Quản lý nhà nước - Chương III: Các mô hình phân
Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT 2. Phân tích tổ chức theo mô hình 7S 3. Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước 4. Phân tích tổ chức theo mô hình 5P
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Quản lý nhà nước - Chương III: Các mô hình phân, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1hongtcns@yahoo.com
Chương III
Các mô hình phân tích
tổ chức
2hongtcns@yahoo.com
Chương III
1. Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT
2. Phân tích tổ chức theo mô hình 7S
3. Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước
4. Phân tích tổ chức theo mô hình 5P
3hongtcns@yahoo.com
Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT
• Quan niệm chung về phân tích SWOT
• Mô hình phân tích SWOT
• Quy trình phân tích SWOT
• Các lĩnh vực áp dụng mô hình phân tích
SWOT
4hongtcns@yahoo.com
Quan niệm chung về phân tích
SWOT
• Phân tích SWOT là công cụ kế hoạch ñược
sử dụng ñể hiểu sức mạnh, hạn chế, cơ hội
và ñe dọa của một tổ chức hay một dự án.
• Phân tích SWOT là sự tìm kiếm tất cả các
yếu tố cả bên trong và bên ngoài ảnh
hưởng tích cực hay cản trở sự phát triển
của tổ chức và ñạt ñược mục tiêu của tổ
chức.
5hongtcns@yahoo.com
Phân tích SWOT
• Một khung ñơn giản dùng cho xây dựng các
chiến lược thay thế.
• Có tác dụng khi phải ñối mặt với một tình huống
phức tạp, giới hạn về thời gian.
• Cung cấp tình huống chiến lược tổng thể
• Là bước cơ bản ñể thực hiện các phân tích rộng
hơn bên trong và bên ngoài.
6hongtcns@yahoo.com
• Phân tích swot tạo ra thông tin hữu ích
phù hợp cho tổ chức
7hongtcns@yahoo.com
Ph©n tÝch (SWOT) trong ph©n tÝch tæ
chøc
Strenghts: §iÓm m¹nh cña vÊn ®Ò
Opportunities: Thêi c¬, c¬ héi ®Ó gi¶i quyÕt
Weaknesses: Nh÷ng yÕu kÐm liªn quan ®Õn vÊn ®Ò
Threats: Nh÷ng khã kh¨n c¶n trë tõ bªn ngoµi
8SWOT . . .
Phân tích tổ chức
Phân tích bên trong Phân tích bên ngoài
Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Các nguy cơ
Hồ sơ SWOT
9hongtcns@yahoo.com
C¶n trë
Thêi c¬
§iÓm yÕu
cña tæ chøc
§iÓm m¹nh
cña tæ chøc Bªn
ngoµi
Bªn
trong
10
hongtcns@yahoo.com
C¸c b−íc ®Ó x©y dùng ma trËn SWOT
1. X¸c ®Þnh tÊt c¶ nh÷ng thêi c¬, c¬ héi cã thÓ liªn
quan ®Õn tæ chøc.
2. LËp danh môc c¸c c¶n trë ®Õn sù vËn ®éng, tån
t¹i, ph¸t triÓn cña tæ chøc
3. LËp danh môc tÊt c¶ nh÷ng ®iÓm m¹nh liªn quan
®Õn tæ chøc.
4. LËp danh môc tÊt c¶ nh÷ng yÕu kÐm liªn quan
®Õn tæ chøc (yÕu kÐm cña chÝnh quyÒn c¬ së).
11
hongtcns@yahoo.com
5. So s¸nh søc m¹nh vµ c¬ héi
6. So s¸nh ®iÓm yÕu vµ c¬ héi
7. So s¸nh søc m¹nh vµ c¶n trë bªn ngoµi.
8. So s¸nh yÕu kÐm vµ c¶n trë bªn ngoµi.
12
hongtcns@yahoo.com
Ưu ñiểm và hạn chế của phân tích
swot
• Ưu ñiểm:
– Thuận lợi trong xác ñịnh các ñiểm mạnh và những
ñiểm yếu của tổ chức
– Khuyến khích phát triển suy nghĩ chiến lược;
– Cho phép ban lãnh ñạo tập trung vào những ñiểm
mạnh và thiết lập các cơ hội;
– Có thể cho phép một tổ chức dự ñoán trước những
nguy cơ trong tương lai và thực hiện những hành
ñộng ñể tránh hoặc giảm thiểu sự ảnh hưởng của
chúng.
– Cho phép một tổ chức có thể nhận ra các cơ hội và
khai thác các cơ hội ñó
– Linh hoạt
13
hongtcns@yahoo.com
Nhược ñiểm
• Một số người sử dụng các dữ liệu phân tích quá ñơn
giản trong việc ra quyết ñịnh.
• Cơ hội sử dụng những nguồn dữ liệu có chất lượng
trong tổ chức có thể mất nhiều thời gian và gặp khó
khăn về mặt chính trị.
• Rủi ro trong việc nắm bắt quá nhiều dữ liệu tạo ra sự
khó khăn trong việc xác ñịnh bản chất của tổ chức và
dẫn tới khó kiểm soát việc phân tích.
• Thiếu cấu trúc chi tiết, dẫn tới mất các yếu tố then chốt.
• Tốc ñộ thay ñổi làm cho nó tăng thêm khó khăn trong
việc dự báo sự phát triển. Điều này có thể làm ảnh
hưởng cho tổ chức trong tương lai.
14
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Điểm mạnh
– Ưu ñiểm nào chỉ bạn mới có? (ví dụ: kỹ năng, bằng
cấp, giáo dục hoặc các mối quan hệ)?
– Việc nào bạn có thể làm tốt hơn người khác?
– Bạn ñang sở hữu những mối quan hệ cá nhân nào?
– Đâu là những ñiểm mạnh ñược người khác công
nhận (cụ thể là sếp của bạn)?
– Bạn tự hào nhất về thành công nào của mình?
– Giá trị nào không ai có ngoài bạn ra?
– Bạn có những mối quan hệ cá nhân khiến người khác
phải thèm muốn? Nếu có, mức ñộ thân thiết tới ñâu?
15
hongtcns@yahoo.com
Chú ý
• Cân nhắc từng câu trả lời trên quan ñiểm của
bạn và của mọi người xung quanh.
• Nhớ ñừng quá khiếm tốn hay rụt rè mà phải thật
sự khách quan thì ñánh giá mới chính xác.
• Nếu thấy khó cần chỉ ra ñiểm mạnh ngay lập
tức,
• hãy liệt kê hết tất cả tính cách của bạn và tìm
xem ñiểm mạnh của mình ñang nằm ở ñâu.
16
hongtcns@yahoo.com
Gợi ý
• Hãy thử phân tích những ñiểm mạnh của
mình trong mối liên hệ với mọi người xung
quanh.
• Ví dụ, nếu bạn là một nhà toán học giỏi
nhưng những người xung quanh cũng giỏi
ko kém, thì ñó không ñược xem là thế
mạnh mà chỉ là một trong những ñiều ñầu
tiên ñể gia nhập nhóm
17
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Điểm yếu
– Đâu là công việc bạn hay trốn tránh vì không tự tin
mình có thể làm tốt?
– Mọi người nhận xét ñâu là ñiểm yếu của bạn?
– Bạn có hoàn toàn tự tin về trình ñộ và kỹ năng làm
việc của bạn không? Nếu không, ñâu là ñiểm yếu
nhất của bạn?
– Đâu là thói quen xấu của bạn trong công việc? (ví dụ,
bạn thường hay trễ giờ, làm việc không có kế hoạch,
nóng tính, thiếu khả năng kiểm soát căng thẳng)
– Tính cách nào khiến bạn ñi lùi trong công việc? Ví dụ,
sợ nói trước ñám ñống sẽ là cản lực lớn nếu bạn phải
tổ chức các cuộc họp ñịnh kì.
18
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Chú ý:
– Nhớ nhận xét những yếu ñiểm ñó từ góc nhìn
của bản thân và của người ngoài cuộc.
– Điểm yếu nào bị mọi người nhìn ra mà bạn lại
không thấy?
– Đồng nghiệp có liên tục qua mặt bạn trong
những lĩnh vực quan trọng không?
– Tốt nhất là hãy chấp nhận thực tế và ñối mặt
sự thật càng sớm càng tốt.
19
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Cơ hội
– Kỷ nguyên công nghệ mới giúp gì ñược cho bạn? Bạn có
nhận ñược sự giúp ñỡ từ người khác qua Internet không?
– Ngành của bạn có ñang tăng trưởng không? Nếu có, bạn
có thể tận dụng ñược ñiều gì từ thị trường hiện tại?
– Bạn cómối quan hệ ñối tác chiến lược nào ñể giúp ñỡ khi
cần thiết không?
– Bạn nhận thấy tổ chức ñang có xu hướng ra sao? Làm
sao ñể tận dụng cơ hội ñó?
– Đối thủ của bạn có thất bại khi giải quyết một vấn ñề quan
trọng nào không? Nếu có, liệu bạn có thể tận dụng sai lầm
ñó ñể làm tốt hơn không?
– Tổ chức hoặc thị trường ñang cần gì mà chưa ai ñáp ứng
ñược?
– Khách hàng và ñối tác có phàn nàn gì về tổ chức không?
Nếu có, liệu bạn có giải pháp không?
20
hongtcns@yahoo.com
Hãy thử tìm kiếm cơ hội bằng một trong
những cách sau:
• Tham gia các buổi gặp gỡ xã giao, lớp học, hội thảo
• Đảm nhiệm một vài dự án khi ñồng nghiệp ñi nghỉ
phép dài hạn.
• Cố gắng học thêm một vài kỹ năng mới như nói
chuyện trước công chúng hoặc quan hệ quốc tế khi
ñược giao một dự án mới hoặc một vai trò mới
• Tận dụng kỹ năng ñặc biệt của mình (thông thạo
ngoại ngữ chẳng hạn) ñể tỏa sáng khi công ty mở
rộng hoặc sáp nhập.
Ghi nhớ: Quan trọng là bạn phải có khả năng nhận ra
và tận dụng ñiểm mạnh cũng như nhận biết và hạn
chế ñiểm yếu ñể nắm bắt cơ hội trong tầm tay.
21
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Nguy cơ
– Bạn ñang phải ñối mặt với khó khăn gì trong
công việc?
– Bạn có ñang bị ñồng nghiệp cạnh tranh về
chức vụ hoặc dự án nào không?
– Liệu công việc (hoặc yêu cầu công việc) của
bạn có bị thay ñổi không?
– Công nghệ thay ñổi có ñe dọa tới vị trí của
bạn?
– Yếu ñiểm nào có thể dẫn bạn tới nguy cơ?
22
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
Điểm cốt lõi:
Tóm lại, ma trận SWOT là một lược ñồ
hiệu quả ñể phân tích ñiểm mạnh và ñiểm
yếu của bản thân cũng như chỉ ra cơ hội
và nguy cơ mà bạn ñang ñối mặt. Từ ñó
giúp bạn tập trung phát huy ñiểm mạnh và
hạn chế ñiểm yếu ñể tận dụng cơ hội một
cách tốt nhất.
23
hongtcns@yahoo.com
• Bằng công cụ phân tích swot bạn hãy
phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu, cơ hội,
thách thức của chính bản thân bạn ?
vi du tham khao.ppt
24
Dùng SWOT phân tích môi trường bên trong
và bên ngoài của tổ chức:
ĐIỂM MẠNH
Các nhân tố bên trong của
tổ chức có tác dụng hỗ trợ
ñể ñạt ñược mục tiêu tổ
chức
ĐIỂM YẾU
Các nhân tố bên trong của
tổ chức làm kìm hãm quá
trình giành ñược hiệu quả tổ
chức
CƠ HỘI
Các nhân tố bên ngoài của
tổ chức có tác dụng hỗ trợ
ñể ñạt ñược hiệu quả tổ
chức
CÁC NGUY CƠ
Các nhân tố bên ngoài của
tổ chức làm kìm hãm quá
trình giành ñược hiệu quả tổ
chức
25
Phân tích bên trong
Đánh giá toàn diện các ñiểm mạnh và ñiểm yếu
của tổ chức.
Văn hoá tổ chức
Hình ảnh của tổ chức
Cơ cấu của tổ chức
Đội ngũ nòng cốt
Tiếp cận các nguồn (4M)
(bao gồm nguồn thông tin)
Hiệu quả hoạt ñộng
• Sự thiếu kinh nghiệm
•Năng lực hoạt ñộng
• Nhận thức về chương
trình
• Thị phần
• Các nguồn tài chính
• Các ñồng minh
• Mạng lưới
26
Phân tích bên ngoài
Những thay ñổi từ môi trường bên ngoài sẽ mang
ñến những cơ hội và nguy cơ.
Cơ hội là một dịp ñể giới thiệu chương trình hoặc
dịch vụ mới có thể mang lại siêu lợi nhuận
• Khách hàng
• Đối thủ cạnh tranh
• Xu hướng thị trường
• Thay ñổi về xã hội
• Công nghệ mới
• Môi trường kinh tế
• Môi trường chính trị và
các qui ñịnh
27
Cơ hội
Một cơ hội là dịp cho một tổ chức tăng trưởng do xuất
hiện một thời cơ có lợi trong môi trường kinh doanh.
Các cơ hội có thể có:
– Nhu cầu mới xuất hiện của khách hàng
– Sự cải tiến về chất lượng
– Mở rộng thị trường toàn cầu
– Sự hội nhập dọc ( các cơ sở liên kết, sáp nhập với
nhau ñể tận dụng thế mạnh sẵn có)
28
Nguy cơ
Nguy cơ là một nhân tố từmôi trường bên ngoài của tổ
chức làm nguy hại ñến sự thịnh vượng của tổ chức.
Các nguy cơ có thể xảy ra là:
– Giảm lợi nhuận từ các sản phẩm, dịch vụ ñặc thù
– Tăng thuế
– Xuất hiện ñối thủmới
– Thay ñổi nhân khẩu/ chuyển ñổi nhu cầu
– Xuất hiện công nghệ mới giá rẻ
– Các qui ñịnh mới
29
Cơ hội và nguy cơ tạo nền tảng cho phân tích
bên ngoài
Bằng việc xem xét các cơ hội, tổ chức sẽ phát hiện ra
những mục tiêu mới, các thị trường chưa ñạt tới, sản
phẩm hoặc công nghệ mới, hoặc nhận biết ñược những
sáng tạo tiềm năng.
Bằng việc xem xét các nguy cơ, tổ chức sẽ nhận biết
ñược sự chuyển ñổi bất lợi của môi trường, thị trường
hoặc sự thay ñổi về công nghệ và tạo ra các tình thế tự
vệ nhằm bảo toàn vị trí hiện có của mình.
30
Các ví dụ minh họa
vi du minh hoa 1.ppt
PHÂN TÍCH SWOT TỔ CHỨC CỦA BẠN.ppt
31
Bài tập thảo luận nhóm
Hãy sử dụng mô hình phân tích SWOT ñể phân tích
tổ chức cơ quan nơi anh chị công tác (lớp học KS9 –
TCNS2)?
Yêu cầu làm bài tập:
– Phân tích tất cả các yếu tố cấu thành lên lớp học (phân
tích bên trong). Tức là bao gồm các phân tích về mục
tiêu, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, các yếu tố quyền, nghĩa
vụ; quy mô, văn hóa... của lớp). Phân tích các nhóm (tổ),
các cá nhân. Xác ñịnh các tương quan giữa 3 nhóm yếu tố
cá nhân – nhóm (tổ) – tổ chức (lớp).
– Phân tích yếu tố bên ngoài tác ñộng ñến tổ chức (lớp
học). Tức là phân tích các tương quan của lớp KS9 –
TCNS2 với các lớp học khác trong trường; tương quan
của lớp với các yếu tố môi trường (cả môi trường tự
nhiên và môi trường xã hội)
– Làm việc nhóm (nhóm 10 sinh viên) – ghi tên danh sách
các thành viên trong nhóm.
32
hongtcns@yahoo.com
Phân tích tổ chức theo mô hình 7S
• Phân tích tổ chức theo mô hình 7S là cách
phân tích các yếu tố tạo nên tổ chức và
các yếu tố ñược bắt ñầu bằng chữ S
(trong tiếng Anh)
33
hongtcns@yahoo.com
Structure
Systems
Style
Staff
Skills
Strategy
Shared
Values
34
hongtcns@yahoo.com
• Shared Values: tổ chức ñại diện và tin tưởng vào ñiều gì.
• Strategy: Các kế hoạch (thành chiến lược) mà tổ chức
thực hiện ñể ñạt ñược mục tiêu ñề ra, kể cả liên quan ñến
nhân sự, môi trường, ñối thủ, khách hàng.
• Structure: Cách các bộ phận trong tổ chức liên hệ với
nhau: tập trung, theo chức năng, phân tán, ma trận, cổ
phần...
• Systems: Các thủ tục, quy trình mà công việc ñược thực
hiện: hệ thống tài chính kế toán, thuê mướn nhân sự,
thăng chức, ñánh giá nhân viên...
• Staff: Số lượng nhân sự và loại nhân sự trong tổ chức.
• Style: Văn hóa tổ chức
• Skills: Năng lực ñặc khác biệt của từng cá nhân trong tổ
chức cũng như của toàn tổ chức
35
hongtcns@yahoo.com
• Các yếu tố cơ bản của mô hình 7S trong
phân tích tổ chức
36
hongtcns@yahoo.com
Cơ cấu/Structure
• Phân tích nhằm nhìn nhận cơ cấu tổ chức
ñể tìm ra cách thiết kế ñúng, hợp lý. Và có
thể nhìn nhận thấy những ñiều gì có thể
xẩy ra khi thay ñổi nhiều yếu tố như nhân
sự, bạn hàng, khách hàng.
• Chỉ ra các mối quan hệ giữa các yếu tố
của tổ chức.
37
hongtcns@yahoo.com
Hệ thống/Systems
• Phân tích hệ thống của một tổ chức nhằm
chỉ ra mối quan hệ giữa các yếu tố trong
tổ chức mang tính liên kết, hỗ trợ nhau.
Nếu một thành viên - cá nhân có vấn ñề
(bỏ việc, ñuổi việc) thì ñiều gì sẽ xảy ra?
38
hongtcns@yahoo.com
Kỹ năng/Skills
• Điều này cũng có thể giúp từng thành viên
trong tổ chức nhận biết tại sao mình ñược
ñưa vào tổ chức;
• Loại kỹ năng gì họ cần từ mình;
• Kỹ năng gì cần hiện tại;
• Kỹ năng gì cần tiếp theo trong giai ñoạn tới;
• Nếu tiếp tục làm việc trong tổ chức, liệu có
phù hợp?
39
hongtcns@yahoo.com
Mô hình/Style
• Đó chính là những gì (văn hóa) mà người
khác có thể cảm nhận ñược về tổ chức:
Họ nói về tổ chức như thế nào? Họ sẽ mô
tả tổ chức bằng những tiêu chí gì?
• Mô hình, mẫu hình cũng sẽ ñược phân
tích cả từ giác ñộ của lãnh ñạo, quản lý
trong tổ chức. Đó chính là văn hóa lãnh
ñạo, quản lý.
40
hongtcns@yahoo.com
Nhân sự/Staff
• Phân tích nội dung này là nhận biết nguồn
nhân lực của tổ chức trên nhiều phương
diện: kiến thức, kỹ năng và cách ứng xử.
Tất cả liệu có phù hợp với tổ chức?
41
hongtcns@yahoo.com
Giá trị ñược chia sẻ/Shared Value
• Tất cả yếu tố này gắn liền với nhận thức
ñúng: ñiều gì là giá trị của tổ chức và dựa
vào ñó ñể khen thưởng;
• Làm thế nào ñể gắn kết với các giá trị của
các bên có liên quan?
42
hongtcns@yahoo.com
Chiến lược/Strategy
• Kế hoạch tương lai là gì?
• Lần cuối tổ chức xem xét kế hoạch của mình là
khi nào?
• Tổ chức ñã làm gì sau thời ñiểm ñó?
• Lần cuối cùng kế hoạch công tác của tổ chức ñã
ñược bổ sung là khi nào?
• Kế hoạch công tác cung cấp một ñịnh hướng
ñánh giá?
• Kế hoạch tiếp thị?
• Những gì sẽ làm trong 3 năm tới?
43
hongtcns@yahoo.com
Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước
Đây là cách tiếp cận phân tích dựa trên các
yếu tố tạo nên hiệu quả tổ chức:
1. Phân tích các cá nhân cụ thể trong tổ chức
2. Phân tích tổ chức mang tính toàn bộ
3. Phân tích sản phẩm của tổ chức
4. Khách hàng
5. Thị trường, nhóm cung cấp và chiến lược
6. Quan hệ tổ chức, nhóm, khách hàng
7. Quá trình tạo ra sản phẩm
8. Quản lý chung
9. Phối kết hợp
44
hongtcns@yahoo.com
Phân tích các cá nhân cụ thể trong tổ chức
(lãnh ñạo, quản lý các cấp, tác nghiệp,
người lao ñộng...)
• Phân tích hành vi của cá nhân trong tổ chức:
– Phân tích các nhóm hành vi;
– Phân tích tính cách cá nhân, nhà quản lý;
– Quản lý năng lực
– Cam kết tổ chức
– Hài lòng công việc
– Đạo ñức tổ chức
– Khác
• Phân tích yếu tố tri thức của cá nhân con người
và của cả tổ chức trong tổ chức: tri thức hiện
hữu và tri thức tiềm ẩn
45
hongtcns@yahoo.com
Phân tích tổ chức mang tính toàn bộ
• Phân tích tình hình tài chính của tổ chức
• Phân năng lực tiếp thị hay chiếm lĩnh thị
trường của tổ chức
• Phân tích năng lực nghiên cứu và phát
triển
• Phân tích ñiền kiện về trang thiết bị, máy
móc và công sở
• Phân tích các yếu tố hoạt ñộng
46
hongtcns@yahoo.com
Phâm tích sản phẩm của tổ chức
• Tính năng của sản phẩm
• Vị trí của sản phẩm
• Khả năng xúc tiến
• Khả năng phân phối
47
hongtcns@yahoo.com
• Khách hàng
• Thị trường, nhóm cung cấp và chiến lược
• Quan hệ tổ chức, nhóm khách hàng
• Quá trình tạo ra sản phẩm
• Quản lý chung
• Phối kết hợp
Sự thành công của tổ chức trên bất cứ lĩnh vực nào cũng
chịu sự tác ñộng của nhiều nhóm yếu tố. Tuy nhiên, mức
ñộ thành công của từng tổ chức lại phụ thuộc không chỉ vào
những yếu tố mà tổ chức hiện ñang có, quan trọng hơn là
sự kết hợp của các yếu tố ñó.
48
hongtcns@yahoo.com
Phân tích tổ chức theo mô hình 5P
• Những ñe dọa, cản trở của những nhà
cạnh tranh mới
• Mức ñộ khao khát của sự sống còn mang
tính cạnh tranh
• Sự thách thức của các sản phẩm hàng
hóa và dịch vụ thay thế
• Sức mạnh mặc cả của khách hàng
• Sức mạnh mặc cả của các nhà cung cấp
49
hongtcns@yahoo.com
Mô hình 5 lực lượng tác ñộng ñến tổ chức
Những tổ
chức mới
ra ñời
Người mua
Sự thay thế
mới
Nhà cung cấp
Sự cạnh tranh
50
hongtcns@yahoo.com