Quản lý hợp đồng trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Kết thúc Mođun NS5 bạn có khả năng: ƒ Nắm vững các hình loại hợp đồng thông dụng sử dụng trong các dự án ODA. ƒ Quản lý hiệu quả các hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA” ƒ Người học tự nghiên cứu tài liệu. ƒ Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. ƒ Thực hành theo nhóm về phân biệt và quản lý hợp đồng sử dụng trong các dự án ODA dưới sự hỗ trợ của giáo viên. ƒ Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá. ƒ Tài liệu Mođun NS5: “Quản lý hợp đồng ODA” 1. Tự tìm hiểu các hình loại, mục tiêu sử dụng, đặc điểm và các nội dung cơ bản các loại hợp đồng dự án ODA; cách thức quản lý hiệu quả các hợp đồng. 2. Thực hành kỹ năng soạn thảo và giám sát thực hiện hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA. 3. Tự đánh giá kết quả học tập. Trang số: 1/31 Mođun NS5: QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Trang số: 2/31 3. Quản lý thông tin - xây dựng và quản lý dữ liệu hợp đồng Trang 6 Quản lý dự án Làm thế nào để các loại hợp đồng trong dự án được thực hiện trôi chảy và có kết qu ả? 1. Khái niệm về hợp đồng và quản lý hợp đồng 2. Nhận biết và phân loại hợp đồng sử dụng trong dự án ODA 5. Giám sát rủi ro hợp đồng. Trang 3 Trang 4 Trang 16 4. Giám sát thực hiện hợp đồng Trang 9 5. Quản lý và giải quyết tranh chấp hợp đồng. Trang 20 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA 1. Hợp đồng và quản lý hợp đồng ) Đọc kỹ các diễn giải dưới đây để ghi nhận những khái niệm cơ bản về hợp đồng và quản lý hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA: • Hợp đồng (HĐ) là sự thoả thuận và cam kết thể hiện bằng văn bản giưã một bên là chủ hợp đồng (giám đốc dự án hoặc người đại diện được uỷ quyền) với môt bên được thuê (tổ chức/công ty/cá nhân) nhằm thực hiện các nhiệm vụ của dự án. • Quản lý hợp đồng (QLHĐ) trong các dự án ODA là tổng hợp một loạt các hoạt động liên quan tới thể chế, kỹ thuật và thông tin do nhà quản lý dự án tiến hành nhằm hỗ trợ việc thực thi thành công các hợp đồng đã ký. • Mục tiêu của QLHĐ là huy động tối đa các biện pháp, nguồn lực để tất cả các hợp đồng đã ký đều được thực hiện thuận lợi với mức tối đa và kết thúc với kết quả mong muốn và thoả thuận. • Các nhiệm vụ chính của QLHD Hỗ trợ thực hiện hợp đồng Giám sát, đánh giá thực hiện hợp đồng Phát hiện và giải quyết các xung đột, tranh chấp Chia sẻ thông tin về HĐ và QLHĐ. • Cơ sở pháp lý của các hoạt động QLHĐ là các văn bản liên quan tới: Trang số: 3/31 Tiến độ/ kết quả Hoạt động hỗ trợ Thông tin hợp đồng Rủi ro Tranh chấp Xung đột Nhân sự QL HĐ Hình 1: Các đối tượng của quản lý HĐ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Luật pháp Việt Nam (ví dụ Luật đấu thầu, Luật Đầu tư…) Các thoả thuận của Việt Nam với các nhà tài trợ ODA (WB, ADB, JBIC v.v.) Các hợp đồng đã ký giữa dự án và bên được thuê. Các luật lệ, qui định mà các hợp đồng liên đới hoặc phụ thuộc (Luật Thương mại, luật xây dựng, INCOTERM v.v.) • Tranh chấp trong hợp đồng là sự không nhất trí giưã các bên về nghĩa vụ và quyền lợi liên quan tới việc hiểu sai lệch về cùng một hoặc một số điều khoản trong hợp đồng từ một bên hoặc cả hai bên ký hợp đồng, hoặc do những tác động của các điều kiện thực thi hợp đồng dẫn tới những thiệt hại (có thực hoặc tiềm ẩn) cho một hoặc cả hai bên. • Rủi ro trong hợp đồng là những sự cố gây ra do những nguyên nhân không lường trước. Rủi ro có thể nhỏ có thể khắc phục bằng sự nỗ lực từ hai bên nhưng có thể là những trường hợp bất khả kháng (force majeure) như thiên tai, chiến tranh, động đất v.v. • Mỗi dự án ODA đều có các loại hợp đồng khác nhau: Dự án càng lớn, càng phức tạp thì số lượng các hợp đồng càng nhiều và càng khó hỗ trợ, kiểm soát. Nhiệm vụ của cán bộ quản lý dự án/quản lý hợp đồng là kiểm soát được các rủi ro (trừ force majeure) và phát hiện và giải quyết ổn thảo các tranh chấp và xung đột trong thực hiện hợp đồng. 2. Nhận biết phân loại hợp đồng ) Đọc kỹ các mô tả và phân loại hợp đồng dưới đây để có thể nhận biết và nắm vững các loạ hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA. Đừng quên liên hệ với các loạ hợp đồng bạn đang hoặc sẽ tham gia quản lý: • Phân loại hợp đồng Có nhiều cách phân loại hợp đồng tuỳ thuộc vào đặc tính, dấu hiệu nhận biết hợp đồng: Theo nhiệm vụ: có thể phân loại theo hợp đồng nghiên cứu, hợp đồng quản lý, hợp đồng xây lắp, hợp đồng quảng cáo, hợp đồng nhân công … Theo hình thức thanh toán: có các loại hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo thời gian, hợp đồng theo khối lượng thực tế, hợp đồng giữ lại một phần… Theo trách nhiệm các bên: có hợp đồng khoán gọn, hợp đồng “chìa khoá trao tay”… Trang số: 4/31 Một trong những cách thức phân loại hợp đồng phổ biến hiện nay là hợp đồng được phân loại theo nhóm chức năng dự án. Theo đó hợp đồng trong các dự án ODA thuộc ba nhóm: BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA o Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi là HĐNL) o Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt động hỗ trợ quản lý dự án (HĐHT) o Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (HĐMS) Hình 2 kể tên một số loại hợp đồng thuốc 3 nhóm trên. “Cây hợp đồng” muốn thể hiện một thực tế là các hợp đồng thực sự liên quan tới nhau và cùng trên một “gốc” là “Nhiệm vụ dự án”. Việc phân chia các nhóm sẽ là cơ sở cho việc lập cơ sở dữ liệu hợp đồng sẽ được trình bày trong phần tiếp theo. Hình 2: “Cây hợp đồng” dự án ODA Trang số: 5/31 NHIỆM VỤ DỰ ÁN HĐ mua hàng hoá HĐ xây lắp (công trình, thiết bị) HĐ thuê văn phòng HĐ fax, điện thoại Hợp đồng nhân sự Hợp đồng mua sắm Hợp đồng hỗ trợ HĐ tư vấn HĐ dài hạn HĐ ngắn hạn HĐ ph. tiện giao thông HĐ bảo hiểm người BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA • Các "nhân vật " (người tham gia hoặc có ảnh hưởng ) đến QLHĐ là: - Nhà quản lý dự án - Chủ hợp đồng (xây lắp, xây dựng...) - Nhà cung cấp (hàng hoá/dịch vụ) - Tư vấn chuyên môn/kỹ thuật - Công ty/ tư vấn/nhà cung cấp không được chấp nhận trong đấu thầu 3. Quản lý thông tin - xây dựng và cơ sở dữ liệu hợp đồng (CSDL) ) Hãy theo dõi các câu hỏi và trả lời liên quan tới việc xây dựng và ứng dụng CSDL hợp đồng. Hãy liên hệ với dự án bạn đang hoặc sẽ triển khai xem khả năng ứng dụng đến đâu: • CSDL hợp đồng là tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện các hợp đồng trong khuôn khổ dự án ODA. CSDL hợp đồng lưu trữ các dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.) gắn liền với các hoạt động của dự án. • CSDL hợp đồng, đơn giản có thể chỉ là các văn bản giấy tờ liên quan tới hợp đồng được tổ chức logic và thuận tiện dưới dạng các văn bản giấy (bảng, biểu, thẻ ghi, mẫu báo cáo…). • CSDL cũng có thể được máy tính hoá với sự tham gia của các phần cứng, phần mềm tin học. • Cần, đặc biệt khi bạn quản lý dự án lớn hoặc phức tạp có nhiều về số lượng và hình loại hợp đồng với các giá trị, nội dung và thời hạn thực hiện rất khác nhau, những tranh chấp và rủi ro tiềm ẩn khác nhau. Sử dụng CSDL, bạn sẽ luôn có những thông tin cập nhật không chỉ, ví dụ, về ngày giờ mở thầu, giao nhận thiết bị quan trọng của dự án mà bạn còn biết được về tiến trình và chất lượng thực hiện hợp đồng. • CSDL cũng giúp bạn có được những quyết định cần thiết trong việc điều chỉnh hoạt động dự án thông qua việc thực hiện các hợp đồng. Trang số: 6/31 CSDL hợp đồng là gì? Có cần xây dựng CSDL hợp đồng? BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Bạn có thể thuê chuyên gia hoặc có thể tự xây dựng cơ sở dữ liệu. Hình 3 dưới đây thể hiện các bước xây dựng một CSDL hợp đồng trong khuôn khổ một dự án. Lưu ý rằng đối với một chương trình, hoặc một dự án rất lớn hoặc phức tạp có thể cần nhiều sự chuẩn bị hơn và cần có sự tham gia của các nhà chuyên nghiệp về CSDL. Cũng trong Hình 3, bạn sẽ thấy có các bước 4a. và 4b. là những bước áp dụng cho trường hợp khi bạn muốn sử dụng máy tính cho CSDL. Tóm tắt nội dung các bước: n Để thực hiện bước này bạn cần trả lời các câu hỏi: Những nội dung cơ bản gì cần lưu trữ và thường được quan tâm xử lý? (Trả lời: Tên hợp đồng, Giá trị HĐ, thời hạn kết thúc, Sản phẩm chính, xung đột tiềm ẩn v.v.) Các nội dung và hình thức báo cáo nào thường được sử dụng? (Trả lời: Báo cáo định kỳ về tiến độ, kết quả, báo cáo đột xuất v.v.) Kết quả của bước này sẽ được áp dụng trong việc chọn lọc nội dung từ các hợp đồng và dùng để xây dựng mã số ký hiệu cho các bước tiếp theo. o Mã ký hiệu là qui ước viết tắt bằng số và ký tự của các nội dung/tiêu chí của hợp đồng. Mã, ký hiệu có thể cấu thành từ nhiều thành phần, ví dụ: MS-XL-01 được giả mã là: MS - hợp đồng thuộc nhóm MUA SẮM XL - Hợp đồng mua sắm thuộc về XÂY LẮP 01 - Hợp đồng số 1 Trang số: 7/31 Xây dựng CSDL bằng cách nào? n Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn của CSDL p Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan tới các hợp đồng của dự án oThống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho các nội dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL r Lưu trữ, xử lý và báo cáo q Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu 4a. Xây dựng các trường, bản ghi *** 4b. Nhập dữ liệu vào máy tính Hình 3: Các bước xây dựng CSDL HĐ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA p Bạn cần tập hợp tất cả các hợp đồng của dự án, chọn lọc các dữ liệu tương ứng với các nội dung đã chọn ở Bước 1 và mã/ký hiệu ở Bước 2. Kết quả của bước này như là dữ liệu “thô” để sử dụng cho bước xắp xếp tiếp theo. Lưu ý rằng công việc này đòi hỏi sự tỷ mỉ và chính xác. Tuy nhiên, sau lần thu thập dữ liệu đầu tiên, những lần sau với các hợp đồng mới bạn sẽ dễ dàng xác định dược các nội dung này. q Dựa trên các dữ liệu đã chọn lọc bạn cần xắp xếp chúng theo những cách thức mà bạn cho là thích hợp cho việc sử dụng và cập nhật. Công việc này thự chất là nhập dữ liệu vào các định dạng mà bạn mong muốn. Lưu ý: c o Nếu “làm tay” bạn có thể sử dụng các cách thức định dạng bảng, thẻ ghi, cặp/ngăn tài liệu, cặp ngăn báo cáo cho các nội dung, mã số/ký hiệu tương ứng. Công việc này cũng tương tự như việc lưu công văn trong văn phòng (đương nhiên là có định hướng hợp đồng) o Nếu “làm máy” tức là sử dụng tin học bạn cần phải qua các bước 4a’ và 4b, trong đó ở bước 4a, trước tiên bạn cần xây dựng Bảng cái (Master table) với các trường (field) và các bản ghi (record). Ở đây, các trường tương ứng với các nội dung đã đề cập (thường được thể hiện là các cột của bảng), còn các bản ghi tương đương với một dự án ODA (dòng của bảng). Tiếp theo tại Bước 4b. bạn cần nhập bảng này vào một phần mềm CSDL thông dụng, ví dụ như Microsoft Access. Bảng 3 là ví dụ mẫu về một Bảng cái (cho một dự án xây khu công nghiệp). Bảng 3: Bảng cái dữ liệu hợp đồng dự án Khu công nghiệp ABC Cập nhật tiến độ Tên Hợp đồng Mã số Giá trị HĐ (tỷ VND) Ngày ký (ngày/thá ng/năm) Ngày kết thúc (ngày/thá ng/năm) Kế hoạch giám sát Nhiệm vụ hợp đồng Sản phẩm Vượt (V), Bìnhthường (B) và Châm (C) Xung đột, rủi ro tiềm ẩn … San ủi - hạ tầng MS-XL-01 25 1/6/05 30/12/05 1/7/05 15/11/05 San ủi Làm đường nội bộ Mặt bằng (thiết kế) 2500m đường ộ bê tong nội b B Khả năng huy áy động xe m Mưa, lụt Xây khối hành chính 1a, 1b MS-XL-01 15 1/1/06 30/12/06 15/3/06 15/9/06 15/11/06 Xây dựng Lắp đặt thiết bị 1a. 1b hoàn chỉnh C Mưa kéo dài … Hợp đồng nhân viên bảo vệ công trình NS-NV-03 0,3 1/6/2005 30/5/07 10-15 Hàng tháng Bảo vệ 24/24 công truờng - - Ốm đau kéo dài Thương tích ự ý bỏ việc T … Hợp đồng cung cấp điện HT-CS-15 1,5 1/5/05 30/6/07 25-28 Hàng tháng Cung cấp điện xây dựng ăn phòng V Điện theo mức tiêu thụ B Sự cố nguồn chính ự cố biến áp S … Trang số: 8/31 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA r Bước này liên quan tới việc sử dụng CSDL. Nếu CSDL chỉ đơn đơn giản là “giấy” theo phương án không tin học thì bạn có thể tra cứu lấy số liệu từ Bảng cái hoặc từ các bảng/thẻ ghi khác phục vụ cho công việc báo cáo, hoặc ra quyết định. Trong trường hợp bản sử dụng tin học, thì cơ hội sử dụng CSDL là lớn hơn rất nhiều vì bạn có thể “đặt hàng” các loại báo cáo bằng cách thay đổi mẫu biểu. Bạn có thể làm được việc này nếu bạn, hoặc nhân viên của bạn có những kiến thức cơ bản về sử dụng phần mềm CSDL. Các báo cáo có thể rất đa dạng. hai dạng báo cáo thường sử dụng trong QLHĐ là báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về các vấn đề như tiến độ, kết quả/sản phẩm, nhân sự, sự cố hợp đồng v.v. (về các dạng báo cáo có thể xem thêm tại Mođun GS 5: “Hệ thống thông tin, báo cáo dự án ODA” Hình 4 là ví dụ về một định dạng báo cáo sử dụng Micrsoft Access. 4. Giám sát thực hiện hợp đồng • Mục đích của giám sát hoạt động hợp đồng là nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro. • Nhiệm vụ chính của giám sát hợp đồng là kiểm tra tiến độ và kết quả thoả thuân. ) Hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận những thành phần công việc chủ yếu của việc giám sát thực hiện hợp đồng Trang số: 9/31 Dự án xây dựng khu công nghiệp ABC Ngày thực hiện: 7/5/2006 Báo cáo tiến độ các hợp đồng mua sắm TT Tên dự án Mã số Tiến độ 1 San ủi - hạ tầng MS-XL-01 B … 5 Xây khối hành chính 1a, 1b MS-XL-01 C … 7 Hợp đồng cung cấp xi măng MS-HH-03 B … 15 Hợp đồng cung cấp điện MS-HH-15 B … 18 Hợp đồng mua máy biến âp 35 KV MS-XL-03 V … 26 Hợp đồng Tư vấn khu xử lý chất thải MS-TV-04 B … …. Hình 4: Ví dụ về một báo cáo xuất từ CSDL BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA n Giám sát tiến độ - kết quả ƒ Giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng là hoạt động phức hợp đòi hỏi sự chuẩn bị và phối hợp. ƒ Các lĩnh vực cần giám sát là tiến độ, nguồn lực (phân bổ tài chính và nhân lực), kết quả sản phẩm và chi phí tài chính. Xem GS4 và GS5 của tài liệu này để biết về các phương pháp và kỹ thuật giám sát cụ thể đối với từng lĩnh vực. Xem MS2, MS3, MS4 để tìm hiểu kỹ hơn về các tham chiếu quản lý cần thiết đối với mỗi loại hợp đồng trong dự án ODA. ƒ Phần trình bày dưới đây sẽ chỉ đề cập đến cách thức thu thập thông tin khi thực hiện giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng. ) Có nhiều phương pháp thu thập thông tin cho quá trình giám sát hợp đồng, hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận cách thức thu thập thông tin, chú ý trả lời hai câu hỏi: 1/ Có thể sử dụng cách thực thu thập thông tin nào phục vụ giám sát hợp đồng? Khi nào thì sử dụng những cách thức đó? Trang số: 10/31 ÔNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG o Báo cáo n Tiến độ - kết quả p Quản lý sự thay đổi q Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn r Kết thúc hợp đồng BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA Trang số: 11/31 Mô tả Khi nào thực hiện? Khảo sát thực tế định kỳ • Được thực hiện theo kế hoạch định trước. • Diễn ra tại nơi thực hiện các hoạt động theo hợp đồng • Giám sát và đánh giá chung, tổng thể các hoạt động • Phân tích rủi ro khi thực hiện hợp đồng • Đạt được sự thoả thuận và đồng ý của cả hai bên Xem xét các dữ liệu đã có • Chủ yếu xem xét các thông tin trong báo cáo của bên thực hiện hợp đồng nộp cho bên cung cấp. • So sánh những kết quả do bên thực hiện đạt được với các yêu cầu đề ra trong hợp đồng • So sánh chi phí thực tế với chi phí được phê duyệt • So sánh công việc của giai đoạn hiện tại với giai đoạn trước đó • So sánh các thành phần tài chính quan trọng: chi phí cho dịch vụ hoặc tỉ lệ % các chi phí chi trả, sự thay đổi chi phí thực tế với các đơn vị cung cấp , tiền lương báo cáo với bản kế hoạch nhân sự .... Khảo sát thực tế đột xuất • Khảo sát được thực hiện theo yêu cầu đột xuất của một bên hoặc cả hai bên • Xem xét các vấn đề nảy sinh ngoài dự kiến • Bên cung cấp dịch vụ không thực hiện cung cấp tài chính đúng quy định • Bên cung cấp hợp đồng thực hiện đúng kế hoạch song bên thực hiện hợp đồng không có sản phẩm theo đúng yêu cầu Xem xét các chứng từ tài chính • Xem các dịch vụ và mức chi có nằm trong quy định cho phép không thông qua xem xét các hoá đơn tài chính hoặc các yêu cầu chi phí • Khi cần quyết định xem tính hợp lý của các văn bản tài chính chi tiết như: báo cáo tổng hợp chi phí, các biên lai chi trả cho bên thứ ba, thông tin chi tiết về khách hàng... Khi bên thực hiện hợp đồng có các văn bản tài chính không hợp lệ hoặc không đầy đủ , cần đề nghị sự sự có mặt của khảo sát thực tế đột xuất của bên quản lý hợp đồng BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án ODA  Nguồn thông tin sử dụng trong giám sát thực hiện hợp đồng không nên chỉ là những thông tin từ các báo cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, nên thu thập thông tin từ bảng chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn (xem bảng 2 và 3) Bảng 2: Mẫu bảng chấm công dành cho tư vấn Dự án phát triển giáo dục THPT - Bộ Giáo dục và Đào tạo Tháng : 10 Năm: 2006 Tên tư vấn: 1st 2nd 3rd 4th 5th 6th 7th 8th 9th 10th 11th SU SA SU 12th 13th 14th 15th 16th 17th 18th 19th 20th 21st 22nd SA SU SA SU 23rd 24th 25th 26th 27th 28th 29th 30th 31st