Mục tiêu chất lượng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm [xem 7.1 a)], được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng liên quan trong tổ chức. Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng. 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo a) tiế