Quản lý chi phí dự án

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 1. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí  Đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hiệu quả cũng như tiến độ của một dự án:  Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.  Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở.  Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép 2. Khái niệm quản lí chi phí dự án  Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.  Quản lí chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Chi phí đầu tư thực hiện dự án - Chi phí xây dựng công trình - Chi phí thiết bị - Chi phí giải phóng mặt bằng - Chi phí quản lý dự án trong thời gian thực hiện - Chi phí tư vấn đầu tư - Chi phí dự phòng - Chi phí lãi vốn vay  Các loại chi phí Chi phí quản lý dự án trong thời gian khai thác - Chi phí lương,cơ chế đãi ngộ cán bộ quản lý. - Chi phí điện, nước,phòng cháy chữa cháy… - Chi phí thuê đất. - Chi phí khấu hao. - Chi phí bảo dưỡng sửa chữa công trình. - Chi phí quảng cáo tiếp thị. - Chi phí khác. Căn cứ vào tình hình hoạt động: + Ngân sách dự án + Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án . Căn cứ vào thời gian: + Ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn. + Ngân sách ngắn hạn 3. Lập kế hoạch ngân sách Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức . Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức  Lập kế hoạch Ngân sách Tác dụng  Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngân sách phản ánh các nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.  Đánh giá chi phí của dự án trước khi hiệu lực hóa thực hiện.  Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án.  Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc của dự án.  Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình của dự án (Kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm những nguyên nhân và biện pháp khắc phục… )  Phương pháp lập kế hoạch Ngân sách 1. Phương pháp lập kế hoạch từ cao xuống thấp:  Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp hơn tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể lien quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến nhà quản lý cấp thấp nhất. Ưu điểm : - Tổng ngân sách phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của DA. Ngân sách đó đã được xem xét trong các mối quan hệ với các DA khác, giữa chi tiêu cho DA với khả năng tài chính của đơn vị. - Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như nhũng chỉ tiêu tốn kém cũng được xem xét trong mối quan hệ chung Nhược điểm : - Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn hạn cho các DA, các bộ phân chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là công việc là không dễ dàng. - Có sự “ cạnh tranh “ giữa các nhà quản lý DA với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm nhận. - Cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý DA với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu của DA. 2. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp:  Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách chung toàn bộ dự án.  Ưu điểm: Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách.  Nhược điểm: - Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án. - Trong thực tế điều này khó có thể đạt được. Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới. 3. Phương pháp kết hợp:  Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhóm...). Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn  Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhêìu cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.  Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn. Dự toán ngân sách theo dự án  Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án.  Các bước thực hiện: - Dự tính chi phí cho từng công việc dự án. - Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp. - Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án. Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc a. Lập ngân sách theo khoản mục: Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong ban quản lý DA. Theo PP này, việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức. b. Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách theo công việc có thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các bước sau: - Bước 1. chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí. - Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc. Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau: - Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc. - Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp. - Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian. - Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó. Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau: - Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc. - Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc. - Bước 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau: - Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc. - Bước 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc. c. Xác định tổng dự toán: Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau: - Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc. - Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp. Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý. - Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án. 3.2 Ước lượng chi phí Khái niệm: Phát triển một xấp xỉ hay ước tính chi phí của các nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án • Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí. • Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với kỹ thuật giúp tạo ra chúng. • Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao. Các loại Ước tính chi phí ƯỚC TÍNH XÁC ĐỊNH ƯỚC TÍNH THEO ĐỘ LỚN THÔ ƯỚC TÍNH NGÂN SÁCH Loại ước tính Khi nào thực hiện? Tại sao thực hiện? Độ chính xác Độ lớn thô (ROM) Từ 3- 5 năm trước Cho biết chi phí thô để quyết định lựa chọn 25% -> 75% Ngân sách Từ 1- 2 năm trước Đưa tiền vào các Kế hoạch Ngân sách 10% -> 25% Xác Định Nhỏ hơn 1 năm sau Cung cấp chi tiết đề mua, ước lượng chi phí thật sự. 5% -> 10% Các phương pháp Ước tính chi phí : Nhược điểm: • Khó khăn cho bộ phận chức năng trong việc kết hợp các loại chi phí. • Có sự “cạnh tranh ” giữa các nhà quản lí dự án với các nhà quản lí chức năng. ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (Ước tính Trên-xuống) Ưu điểm: • Chi phí đã được ước tính phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Nhược điểm: • Phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án,nhưng điều này rất khó. • Nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội để kiểm soát quá trình ước tính chi phí của cấp dưới. ƯỚC TÍNH DƯỚI LÊN Ưu điểm: • Ước tính chi phí khá chính xác Phương pháp dùng các thông số để ước tính chi phí MÔ HÌNH HOÁ THÔNG SỐ Mô hình thông dụng nhất là mô hình COCOMO (Constructive Cost Model)  Căn cứ lập dự toán  Các quy định về định mức trích chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng hiện hành của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước;  Các quy định về quản lý tài chính hiện hành đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;  Quyết định đầu tư; quyết định thành lập Ban Quản lý dự án; quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư;  Bảng tính lương năm của cán bộ quản lý dự án.  Các căn cứ cần thiết khác của dự án. 3.3. Dự toán Ngân sách  Phương pháp lập dự toán chi phí  Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA .  Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA k  Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT.QLDA .  Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA.  Chi tiền lương  Chi tiền công trả cho lao động theo hợp đồng  Các khoản phụ cấp lương .  Chi tiền thưởng  Chi phúc lợi tập thể  Các khoản đóng góp  Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án  Chi thanh toán dịch vụ công cộng  Chi mua vật tư văn phòng  Chi thanh toán thông tin, tuyên truyền, liên lạc  Chi phí hội nghị theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.  Chi thanh toán công tác phí theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.  Chi phí thuê mướn  Chi đoàn ra (vào)  Chi sửa chữa tài sản theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.  Chi phí mua sắm tài sản dùng cho quản lý dự án  Chi phí khác  Dự phòng: bằng 10% của dự toán. 3.4. Kiểm soát – Điều chỉnh Chi phí Bảo đảm rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý đều được ghi nhận trong đường mức (Base line) Giám sát hoạt động chi phí Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền  Công cụ kiểm soát chi phí EVM EVM là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian, và chi phí EVM Đưa ra mốc CP (dự tính ban đầu cộng với sự thay đổi cho phép), người QL cần phải xác XĐ cách tốt nhất mà DA đạt được mục tiêu. EVM Cần phải có thông tin định kỳ để sử dụng EVM. EMV (Earned value management): là một công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm tra chi phí. EVM  Thuật ngữ trong EMV 1 Giá trị trù tính PV (Planned Value) là ngân sách CP CV đã lên lịch. BCWS (Bugedted Cost of Work Scheduled) là ngân sách dự trù cho tổng cho tổng CP sẽ chi tiêu cho một CV trong suốt một GĐ định trước. 2 Chi phí thực sự AC (Actual Cost) là CP thực sự của CV được thực hiện. ACWP (Actual Cost of Work Performed) là tổng cộng các CPTT hay GT trong việc hoàn tất CV trong một GĐ định trước. 3 Giá trị thu được EV (Earned Value) gọi là CP ngân sách choviệc tiến hành CV. BCWP (Budgeted Cost of Work ) là dự trù giá trị của CV thật sự hoàn thành.  Các công thức tính trong EMV EV Giá trị thu được (EV) EV=PV * (%Thời gian hoàn thành) CV Chi phí phát sinh (CV= Cost Variance) CV = EV – AC SV Biến động Lịch (SV= Schedule Variance) SV = EV – PV CV cho biết sự sai biệt giữa chi phí thật sự và giá trị thu được SV cho biết sự sai biệt giữa hoàn thành theo lịch và giá trị thu được.  Các công thức tính trong EMV CPI Chỉ số thực hiện chi phí (CPI=Cost Performance Index) CPI = EV/AC SPI Chỉ số thực hiện lịch (SPI=Schedele performance index) SPI = EV/PV EAC Ước tính tại thời điểm hoàn tất (EAC=Estimate at completion): EAC = BAC/CPI ETC Ước tính thời gian hoàn tất (Estimate time to complete) Ước tính thời gian ban đầu/SPI CPI là tỷ số giữa giá trị thu và chi phí thật sự.  CPI = 1  Phù hợp  CPI < 1  Vượt ngân sách SPI là tỷ số thực hiện theo lịch.  SPI > = 1  Hoàn thành trước lịch  SPI < 1  Hoàn thành sau lịch  Điều chỉnh chi phí Dựa vào kết quả việc sử dụng công cụ kiểm soát chi phí EMV để có sự điều chỉnh từng loại chi phí cho phù hợp.  Ví dụ: 15 000Chi phí thật sự (AC) CV = EV – AC = -7 500Chi phí phát sinh (CV) CPI = EV/AC *100%= 50%Chỉ số thực hiện chi phí CPI SV = EV – PV = - 2 500Biến động Lịch (SV) SPI = EV/PV*100% = 75%Chỉ số thực hiện lịch SPI 10 000Giá trị trù tính (PV) 7 500Giá trị thu được (EV) Hoạt động Tuần 1 Giá trị thu được nhỏ hơn chi phí bỏ ra CPI < 1 Vượt ngân sách S I <1: Hoàn thành chậm hơn lịch