Quản lý dự án ngày nay

QUALITY Peopleware Sep 11 Negotiations Process Monitoring Risk Good-enuf Security Kuhn Recommit Harmonize Reassess Dot-bomb Priorities Ethics Networks Agile Unpredictability Alert Chameleon Infrastructure GO! Triage Criteria Stakeholders Churn Ambiguity Guessing Games Tools Non-linear Time-frame Tools O-V SLIM COCOMO K’PLAN Differences Criteria Risks Users Compression Pressure Staff Schedule Risk $$ Reviews Authority Documentation Testing DM ACM IEEE QLDA NGÀY NAY!!! “Knowledge is of two kinds: We know a subject ourselves, or where can find information about it”Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở đâu về nó  Samuel Johnson, 1709-1784 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án. Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất lượng. Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì nhiều (There will be the vital few and trivial many). HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA. HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành. HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án. HTTT QLDA: Định Nghĩa Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ, hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA. Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA. HTTT Trong Hệ Thống QLDA Nguồn: Cleland và Ireland, 2002 HTTT QLDA HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA Thông tin kinh nghiệm (historical information) Các tập tin từ các DA khác Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước Thông tin về DA hiện thời (current project information) Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công việc đang thực hiện Vật liệu đã thay thế Hồ sơ nhân viên cũ Hợp đồng đã thanh lý Thông Tin: Các Thuộc Tính Đúng đắn (accurate) Chính xác (precise) Đáng tin cậy (reliable) Mức độ chi tiết (level of detail) Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác Toán học và các con số Nhu Cầu Thông Tin Nhu Cầu Thông Tin QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm về HTTT QLDA Các thuộc tính của thông tin Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA Các chiến lược phát triển HTTT QLDA Nhu Cầu Thông Tin “Kho” Kiến Thức Của DA Đầu Vào (Thông tin của tổ chức) HTTTQLDA (Luu trữ kiến thức) Cơ sở dữ liệu Ban DA Ban DA HTTT QLDA: Giá Trị Nhu cầu thông tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và có đầy đủ không? Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai? Những thông tin nào từ các DA đã hoàn thành hổ trợ cho việc hoạch định và thực thi các DA khác? Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho các DA khác? Thông tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế nào? Những lợi ích từ HTTT QLDA đã cải tiến? Chi phí và lợi ích của HTTT QLDA? Các câu hỏi cần đặt ra: HTTT QLDA: Phần Cứng Khả năng chứa của máy chủ lớn cùng với việc lưu trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup) Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử dụng Lưu trữ thông tin cục bộ để địa phương hóa dữ liệu. HTTT QLDA: Phần Mềm Khả năng: Hỗ trợ một hoặc nhiều DA Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau: quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế toán DA, kiểm soát thay đổi… Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng trên nguyên tắc “tức thời” (real time) Thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng HTTT QLDA: Phần Mềm Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy theo mức trách nhiệm của người sử dụng Xuất các yêu cầu về phần cứng Ở mức độ chi tiết khác nhau Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích hợp Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn có Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp Ví Dụ: Trang Web về QLDA A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors Thuật Ngữ Công Nghệ Phương Pháp QLDA Các Mô Hình QLDA Sự Giám Sát Công Cụ QLDA Trực Tuyến Nguồn Tham Khảo Liên Lạc Các Tài Liệu Liên Quan Tập San/ Thông Báo Các Bài Học Cơ Sở Dữ Liệu DA Sự Phát Triển QLDA Nguồn: QLDA Cộng Đồng, Bang Virgina, Hoa Kỳ Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Vi Dụ: DA Hầm Hải VânCập Nhật Tiến Độ: Bằng Biểu Đồ Vi Dụ: DA Hầm Hải VânCập Nhật Tiến Độ: Theo Các Mặt Khác Nhau Vi Dụ: DA Hầm Hải VânBiểu Thị Cập Nhật Bằng Primavera Vi Dụ: DA Hầm Hải VânBiểu Đồ Tiến Độ Thực Hiện Từng Tháng CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG Các công cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống hiện hữu và định rõ những yêu cầu cho hệ thống mới. Thu thập dữ liệu (data collection) Biểu đồ (charting) Từ điển (dictionary) Các công cụ thiết kế: Trợ giúp việc hình thành các đặc điểm của hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu được vạch ra trong các công tác phân tích. Chỉ tiêu kỹ thuật (specification) Cách bố trí (layout) CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG Các công cụ phát triển hệ thống: Giúp nhà phân tích trong việc chuyển tải các thiết kế vào các ứng dụng. Kỹ thuật phần mềm (sotfware engineering) Tạo mã nguồn (code generators) Kiểm tra (testing) Mục tiêu Phát triển các kỹ năng truyền đạt: Giữa các cá nhân Trong nhóm Giữa các nhóm, Trong tổ chức, và Với các đối tác bên ngoài Kỹ năng Truyền Thông tin TẦM QUAN TRỌNG CỦA TRUYỀN THÔNG Truyền đạt được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Truyền đạt có hiệu quả Sự hiểu biết Sự hài lòng / thú vị Ảnh hưởng thái độ Hoàn thiện, phát triển các quan hệ Hành động MÔ HÌNH QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT Các yếu tố của quá trình truyền đạt Người gửi / người nhận Thông điệp Kênh Nhiễu Phản hồi Thời gian NHẬN THỨC “Nhận thức được xem là quá trình trong đó cá nhân tổ chức và diễn đạt những ấn tượng mang tính cảm giác để giải thích về môi trường của họ.” NHẬN THỨC Quá trình nhận thức Các nhân tố ảnh hưởng tới nhận thức: Đối tượng nhận thức Người nhận thức Tình huống TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Chỉ dẫn chung Sự khác biệt trong hành vi thể hiện sự khác biệt về những giá trị văn hoá Cố xác định những giả định và giá trị của nền văn hoá của mình để thấy những thiên vị của bản thân Tránh việc cho văn hoá của mình là tốt hơn cả Cần nhận thức về và tiên đoán về những khác biệt trong các giá trị, chuẩn mực, và hành vi của những người ở nền văn hoá khác và tôn trọng sự khác biệt đó. TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Sự khác biệt văn hóa Chủ nghĩa cá nhân và tập thể Rõ ràng và hàm ý Nhận thức về thời gian Nhận thức về không gian Tầm quan trọng về đẳng cấp TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Các vấn đề khác Thực chất của sự thay đổi Tầm quan trọng và ổn định của các vai trò giới tính Các định nghĩa và tiêu chí thành công Bản chất của quyền lực TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Sự khác biệt về truyền đạt giữa các nền văn hóa: Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ Vai trò của truyền đạt viết (văn bản) Vai trò của các cuộc họp Phong cách tranh luận và lý giải Mức độ hình thức trong truyền đạt giữa các cá nhân Phong cách trình bày miệng Các hành vi truyền đạt phi ngôn ngữ TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Các phẩm chất cho việc truyền đạt thành công giữa các văn hóa Kiên nhẫn Khoan dung Khách quan Thông cảm Tôn trọng KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Mục đích của việc trình bày Trình bày các thành quả đã đạt được Cập nhật thông tin cho thính giả Trình bày nhiệm vụ và chức năng của tổ chức của mình cho các đơn vị có quan tâm Đưa ra các vấn đề tồn tại, bàn bạc để tìm ra giải pháp Thu hút người nghe để nhận được sự trợ giúp và chấp nhận cho các ý tưởng của mình. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Hình thành một chiến lược Hiểu biết phương tiện Nói phù hợp với lỗ tai Chú trọng vào phần Mở đầu và kết luận Làm sinh động bài trình bày Sử dụng các công cụ nghe nhìn một cách hiệu quả Chuẩn bị cho các câu hỏi KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Các bước trong quá trình trình bày Chuẩn bị Trình bày Nhận phản hồi từ thính giả KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Chuẩn bị Đánh giá mức độ cần thiết của buổi trình bày Chuẩn bị nội dung thật cẩn thận Chuẩn bị các kiến thức, thông tin cần thiết khi trình bày Xem xét và lựa chọn người trình bày Xác định cách thức tiến hành buổi trình bày KỸ NĂNG PHẢN HỒI Khi nhận hoặc đưa ra phản hồi, cần rất thực tế, lịch sự, và vui vẻ KỸ NĂNG PHẢN HỒI Người gửi và người nhận cần có: Sự nhất trí về những mục tiêu của người nhận Những động cơ có tính xây dựng Chú trọng vào sự tôn trọng KỸ NĂNG PHẢN HỒI Đưa ra phản hồi Nên cụ thể hơn là chung chung Mô tả, không phán quyết Thảo luận về những điều mà người đó có thể hành động theo đó Chọn một hoặc hai điều mà người nhận có thể chú trọng vào Không giấu những phản hồi tiêu cực nếu có liên quan Tránh những suy luận về động cơ, dự định, hoặc cảm xúc Giới hạn phản hồi vào những điều mình biết là chắc chắn Thời điểm là quan trọng Người nhận phản hồi Cởi mở với những điều bạn nghe được Nếu có thể, nên ghi chép lại Đề nghị cho những ví dụ cụ thể, nếu thấy cần Phán quyết về phản hồi trên cơ sở người đưa ra phản hồi KỸ NĂNG PHẢN HỒI Bước đầu cho việc đưa ra phản hồi xây dụng Đưa ra những đề nghị, những lời khuyên Đề nghị những lời khuyên, đóng góp Chấp nhận và từ chối những đóng góp và lời khuyên KỸ NĂNG PHẢN HỒI KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Tiêu chuẩn của một báo cáo tốt: Có ấn tượng Ngôn ngữ sử dụng dễ hiểu Các câu và các đoạn viết có độ dài vừa phải Sử dụng nhiều tiêu đề, đề mục Xác định rõ mục tiêu, đối tượng Có phần tóm tắt ngắn gọn ở trang đầu Các thực tế và kết quả đạt được được trình bày chính xác, rõ ràng. Đặt vấn đề rõ ràng Các thông tin và dữ liệu được phân tích cẩn thận Có phần kết luận chung Các kiến nghị luôn nhấn mạnh vào các điểm chính và có tính chất thực tế Có các chỉ dẫn và ghi chú hướng dẫn người đọc KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Chỉ dẫn cho việc viết có hiệu quả Có chiến lược rõ ràng Viết một cách logic và có cấu trúc chặt chẽ Sử dụng các công cụ định dạng và màu sắc một cách có hiệu quả Viết một cách ngắn gọn và súc tích Sử dụng các sơ đồ và hình vẽ một cách khôn ngoan Chú trong tới phong cách và giọng điệu Tránh các lỗi chính tả KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Mục đích Các dạng báo cáo Báo cáo cung cấp các thông tin Báo cáo phân tích Báo cáo đưa ra các khuyến nghị KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Các bước tiến hành viết báo cáo Chuẩn bị viết báo cáo Xem xét cách bố trí trình bày Tiến hành viết báo cáo Duyệt lại lần cuối