Quản lý nhà nước - Bài 18: Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản công chứng

Bài 18QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNGNỘI DUNG BÀI GIẢNG1. Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ về công chứng.2. Sự phát triển của công tác lưu trữ3. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ4. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ công chứng5. Bảo quản hồ sơ lưu trữ công chứng6. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỀ CÔNG CHỨNG1.1. Khái niệm1.2. Vị trí, vai tròLà công tác nghiệp vụ về tổ chức, quản lý các văn bản, hồ sơ lưu trữ trong hoạt động công chứng theo những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn;Mục đích: nhằm sử dụng, khai thác những văn bản, hồ sơ được lưu trữ , phục vụ cho lợi ích của nhà nước và nhân dân.1.1. Khái niệmBất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực gì cũng đều cần đến tài liệu lưu trữ dùng vào những mục đích khác nhau.Đối với họat động công chứng, việc tổ chức quản lý, giữ gìn hồ sơ công chứng là hết sức quan trọng cần được đề cao.1.2. Vị trí, vai tròThông tư 858/QLTPK ngày 15/10/87 quy định rõ: + Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ đã được công chứng; + Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ theo đề nghị của nhân dân (VD: di chúc,).Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/91 quy định + Trách nhiệm; + Yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.Nghị định 31/CP ngày 18/5/96 quy định rõ nhưng lại được hướng dẫn trong Thông tư 1411/TT - CC. 2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲThông tư 1411/TT – CC hướng dẫn Nghị định 31 quy định rõ tráh nhiệm, thủ tục và yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.Nghị định 75/2000/NĐ – CP: quy định rõ ràng, cụ thể về hoạt động lưu trữ trong các điều 60,61,62;LCC cũng quy định rất rõ ràng, chi tiết.2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG3.1. Đối với hồ sơ nội bộ3.2. Đối với văn bản công chứngCác loại hồ sơ nội bộ lưu trữ: + Hồ sơ pháp nhân; + Các công văn, giấy tờ công tác.Yêu cầu: + Định kỳ kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ cho khoa học, hợp lý. + Được bảo quản, lưu trữ riệng tại kho hồ sơ lưu trữ nội bộ.3.1. Đối với hồ sơ nội bộCác loại văn bản lưu trữ.Nghiệp vụ lưu trữ.3.2.Đối với văn bản công chứngHợp đồng mua bán, tặng cho, thuê nhà;Hợp đồng trao đổi, mua bán tài sản;Hợp đồng ủy quyền và hủy bỏ ủy quyền;Văn bản bán đấu giá tài sản; thanh lý hợp đồng;Hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài;Hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;Các văn bản về thừa kế;Các văn bản liên quan đến chế độ tài sản vợ chồng;Các loại văn bản khác. Các loại văn bản lưu trữ Thực hiện nghiệp vụ lưu trữThu thập văn bản, hồ sơ lưu trữChỉnh lý hồ sư công chứng lưu trữViết phiếu lưu trữNhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, tủĐánh giá hồ sơ lưu trữTiêu hủy hồ sơ công chứng4.3. Tổ chức khai thác.4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.4.1. Tính chất của công tác khai thác hồ sơTính chất chính trị: phải quán triệt tính Đảng, tính giai cấp sâu sắc;Tính bảo mật: phải tuân theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất hồ sơ lưu trữ.4.1. Tính chất của công tác khai thácPháp lệnh lưu trữ quốc gia: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người có thẩm quyền.Đối với phòng công chứng: Trrưởng phòng là người cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữPhải theo trình tự, quy trình nghiêm ngặt và chặt chẽ;Trình tự này do Trưởng phòng quyết định;Đối tượng khai thác: + Công chứng viên khai thác đối với các hồ sơ mìn công chứng; + Cơ quan, cá nhân khác theo qui định của pháp luật.4.3. Tổ chức khai thác5.2. Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuật.5. BẢO QUẢN HỒ SƠ LƯU TRỮ5.1. Bảo quản hồ sư lưu trữ;Là việc dùng các phương pháp khoa học để giữ hồ sơ, tài liệu cho lâu bền, phù hợp với giá trị của nó;Ngoài ý nghiã quản lý còn có ý nghĩa bảo quản tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu.5.1. Bảo quản hồ sơ lưu trữLà yêu cầu rất cần thiết cho công tác lưu trữ.Trách nhiệm của Trưởng phòng công chứng: chỉ đạo công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học, công nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ; nâng cao hiệu quả của công tác này.5.2. Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuậtÝ nghĩa lịch sử: thể hiện lịch sử phát triển của họat động công chứng.Ý nghĩa thực iễn: có tác dụng phục vụ đời sống chính trị xã hội của chính cơ quan, tổ chức có hồ sơ lưu trữ.6. Ý NGHĨA CÔNG TÁC CC LƯU TRỮDIEM TUA VANG CO., LTDAddress: 308/9A Cach Mang Thang Tam, Ward 10, District 3, HCM City.Tel: 08.35 262 008 - .35 262 068    Hotline: 094 6666 749 – 094 6666 748Email: info@diemtuavang.com – Web: www.diemtuavang.comĐiểm tựa vàng – Điểm tựa thành công!