Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)

1QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (PROJECT COST MANAGEMENT) Bài giảng lưu hành nội bộ của lớp “Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng Quản Lý Dự Aùn xây dựng” tại Trung tâm CPA Giảng viên: Trần Trung Hậu, M. Eng ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM TRUNG TÂM CPA 2CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH  Hoạch định nguồn lực (Resource planning): Xác định các nguồn lực gì (con người, thiết bị, vật liệu) và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực hiện các công việc của dự án.  Ước lượng chi phí (Cost estimating): phát triển một ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực cần để hoàn thành các công việc của dự án  Lập ngân sách dự án (Cost budgeting): phân bổ chi phí đến từng hạng mục riêng  Kiểm soát chi phí (Cost control): Kiểm soát các thay đổi mà tác động đến ngân sách dự án 3CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)  4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình khác của quản lý dự án.  Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà không được chi tiết hóa trong bài giảng này.  Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của các đối tác tham gia dự án. Các đối tác khác nhau có thể đo lường chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời điểm khác nhau.  Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án. Lúc này quản lý chi phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on investment), ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân tích hoàn vốn (pay-back analysis), … 4Inputs Tools Outputs 1- WBS 2- Historical information 3- Scope statement 4- Resource pool description 5- Organizational policies 1- Expert judgment 2- Altinatives identification 1- Resource requirements HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) 5HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING)  ĐẦU VÀO (INPUTS): Work Break-Down Structure (WBS)  Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án trước đó nên được dùng nếu có sẳn Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết đầu tư và các mục tiêu dự án Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch định nguồn lực Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bị phải được cân nhắc trong quá trình hoạch định nguồn lực. 6HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) –tiếp theo  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng quá trình. Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, … Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives identification): 7HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) – tiếp theo  ĐẦU RA (Outputs):  Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements): Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực là sự miêu tả của loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu cho mổi phân tử của WBS.  Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng (procurement) 8Inputs Tools Outputs 1- WBS (Input cuûa hoaïch ñònh n.löïc) 2- Resource requirements (Output cuûa hoaïch ñònh n.löïc) 3- Resource rates 4- Activity duration estimates 1- Analoguos est. 2- Parametric modeling 3- Bottom-up est. 4- Computerized tools 1- Cost estimates 2- Suporting detail 3- Cost management plan ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) 9ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU VÀO (INPUTS): – Work Break-Down Structure (WBS) – Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực – Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán các chi phí dự án. Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính. – Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time mamangement) – Thông tin quá khứ (historical information) – Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc mã hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger) 10 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): – Ước tính tương tự (Analogous Estimating):  Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng các chi phí thực của những dự án tương tự truớc đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành  Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về dự án  Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn 11 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: – Mô hình tham số (Parametric modeling):  Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án.  Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt) 12 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: – Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):  Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để có được tổng chi phí dự án  Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của ước tính sẽ gia tăng – Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS Project, Primavera, WinEstimate, … 13 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU RA (Outputs):  Ước lựơng chi phí (Cost estimates):  Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.  các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát, dự phòng phí.  Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên cần dùng cho dự án 14 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo: Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:  Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS  Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào mà tổng chi phí đã được ước lượng)  Tài liệu của các giả định  Dung sai của ước lượng Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management): miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản lý. Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia dự án. Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the overall project plan) 15 Inputs Tools Outputs 1- Cost estimates (Output cuûa öôùc löôïng chi phí) 2- WBS (Input cuûa hoaïch ñònh nguoàn löïc) 3- Project schedule 1- Cost estimating tools and techniques 1- Cost baseline LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING) 16 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)  ĐẦU VÀO (Inputs):  Ước lượng chi phí (cost estimates)  WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được phân bổ Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà chi phí sẽ được phân bổ. Thông tin này là cần thiết để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải gành chịu chi phí đó. 17 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):  Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost estimate tools and techniques):  Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi phí ( cost estimates)  ĐẦU RA (Outputs):  Cost Baseline: là ngân sách ứng với một giai đoạn mà sẽ được dùng để đo lường và theo dõi sự thực hiện của chi phí. Nó thường được công dồn theo thời gian thành các đồ thị cong chữ S. Nhiều dự án (đặc biệt là dự án lớn) có thể có cost baseline bội (multiple cost baseline), chẳng hạn như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu là cost baseline cho đo lường chi tiêu 18 Inputs Tools Outputs 1- Cost baseline (Output cuûa laäp ngaân saùch döï aùn) 2- Performance reports 3- Change requests 4- Cost management plan 1- Cost change control system 2- Performance measurement 3- Additional planning 4- Computerized tools 1- Revised cost estimates 2- Budget updates 3- corrective action 4- Estmates at completion 5- Lesson learned KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL) 19 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)  ĐẦU VÀO (inputs):  Cost baseline  Báo cáo tiến trình (performance report): cung cấp thông tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế. Nó cảnh báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm năng trong tương lai  Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện trong nhiều dạng thức. Các thay đổi có thể làm cho gia tăng ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó.  Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management) 20 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):  Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí (cost change system control): xác định các quy trình bởi những gì mà cost baseline có thể được thay đổi. Nó bao gồm: paperwork, tracking system, và phân cấp quyền giải quyết thay đổi.  Đo lường tiến trình (measurement performance): giúp đánh giá độ lớn của các sai biệt về chi phí. Earned value analysis là hữu ích để kiềm soát các thay đổi này 21 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: Kế hoạch bổ sung (Additional plan): Xem xét lại chi phí đã ước lượng hoặc phân tích các giải pháp thay thế có thể được yêu cầu  Các công cụ máy tính (Computerized tools): Các phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến động chi phí đã hoạch định, chi phí thực chi, dự báo chi phí cho phần công việc còn lại 22 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)  ĐẦU RA (Outputs):  Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost estimates): Các bên có liên quancần phải được thông báo về sự phê duyệt lại này. Nó có thể dẫn đến thay đổi kế hoạch tổng thể dự án.  Cập nhật ngân sách (Budget updates): là các thay đổi trong revised cost estimate. Nó được cập nhật để tương thích với các thay đổi về quy mô (nếu có)  Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): là những công việc cần phải làm để đưa kết quả cuối cùng của dự án về gần với kế hoạch đã dự trù. 23 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)  ĐẦU RA (Outputs): Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án lúc hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực hiện của dự án. Có 3 cách thông dụng để ước lượng EAC (se được thảo luận để phân tích Earned Value)  Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các corrective action, và các bài học khác nên được tài liệu hóa để trở thành các dữ liệu lịch sử cho các dự án tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương lai.